Bây giờ bạn có thể gửi email bằng giọng nói trong Microsoft Outlook, nhưng bạn có nên không?
Đường dẫn nhanh
⭐Công cụ Dictate trên Microsoft Outlook là gì?
⭐Cách truy cập Đọc chính tả bằng giọng nói trên Microsoft Outlook
⭐Cách sử dụng Đọc chính tả bằng giọng nói trên Microsoft Outlook
⭐Bạn có nên sử dụng tính năng Đọc chính tả bằng giọng nói trên Microsoft Outlook không?
Bài học chính
Microsoft đã phát triển một tính năng tiên tiến cho ứng dụng email phổ biến của mình, Outlook, được gọi là “Dictate”. Công cụ cải tiến này cho phép người dùng soạn tin nhắn thông qua lời nói thay vì phải gõ chúng theo cách thủ công. Bằng cách sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo tiên tiến cùng với khả năng nhận dạng giọng nói chính xác, Dictate đơn giản hóa đáng kể quá trình soạn và gửi email. Giao diện thân thiện với người dùng giúp cả những người am hiểu công nghệ và những người ít quen thuộc với hoạt động của máy tính có thể truy cập được, từ đó mở rộng đối tượng tiềm năng cho công cụ hỗ trợ giao tiếp đáng chú ý này.
Việc sử dụng chức năng Đọc chính tả trong Microsoft 365 Outlook cung cấp cho người dùng khả năng kết hợp chỉ định người nhận và chủ đề thông qua lệnh thoại, từ đó mở rộng các khả năng cơ bản của nó như một ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản.
Trong một số trường hợp, người ta nhận thấy rằng hiệu suất của tính năng Đọc chính tả khác nhau giữa các phiên bản khác nhau của Microsoft Outlook. Cụ thể, những người dùng sử dụng chức năng Dictate trong phiên bản Outlook for Microsoft 365 mới nhất có xu hướng trải nghiệm kết quả sao chép chính xác và đáng tin cậy hơn so với những người sử dụng các phiên bản phần mềm cũ hơn hoặc thay thế.
Việc sử dụng đầu vào dựa trên giọng nói thông qua micrô có thể mang lại sự dễ dàng đáng kể khi điều hướng các nền tảng giao tiếp điện tử như Outlook, đặc biệt đối với những người gặp khó khăn khi thao tác với thiết bị cầm tay hoặc muốn nghỉ ngơi sau những chuyển động ngón tay lặp đi lặp lại. Gần đây, Microsoft đã giới thiệu một tính năng bổ sung trong phần mềm của mình cho phép người dùng soạn thư email bằng lời nói. Tuy nhiên, câu hỏi vẫn là liệu việc đầu tư thời gian và công sức cần thiết để sử dụng chức năng này có mang lại lợi ích đáng kể cho người dùng cá nhân hay không.
Công cụ Dictate trên Microsoft Outlook là gì?
Nguồn hình ảnh: pavel89l/Shutterstock
Tính năng Dictate của Microsoft Outlook cho phép người dùng sử dụng micrô của họ để soạn thư email thông qua chuyển giọng nói thành văn bản. Sau khi kích hoạt, mọi lời nói được micrô của thiết bị ghi lại sẽ tự động được chuyển đổi thành văn bản và chèn trực tiếp vào nội dung email. Chức năng này đặc biệt có lợi cho những cá nhân có thể gặp khó khăn khi nhập bằng bàn phím thủ công hoặc những người thích sự tiện lợi của giao tiếp bằng lời nói thay thế cho cách gõ truyền thống.
Việc sử dụng tính năng Outlook Dictate cung cấp một cách tiếp cận khác để soạn email thay vì sử dụng ứng dụng đọc chính tả chuyên dụng trong hệ điều hành Windows.
Tính năng Outlook Dictate cho phép thực hiện nhiều tác vụ tập trung vào email, bao gồm soạn và gửi thư, mở rộng danh sách phân phối và xây dựng tiêu đề chủ đề.
Thứ hai, thông báo tính năng trên Microsoft 365 Insider tuyên bố rằng tính năng đọc chính tả của Outlook sử dụng “lệnh thoại được hỗ trợ bởi AI”, điều này gợi ý rằng có nhiều quá trình xử lý diễn ra hơn một chút so với các ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản khác.
Trước khi bắt đầu, bạn nên kiểm tra kỹ xem Outlook có hỗ trợ ngôn ngữ của bạn không. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các ngôn ngữ trên Hỗ trợ của Microsoft.
Cách truy cập Đọc chính tả bằng giọng nói trên Microsoft Outlook
Để bắt đầu sử dụng Dictate trong Microsoft 365 Outlook hoặc Outlook dành cho web, hãy điều hướng đến bản nháp hoặc phản hồi mới bằng cách mở nó trong một trong những nền tảng này. Sau khi mở, hãy xác định vị trí và nhấp vào nút “Tin nhắn” nằm dọc theo thanh trên cùng.
Vui lòng nhấn nút “Ra lệnh” nằm trên thanh công cụ xuất hiện khi kích hoạt. Biểu tượng này giống như một chiếc micrô nhỏ màu xanh lam và được đặt ở đầu bên phải của thanh. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh biểu tượng micrô để chọn ngôn ngữ nhập ưa thích của mình.
Outlook đã triển khai một tính năng thân thiện với người dùng, cung cấp chỉ báo bằng âm thanh khi chức năng Đọc chính tả được kích hoạt và sẵn sàng nhận đầu vào bằng giọng nói. Sau khi bắt đầu, mọi từ được nói sẽ được chép trực tiếp vào văn bản email, cho phép giao tiếp bằng lời nói liền mạch mà không cần phải nhập thủ công. Để ngừng đọc chính tả bất cứ lúc nào, chỉ cần nhấp vào biểu tượng micrô một lần nữa sẽ tắt tính năng này và cho phép ứng dụng hoạt động bình thường.
Cách sử dụng Đọc chính tả bằng giọng nói trên Microsoft Outlook
Kết hợp việc sử dụng lệnh thoại cùng với chức năng của Outlook, người dùng phiên bản Microsoft 365 có thể sử dụng hướng dẫn bằng lời nói để thao tác với email của họ. Bằng cách kích hoạt micrô và nói lệnh “Thêm [tên] vào email”, người ta có thể thêm một cá nhân vào danh sách người nhận. Tương tự, bằng cách nêu rõ “Thêm [tên] vào CC/BCC”, người ta có thể đưa những thông tin khác vào phần bản sao hoặc bản sao ẩn. Sau khi thiết lập người nhận dự kiến, người dùng có thể hướng thiết bị của họ tới “Đặt trường chủ đề thành [chủ đề]”, từ đó truyền đạt chủ đề rõ ràng cho thư từ của họ.
Trong một số lần lặp lại nhất định của Microsoft Outlook, có thể các hướng dẫn nói trên không mang lại kết quả mong muốn. Tuy nhiên, người dùng có tùy chọn sử dụng tính năng Đọc chính tả để soạn tin nhắn của họ. Miễn là biểu tượng micrô được hiển thị, cho biết chế độ đọc chính tả đã được kích hoạt, mọi giọng nói sẽ được chép lại và chèn trực tiếp vào trường văn bản của email.
Chắc chắn! Để đảm bảo sử dụng dấu câu thích hợp khi truyền đạt cảm xúc hoặc nhấn mạnh, điều quan trọng là phải cung cấp hướng dẫn rõ ràng. Bằng cách nêu “dấu chấm than” ở cuối câu, chẳng hạn như “Tôi đã tìm thấy món quà hoàn hảo cho bạn dấu chấm than” sẽ dẫn đến việc thêm dấu chấm than ở cuối câu. Tương tự, việc chèn ký hiệu tiền tệ và biểu thức toán học cũng đòi hỏi phải làm rõ tương tự.
Việc sử dụng Microsoft 365 cho phép quá trình gửi email liền mạch bằng giọng nói của một người. Sau khi hoàn tất việc soạn thảo thư, bạn chỉ cần nói lệnh “gửi email”, sau đó là phản hồi xác nhận là “có” khi được Outlook nhắc để đảm bảo độ chính xác khi truyền.
Bạn có nên sử dụng tính năng Đọc chính tả bằng giọng nói trên Microsoft Outlook?
Về mặt lý thuyết, công nghệ nhập liệu dựa trên giọng nói có triển vọng hấp dẫn; tuy nhiên, hiệu quả của nó phụ thuộc vào khả năng đáp ứng mong đợi của một người. Để xác định chức năng của nó, tôi quyết định thử nghiệm tính năng này và đánh giá hiệu suất của nó.
Mặc dù việc sử dụng chức năng ngoài môi trường gốc của nó trong Microsoft Outlook tỏ ra có phần hạn chế vì một số chức năng mong muốn không được tích hợp nên tôi đã gặp phải sự cố với hiệu suất của hệ thống chuyển giọng nói thành văn bản. Độ chính xác của nhận dạng giọng nói có vẻ chưa tối ưu, dẫn đến các trường hợp trong đó công nghệ không nhận dạng chính xác lời nói của tôi, hiểu sai lời nói của tôi hoặc ngắt đột ngột đầu vào âm thanh trong khi trò chuyện.
Khi tải xuống Microsoft 365 và sử dụng ứng dụng Outlook của nó, quan điểm của tôi đã trải qua một sự chuyển đổi hoàn toàn. Với tất cả các chức năng có giá trị hiện có thể truy cập được, tôi có thể dễ dàng định cấu hình danh sách người nhận, soạn thảo dòng chủ đề và bắt đầu soạn tin nhắn bằng lệnh thoại. Đáng chú ý, Outlook thể hiện khả năng hiểu hoàn hảo, do đó khiến nó trở thành một tính năng không thể thiếu trong nền tảng Microsoft 365, một trong những dịch vụ tôi yêu thích nhất.
Trình duyệt của bạn không hỗ trợ thẻ video.
Khi sử dụng tính năng Đọc chính tả trong Microsoft 365, một thông báo kín đáo sẽ hiển thị khi kích hoạt micrô. Để tối ưu hóa trải nghiệm của bạn, tôi thực sự khuyên bạn nên điều hướng đến thông báo nói trên và chuyển đổi “Bật dấu câu tự động” trong menu cấu hình đi kèm. Tùy chọn này tỏ ra có hiệu quả cao trong việc suy ra chính xác vị trí dấu câu dự định của tôi sau khi xử lý dữ liệu nhập bằng giọng nói của tôi.
Nhìn chung, tôi nghĩ rằng tính năng Dictate của Outlook đáng sử dụng trên Microsoft. Nếu bạn định viết email bằng công cụ này, tôi khuyên bạn nên truy cập tài khoản Microsoft , tải xuống Microsoft 365, rồi sử dụng Outlook thông qua trung tâm Microsoft 365. Tuy nhiên, các phiên bản khác của Outlook có kết quả khá tốt với các công cụ Dictate của riêng chúng.