10 công cụ tiện dụng để nhận ghi chú cuộc họp do AI tạo
Bài học chính
Việc sử dụng các công cụ trí tuệ nhân tạo như Otter, Supernatural và MeetGeek có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo biên bản cuộc họp và bản ghi thông qua tự động hóa, cho phép đối thoại tập trung hơn trong các cuộc họp.
Các ứng dụng nói trên cung cấp các chức năng như nhận dạng người phát biểu, tạo bản tóm tắt, quay video và tích hợp liền mạch với các giải pháp phần mềm hội nghị được sử dụng rộng rãi.
Khi chọn một công cụ cho dự án của bạn, điều cần thiết là phải xem xét cả những hạn chế về tài chính và các yêu cầu riêng của bạn. May mắn thay, có nhiều lựa chọn khác nhau phục vụ cho các ngân sách và chức năng khác nhau. Các gói này bao gồm từ các gói miễn phí, có thể phù hợp với những người làm việc trong điều kiện hạn chế tài chính nghiêm ngặt, cho đến các dịch vụ đăng ký cao cấp cung cấp nhiều tính năng nâng cao. Bằng cách đánh giá cẩn thận các lựa chọn thay thế này, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt phù hợp với tình hình tài chính và các yêu cầu cụ thể của mình.
Nếu một người không có năng khiếu vượt trội về đa nhiệm, thì việc duy trì sự tập trung trong quá trình tố tụng và đồng thời tạo ra các bản ghi chính xác, toàn diện về cuộc thảo luận có thể gặp khó khăn. Trong những trường hợp như vậy, bạn nên chỉ hướng sự chú ý của mình vào cuộc đối thoại và cho phép trợ lý trí tuệ nhân tạo đảm nhận trách nhiệm ghi chú.
Nếu bạn bị hấp dẫn bởi triển vọng sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo biên bản cuộc họp, hãy cho phép tôi giới thiệu cho bạn tuyển tập mười tài nguyên không thể thiếu để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra kết quả đó.
Rái cá
Otter là một ứng dụng phần mềm được đánh giá cao được sử dụng để ghi lại các cuộc họp và tự động tạo biên bản cuộc họp. Chương trình này vượt trội trong việc nhận dạng diễn giả, cung cấp phiên âm theo thời gian thực và xây dựng đề cương hoặc tóm tắt thông minh cho các cuộc họp kéo dài. Hơn nữa, người dùng có khả năng chú thích thủ công các điểm cụ thể, phân bổ trách nhiệm và ghi lại những hiểu biết sâu sắc có thể hành động.
Khía cạnh hấp dẫn nhất của thiết bị này nằm ở khả năng tham dự các cuộc tụ họp một cách độc lập, chỉ mất vài phút mà không cần sự hiện diện của bạn. Chỉ cần liên kết nó với một cuộc hẹn đã được lên kế hoạch trước trong chương trình làm việc của bạn, nó sẽ xử lý tất cả các tài liệu cần thiết.
Otter tương thích với các nền tảng hội nghị truyền hình phổ biến như Google Meet, Zoom và Microsoft Teams, đồng thời cung cấp ứng dụng di động để tăng thêm sự thuận tiện. Gói cơ bản của nó cung cấp miễn phí tối đa 300 phút nội dung được chép lại mỗi tháng. Đối với những người yêu cầu dịch vụ mở rộng hơn, có hai tùy chọn đăng ký cao cấp có sẵn với giá 16,99 đô la hoặc 30 đô la mỗi tháng.
Siêu thường
Supernatural là một ứng dụng ghi chú linh hoạt, tích hợp dễ dàng với các nền tảng hội nghị truyền hình phổ biến như Google Meet, Zoom và Microsoft Teams. Hơn nữa, người dùng có thể linh hoạt sử dụng các bản ghi từ các cuộc họp trước đây để tạo ra các ghi chú toàn diện bất kể diễn đàn cuộc họp đã chọn. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp một loạt các mẫu có thể tùy chỉnh được thiết kế riêng cho nhiều loại cuộc tụ họp khác nhau, từ đó nâng cao hình thức và hiệu quả của việc sản xuất tài liệu.
Ngoài việc ghi chú, Supernatural còn tạo bản ghi âm và ghi lại video cuộc họp ngoài âm thanh. Việc chia sẻ những bản ghi này rất đơn giản vì người dùng có tùy chọn chia sẻ chúng thông qua liên kết được cung cấp. Ứng dụng này hỗ trợ nhiều ngôn ngữ bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha và các ngôn ngữ khác. Gói cơ bản cho phép ghi lại tối đa 10 cuộc họp mỗi tháng, trong khi gói Chuyên nghiệp bắt đầu ở mức 15 USD mỗi tháng và tăng dần dựa trên lượng thời gian đã ghi.
MeetGeek
MeetGeek là một giải pháp linh hoạt cho phép người dùng ghi lại các cuộc hội thảo của họ, tạo ra các bản tóm tắt ngắn gọn và phân phối chúng cho đồng nghiệp của họ. Ứng dụng này có thể truy cập và đăng ký các cuộc họp của bạn được tổ chức thông qua Meet, Zoom hoặc Teams bằng cách sử dụng siêu liên kết lời mời họp. Ngoài ra, người dùng có tùy chọn đồng bộ hóa lịch trình của họ với MeetGeek và cho phép nó tự động ghi lại các cuộc hẹn của họ.
MeetGeek vượt xa khả năng phiên âm cơ bản bằng cách tạo các đoạn video và âm thanh ngắn gọn nhằm nhấn mạnh các phần quan trọng của cuộc trò chuyện. Ngoài ra, nó tạo ra các tài khoản bằng văn bản toàn diện nêu chi tiết thông tin thực tế, nhiệm vụ được giao và các lĩnh vực quan tâm. Các từ khóa tùy chỉnh dành riêng cho doanh nghiệp của một người được hỗ trợ, đảm bảo chúng được đưa vào cả nội dung tóm tắt và nội dung được đánh dấu.
Ngoài chức năng toàn diện, Notion còn cung cấp khả năng tương thích liền mạch với nhiều tài nguyên quản lý dự án được sử dụng rộng rãi. Người tổ chức cuộc họp có thể tận dụng cấu trúc mẫu được xác định trước hoặc cá nhân hóa thiết kế của riêng họ. Hơn nữa, người dùng có tùy chọn điều chỉnh giao diện của nền tảng bằng cách kết hợp các yếu tố nhận dạng hình ảnh của công ty họ. Các số liệu như tỷ lệ phát biểu, đến đúng giờ, số lượng người tham gia tích cực và cảm nhận chung chỉ là một số ví dụ về thông tin chuyên sâu có giá trị được cung cấp trong các cuộc họp. Đáng chú ý, quyền truy cập cấp đầu vào là miễn phí, trong khi các gói Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp có giá lần lượt là 15 USD và 29 USD cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Colibri
Colibri là một ứng dụng hiệu quả và hợp lý được thiết kế để ghi lại các cuộc họp với khả năng sao chép thời gian thực và tạo ghi chú tự động. Nền tảng này cung cấp cơ sở dữ liệu toàn diện về các cuộc họp trước đây có thể được tìm kiếm dễ dàng, cho phép người dùng xác định thông tin thích hợp một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Colibri cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý cuộc họp bằng cách tạo các ghi chú có dấu thời gian tự động để nắm bắt thông tin cần thiết trong thời gian thực. Ngoài ra, nó có khả năng xác định các chủ đề chính và tách biệt các truy vấn của khách hàng một cách dễ dàng. Để nâng cao hơn nữa chức năng của nó, người dùng có tùy chọn chú thích các phần quan trọng của bản ghi đang diễn ra trong cuộc trò chuyện, sau đó được đưa vào bản ghi cuộc họp. Hơn nữa, trước khi bắt đầu, người dùng có thể thiết lập các chương trình làm việc và mẫu cuộc họp có cấu trúc tốt để đảm bảo quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý.
Colibri cung cấp một loạt công cụ hội nghị như Zoom, Meet, Teams và BlueJeans, với cả tùy chọn miễn phí và dựa trên đăng ký bắt đầu từ $20 mỗi tháng, tăng lên $50 mỗi tháng. Ngoài ra, tính năng ghi chú AI được giới hạn cho người dùng ở mức thanh toán cao cấp của họ.
Ghi chú của Dubber
Dubber là nền tảng ghi âm cuộc gọi tiên tiến được thiết kế dành cho các doanh nghiệp đang tìm cách lưu giữ, ghi nhớ và phân tích các cuộc gọi hội nghị của họ. Trong số các tính năng toàn diện của nó có công cụ cải tiến có tên “Notes by Dubber”, giúp hợp lý hóa quy trình tổ chức các cuộc họp thông qua việc tạo bản tóm tắt tự động. Tính năng thông minh này sử dụng các thuật toán tiên tiến để tạo ra các báo cáo thảo luận ngắn gọn nhưng chi tiết, bên cạnh việc xác định các nhiệm vụ quan trọng và xây dựng các tổng quan ngắn gọn.
Dubber là một công cụ liền mạch tích hợp với các nền tảng hội nghị truyền hình phổ biến để hỗ trợ ghi lại cuộc họp. Dịch vụ này cung cấp tính năng sao chép tự động các cuộc thảo luận trong các cuộc họp, đồng thời cũng được đánh dấu thời gian để dễ dàng tham khảo. Người dùng có tùy chọn phân phối cả bản ghi âm và danh sách nhiệm vụ do AI tạo cho những người tham dự. Ngoài ra, người dùng có thể tải lên bản ghi cuộc họp trước đó để tạo ghi chú. Các tùy chọn giá bao gồm gói cơ bản ở mức 19 USD mỗi người dùng mỗi tháng hoặc gói nâng cao ở mức 39 USD mỗi người dùng mỗi tháng.
Insta Minutes
Instaminsites có khả năng thu gọn các cuộc tụ họp kéo dài thành những điểm nổi bật quan trọng với tốc độ đáng kinh ngạc. Trong quá trình tố tụng, họ trình bày các chú thích đồng thời dọc theo ngoại vi. Sau khi lắp ráp, người ta có thể dễ dàng xác định vị trí mọi quan sát quan trọng ở một vị trí tập trung và nhanh chóng đọc lại chúng để xem xét. Giải pháp này tương thích với các nền tảng như Meet, Zoom, Webex và Teams.
Thật vậy, có một số tùy chọn có sẵn để sử dụng Insta Minutes nhằm tạo và lưu ghi chú. Một tùy chọn liên quan đến việc tải xuống tiện ích mở rộng của Chrome, cho phép người dùng dễ dàng ghi lại và truy cập ghi chú của họ trực tiếp trong lịch của họ. Ngoài ra, người dùng có thể chọn tải lên tệp âm thanh của cuộc họp và nhận bản tóm tắt tự động được tạo bởi công nghệ trí tuệ nhân tạo tiên tiến của nền tảng. Tuy nhiên, có lẽ đáng chú ý nhất là khả năng tùy chỉnh và huấn luyện AI trong quá trình sử dụng bằng cách chọn các điểm cụ thể từ ghi chú thời gian thực để đưa vào bản tóm tắt cuối cùng.
Bằng cách cung cấp cho chúng tôi thông tin về nhu cầu cụ thể của bạn, chúng tôi có thể nâng cao dịch vụ ghi chú của mình và điều chỉnh chúng hiệu quả hơn để đáp ứng mong đợi của bạn trong tương lai. Gói cơ bản của chúng tôi, đáp ứng mức sử dụng lên tới 300 phút mỗi tháng, được cung cấp miễn phí. Tuy nhiên, nếu mức sử dụng hàng tháng của bạn vượt quá giới hạn này, bạn sẽ cần phải nâng cấp lên gói Premium hoặc gói Nhóm nhỏ, với mức giá tương ứng là 50 USD hoặc 84 USD mỗi tháng.
Sembly
Sembly là một ứng dụng phần mềm thông minh sở hữu khả năng tạo biên bản cuộc họp và tóm tắt bằng cách xác định các chi tiết quan trọng như yếu tố rủi ro, thời hạn, sự kiện xảy ra và các nhiệm vụ có thể thực hiện được. Hơn nữa, Sembly cho phép nhập liệu bằng giọng nói trong các cuộc họp, cho phép người dùng đọc chính tả thông tin bổ sung bằng lời nói để đảm bảo không có dữ liệu quan trọng nào bị bỏ qua.
Sembly giao tiếp liền mạch với các nền tảng giao tiếp và quản lý dự án, cho phép người dùng sắp xếp hiệu quả các ghi chú của mình bằng cách sử dụng các ứng dụng phổ biến như Notion hoặc các giải pháp thay thế mà bạn lựa chọn. Hơn nữa, trong trường hợp các cá nhân có thể bận rộn trong cuộc họp, Sembly sẽ chịu trách nhiệm bằng cách thay mặt người dùng tham dự và sau đó chia sẻ các báo cáo chi tiết. Công cụ đa năng này có thể truy cập được thông qua cả định dạng dựa trên web và thiết bị di động. Tuy nhiên, gói cơ bản không cung cấp chức năng tạo bản ghi và biên bản tóm tắt; do đó, việc nâng cấp lên cấp Chuyên nghiệp hoặc cấp cao hơn là cần thiết, bắt đầu với mức phí khiêm tốn là 10 USD mỗi tháng.
Avoma
Avoma là một trợ lý cuộc họp có tính tổ chức cao, thể hiện đúng tên gọi của nó bằng cách cung cấp một loạt tính năng được thiết kế để hợp lý hóa các cuộc họp. Trong số các dịch vụ này có biên bản cuộc họp tự động và các mục hành động được chỉ định, đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin và đi đúng hướng trong suốt cuộc họp.
Avoma trình bày một chương trình làm việc toàn diện cho mỗi cuộc hẹn đã lên lịch, phân loại thông tin liên quan thành một định dạng có đầu dòng có tổ chức. Ngoài khả năng tích hợp liền mạch với hệ thống lịch, nó còn đồng bộ hóa với nền tảng quản lý quan hệ khách hàng và tự động lưu biên bản cuộc họp.
Mặc dù có sẵn tính năng tạo ghi chú tự động nhưng người dùng cũng có khả năng nhập ghi chú của riêng mình theo cách thủ công. Phần mềm cung cấp khả năng phiên âm theo thời gian thực, bao gồm nhận dạng người nói, chủ đề và nhận dạng từ khóa được cá nhân hóa. Việc truy cập vào chức năng này yêu cầu phí đăng ký ít nhất là 17 USD mỗi tháng.
Đom đóm
Firefly là trợ lý cuộc họp có khả năng cao, tận dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để ghi lại, chép lại và tạo ghi chú cuộc họp theo thời gian thực một cách hiệu quả. Các khả năng nâng cao của nó bao gồm xác định các mục hành động quan trọng, sự kiện chính và thông tin cần thiết khác trong quá trình trò chuyện, đảm bảo rằng tất cả người tham dự đều được thông báo đầy đủ và thống nhất về các bước tiếp theo. Công cụ đa năng này hỗ trợ nhiều nền tảng hội nghị truyền hình phổ biến như Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Skype và các nền tảng khác, cung cấp khả năng tích hợp liền mạch trên nhiều thiết bị khác nhau thông qua ứng dụng Android và tiện ích mở rộng Chrome.
Việc tích hợp Firefly với lịch trình của một người cho phép tham gia liền mạch vào các cuộc tụ họp ảo mà không cần liên tục mời chatbot tham gia từng cuộc họp riêng lẻ. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng các cuộc gọi hội nghị đã được ghi lại trước đó bằng cách gửi chúng cho Firefly cho mục đích sao chép. Các đồng nghiệp có thể bắt đầu các cuộc đối thoại tập trung về các khía cạnh cụ thể của cuộc trò chuyện, cung cấp thông tin đầu vào mang tính đánh giá thông qua các xác nhận như “thích” và “ghim” và tạo dấu trang cho phép truy cập nhanh vào các phân đoạn quan trọng của cuộc thảo luận.
Một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của Firefly có thể là trợ lý cá nhân thông minh của nó, AskFred. Công cụ cải tiến này hoạt động tương tự như ChatGPT, tuy nhiên nó đặc biệt phục vụ cho các nhiệm vụ liên quan đến cuộc họp. Với AskFred, người dùng có khả năng yêu cầu làm rõ hoặc dịch thuật về bất kỳ thuật ngữ cụ thể nào được trình bày trong bản ghi video cũng như khả năng thu thập các bản tóm tắt ngắn gọn về các phần cụ thể của bản ghi. Ngoài ra, trợ lý đa năng này còn cho phép tạo thư từ qua email và báo cáo chính thức. Phiên bản miễn phí của Firefly cấp quyền truy cập vào tổng cộng 800 phút nội dung được lưu trữ. Đối với những người tìm kiếm các khả năng nâng cao, có sẵn một số tùy chọn đăng ký cao cấp, bao gồm gói Chuyên nghiệp có giá 10 USD mỗi tháng, gói Doanh nghiệp có giá 19 USD.
Hiểu rồi
Fathom sở hữu các chức năng tương tự như Firefly, cho phép người dùng tự động ghi lại cuộc họp của họ trên các nền tảng như Zoom, Microsoft Teams và Google Meet. Hơn nữa, Fathom cung cấp một bản tóm tắt thông minh về mỗi cuộc họp, xác định các điểm quan trọng bằng cách đánh dấu chúng và tạo điều kiện bắt đầu ghi âm thủ công để thuận tiện hơn.
Fathom cung cấp một chức năng tiện lợi trong đó người dùng có khả năng phân loại các điểm nổi bật theo nhiều loại khác nhau như Mục hành động, Thông tin chi tiết, Tích cực, Phản hồi, Phản đối hoặc Yêu cầu kỹ thuật. Điều này cho phép cải thiện việc tổ chức và phân tách thông tin được thảo luận trong các cuộc họp. Ngoài ra, hiện tại Fathom hỗ trợ bảy ngôn ngữ bao gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Ý, tiếng Hà Lan, tiếng Bồ Đào Nha và tiếng Đức. Mặc dù đây có thể có ít tùy chọn hơn so với Supernatural nhưng nó vẫn thể hiện phạm vi hỗ trợ ngôn ngữ rộng hơn khi so sánh với một số công cụ có sẵn khác.
Fathom cung cấp cả phiên bản tiêu chuẩn của phần mềm có thể được sử dụng miễn phí, cùng với Phiên bản nhóm nâng cao dành cho các tổ chức đang tìm kiếm chức năng bổ sung cấp doanh nghiệp. Phiên bản cao cấp này bao gồm các biện pháp bảo mật nâng cao cùng với các lợi ích khác và có sẵn thông qua gói đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Đối với những người chọn tùy chọn thanh toán hàng tháng, gói Tiêu chuẩn sẽ chi trả cho họ 32 đô la mỗi tháng, trong khi gói Pro sẽ phải chịu khoản phí 39 đô la mỗi tháng. Ngoài ra, việc chọn thực hiện cam kết hàng năm sẽ giảm các mức giá này xuống lần lượt là 24 USD và 29 USD mỗi tháng.
Sử dụng Trợ lý AI để cải thiện cuộc họp của bạn
Việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo biên bản cuộc họp là một cách tiếp cận hiệu quả và hợp lý so với việc ghi biên bản theo cách thủ công theo thời gian thực hoặc chép lại sau cuộc họp.
Việc sử dụng trợ lý trí tuệ nhân tạo để ghi lại các ghi chú cuộc họp có thể giúp tăng hiệu quả đáng kể. Bằng cách giao phó nhiệm vụ này cho công nghệ như vậy, sự chú ý của một người sẽ được giải phóng để tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện hiện tại, từ đó tối ưu hóa việc tham gia vào các cuộc họp.