4 cách để cắt giảm giờ làm việc của bạn

Trong cuộc sống vô cùng bận rộn và nhịp độ nhanh ngày nay, một trong những điều quan trọng nhất mà mọi người mong muốn là thời gian rảnh rỗi. Thời gian là tài sản vô giá và tất cả chúng ta đều có thể sử dụng nhiều giờ hơn trong ngày, cho dù đó là dành thời gian cho những người thân yêu, bạn bè hay chính mình.

Vì việc tăng thời lượng ban ngày là không khả thi, nên giải pháp thay thế khả thi nhất nằm ở việc giảm bớt các cam kết nghề nghiệp của một người. Rất may, có một số phương pháp đơn giản để giảm số giờ làm việc mỗi ngày một cách hiệu quả.

Để đạt được sự cân bằng thỏa đáng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đồng thời duy trì hiệu quả trong cả hai lĩnh vực, hãy cân nhắc thực hiện các đề xuất sau để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống:

Ưu Tiên Quản Lý Năng Lượng Hơn Quản Lý Thời Gian

Việc chuyển đổi từ phương pháp quản lý thời gian truyền thống sang phương pháp tiếp cận dựa trên năng lượng bao gồm việc điều chỉnh quy trình làm việc của một người để phù hợp với sở thích và nhu cầu cá nhân, bao gồm các yếu tố như địa điểm, thời gian và phương pháp. Thay vì tuân thủ một cách cứng nhắc một lịch trình định trước, điều cần thiết là tập trung vào việc tối ưu hóa việc sử dụng thời gian của một người, thay vì chỉ theo dõi thời gian trong ngày. Bằng cách áp dụng tư duy này, không chỉ số giờ làm việc có thể giảm đi mà khả năng mệt mỏi và kiệt sức về tinh thần cũng có thể giảm đáng kể.

Để đạt được năng suất cao hơn với thời gian hạn chế, điều cần thiết là phải phân bổ ít nguồn lực hơn cho những phiền nhiễu và tập trung vào các hoạt động tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành. Bằng cách ưu tiên các mục tiêu và sáng kiến, một người có thể quản lý lịch trình của mình một cách hiệu quả đồng thời nỗ lực đạt được tham vọng cá nhân hoặc nghề nghiệp.

Việc sử dụng các chiến lược như giải quyết các nhiệm vụ khó khăn nhất ngay từ đầu, được gọi là “Ăn ếch”, có thể là một cách tiếp cận hiệu quả để ưu tiên các nhiệm vụ đòi hỏi khắt khe trước khi giải quyết các vấn đề ít cấp bách hơn. Hơn nữa, ngay cả những điều chỉnh tưởng chừng như nhỏ nhặt, chẳng hạn như kích hoạt chế độ lấy nét chuyên dụng trên thiết bị di động của một người, cũng có thể có tác động đáng kể nhưng tăng dần đến năng suất và sự tập trung.

Đừng ngại ủy quyền

Là một cá nhân có kinh nghiệm, điều cần thiết là phải nhận ra thời điểm thích hợp để quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều cá nhân gặp khó khăn trong việc xác định trách nhiệm nào cần xử lý cá nhân và nhiệm vụ nào có thể được giao cho người khác do không chắc chắn về năng lực của chính họ và của các thành viên trong nhóm của họ.

Để phân bổ trách nhiệm một cách hiệu quả, người ta có thể sử dụng Ma trận Eisenhower như một công cụ để sắp xếp các nhiệm vụ thông qua việc tổ chức phân loại chúng theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Phương pháp tiếp cận năng suất, phân công ưu tiên và lập kế hoạch này tạo điều kiện cho việc quản lý thời gian hiệu quả.

Giao những trách nhiệm không phức tạp, dễ học và đơn điệu cho người khác là một chiến lược hiệu quả cho phép một người phân bổ thêm thời gian cho những nhiệm vụ nặng nề hơn và tiết kiệm thời gian cá nhân. Người ta có thể lựa chọn một danh sách nhiệm vụ đơn giản hoặc tận dụng những lợi ích của Ma trận Eisenhower để phát triển một chương trình nghị sự được ưu tiên.

Việc tận dụng các ứng dụng quản lý tác vụ cộng tác cho phép giám sát hiệu quả các trách nhiệm được giao thông qua giám sát và điều phối tập trung.

Hợp lý hóa lịch họp

Để giảm bớt cảm giác không hài lòng, kiệt sức và kích động thường gặp sau khi tham dự nhiều cuộc họp, một chiến lược hiệu quả là sử dụng các nền tảng họp trực tuyến cho phép sử dụng thời gian hiệu quả hơn đồng thời giảm thiểu nguy cơ kiệt sức.

Một cách tiếp cận bổ sung để nâng cao hiệu quả của các cuộc họp là sắp xếp hợp lý chương trình họp bằng cách thực hiện các chiến lược để giảm thiểu sự lộn xộn. Điều này có thể đạt được bằng nhiều cách, chẳng hạn như:

Tham dự các cuộc họp với mục tiêu được xác định rõ ràng và kiên định tuân thủ mục đích đó trong suốt quá trình họp là một phần thiết yếu của giao tiếp hiệu quả và cộng tác hiệu quả.

Từ chối tất cả những lời mời tụ tập không góp phần nâng cao năng suất hoặc hiệu quả của họ là một quyết định sáng suốt vì nó cho phép các cá nhân tập trung vào những nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng hơn. Bằng cách loại bỏ các cuộc họp không cần thiết khỏi lịch trình của một người, họ có thể tối đa hóa thời gian và nguồn lực của mình, cuối cùng dẫn đến thành công lớn hơn trong cả nỗ lực cá nhân và nghề nghiệp.

Khi xem xét các cách để tối ưu hóa lịch họp, điều quan trọng là phải xác định cuộc họp nào đang diễn ra có thể được hưởng lợi từ khoảng thời gian ngắn hơn và cuộc họp nào có thể phù hợp hơn với ít lần diễn ra hơn.

Việc hợp nhất các cuộc họp của bạn thành một phiên duy nhất, kéo dài hoặc chia chúng thành hai cuộc họp ngắn hơn có thể giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh và tăng cường sự tập trung bằng cách loại bỏ sự gián đoạn trong suốt ngày làm việc.

Bằng cách sử dụng các ứng dụng lên lịch cuộc họp, người ta có thể xem xét các cuộc hẹn có thể truy cập của mình một cách hiệu quả cùng với các cuộc hẹn của những người tham dự khác. Cách tiếp cận hợp lý này giảm thiểu lượng thời gian thường dành cho việc xác định điểm hẹn dễ chịu cho tất cả các bên liên quan.

Hợp tác và chịu trách nhiệm lẫn nhau

Hợp tác làm việc với đối tác không chỉ nâng cao năng suất mà còn thúc đẩy trách nhiệm giải trình đối với hành động của một người. Tham gia vào các tương tác xã hội thường xuyên sẽ làm giảm xu hướng trì hoãn và mất tập trung. Một cách tiếp cận thực tế bao gồm việc hợp tác với một cá nhân khác và làm việc cùng nhau đồng thời để kích thích động lực và đạt được những thành tựu lớn hơn.

Tồn tại các nền tảng hợp tác ảo tạo điều kiện thuận lợi cho việc hình thành quan hệ đối tác giữa các cá nhân đang tìm cách cộng tác từ xa. Những nền tảng này cho phép người dùng lên lịch giờ làm việc ưa thích của họ và kết nối với những cá nhân có cùng chí hướng, có chung mục tiêu, nuôi dưỡng tinh thần trách nhiệm và tình bạn thân thiết trong việc theo đuổi các mục tiêu chung.

Lấy lại nhiều thời gian hơn

Trong thế giới nhịp độ nhanh của chúng ta, các cá nhân cố gắng đạt được sự thư giãn trong công việc hàng ngày của họ. Mặc dù có cùng khoảng thời gian 24 giờ mỗi ngày, nhưng cách một người quản lý thời gian sẽ quyết định tính hiệu quả của nó. May mắn thay, bằng cách thực hiện những gợi ý thiết thực này, một người có thể lấy lại quyền kiểm soát lịch trình của mình trong khi vẫn duy trì năng suất, cho phép họ tập trung vào các mục tiêu cá nhân của mình.