Cách đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel
Đường dẫn nhanh
⭐Cách đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel
⭐Cách đánh dấu các cột trùng lặp trong hai cột trong Excel
Bài học chính
Chức năng định dạng có điều kiện gốc của Excel cho phép người dùng xác định và phân biệt hiệu quả giữa các dữ liệu trùng lặp trong bảng tính của họ mà không tốn nhiều công sức.
Bằng cách tuân thủ một số ít quy trình đơn giản, người ta có thể dễ dàng xác định và phân biệt giữa các ô chứa dữ liệu trùng lặp và áp dụng phương pháp định dạng đặt trước hoặc tùy chỉnh để phân biệt các trường hợp lặp lại này trong các ô nói trên.
Các bản sao trong nhiều cột có thể được xác định bằng cách sử dụng công thức đánh giá nội dung của từng cột với nhau, sau đó nhấn mạnh bất kỳ trường hợp trùng lặp nào bằng cách sử dụng một kiểu được chỉ định riêng.
Bảng tính Excel đôi khi có thể chứa các giá trị trùng lặp, điều này có thể gây khó chịu. Tuy nhiên, người ta có thể dễ dàng xác định và tách biệt những trường hợp đó bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện trong ứng dụng.
Cách đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel
Excel bao gồm một chức năng vốn có cho phép người dùng xác định và phân biệt các giá trị trùng lặp trong một vùng chọn ô được chỉ định thông qua việc đánh dấu. Chức năng này loại bỏ yêu cầu sắp xếp công thức phức tạp vì nó tự động tạo ra một quy định định dạng có điều kiện mới trong ứng dụng. Người dùng có thể chọn từ một loạt các chủ đề thiết kế được xác định trước hoặc tạo ra cách sắp xếp theo phong cách độc đáo của họ để phân biệt trực quan các bản sao.
Để xác định và phân biệt thông tin lặp lại trong tài liệu Excel, vui lòng tuân thủ các nguyên tắc sau:
Vui lòng chọn phạm vi ô mong muốn để kiểm tra việc phát hiện sự trùng lặp trong bảng tính.
⭐ Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, nhấp vào Định dạng có điều kiện. 
⭐ Di chuột qua Đánh dấu các quy tắc ô trong menu thả xuống rồi nhấp vào Giá trị trùng lặp. 
Chọn tùy chọn định dạng mong muốn cho các ô trùng lặp trong hộp thoại “Giá trị trùng lặp”, hộp thoại này trình bày một loạt các định dạng có sẵn để bạn chọn.
Nhấp vào “OK” để áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện đã chỉ định cho phạm vi ô được chỉ định.
Excel hiện đã áp dụng lược đồ định dạng để xác định và phân biệt các giá trị lặp lại trong phạm vi đã chỉ định, phù hợp với cấu hình ưa thích của bạn. Điều quan trọng cần lưu ý là bất kỳ trường hợp nào của một giá trị cụ thể xuất hiện nhiều lần sẽ phải chịu cách xử lý này.
Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện cung cấp một phương tiện thuận tiện để thay đổi các nguyên tắc hiện có. Để truy cập công cụ này, hãy điều hướng đến tab “Trang chủ” trên giao diện Excel của bạn và nhấp vào “Định dạng có điều kiện”. Xác định vị trí tùy chọn có nhãn “Quản lý quy tắc” nằm ở cuối menu con tiếp theo. Bằng cách chọn “Bảng tính này”, bạn sẽ có thể xem tất cả các quy định định dạng hiện hành và sửa đổi hoặc xóa những quy định được cho là phù hợp.
Cách đánh dấu các cột trùng lặp trong hai cột trong Excel
Đôi khi, có thể sẽ có lợi nếu tập trung vào việc xác định sự trùng lặp trong các cột cụ thể thay vì trong toàn bộ bảng tính. Bằng cách đó, người ta có thể đánh giá liệu các đặc điểm nhất định có được chia sẻ giữa các mục trong hai cột riêng biệt hay không, từ đó phát hiện các lỗi tiềm ẩn do sự lặp lại vô ý.
Trong tài liệu Excel minh họa, một số nhân vật tưởng tượng nhất định và các đặc điểm tương ứng của chúng được sắp xếp theo định dạng bảng. Nếu ai đó muốn xác định những đặc điểm chung của Thor và Green Goblin, họ có thể nhanh chóng xác định bất kỳ mục nào được sao chép trong cả hai tiêu đề cột để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định này.
Vui lòng chọn hai cột để so sánh và đảm bảo không có ô trống nào được chọn vì chúng biểu thị các mục trùng lặp.
⭐ Trên tab Trang chủ, trong nhóm Kiểu, nhấp vào Định dạng có điều kiện.
Trong menu thả xuống, chọn “Quy tắc mới” để tạo quy tắc mới.
Trong các tham số cho quy tắc định dạng, dưới phần chọn ô cần định dạng, hãy chọn phương pháp xác định dựa trên phương trình.
⭐ Trong hộp Định dạng giá trị nơi công thức này là đúng, nhập công thức sau:
=$C2=$H2
⭐ Nhấn Format để chọn định dạng muốn áp dụng cho ô trùng lặp. Bạn có thể thay đổi đường viền, tô màu và phông chữ hoặc thay đổi định dạng bằng định dạng số tùy chỉnh của Excel. 
Nhấp vào “OK” sẽ cho phép áp dụng định dạng có điều kiện cho các cột được chỉ định trong bảng tính của bạn.
Bạn sẽ quan sát các giá trị trùng lặp trong các cột nói trên được nhấn mạnh bằng cách sử dụng kiểu trình bày đã chỉ định. Trong trường hợp này, dữ liệu được sao chép trong cột C và H sẽ được chú ý.
Công thức sử dụng một phép toán logic đơn giản để xác định xem mỗi ô trong cột C có tương ứng với ô tương ứng trong cột H hay không, bắt đầu từ hàng thứ hai. Sau đó, Microsoft Excel đánh giá hàm này cho phạm vi ô được chỉ định (C2:C7, H2:H7) và áp dụng định dạng cho những giá trị mang lại kết quả dương tính, cụ thể là các trường hợp xảy ra trùng lặp.
Để đảm bảo rằng công thức định dạng có điều kiện áp dụng cho mọi hàng trong một phạm vi được chỉ định, điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa tham chiếu cố định và tham chiếu tương đối trong Excel. Cụ thể, các cột được tham chiếu bằng ký hiệu đô la ($) được coi là tham chiếu tuyệt đối không đổi bất kể ô được chọn, trong khi các hàng vốn có tính chất tương đối, thay đổi khi người dùng chọn các ô khác nhau trong cột tương ứng. Nắm vững khái niệm này là rất quan trọng để tạo ra các công thức định dạng có điều kiện hiệu quả.
Các mục trùng lặp gây ra mối đe dọa đáng kể đối với tính chính xác và độ tin cậy của dữ liệu của một người, gây nguy hiểm cho độ tin cậy của nó. Quá trình định vị và loại bỏ chúng có thể tốn nhiều công sức và thời gian, đặc biệt khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Tuy nhiên, bằng cách nắm vững nghệ thuật xác định và loại bỏ các bản sao trong Excel, người dùng có thể nâng cao hiệu quả và đảm bảo tính nhất quán của thông tin.