회의가 진행되는 동안 토론 주제와 위임자의 책임에 대한 포괄적인 기록을 유지하는 것은 회의록을 동료에게 배포하고 메모하는 역할을 할 때 상당한 어려움이 따릅니다. 회의에 적극적으로 참여하는 가운데 중요한 요소를 문서화하고, 세부 사항을 구체화하며, 참가자에게 임무를 부여함으로써 질서를 유지해야 합니다.
실제로 Google 문서 도구의 회의 노트 템플릿을 활용하면 앞서 언급한 절차를 간소화하고 사용자의 노력을 최소화하는 간편한 솔루션을 제공함으로써 회의의 전반적인 효율성을 높일 수 있습니다.
Google 문서 도구에서 회의 노트를 만들고 공유하는 방법
템플릿을 활용하는 것은 업무 효율성을 극대화하는 데 있어 필수 불가결한 요소입니다. 노트를 체계적으로 정리하는 데 귀중한 시간을 할애하는 대신 Google 문서 도구의 템플릿을 활용하면 더 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 이 특별한 경우, 템플릿은 회의 안건과 관련된 정보를 Google 캘린더에서 직접 자동으로 추출하여 팀원들 간의 신속한 노트 작성과 협업을 촉진합니다.
회의록 작성 및 배포에 Google 문서 도구의 기본 템플릿을 활용하면 복잡하지 않으면서도 효율적인 간소화된 프로세스가 제공됩니다. 이 절차를 시작하려면 다음 단계를 따르세요:
컴퓨터 또는 장치에서 Google 문서 도구를 열어 콘텐츠에 액세스하고 편집하세요. 이 애플리케이션은 무료로 사용할 수 있으며 실시간 공동 작업, 변경내용 기록, 드라이브 및 Gmail과 같은 다른 Google 서비스와의 통합 등 다양한 기능을 제공합니다. Google 문서도구에서 새 문서를 만들려면 상단 메뉴 모음에서 ‘새로 만들기’를 클릭하고 ‘문서’를 선택한 다음 안내에 따라 프로젝트를 설정하세요. Google 문서도구 계정을 만든 후에는 화면 오른쪽 상단의 ‘공유’를 클릭하고 액세스 권한을 부여받아야 하는 사람들의 이메일 주소를 입력하여 문서를 공유할 수 있습니다. ‘설정’ > ‘액세스’를 선택하고 적절한 설정을 수정하여 권한을 변경할 수도 있습니다.
“@”를 입력한 다음, 드롭다운 목록에서 “빌딩 블록” 카테고리 내의 “회의 노트”로 이동하세요.
⭐ Google 캘린더의 모든 이벤트로 채워진 메뉴가 나타납니다. 관련 회의 또는 이벤트를 선택합니다. 
회의에 참여한 모든 참가자의 이름을 나열한 다음, 모임 중에 논의된 주요 사항을 상세히 기록하여 나중에 참조할 수 있도록 체계적이고 종합적인 기록을 유지하세요.
캘린더의 이벤트에 회의록을 첨부하려면 오른쪽에 있는 ‘첨부’ 옵션을 활용하세요. 이 작업을 통해 참가자는 자신의 Google 캘린더 계정을 통해 모임의 기록에 액세스할 수 있습니다.
왼쪽에 있는 봉투 아이콘을 클릭하여 회의록을 전자 메일로 전달할 수 있는 옵션이 있습니다.
Google 드라이브의 추가 문서나 파일을 회의 노트에 첨부할 때는 상황에 맞는 메뉴에서 앞서 언급한 옵션을 클릭해 원하는 콘텐츠로 이동하세요.
Google 문서 도구에서 실행 항목을 만들고 할당하는 방법
팀 내에서 책임감을 보장하고 효과적인 커뮤니케이션을 촉진하기 위해서는 Google 문서 도구를 사용하여 회의 중에 합의된 실행 항목을 문서화하는 것이 필수적입니다. 이 플랫폼을 사용하면 각 팀원에게 지정된 책임이 있는 포괄적인 작업 목록을 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 진행 상황을 쉽게 모니터링하고 우려 사항이나 질문을 실시간으로 해결할 수 있습니다. 이 프로세스를 구현하려면 다음 단계를 따르세요:
‘작업 항목’ 아래에 즉각적인 주의와 완료가 필요한 특정 작업을 열거합니다.
작업을 두 번 클릭하면 다른 작업과 구분할 수 있도록 강조 표시가 됩니다. 이 기능은 완료해야 하는 항목 목록에서 중요하거나 긴급한 작업에 주의를 환기시키는 데 유용할 수 있습니다.
⭐ 댓글 추가 아이콘을 클릭하고 댓글을 입력합니다. 
⭐ 같은 텍스트 상자에 앳 기호(@)를 입력한 다음 작업을 담당하는 사람의 이름을 입력합니다. 
개인에게 할당된 작업 항목을 알리려면 댓글 섹션에 있는 관련 확인란을 선택해야 합니다. 그러면 지정된 수신자에게 지정된 작업을 완료해야 함을 알리는 알림이 전송됩니다.
궁극적으로 아사나에서 다른 사람에게 작업을 할당하는 프로세스를 완료하려면 “할당”을 클릭해야 합니다.
메모 작성에 Google 문서 도구 사용의 이점
회의용으로 특별히 고안된 Google 문서 도구의 템플릿을 활용하면 모임의 효율성을 높이고 협업을 촉진할 수 있습니다. 다른 회의용 노트 필기 도구 대신 Google 문서를 사용할 때의 한 가지 장점은 이미 익숙한 작업 환경에 원활하게 통합되어 추가적인 소프트웨어 설치가 필요 없다는 점입니다.
중요한 정보와 작업을 문서화하는 데 Google 문서를 활용해야 한다는 몇 가지 설득력 있는 주장이 있습니다.
실시간 협업
Google 문서의 실시간 협업 기능을 원활하게 통합하면 회의의 모든 참가자가 실시간 업데이트, 작업 할당, 프로젝트 완료 진행 상황을 볼 수 있어 모든 관련 당사자의 워크플로우가 간소화됩니다.
책임감 향상
지정된 팀원에게 작업 항목을 할당할 때 체크박스를 통합하면 책임감을 고취하여 그룹 내에서 적시에 작업을 완료할 수 있습니다.
원격 접근성
클라우드 인프라에 구축된 Google 문서 도구를 사용하면 네트워크 연결 유무에 관계없이 원격으로 회의록에 액세스할 수 있습니다. 서로 다른 지리적 위치에 있는 구성원들은 물리적으로 서로 연결되지 않은 상태에서 작업 항목을 수정, 수정 및 모니터링하여 협업할 수 있습니다.
시간 효율성
직관적인 인터페이스와 사전 설정된 노트 필기 템플릿을 통해 사용자는 회의 중 노트 정리에 대한 부담을 덜고 메모를 작성하고 정리하는 데 신경 쓰지 않고 토론에 온전히 집중할 수 있습니다.
Google 문서 도구로 회의 노트 간소화
Google 문서 도구를 통해 회의록을 작성하면 원활한 환경을 제공하여 사용자가 최적의 생산성을 유지하면서 빠른 속도로 정보를 필사할 수 있습니다.
실제로 Google 캘린더와의 완벽한 연동을 통해 여러분은 물론 다른 모든 참가자가 실시간으로 회의록을 열람하고 협력하며 책임을 모니터링할 수 있습니다. 이 형식을 채택하면 효율성을 높이고 직원 간의 시너지를 강화할 수 있습니다.