Cách sử dụng BCC trong Outlook (và điều gì xảy ra khi bạn làm vậy)

Đường dẫn nhanh

⭐BCC trong Email có nghĩa là gì?

⭐Cách sử dụng BCC trong Outlook trên máy tính của bạn

⭐Cách sử dụng BCC trong Outlook trên thiết bị di động

⭐Điều gì xảy ra khi bạn sử dụng BCC trong Outlook?

Bài học chính

Chức năng BCC của Outlook cho phép người dùng che giấu địa chỉ email riêng lẻ của nhiều người nhận, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phổ biến hiệu quả các thư tùy chỉnh trên quy mô lớn.

Việc bật tính năng BCC trong cài đặt Outlook của bạn cho phép bổ sung liền mạch người nhận BCC khi soạn thư mới.

Khi sử dụng tính năng Blind Carbon Copy (BCC) trong thư điện tử, người nhận dự định sẽ nhận được thông tin liên lạc như bình thường; tuy nhiên, họ không thể phân biệt danh tính của bất kỳ cá nhân nào khác cũng được đưa vào thông qua phương pháp này và họ cũng không thể thêm các bên đó vào tin nhắn trả lời của riêng mình.

Khám phá sự phức tạp của việc sử dụng chức năng BCC trong Microsoft Outlook khi chúng tôi hướng dẫn bạn quy trình từng bước để kết hợp tính năng này trên cả nền tảng di động và máy tính để bàn của bạn. Ngoài ra, hãy hiểu rõ hơn về tác động của việc sử dụng BCC trong Outlook.

BCC trong Email có ý nghĩa gì?

Từ viết tắt BCC có nghĩa là “Bản sao mù carbon”, khác với chức năng sao chép carbon tiêu chuẩn (CC) về khả năng hiển thị. Khi sử dụng CC, những người nhận bổ sung có thể nhận ra địa chỉ email của cá nhân được sao chép bằng carbon; tuy nhiên, với BCC, thông tin đó vẫn được giấu kín.

Khi sử dụng chức năng BCC trong tin nhắn điện tử, người ta có thể truyền thư từ một cách kín đáo đến nhiều cá nhân trong khi vẫn duy trì giao diện tùy chỉnh. Một tình huống phổ biến đòi hỏi chiến thuật này có thể là khi gửi thông tin liên lạc tại nơi làm việc cho tất cả nhân viên nhưng lại muốn che giấu danh sách người nhận rộng rãi khỏi tầm nhìn của công chúng.

Bạn có tùy chọn bao gồm trường “Bcc” khi sử dụng Outlook hoặc các dịch vụ email khác, điều này cho phép bạn ẩn địa chỉ email của người nhận với nhau. Điều này đặc biệt hữu ích khi gửi một tin nhắn tới nhiều người quen không thuộc cùng một nhóm xã hội, chẳng hạn như gửi lời mời tụ tập tới một số cá nhân mà không tiết lộ liên hệ của họ với nhau.

Một tình huống tiềm ẩn khác mà vấn đề này có thể phát sinh là khi một người muốn đưa ra một tuyên bố quan trọng, chẳng hạn như lễ đính hôn sắp tới. Điều quan trọng cần lưu ý là những cá nhân chủ yếu sử dụng Microsoft Outlook cho thư từ chuyên nghiệp nên cẩn thận để không phạm bất kỳ lỗi điển hình nào thường thấy trong giao tiếp qua email liên quan đến công việc để ngăn chặn mọi hậu quả không lường trước được.

Cách sử dụng BCC trong Outlook trên máy tính của bạn

Khi đi sâu vào nghệ thuật sử dụng chức năng sao chép ẩn trong nền tảng của Microsoft Outlook, bạn nên kiểm tra quy trình trên cả ứng dụng trên máy tính để bàn và ứng dụng dựa trên web của nó. Các đoạn tiếp theo sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các thủ tục cần thiết áp dụng cho từng định dạng tương ứng.

Cách sử dụng BCC trong Outlook trên ứng dụng web

Để đảm bảo khả năng hiển thị tối ưu của tính năng BCC trong Outlook, người ta có thể chọn điều chỉnh cài đặt của mình cho phù hợp. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thực hiện các bước cần thiết trong menu tùy chọn của ứng dụng.

⭐ Nhấp vào biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải, biểu tượng giống bánh răng cưa.

⭐ Chọn Email > Soạn và trả lời. Trong Định dạng tin nhắn, đánh dấu vào ô bên cạnh Luôn hiển thị Bcc.

Vui lòng nhấp vào biểu tượng “X” nằm ở góc trên bên phải của hộp thoại này để loại bỏ nó và giữ nguyên mọi sửa đổi bạn đã thực hiện.

Khi bạn đã lưu thành công các tùy chọn của mình, vui lòng tiến hành các bước được nêu bên dưới để sử dụng tính năng Danh sách liên hệ và danh sách phân phối hàng loạt trong thư điện tử của bạn.

⭐ Chọn Email mới.

⭐ Thêm những liên hệ bạn muốn vào BCC trong phần Bcc, trước khi thêm những người nhận khác và nội dung/chủ đề email.

Khi bạn chuẩn bị phổ biến địa chỉ thư điện tử của mình cho người khác, vui lòng chọn “Gửi” để tiếp tục.

Cách sử dụng BCC trong Ứng dụng Outlook trên máy tính

Để hiển thị trường bản sao ẩn (BCC) trong Microsoft Outlook trên máy tính Mac, quy trình này hơi khác so với quy trình của hệ thống dựa trên Windows. Cho phép tôi bắt đầu bằng cách trình bày giao thức cho thiết bị Mac:

⭐ Đi tới Outlook > Cài đặt.

⭐ Chọn Đang soạn thảo ở phần Email.

⭐ Đánh dấu vào ô bên cạnh Hiển thị trường BCC theo mặc định.

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ của bạn, vui lòng sử dụng nút “X” được chỉ định để xác nhận và đóng.

Trên Windows:

Vui lòng điều hướng đến menu “Cài đặt”, sau đó chọn “Thư”, sau đó chọn “Soạn thư” hoặc “Trả lời”.

Vui lòng chọn hộp kiểm bên cạnh “Luôn hiển thị Bcc” để cho biết tùy chọn của bạn về việc bao gồm địa chỉ bản sao ẩn (BCC) khi gửi email.

Trong một số phiên bản nhất định của hệ điều hành Outlook dành cho Windows, có thể điều hướng đến tùy chọn chuyển tiếp bản sao của email đến người nhận bổ sung bằng cách truy cập Tùy chọn và chọn Bcc làm cài đặt mong muốn.

Để thêm địa chỉ email Blind Carbon Copy (BCC) trên cả Windows và macOS, vui lòng tuân thủ bộ nguyên tắc sau.

⭐ Chọn Email mới.

⭐ Trong tab Bcc, nhập địa chỉ email của bạn.

Vui lòng hoàn thành phần còn lại của tin nhắn, sau đó nhấp vào “Gửi” sau khi hoàn tất.

Cách sử dụng BCC trong Outlook trên thiết bị di động

Có thể dễ dàng kết hợp người nhận phụ thông qua việc sử dụng chức năng sao chép mù carbon trên các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng, như được minh họa bằng hướng dẫn từng bước được cung cấp bên dưới.

⭐Nhấn vào Email mới trên màn hình của bạn.

Vui lòng mở rộng mũi tên bên cạnh trường “Tới” bằng cách nhấp vào mũi tên đó, thao tác này sẽ cho phép bạn thêm người nhận bổ sung vào thư email của mình.

Khi soạn thư, điều cần thiết là phải xem xét những cá nhân sẽ nhận được bản sao của thư mà không được thừa nhận một cách rõ ràng. Để thực hiện điều này, người ta có thể sử dụng trường “Bcc”, viết tắt của Blind Carbon Copy. Bằng cách nhập địa chỉ email của người nhận mong muốn vào phần này trước khi hoàn thành các phần còn lại của thư, người ta đảm bảo rằng quyền riêng tư của họ vẫn được giữ nguyên trong khi vẫn cho phép họ được thông báo về thông tin liên lạc.

⭐ Nhấn vào nút Gửi (biểu tượng mũi tên) ở góc dưới cùng bên phải khi bạn sẵn sàng gửi email của mình. Đóng

Ngoài việc bao gồm những người nhận bổ sung theo cách thủ công bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào trường “Bcc”, Microsoft Outlook còn cung cấp tùy chọn để người dùng tự động hóa quy trình này thông qua một tính năng cho phép họ tự sao chép carbon (Cc) trên mỗi thư họ gửi hoặc đưa địa chỉ email của chính họ vào trường bản sao ẩn (Bcc) của mỗi thư gửi đi. Chức năng này được thiết kế để nâng cao sự tiện lợi và nâng cao hiệu quả tổ chức khi giao tiếp với nhiều bên.

Điều gì xảy ra khi bạn sử dụng BCC trong Outlook?

Khi sử dụng trường “Bcc” trong email qua Microsoft Outlook, tất cả những người nhận dự định sẽ nhận được thư. Thông tin được truyền tải giống hệt với thông tin sẽ được cung cấp cho các cá nhân được chỉ định là người nhận chính hoặc những người được bao gồm trong “Cc”. Tuy nhiên, những người phản hồi những thông tin liên lạc như vậy bị hạn chế đưa tất cả các bên đã được đề cập thông qua chức năng “Bcc” vào phản hồi của họ.