주요 요점
회의록 작성은 의제 설정, 약속 및 작업 기록, 업무 프로세스의 명확성 증진 등 몇 가지 중요한 목적을 달성하는 데 도움이 됩니다.
효과적인 회의록 템플릿의 구성에는 모임 날짜, 시간, 장소, 참석 초대자 및 불참자 목록, 세션 중 논의된 주제 요약, 최종 결의안 및 각 참가자에게 할당된 작업 등 구체적인 세부 사항의 기록이 포함됩니다.
Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote, Google 문서도구 등 앞서 언급한 애플리케이션은 다양한 구조와 섹션을 갖춘 다양한 회의록 템플릿을 제공하여 회의의 고유한 요구사항을 충족합니다.
가상 또는 대면 상호 작용을 통해 모임 중에 진행된 토론을 기록하는 것은 관련된 모든 당사자가 과거 진행 상황과 향후 진행 상황에 대한 정보를 계속 파악할 수 있도록 하는 효과적인 수단입니다. 이 프로세스를 용이하게 하기 위해 사용자는 다양한 목적에 맞게 미리 디자인된 다양한 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다.
회의록(MoM) 형식을 기록에 활용하기 위한 12가지 모범적인 대안이 제시되었습니다. 모임을 주선하기 위한 프로그램도 구성해야 하나요? 독자 여러분, 더 이상 고민하지 마세요!
회의록이 중요한 이유는 무엇인가요?
회의 중에 참석자 간에 주고받은 담화를 필사하는 행위를 “회의록”이라고 합니다. 회의록을 작성하는 것이 회의에 참석하는 주된 목적은 아니지만, 모든 회의의 진행 과정을 꼼꼼하게 문서화해야 하는 몇 가지 강력한 동기가 있습니다:
회의록을 통해 포괄적인 안건을 작성하는 목적은 회의 중에 필요한 모든 주제를 생산적이고 체계적인 방식으로 다루기 위함입니다.
회의록을 통한 기록 유지는 감독자가 정확한 지침 및 마감일과 함께 모든 개인의 의무와 책임에 대한 설명을 유지하는 데 필수적인 도구로 사용됩니다.
이 도구를 활용하면 부재 중인 구성원과 회의록을 공유하고 향후 기업 방어 상황에서 참조할 수 있도록 보존할 수 있어 워크플로 내 투명성을 높일 수 있습니다.
회의 기록을 유지함으로써 팀원 각자의 헌신 수준을 모니터링하여 그룹 내에서 개인의 발전 정도를 평가할 수 있습니다.
회의록 검토는 이전 대화와 토론의 분석을 통해 향후 계획을 수립하는 데 유용한 도구로 사용됩니다. 이전 회의 기록을 검토함으로써 개선이 필요한 부분을 파악하고 과거의 오류를 방지하여 보다 효과적인 방법론과 계획을 구현할 수 있습니다.
효과적인 회의록 템플릿의 핵심 요소
회의 진행 기록의 활용도를 높이려면 회의록에 몇 가지 중요한 기능을 통합하는 것이 필수적입니다:
회의는 [삽입 날짜]에 [삽입 시간]에 [삽입 장소]에서 열릴 예정입니다. 모임의 형식은 대면 행사로 진행됩니다.
모임에 참석하는 사람은 참석자와 불참자 모두를 포함하여 모든 참가자의 신원을 기록해야 합니다. 이렇게 하면 대화에 참여한 각 개인의 참여를 문서화하여 책임감을 높일 수 있습니다.
이 회의의 주요 목적은 참석자 간에 체계적이고 생산적인 담론을 유지하는 것입니다. 따라서 이어지는 토론의 포괄적인 틀이 될 의제에 대한 주요 항목을 개괄적으로 설명하는 것으로 절차를 시작하는 것이 도움이 될 것입니다.
회의록에는 도달한 결정과 합의된 조치에 대한 기록과 함께 개별 구성원에게 할당된 임무 목록(있는 경우)이 포함되어야 합니다. 또한, 해당되는 경우 작업의 마감일을 명시하면 향후 후속 조치에 유용한 참고 자료가 될 것입니다.
이러한 구성 요소를 활용하면 모든 관련 데이터를 철저하게 수집할 수 있습니다.
Vertex42용 회의록 템플릿
Vertex42 부터 이 기본 템플릿은 소규모 회의에 충분한 몇 개의 섹션만 제공합니다. 이 스타일은 팀 현황 회의, 일대일 모임, 비공식적인 막바지 회의에 적합합니다.
회의록은 간결한 작업, 참가자 목록 및 유용할 수 있는 추가 발언이 포함된 안건을 포함하도록 손쉽게 수정할 수 있습니다.
자세한 회의록 템플릿의 경우, Vertex42 의 이 옵션을 사용하면 보다 공식적인 회의를 위한 정보를 추가할 수 있습니다. 부서, 직원 또는 위원회와 함께 모이는 경우 이러한 추가 세부 정보를 통해 기본 회의록 템플릿보다 문서에 더 격식을 갖출 수 있습니다.
회의는 [시간]에 [이름 1], [이름 2], [이름 3]에 의해 소집되었습니다. 세션의 시간 기록자는 [이름 4]였고 [이름 5]는 메모 작성자로 활동했습니다.회의의 목적은 [회의 유형]을 논의하는 것이었고 다음과 같은 결정이 내려졌습니다:
Microsoft Word용 회의록 템플릿
Microsoft Word의 보편화로 인해 선택할 수 있는 옵션이 풍부하여 회의록 템플릿을 만들기에 이상적인 플랫폼이 되었습니다. 다음은 효율적이고 실용적인 것으로 입증된 몇 가지 템플릿입니다.
Microsoft Word 2021
Microsoft Word 2021에서 제공되는 회의록 템플릿을 활용하여 회의록 작성 프로세스를 용이하게 할 수 있습니다. 이러한 템플릿에 액세스하려면 파일 메뉴로 이동하여 새로 만들기를 선택하여 템플릿 라이브러리를 열어야 합니다. 여기에서 검색창에 ‘회의록’과 같은 키워드를 입력하여 해당 템플릿을 찾을 수 있습니다.
이 문서는 생생한 색상과 체계적인 표 구조가 특징인 미학적으로 보기 좋은 레이아웃을 자랑합니다. 처음에 지정된 영역에 개별 이름을 삽입할 수 있으며, 이는 Vertex42의 자체 세부 템플릿에서 사용하는 디자인을 반영한 것입니다.
앞서 언급한 템플릿은 토론, 결론, 마감일, 책임자, 실행 가능한 요점을 위한 섹션을 지정하여 다양한 의제를 전달할 수 있는 체계적인 구조를 제시합니다. Microsoft Office Word를 활용하면 각 주제 영역에 작업 할당과 중요한 마감일을 삽입할 수 있어 프로젝트 회의를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
Microsoft Word 2021의 학부모회 회의 템플릿은 교장 및 위원회 구성원의 보고, 재무 데이터 및 이사회 정보에 필요한 모든 필수 부분을 포괄하는 매력적이고 실용적인 디자인입니다. 레이아웃은 각 섹션을 명확하게 구분하여 쉽게 읽을 수 있도록 하며, 사용자는 단락 또는 글머리 기호 형식으로 데이터를 입력할 수 있습니다.
이 템플릿은 학부모-교사 협회(PTA) 모임 외에 비즈니스 미팅, 컨퍼런스, 자발적 위원회 등 다른 환경에서도 유용할 수 있다는 제안이 있었습니다. 그러나 각 섹션의 제목을 약간만 수정하면 됩니다. 이러한 템플릿은 주요 연락 담당자(MoM)가 보내는 이메일의 표준 형식으로 사용할 수 있습니다.
Microsoft Word Online
Microsoft Word Online을 선호하는 경우 Microsoft Office 웹사이트에서 여러 회의록 템플릿에 액세스할 수 있습니다. 사이트에 도착하면 왼쪽의 카테고리별 찾아보기 섹션에서 회의록을 선택하면 됩니다.
회의 정회, 회의록 승인, 보고서 발표, 정회 등의 섹션으로 구성된 회의 조직(MoM) 모델을 활용할 수 있습니다. 템플릿의 하단에는 서기의 서명과 날짜를 입력할 수 있는 공간이 있습니다. 이러한 형식은 구조화된 세그먼트를 포함하여 위원회, 임원 및 이사회 모임에 적합합니다.
Microsoft Word Online을 사용하여 전문적으로 보이는 회의록을 작성하는 데 가장 적합한 옵션 중 하나는 참가자의 참석, 토론 내용, 공지 사항을 기록할 수 있는 지정된 공간과 원탁 토론을 진행할 수 있는 섹션이 있는 간단하면서도 시각적으로 매력적인 디자인을 제공하는 템플릿입니다. 이 다용도 템플릿은 부서, 팀 또는 지역 수준에서 열리는 회의를 포함하여 다양한 회의에 활용할 수 있습니다.
사용자는 Word Online을 사용하여 여기에 제시된 템플릿에 특정 내용을 편집하고 통합할 수 있으며, 동시에 Microsoft OneDrive를 통해 해당 문서를 저장하고 검색할 수 있으므로 더욱 다양한 활용성과 편의성을 제공합니다. 따라서 이러한 템플릿은 참조 목적으로 활용할 수 있는 모범적인 MoM 이메일 샘플로 제공됩니다.
Microsoft OneNote용 회의록 템플릿
OneNote Microsoft는 회의록 형태로 회의를 기록할 수 있는 탁월한 애플리케이션입니다. 사용자는 전문적인 목적에 맞게 미리 디자인된 5가지 템플릿 중에서 선택할 수 있으며, 간단한 레이아웃부터 구획된 섹션으로 구성된 보다 공식적인 레이아웃까지 다양한 수준의 사용자 지정이 가능합니다.
유감스럽게도 Windows 10 애플리케이션과 관련해서는 원하는 Microsoft OneNote 모임 템플릿을 구입하거나 직접 만들어야 합니다. 하지만 온라인에서 신뢰할 수 있는 풍부한 리소스를 사용할 수 있다는 점에서 긍정적인 소식도 있습니다.
OneNote 2016 내에서 서식 파일에 액세스하려면 가장 위쪽 탐색 요소에서 삽입을 선택한 다음 페이지 서식 파일을 한 번 클릭합니다. 이전에 사용한 서식 파일 모음이 표시되며, 드롭다운 메뉴에서 페이지 서식 파일을 선택하면 모든 서식 파일을 표시할 수도 있습니다.
OneNote의 이전 반복 작업을 위한 페이지 서식 파일을 만들려면 노트북 내의 새 탭으로 이동하세요. 오른쪽에 ‘새 페이지’ 옵션이 표시되고, 아래쪽 화살표를 클릭하면 다양한 페이지 서식 파일 중에서 선택할 수 있는 드롭다운 메뉴가 나타납니다.
기본 OneNote 회의록 서식 파일은 소규모 팀 모임과 상사와의 일상적인 세션 모두에 적합합니다. 이 두 가지 간단한 템플릿은 의제, 참석자 목록, 실행 가능한 요점을 효율적으로 기록할 수 있는 세 개의 섹션으로만 구성되어 있습니다.
회의록을 기록하기 위한 비공식적이면서도 포괄적인 템플릿은 적당한 규모의 직원과 고위 경영진이 참여하는 모임에 적합합니다. 이러한 템플릿은 선언, 심의, 과거 조치 항목 및 향후 세션 세부 사항에 대한 세그먼트로 구성됩니다.
공식 회의록의 활용은 일반적으로 여러 안건이 포함된 임원 회의, 이사회 또는 공식 절차와 같은 고위급 모임에 적합합니다. 이 특정 OneNote 서식 파일에는 표준 요소 외에도 세션의 시작과 종료, 미결 사항, 새로운 주제 및 비준을 기록할 수 있는 여러 영역이 포함되어 있습니다.
Evernote용 회의록 템플릿
Evernote를 노트 필기 도구로 사용하시는 경우, Evernote 웹사이트에서 몇 가지 회의록 템플릿을 사용하실 수 있습니다. 이 템플릿의 좋은 특징은 회의 안건과 회의록이 모두 포함되어 있다는 점입니다.
템플릿을 활용하려면 다음 단계를 참고하세요: 1. 화면 오른쪽 상단 모서리에 있는 “템플릿 사용” 또는 “Evernote에 사본 저장”을 선택해 템플릿 미리보기 페이지에 액세스합니다. 2. 아직 Evernote에 로그인하지 않으셨다면 계속 진행하기 전에 로그인하세요. 3. 로그인하면 템플릿이 회원님의 편의를 위해 자동으로 Evernote 계정에 노트로 추가됩니다. 4. 녹색 텍스트로 제공되는 지침은 검토 후 쉽게 삭제할 수 있으니 참고하시기 바랍니다.
회의 안건과 실행 항목을 포함하는 방대한 회의록 템플릿을 제공하며, 완료된 작업을 표시하는 체크박스가 포함된 깔끔한 표 형식으로 제시되어 있습니다. 또한 구조화되지 않은 메모를 위한 영역도 포함되어 있습니다.
이 형식은 특히 기업 환경에서 흔히 열리는 팀 회의나 주간 업데이트 회의와 같은 소규모의 캐주얼한 모임에 적합합니다.
두 번째 템플릿은 안건, 회의록, 액션 포인트의 세 가지 기본 세그먼트로 구성된 기존 형식을 따릅니다. 이 레이아웃은 간단한 구조로 인해 캐주얼하거나 간단한 일대일 모임에 적합할 수 있지만, 자세한 문서화가 필요한 경우 공식적인 토론을 정리하는 데에도 효과적인 도구로 사용할 수 있습니다.
회의록을 기록하는 데 Evernote를 활용할 때의 장점 중 하나는 Evernote 플랫폼을 통해 참석자들과 회의록을 쉽게 공유할 수 있다는 점입니다. 또한, 이 애플리케이션은 보충 자료를 첨부하고 나중에 참조할 수 있도록 미리 알림을 설정할 수 있는 기능을 제공합니다.
Google 문서도구용 회의록 템플릿
비즈니스 문서에 Google 문서도구 사용을 선호하시는 경우, 회의록 템플릿을 쉽게 사용할 수 있습니다. 옵션에 액세스하려면 Google 문서도구 계정에 로그인하고 상단의 새 문서 시작 아래에서 템플릿 갤러리 화살표를 선택하여 섹션을 펼치세요.
업무와 관련된 페이지 하단으로 내려가면 여러 가지 형식의 회의 노트가 있을 것입니다.
이 세 가지 템플릿은 솔직한 외관을 가지고 있어 편안한 회의부터 공식적인 회의까지 다양한 회의에 적합합니다. 이 템플릿은 안건, 참가자 목록, 후속 조치, 회의록, 후속 회의 관련 정보와 같은 필수 섹션을 포함하고 있어 훌륭한 구성이 돋보입니다.
세 가지 디자인 모두 동일한 타이포그래피와 색상 팔레트를 사용하므로 큰 차이점은 없습니다.
훌륭한 템플릿으로 회의록을 캡처할 준비를 하세요
앞서 언급한 Microsoft Word, OneNote, Evernote, Google 문서도구 등의 애플리케이션은 모두 회의록의 구성, 접근성, 유용성을 충족하는 다양한 템플릿을 갖추고 있습니다.
사전 정의된 옵션에서 요구 사항을 충족하는 적합한 템플릿을 찾을 수 없는 경우, 타사 템플릿을 가져와 선호하는 노트 작성 애플리케이션과 통합하는 것도 대안이 될 수 있습니다. 실제로는 기능이 다양하고 기존의 회의 및 프로젝트 관리 기능을 넘어서는 다양한 애플리케이션을 살펴보는 것이 좋습니다.