7 phương pháp năng suất tốt nhất của Nhật Bản giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn

Người Nhật từ lâu đã được tôn sùng vì những phương pháp khéo léo giúp tối ưu hóa năng suất. Từ thực tiễn kinh doanh đến nỗ lực cá nhân, các kỹ thuật của Nhật Bản đã được chứng minh là hiệu quả, mang đến một kế hoạch chi tiết cho sự thành công hiệu quả.

Tìm hiểu sâu hơn để khám phá và kiểm tra một số phương pháp nhất định của Nhật Bản có khả năng thay đổi cách tiếp cận của bạn đối với việc hoàn thành các nhiệm vụ và dự án, cuối cùng dẫn đến tăng năng suất với thời gian cam kết giảm.

Kaizen: Cải tiến liên tục

Kaizen, một khái niệm có nguồn gốc từ Nhật Bản, thể hiện nguyên tắc tự cải thiện liên tục thông qua các điều chỉnh gia tăng đối với cách tiếp cận của một người nhằm nâng cao quy trình, sản phẩm hoặc thói quen cá nhân. Triết lý ủng hộ việc thực hiện những sửa đổi nhỏ nhưng quan trọng để đạt được những tiến bộ đáng kể trong một thời gian dài bằng cách phân tích một cách có hệ thống các mục tiêu đầy tham vọng thành các giai đoạn khả thi hơn.

Để sử dụng Kaizen một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải nhận ra những khía cạnh công việc của một người có thể được cải thiện. Lên lịch các khoảng thời gian nhất quán để đánh giá và nâng cao quy trình làm việc với đồng nghiệp của bạn. Hơn nữa, việc thúc đẩy một môi trường khuyến khích đối thoại cởi mở và phê bình mang tính xây dựng sẽ giúp đảm bảo sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong nhóm.

Mẹo nhanh:

⭐ Sử dụng các công cụ quản lý dự án như Trello hoặc Asana để theo dõi các thay đổi và tiến độ.

Thường xuyên triệu tập các cuộc họp động não để đưa ra các đề xuất cải tiến và cải tiến.

Khi xây dựng các mục tiêu cho nỗ lực cải tiến liên tục của chúng tôi, nên thiết lập các tiêu chí SMART; những nguyên tắc này bao gồm Tính cụ thể, Tính định lượng, Tính khả thi, Sự phù hợp với các ưu tiên chiến lược và Ranh giới tạm thời.

Kanban: Quản lý tác vụ trực quan

Kanban, có nghĩa là “thẻ trực quan” trong tiếng Nhật, là một cách tiếp cận trực quan để quản lý tác vụ đòi hỏi phải tổ chức các nhiệm vụ trên các bảng với các danh mục như “Việc cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Mục tiêu của hệ thống này là cung cấp một cái nhìn rõ ràng về khối lượng công việc của một người trong khi thúc đẩy quy trình làm việc nhất quán.

Để sử dụng hiệu quả phương pháp Kanban, cần phải thiết lập một biểu diễn trực quan về các nhiệm vụ đang diễn ra, dưới dạng bảng Kanban vật lý hoặc kỹ thuật số. Có thể sử dụng nhiều nền tảng khác nhau như Trello, Jira hoặc Monday.com cho mục đích này. Sau đó, điều quan trọng là phải phân chia các nhiệm vụ lớn hơn thành các thành phần dễ quản lý hơn và thúc đẩy các nhiệm vụ này một cách có hệ thống qua các giai đoạn khác nhau trong quá trình thực hiện các dự án hoặc nỗ lực chuyên môn của từng cá nhân.

Mẹo nhanh:

Sử dụng hệ thống nhãn màu có thể là một cách hiệu quả để phân biệt giữa các loại nhiệm vụ khác nhau, chẳng hạn như những nhiệm vụ khẩn cấp và không khẩn cấp, hoặc những nhiệm vụ cần chú ý ngay lập tức so với những nhiệm vụ có thể giải quyết sau. Cách tiếp cận này có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và giúp bạn dễ dàng quản lý khối lượng công việc hiệu quả hơn.

Bạn nên hạn chế số lượng nhiệm vụ được liệt kê trong danh mục “Đang tiến hành”, để ngăn chặn khối lượng công việc quá mức và duy trì mức năng suất có thể quản lý được.

Khám phá tham số “Giới hạn công việc đang tiến hành” để xác định mức luồng công việc tối ưu phù hợp với nhu cầu và sở thích của bạn.

Phương pháp 5S: Tổ chức hiệu quả

Phương pháp 5S, bao gồm các bước sắp xếp, sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, sáng sủa, thiết lập các tiêu chuẩn và duy trì chúng, là một phương pháp dễ tiếp cận có thể được sử dụng ngoài lĩnh vực môi trường chuyên nghiệp. Bằng cách thanh lọc và sắp xếp môi trường xung quanh của một người nhằm tối đa hóa chức năng và đảm bảo an ninh, hệ thống này nâng cao mức độ hiệu quả và bảo vệ chống lại các mối nguy tiềm ẩn trong miền cá nhân của một người.

Để sử dụng hiệu quả phương pháp 5S, hãy bắt đầu bằng cách phân loại và loại bỏ mọi tài liệu không mong muốn hoặc không liên quan trong khu vực làm việc của bạn. Sắp xếp máy trạm của bạn để giảm thiểu thời gian nhàn rỗi dành cho việc tìm kiếm đồ vật bị thất lạc. Ngoài ra, hãy luôn giữ cho không gian làm việc của bạn không bị lộn xộn và duy trì nó thông qua việc dọn dẹp thường xuyên, đồng thời thực hiện các quy trình vận hành tiêu chuẩn để đảm bảo tổ chức liên tục.

Mẹo nhanh:

Sử dụng một hệ thống nhãn và mã màu để phân định các khu vực lưu trữ được chỉ định cũng như phân loại các mặt hàng trong từng danh mục tương ứng.

Thiết lập thói quen vệ sinh thường xuyên thông qua việc thực hiện lịch trình hàng tuần hoặc hàng tháng là một phương tiện hiệu quả để duy trì tổ chức trong không gian làm việc của bạn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ chế độ như vậy, bạn có thể cân nhắc sử dụng các ứng dụng nhắc nhở sẽ đóng vai trò như những cú huých nhẹ nhàng để giữ cho môi trường của bạn gọn gàng và không lộn xộn.

Khuyến khích nhóm của bạn tham gia vào sáng kiến ​​5S bằng cách thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và cam kết thông qua sự tham gia của họ, cuối cùng là thúc đẩy đầu tư chung vào thành công của dự án.

Ikigai: Tìm kiếm mục đích và đam mê

Ikigai là một ý tưởng kết hợp hai thuật ngữ tiếng Nhật, “ikiru” có nghĩa là “sống” và “kai” có nghĩa là “giá trị”. Nó gói gọn thời điểm mà một người khám phá ra niềm đam mê của mình bằng cách xác định những gì họ yêu thích, vượt trội, những gì xã hội yêu cầu và có thể kiếm sống từ đó. Việc theo đuổi kiến ​​thức này thấm nhuần cuộc sống với sự hài lòng và ý thức về mục đích.

Quá trình tích hợp Ikigai đòi hỏi một cách tiếp cận thận trọng và thận trọng vì nó bao gồm các nguyên tắc triết học. Để bắt đầu cuộc hành trình này, một người phải suy nghĩ về sở thích cá nhân, kỹ năng của họ và những nhu cầu toàn cầu được nhận thức. Bằng cách kiểm tra các giao điểm giữa các yếu tố này, các cá nhân có thể xác định cách tốt nhất để kết hợp chúng vào cả cuộc sống nghề nghiệp và cá nhân của họ.

Mẹo nhanh:

Duy trì nhật ký cá nhân là một cách tuyệt vời để ghi lại những suy nghĩ và chiêm nghiệm của một người trong suốt quá trình họ theo đuổi việc khám phá ikigai của mình. Đối với những người thích viết ngắn gọn, ghi nhật ký đầu dòng có thể là một lựa chọn hấp dẫn vì nó cho phép ghi chú nhanh theo cách có tổ chức trực quan.

Kết hợp các hoạt động giải trí vào thói quen của bạn phù hợp với bốn trụ cột của Ikigai, đây là một khái niệm của Nhật Bản đề cập đến ý thức về mục đích hoặc ý nghĩa của một người trong cuộc sống.

Có thể đạt được hiểu biết sâu sắc về điểm mạnh và điểm yếu của một người thông qua việc tìm kiếm phản hồi từ người cố vấn, đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp, những người có quan điểm kinh nghiệm hơn về hiệu suất của một cá nhân.

Gemba Kaizen: Nâng cao hiệu quả ở những nơi thực tế

Gemba Kaizen nhấn mạnh việc nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua việc nhúng trực tiếp vào “gemba” hoặc địa điểm diễn ra công việc thực tế. Bằng cách cá nhân quan sát và xác định chính xác các khu vực không hiệu quả, phương pháp này tạo điều kiện cho các hành động khắc phục kịp thời để cải tiến liên tục.

Một phương tiện hiệu quả cao để trau dồi kỹ năng của một người trong Gemba Kaizen bao gồm việc thường xuyên đến thăm các khu vực hoạt động hoặc quy trình công việc, kiểm tra cẩn thận hoạt động của chúng và cộng tác kịp thời với nhân sự để xác định các cơ hội nâng cao. Bằng cách lấy ý kiến ​​phản hồi và thực hiện các điều chỉnh, phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả tổng thể mà còn củng cố nền tảng để xây dựng những cải tiến này.

Mẹo nhanh:

⭐ Sử dụng ứng dụng ghi chú như Google Keep để ghi lại các quan sát và ý tưởng khi ở hiện trường.

Truyền cảm hứng cho lực lượng lao động của bạn để họ đóng vai trò tích cực trong các dự án Gemba Kaizen và khuyến khích họ nói lên bất kỳ hiểu biết sâu sắc nào mà họ có thể thu thập được từ kinh nghiệm của họ trên khu vực sản xuất.

Bằng cách tích hợp Gemba Kaizen với các hệ thống quản lý trực quan, chẳng hạn như Trello, chúng tôi có thể nâng cao khả năng hiển thị và tính hữu hình của các nỗ lực cải tiến của mình. Cách tiếp cận này cho phép chúng tôi theo dõi tiến độ trong thời gian thực, xác định các lĩnh vực cần phát triển hơn nữa và thúc đẩy tính minh bạch trong toàn tổ chức. Bằng cách tận dụng các công cụ mạnh mẽ này cùng nhau, chúng tôi có thể hợp lý hóa các quy trình, loại bỏ lãng phí và thúc đẩy cải tiến liên tục ở tất cả các cấp của công ty.

Tư duy tinh gọn: Hợp lý hóa quy trình làm việc

Tư duy Tinh gọn là một cách tiếp cận triết học bắt nguồn từ hệ thống sản xuất của Toyota, với trọng tâm là loại bỏ những chi phí không cần thiết về thời gian, công sức hoặc nguyên vật liệu, dẫn đến các hoạt động được tinh chỉnh và tổ chức tốt.

Để tích hợp hiệu quả các nguyên tắc tinh gọn vào chiến lược hoạt động của một người, điều cần thiết là phải nhận ra và loại bỏ bất kỳ quy trình, đầu vào hoặc tài sản nào không đóng góp vào đề xuất giá trị tổng thể. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc tối ưu hóa việc tạo ra giá trị đồng thời giảm thiểu các chi tiêu không cần thiết.

Mẹo nhanh:

Việc sử dụng các kỹ thuật ánh xạ luồng giá trị cho phép người ta mô tả tiến trình của các nhiệm vụ và xác định chính xác các khu vực nơi tài nguyên đang được sử dụng một cách không cần thiết.

Thúc đẩy cam kết liên tục hướng tới sự xuất sắc thông qua việc đánh giá có hệ thống và nâng cao các quy trình hoạt động của chúng tôi là điều cần thiết trong việc tạo ra một nền văn hóa cải tiến liên tục. Bằng cách liên tục xem xét và tinh chỉnh các quy trình của mình, chúng tôi có thể đảm bảo rằng tổ chức của mình luôn linh hoạt và đáp ứng nhu cầu luôn thay đổi của khách hàng đồng thời hướng tới hiệu suất và hiệu suất cao hơn.

Việc tích hợp các nhóm đa chức năng trong các sáng kiến ​​tinh gọn sẽ thúc đẩy sự hiểu biết toàn diện về các cải tiến quy trình bằng cách cung cấp một góc nhìn đa diện từ các lĩnh vực khác nhau.

Wabi-Sabi: Chấp nhận sự không hoàn hảo

Wabi-Sabi là một triết lý thẩm mỹ thừa nhận sự quyến rũ vốn có được tìm thấy trong sự không hoàn hảo và bản chất phù du của sự vật. Khi áp dụng vào lĩnh vực năng suất, tư duy này khuyến khích chấp nhận sai sót và từ bỏ việc tìm kiếm sự hoàn hảo không thể đạt được, từ đó nuôi dưỡng một quan điểm mạnh mẽ và hài hòa hơn về công việc.

Để nuôi dưỡng tâm lý định hướng phát triển, điều quan trọng là phải xem lỗi lầm không phải là chướng ngại vật mà là triển vọng có giá trị cho sự phát triển và thăng tiến cá nhân. Bằng cách nhấn mạnh sự tiến bộ lên trên sự hoàn hảo, người ta có thể nhận ra rằng sự hoàn hảo tuyệt đối là một mục tiêu khó nắm bắt.

Mẹo nhanh:

Thể hiện lòng trắc ẩn đối với bản thân bằng cách công nhận và đánh giá cao những nỗ lực của bạn cũng như bất kỳ tiến bộ nào bạn đã đạt được, bất chấp những thiếu sót có thể tồn tại.

⭐ Sử dụng các ứng dụng thiền chánh niệm như Headspace để trau dồi nhận thức và chấp nhận thời điểm hiện tại.

Chia sẻ kinh nghiệm của một người và đối mặt với những trở ngại cùng với đồng nghiệp có thể thúc đẩy một môi trường khuyến khích sự cởi mở, cải thiện bản thân và phát triển tập thể bằng cách thúc đẩy cảm giác dễ bị tổn thương giữa các thành viên trong nhóm.

Nâng cao năng suất của bạn theo cách của người Nhật

Việc tích hợp các phương pháp năng suất Nhật Bản này vào chế độ hàng ngày của một người có thể tạo ra một sự thay đổi mang tính mô hình trong phương thức hoạt động và chiến lược giải quyết vấn đề của một người. Mỗi phương pháp như vậy trình bày những quan điểm riêng biệt và cách tiếp cận thực tế để tăng cường quỹ đạo của năng suất.

Tận dụng các công cụ công nghệ được đề xuất cho phép một người nâng cao ảnh hưởng của các phương pháp như vậy đồng thời đạt được mức năng suất và hiệu quả cao trên cả lĩnh vực cá nhân và nghề nghiệp.