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때로는 할 일 목록의 양을 생각해보면 압박감을 느끼게 되는데, 이는 결국 감정적인 무기력이나 넷플릭스를 몇 시간 동안 보면서 시간을 보내는 등의 행동으로 이어질 수 있습니다. 이를 해결하기 위해 저는 매일의 모든 분단위 일정을 세세하게 계획합니다. 다행히도 이러한 계획 과정을 AI 도구인 Reclaim이 효율적이고 정확하게 수행해주는 것을 발견했습니다.
수동으로 모든 작업을 캘린더에 맞추는 대신, Reclaim이라는 AI 도구를 사용하여 이를 자동화합니다. Reclaim은 Google 캘린더와 연동되어 각 작업의 우선순위와 이용가능성을 고려해 일정을 조율합니다.
이 시스템은 일정 충돌을 방지하기 위해, 이미 예약된 시간이나 다른 의무로 지정된 시간에는 새로운 작업을 배치하지 않습니다. 만약 더 중요한 작업이 생기면 Reclaim은 기존의 일정을 재조정하여 임박한 마감일이 있는 작업이나 많은 양의 작업을 처리해야 하는 작업에 우선순위를 부여합니다.
예를 들어, 고정된 의무사항으로 수업 시간을 예약해두는 경우가 있습니다. 새로운 작업을 Reclaim에 추가할 때마다 시스템은 이 작업들이 이미 예약된 시간과 겹치지 않도록 자동으로 조율합니다.
Reclaim의 일정 설정 기능 중 하저는 큰 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 세부 작업으로 나누어 여러 날짜에 걸쳐 분산시키는 것입니다. 예를 들어, 시험 준비 시간이 다가오면 추가로 40시간 이상 공부해야 할 상황이 발생할 수 있습니다.
수시로 일정을 조정하는 대신 Reclaim에서 "Finals Preparation"이라는 작업을 생성하고 총 40시간의 공부 시간을 예약합니다. 이를 여러 날짜에 분산시키기 위해 해당 옵션을 선택하면, 시스템이 자동으로 일정을 조율해줍니다.
그 후 각 공부 세션의 최소 및 최대 시간을 설정하고, 시험 시작일을 마감일로 지정합니다. 몇 분 만에 Reclaim이 모든 공부 일정을 캘린더에 자동으로 통합해줍니다.
매일 할 일을 완벽하게 처리하려는 것은 이상적이지만, 불확실한 상황은 이를 어렵게 만듭니다. Reclaim의 독특한 기능 중 하저는 일정 조정이 필요할 때 자동으로 작업을 재조정하는 것입니다.
예를 들어 더 중요한 의무가 생겨 일정이 바뀌면, Reclaim은 미루어진 작업을 다시 배치합니다. 이로 인해 어떠한 책임도 놓치지 않고 효율적인 작업 관리를 유지할 수 있습니다.
작업을 자동으로 시작하거나 수동으로 시작하도록 설정할 수 있습니다. 저는 후자를 선택하여 작업이 예정된 시간에 시작되지 않으면 Reclaim이 이를 재조정하도록 했습니다.
저는 일정을 너무 꽉 채우는 경향이 있어 항상 휴식 시간을 확보하지 못하는 경우가 많습니다. 그러나 이는 지속 가능한 생산성을 방해합니다.
Reclaim은 작업 사이에 휴식 시간을 자동으로 추가하여 더 지속 가능한 일정을 만듭니다.
휴식 시간은 15분에서 1시간까지 선택할 수 있으며, 저는 각 작업 전에 30분의 휴식을 예약합니다. 또한 회의 후에는 ‘Decompression Time’ 기능이 활성화되지만, 실제로는 회의가 많지 않아 이를 자주 사용하지 않습니다.
생산성을 높이려면 시간을 어떻게 분배하고 있는지를 세밀하게 관리해야 합니다. Reclaim은 이전 2주, 한 달, 그리고 3개월 동안의 통계를 제공합니다.
통행 시간, 집중 작업 시간, 일상적인 작업 시간 등으로 시간을 분류합니다. 또한 ‘Work-Life Balance’ 섹션에서는 개인 시간과 추가 근무시간 등을 보여줍니다.
이 통계를 통해 저는 항상 잠을 충분히 자지 못하는 문제를 인식하게 됩니다. 또한 이러한 통찰력은 저에게 일상적인 작업에 너무 많은 시간을 할애하고 있는지를 파악할 수 있게 해줍니다.
Reclaim은 제 삶의 여러 측면에서 혁신적인 도구로 작용하여, 일정 관리와 재조정에 소비하던 시간을 줄여 더 중요한 활동에 집중할 수 있도록 돕습니다.