Cách tạo bảng Kanban trong Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án linh hoạt và cốt lõi của nó là bảng Kanban—một cỗ máy mạnh mẽ để tổ chức các nhiệm vụ hiệu quả. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo bảng Kanban trong Trello để hợp lý hóa các dự án, nhiệm vụ và quy trình làm việc nhằm nâng cao năng suất của bạn.
Đăng ký Trello
Nếu bạn mới sử dụng Trello và chưa có tài khoản hiện tại, hãy truy cập trang web Trello và nhấp vào Đăng ký-hoàn toàn miễn phí! Bạn có thể đăng ký bằng địa chỉ email của mình hoặc sử dụng các tùy chọn SSO với Google, Microsoft, Apple hoặc Slack để tạo tài khoản.
Trước khi đi sâu vào sử dụng Trello, điều cần thiết là phải hiểu cấu trúc phân cấp của nó bao gồm không gian làm việc, bảng, danh sách và thẻ. Trong phần này, chúng tôi sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về từng thành phần tạo nên nền tảng của hệ thống tổ chức của Trello.
Không gian làm việc ảo đóng vai trò như một kho lưu trữ có tổ chức cho các thành phần khác nhau trong nỗ lực nghề nghiệp của một người, cho phép tạo ra các không gian riêng biệt phù hợp với các dự án hoặc nhóm cụ thể.
Hội đồng đóng vai trò là sự thể hiện trực quan về các cam kết và khái niệm chính mà họ muốn theo đuổi, cung cấp cái nhìn tổng quan về các sáng kiến và nguyện vọng quan trọng của họ một cách ngắn gọn.
Tạo danh sách trong Trello có thể giúp sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ, điều này có thể giúp tăng năng suất bằng cách cho phép người dùng quản lý dự án của họ tốt hơn. Bằng cách phân loại các giai đoạn khác nhau của một dự án, việc xác định các mốc quan trọng cần đạt được để tiến lên phía trước sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Tóm lại, việc sử dụng thẻ trong phát triển linh hoạt là rất quan trọng để thể hiện các nhiệm vụ và hoạt động riêng lẻ được tạo ra trong quá trình thực hiện dự án. Các thẻ này đóng vai trò là sự trình bày trực quan về các hạng mục công việc và cung cấp thông tin có giá trị về trạng thái, mức độ ưu tiên và các chi tiết liên quan khác của chúng. Bằng cách sử dụng thẻ một cách hiệu quả, các nhóm có thể cải thiện khả năng giao tiếp, hợp lý hóa quy trình công việc và nâng cao năng suất tổng thể.
Tạo một bảng mới
Khi đăng ký Trello, người dùng được nhắc thiết lập Không gian làm việc ban đầu của họ, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và tổ chức các dự án khác nhau trong một nền tảng tập trung.
Tạo bảng của riêng bạn
Để thiết kế và xây dựng một dự án độc đáo với diện mạo phù hợp, bạn có tùy chọn tạo bảng trò chơi được cá nhân hóa ngay từ đầu. Nếu bạn chọn theo đuổi con đường này, hãy làm theo các bước sau:
Vui lòng nhấp vào “Tạo bảng đầu tiên của bạn” để bắt đầu tạo bảng nút chai đầu tiên của bạn.
Sử dụng Mẫu có sẵn
Trello cung cấp cho người dùng tùy chọn khám phá thư viện mẫu quản lý dự án phong phú bằng cách chọn một trong số các tùy chọn được thiết kế sẵn có sẵn. Để nâng cao quá trình tùy chỉnh, nên phân loại các mẫu theo nhu cầu hoặc yêu cầu cụ thể. Sự đa dạng của các mẫu do Trello cung cấp trải dài trên nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, thiết kế, tiếp thị và làm việc từ xa.
Để chọn một mẫu có sẵn:
Vui lòng nhấp vào biểu tượng nằm ở bên phải bảng của bạn trong menu, biểu tượng có dấu cộng.
Hãy xem qua bộ sưu tập mẫu toàn diện của chúng tôi bằng cách nhấp vào “Duyệt qua Thư viện mẫu đầy đủ” và khám phá nhiều tùy chọn đa dạng có sẵn trong thư viện phong phú của chúng tôi.
Vui lòng chọn một mẫu phù hợp từ thư viện phong phú của chúng tôi bằng cách nhấp vào “Sử dụng mẫu”. Điều này sẽ cho phép bạn tiến hành dự án của mình một cách hiệu quả, đảm bảo rằng tất cả các thành phần cần thiết đều được bao gồm.
Vui lòng đặt tên cho bảng của bạn và nhấp vào “Tạo” để bắt đầu. Một khung vẽ trống đang chờ bạn, sẵn sàng để bạn thỏa sức sáng tạo và biến tầm nhìn của mình thành hiện thực. Chỉ cần cung cấp tiêu đề hoặc mô tả về những gì bạn hình dung cho dự án của mình và hãy bắt đầu!
Tùy chỉnh bảng của bạn
Để điều chỉnh cách trình bày bảng dự án nhằm truyền đạt mục tiêu chính cho nhóm của bạn một cách hiệu quả, bạn có thể sửa đổi mô tả của bảng. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi quản lý nhiều bảng cho nhiều nhóm khác nhau và yêu cầu phân biệt giữa chúng. Để thay đổi mô tả của bảng, hãy làm theo các bước sau:
Vui lòng nhấp vào ba dấu chấm nằm ở góc trên bên phải không gian làm việc của bạn để truy cập các tùy chọn và cài đặt bổ sung.
Vui lòng hạn chế sử dụng biểu tượng cảm xúc trong bối cảnh chuyên nghiệp. Đây là một cách diễn đạt thay thế: “Để cá nhân hóa mô tả dự án của bạn, chỉ cần điều hướng đến’Giới thiệu về bảng này’, chọn’Chỉnh sửa’, thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào và sau đó lưu các thay đổi của bạn bằng cách nhấp vào’Lưu'.
Trello cung cấp sự linh hoạt để cá nhân hóa phông nền của từng bảng riêng lẻ theo sở thích và yêu cầu của mỗi người. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi thực hiện nhiều dự án đồng thời, vì nó cho phép dễ dàng phân biệt thông qua việc áp dụng các màu sắc riêng biệt. Ngoài ra, người dùng có tùy chọn hiển thị một bức ảnh yêu thích trên bảng quản lý công việc cá nhân của họ, mang lại cảm giác tình cảm trong khi vẫn duy trì một không gian làm việc ngăn nắp. Việc sửa đổi nền đòi hỏi nỗ lực tối thiểu; chỉ cần làm theo các bước sau…
Vui lòng nhấp vào ba dấu chấm nằm ở góc trên bên phải không gian làm việc của bạn để truy cập các tùy chọn và cài đặt bổ sung.
Vui lòng chọn nền từ các tùy chọn được cung cấp và sau đó thực hiện lựa chọn mong muốn của bạn.
Việc ghi nhãn mang lại cơ hội tuyệt vời để phân loại và tinh chỉnh trách nhiệm của bạn nhằm nâng cao hiệu quả của tổ chức. Ghi nhãn cá nhân hóa cho phép phân chia các loại nhiệm vụ khác nhau trong một dự án cụ thể, từ đó tạo điều kiện quản lý nhiệm vụ hiệu quả hơn và tăng cường sắp xếp tổng thể.
Tồn tại ba phương pháp mà người ta có thể tạo hoặc sửa đổi nhãn, bao gồm nhưng không giới hạn ở các phương pháp sau:
Vui lòng mở rộng các hướng dẫn được cung cấp theo cách tinh tế hơn.
Vui lòng di con trỏ lên thẻ ảo có hình biểu thị đồ họa giống ngón tay, sau đó nhấn nút nằm ở góc phần tư phía trên bên phải của thẻ bằng thiết bị đầu vào máy tính, sau đó chọn’Chỉnh sửa Nhãn’từ các tùy chọn xuất hiện.
Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần di chuyển thiết bị trỏ của máy tính, thường được gọi là chuột, để định vị con trỏ trên thẻ trong khi nhấn phím chữ’L’trên bàn phím.
Thiết kế danh sách của bạn
Thật vậy, người ta có khả năng tạo và cá nhân hóa quy trình làm việc độc đáo của mình ngay trong danh sách được chỉ định. Hoạt động này thường được coi là khá đơn giản. Để kết hợp một bước bổ sung trong quy trình làm việc được chỉ định của một người, người ta chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
Khi bạn điều hướng đến điểm cuối của không gian làm việc, vui lòng hướng con trỏ của bạn sang phía ngoài cùng bên phải và thực hiện hành động nhấp chuột, sau đó là lệnh bổ sung để thêm một khoảng không quảng cáo khác. Ngoài ra, nếu bạn cần mở rộng hơn nữa, chỉ cần thực hiện lại các bước đã đề cập trước đó.
Để sửa đổi chỉ định của bất kỳ danh sách hiện tại nào, chỉ cần chọn nhãn của danh sách và gán tiêu đề mới cho nó.
Việc sắp xếp lại các thẻ của bạn trên bảng Kanban có thể được thực hiện dễ dàng thông qua giao diện người dùng kéo và thả trực quan của chúng tôi. Chỉ cần chọn thẻ mong muốn bằng cách nhấp vào thẻ đó, sau đó kéo và thả thẻ vào vị trí mới trong quy trình làm việc.
Thêm và sắp xếp thẻ
Khi thiết lập một dự án và xác định các quy trình hoạt động của nó, bắt buộc phải bắt đầu bằng việc xây dựng các chi tiết cụ thể của nó. Điều này có thể liên quan đến việc bắt đầu tạo các thẻ nhiệm vụ trên bảng trắng và phân bổ việc thực hiện chúng cho các thành viên trong nhóm dự án.
Để tạo thẻ mới trên không gian làm việc của bạn, vui lòng nhấp vào biểu tượng “+” nằm bên dưới khu vực được chỉ định (tức là danh sách) mà bạn định thiết lập một nhiệm vụ mới. Bạn cũng có thể thêm nhiều thẻ bằng cách chọn “Thêm thẻ” hoặc chỉ cần sử dụng phím “Enter” trên bàn phím để nhập các tác vụ tiếp theo.
Khi bạn đã tạo thẻ trên bảng Trello của mình, bạn có thể chọn thêm ngày đến hạn, nhãn hoặc tệp đính kèm vào thẻ đó vào bất kỳ thời điểm nào. Hơn nữa, bạn cũng có thể chọn chia sẻ nhiệm vụ này với người khác nếu cần thiết. Đối với những người sử dụng Trello như một công cụ hỗ trợ cho những nỗ lực sáng tạo của họ, có một số chiến lược hữu ích có thể nâng cao hơn nữa thành công hợp tác mà chắc chắn đáng xem xét.
Việc sửa đổi trạng thái trách nhiệm của một người đòi hỏi ít kiến thức chuyên môn vì nó có thể được thực hiện bằng cách đơn giản thao tác biểu diễn kỹ thuật số của một tác vụ bằng cách sử dụng thiết bị trỏ như chuột hoặc bàn di chuột theo cách tương tự như việc định vị lại các mục vật lý trong danh sách hoặc trình tự.
Theo dõi tiến độ trong hội đồng quản trị của bạn
Trello cung cấp một phương pháp hiệu quả để theo dõi tiến độ tổng thể, cho phép người dùng dễ dàng cập nhật trạng thái nhiệm vụ của mình bằng cách sắp xếp lại các thẻ trên bảng. Tính năng này cho phép các cá nhân tạo ra “bộ não thứ hai” giúp nâng cao năng suất khi kết hợp với các công cụ và tài nguyên quản lý dự án khác.
Bằng cách sắp xếp lại các thẻ theo nhiều cấp độ khác nhau trong cơ cấu tổ chức của dự án, bạn tạo ra một mô tả trực quan ngày càng rõ ràng về tiến trình của dự án. Hình minh họa bằng hình ảnh này cho phép bạn xác định kịp thời các trở ngại, tối ưu hóa hoạt động của mình và đảm bảo rằng mỗi hoạt động đều tiến triển suôn sẻ và hiệu quả.
Tăng năng suất của bạn với Bảng Kanban của Trello
Mở khóa nâng cao năng suất bằng cách sử dụng các khả năng nâng cao của nền tảng Trello để lập kế hoạch và tổ chức dự án năng động. Các bảng hấp dẫn trực quan và chức năng kéo và thả liền mạch cho phép theo dõi nhiệm vụ hiệu quả, cộng tác giữa các thành viên trong nhóm và điều hướng tập trung để đạt được mục tiêu dự án mà không phải đi đường vòng hoặc thất bại.
Mặc dù việc sử dụng các tính năng cơ bản của Trello trong giới hạn chế độ xem bảng của nó có thể đủ đối với một số người dùng, nhưng những người muốn nhận ra đầy đủ khả năng của nền tảng được khuyến khích nâng cấp lên gói đăng ký cao cấp phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ.