6 cách thú vị để sử dụng Notion

Chức năng của Notion vượt xa các mục đích sử dụng thông thường, đặc biệt là với kiến ​​thức tận dụng nó vượt xa các khả năng cơ bản của nó. Một số phương pháp hấp dẫn và độc đáo để sử dụng Notion bao gồm

1Sử dụng Notion làm Công cụ lập kế hoạch hàng ngày

Việc tích hợp nhiều công cụ năng suất có thể nâng cao tiện ích tổng thể của chúng; tuy nhiên, việc duy trì đồng bộ hóa giữa các công cụ này có thể là một thách thức. Việc đạt được trình độ thành thạo trong việc kết hợp lịch trong Notion đóng vai trò như một phương tiện hiệu quả để giảm thiểu gánh nặng này.

Để kết hợp lịch trong tài khoản Google của bạn, bạn bắt buộc phải thực hiện theo chuỗi hành động sau để sửa đổi cài đặt tài khoản của mình cho phù hợp:

⭐ Truy cập trang web Lịch Google.

⭐ Nhấp vào biểu tượng bánh răng trên thanh menu, sau đó nhấp vào Cài đặt.

Trong menu cài đặt, chọn lịch mong muốn và định cấu hình tùy chọn nhúng của lịch đó trong phần “Cài đặt cho lịch của tôi”.

Vui lòng cuộn xuống phần có nhãn “Tích hợp Lịch”, nơi bạn sẽ tìm thấy URL tương ứng với “URL công khai cho lịch này”. Thông tin này sẽ sớm được sử dụng để nhúng lịch của bạn vào Notion.

Bằng cách sử dụng URL được cung cấp, người ta có thể kết hợp hiệu quả lịch Google của mình vào sổ ghi chép Notion bằng cách tuân thủ phương pháp tiếp theo:

Vui lòng nhấp vào vị trí mong muốn trong văn bản và nhập thông tin cần thiết để nhúng sự kiện lịch.

⭐ Dán URL từ cài đặt Lịch Google của bạn và nhấn Enter.

Không phải tất cả các nền tảng web đều cho phép kết hợp nội dung của chúng. Trong trường hợp bạn gặp lỗi “Không thể tải”, có thể trang web bạn đang cố truy cập đã triển khai các biện pháp ngăn chặn việc nhúng.

2Tăng tốc bản thân với Công cụ theo dõi tiến độ trong Notion

Việc duy trì động lực hướng tới một mục tiêu xa xôi thường thể hiện bản thân nó như một thách thức khó chịu do tính chất bí ẩn xung quanh nó. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng trình theo dõi tiến trình trong sổ làm việc Notion của một người, họ có thể nhận ra sự tiến bộ của mình và đánh giá xem liệu họ có đáp ứng được mong đợi hay không.

Notion đơn giản hóa quá trình hiển thị tiến trình thông qua việc sử dụng các tính năng cơ sở dữ liệu nâng cao của nó, bao gồm hỗ trợ cho thanh tiến trình và vòng tiến trình.

Để thiết lập trình theo dõi tiến trình suôn sẻ cho sổ làm việc Notion của bạn, cần thực hiện một số phép tính nhất định trong hệ thống cơ sở dữ liệu cơ bản. May mắn thay, quá trình này có thể được thực hiện với nỗ lực và độ phức tạp tối thiểu thông qua quy trình đơn giản sau:

Điều hướng đến một trang web mới bằng cách nhấp vào “Trang mới” nằm trong menu thanh bên trái.

Xin lưu ý rằng đây là hướng dẫn đơn giản để người dùng điều hướng qua các tùy chọn và chế độ xem khác nhau trên một trang web. Nó gợi ý nhấp vào “Thêm” ở cuối trang để truy cập các lựa chọn bổ sung, sau đó chọn “Bảng” để thay đổi định dạng hiển thị.

Nhấp vào “Cơ sở dữ liệu mới” để bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu mới trong bảng.

Thêm một cột mới có tên “Tiến trình” và chỉ định cột đó có kiểu dữ liệu là “Số”.

⭐ Tiếp theo, tạo cột kiểu Công thức có tên là Hoàn thành.

Khi bạn được yêu cầu sửa đổi nội dung của cột mới tạo trong bảng bằng công thức, vui lòng điều hướng đến “Chỉnh sửa” theo sau là tùy chọn nằm ở bên phải của “Hoàn thành”.

Khi nhấp vào nút “Tiến trình”, bạn sẽ được nhắc chọn một công thức và tiến hành thêm nó vào phép tính hiện tại của mình. Sau khi hoàn tất, vui lòng nhấp vào nút “Xong” để hoàn tất quá trình.

Vui lòng chọn biểu diễn đồ họa “Thanh” hoặc “Vòng” cho các điểm dữ liệu và chọn cách chúng được hiển thị bằng cách chọn từ các tùy chọn bên dưới biểu đồ. Bạn có thể linh hoạt sửa đổi cài đặt này bất kỳ lúc nào nếu bạn muốn khám phá các kiểu hiển thị khác nhau.

⭐ Cuối cùng, nhập tổng (mẫu số) mà bạn muốn tiến trình (tử số) được chia cho trong thuộc tính Chia cho.

Bạn có thể kết hợp các thanh tiến trình được tạo từ cơ sở dữ liệu đã thiết lập của mình thông qua việc triển khai chế độ xem trên bất kỳ trang nào trong sổ ghi chép Notion của bạn. Để kết hợp thanh tiến trình mới được giới thiệu, hãy làm theo các quy trình được đề xuất sau:

Vui lòng nhấp vào biểu tượng kèm theo và sau đó chọn tùy chọn’Chế độ xem cơ sở dữ liệu được liên kết’từ menu thả xuống để hiển thị tổng quan được kết nối về kho lưu trữ dữ liệu của chúng tôi ở định dạng được nhúng trong trang web hiện tại của bạn.

Vui lòng chọn nguồn dữ liệu thích hợp bằng cách chọn cơ sở dữ liệu mà trước đó bạn đã nhập công thức thanh tiến trình.

Để nâng cao sự hấp dẫn trực quan của bảng, người ta có thể ẩn các tiêu đề cột không mong muốn bằng cách chọn chúng bằng một cú nhấp chuột và chọn tùy chọn “Ẩn trong Chế độ xem” từ menu ngữ cảnh. Điều này sẽ cho phép giám sát tốt hơn tiến độ nhiệm vụ chỉ dựa trên trạng thái hoàn thành.

Nếu một người muốn sắp xếp các nhiệm vụ của mình dựa trên mức độ hoàn thành, việc chọn “Sắp xếp giảm dần” trong cột “Hoàn thành” sẽ dẫn đến các nhiệm vụ có tiến độ cao nhất sẽ được hiển thị lên hàng đầu.

3Ditch ứng dụng nhắc nhở và tạo các tác vụ định kỳ

Hỗ trợ gốc của Notion cho các tác vụ định kỳ thông qua chức năng cơ sở dữ liệu của nó giúp giảm bớt sự thất vọng thường gặp khi quản lý các tác vụ đó trong các ứng dụng năng suất không có khả năng này. Quá trình tạo các tác vụ lặp đi lặp lại được đơn giản hóa và sắp xếp hợp lý, cho phép người dùng chỉ định tần suất ưu tiên mà không tốn nhiều công sức.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tác vụ trong Notion, bạn nên thiết lập một hệ thống có tổ chức bằng cách tạo cơ sở dữ liệu sử dụng mẫu “danh sách việc cần làm” được chỉ định. Khi cơ sở dữ liệu đã được khởi tạo, người ta có thể tiến hành thực hiện theo một loạt hành động để tạo các tác vụ lặp lại như chi tiết bên dưới:

⭐ Nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải nút Mới để xem các tùy chọn mẫu nâng cao.

Khi nhấp vào “Mẫu mới”, bạn sẽ được nhắc tạo một mẫu mới đòi hỏi phải có các mẫu riêng biệt cho mọi tần suất nhiệm vụ làm điều kiện tiên quyết.

Sau khi hoàn tất việc tùy chỉnh các mẫu dự án trong Trello, vui lòng cung cấp thông tin cần thiết về người được giao và trạng thái của từng thẻ, sau đó bạn có thể nhấp vào “Quay lại” để hoàn tất các điều chỉnh của mình và lưu giữ chúng vô thời hạn.

Vui lòng mở lại hộp thoại cài đặt mẫu và chọn bố cục mong muốn được lặp lại từ biểu tượng bên cạnh đi kèm với mẫu mà bạn muốn đặt làm sự kiện định kỳ.

⭐ Cuối cùng, nhấp vào Lặp lại và chọn tần suất bạn muốn các tác vụ với mẫu đó lặp lại.

Xin lưu ý rằng khi chọn tần suất lặp lại, bạn có tùy chọn lên lịch các tác vụ diễn ra theo những khoảng thời gian phức tạp, chẳng hạn như các ngày cụ thể trong tuần hoặc tháng. Sau khi thiết lập mẫu lặp lại, bạn có thể tạo tác vụ bằng cách chọn mẫu đó từ menu thả xuống và nhấp vào nút tương ứng.

4 Mang lại cho cuốn sổ tay Notion của bạn một sự lột xác về mặt thẩm mỹ

Mặc dù các nhật ký và lịch có hình ảnh bắt mắt có thể hấp dẫn nhưng việc sao chép diện mạo của chúng trong Notion có thể khá khó khăn. Tuy nhiên, việc nâng cao sức hấp dẫn trực quan cho không gian làm việc Notion của bạn không chỉ đơn thuần là những cân nhắc về mặt thẩm mỹ. Bằng cách nắm vững nghệ thuật vẽ trong Notion, bạn có thể nâng không gian làm việc của mình lên một tầm cao mới và phát huy hết tiềm năng của nó.

Có rất nhiều khả năng đáng chú ý để kết hợp các yếu tố đồ họa trong Notion, tùy thuộc vào kết quả mong muốn. Trong số những lựa chọn đặc biệt nhất là:

Figma, một công cụ hiệu quả cao, vượt trội trong việc tạo ra các biểu diễn trực quan như biểu đồ và đồ thị một cách dễ dàng.

Witeboard.com cung cấp giải pháp liền mạch để kết hợp các bản phác thảo quyến rũ vào nội dung của bạn một cách dễ dàng.

Canva, một nền tảng đặc biệt được thiết kế để tạo ra các thiết kế đồ họa hấp dẫn trực quan một cách dễ dàng và tinh tế.

Excalidraw, một công cụ đa năng được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo ra các hình minh họa phức tạp và chi tiết.

Draw.io cung cấp một bộ tính năng toàn diện cho phép người dùng tạo các sơ đồ đặc biệt một cách dễ dàng.

Mặc dù Notion không cung cấp khả năng vẽ gốc nhưng nó hỗ trợ nhúng nhiều công cụ khác nhau cho phép người dùng thực hiện các tác vụ đồ họa phức tạp một cách dễ dàng. Ví dụ: người ta có thể sử dụng Witeboard để kết hợp các hình minh họa sống động trong ghi chú của họ và thậm chí tích hợp các sơ đồ dự án rõ ràng bằng tính năng tích hợp của Figma.

Việc tích hợp phần tử hình ảnh mới được tạo vào không gian làm việc cá nhân của một người có thể được thực hiện với nỗ lực tối thiểu bằng cách truy xuất URL được nhúng và kết hợp nó trong tài liệu bằng cú pháp “/nhúng”.

5Sử dụng Bảng tính để lập ngân sách cho tương lai của bạn

Lập ngân sách là một phương tiện hiệu quả để các cá nhân có thể lấy lại quyền kiểm soát các vấn đề tài chính của mình. Với hàng loạt công cụ của Notion để tạo, quản lý và trực quan hóa bảng tính ngân sách, người dùng có nhiều tùy chọn để đạt được mục tiêu này. Ngoài ra, việc nhúng tài liệu Google Trang tính trong Notion sẽ nâng cao hơn nữa khả năng của nó về mặt này.

Việc tích hợp Bảng tính Google mang lại một số lợi thế so với các tùy chọn khác. Một lợi ích đáng kể nằm ở vô số mẫu bảng tính mạnh mẽ và hấp dẫn trực quan có sẵn trong Google Trang tính có thể hợp lý hóa quy trình công việc của bạn. Hơn nữa, các mẫu này thường kết hợp các macro thân thiện với người dùng để nâng cao năng suất hơn nữa. Có lẽ đáng chú ý nhất là khi chia sẻ liên kết tới Google Trang tính thông qua Notion, nó có thể chỉnh sửa trực tiếp trong nền tảng sau, do đó loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.

Để kết hợp Bảng tính Google trong không gian làm việc Notion, bạn có thể làm theo các hướng dẫn quy trình sau:

Thật vậy, bạn nên chọn một trong những mẫu ngân sách Google Trang tính được xếp hạng hàng đầu hiện có để đảm bảo kế hoạch quản lý tài chính hiệu quả. Bằng cách tạo phiên bản được cá nhân hóa, bạn có thể điều chỉnh nó theo nhu cầu và sở thích cụ thể của mình để có kết quả tối ưu.

⭐ Bấm vào Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải màn hình, sau đó thay đổi Quyền truy cập chung thành Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem.

⭐Sao chép liên kết.

Vui lòng quay lại không gian làm việc Notion của bạn và điều hướng đến trang hoặc mục cơ sở dữ liệu mong muốn nơi bạn muốn nhúng URL được cung cấp. Khi đó, hãy sử dụng chức năng soạn thảo văn bản trong Notion để tạo khối nội dung mới bằng cách nhập lệnh thích hợp để chèn một đối tượng được nhúng, chẳng hạn như “Nhúng” hoặc tương tự, sau đó dán URL được cung cấp vào trường nhập được chỉ định. Sau khi xác minh thông tin đã nhập là chính xác, hãy nhấn phím enter trên bàn phím để xác nhận quá trình nhúng.

Tóm lại, bạn nên bắt đầu chỉnh sửa bảng tính của mình để có được lợi thế trong việc chuẩn bị cho kế hoạch tài chính sắp tới của mình.

6Jam Out trong các buổi làm việc và học tập trong Notion

Với kiến ​​thức về việc kết hợp các tài nguyên có giá trị như bảng tính và lịch trong Notion, người ta đang trên đường hướng tới việc tạo ra một cuốn sổ ghi chép hiệu quả cao. Notion cung cấp nhiều phương pháp để cá nhân hóa sổ ghi chép của một người thông qua nội dung được nhúng-bao gồm khả năng tích hợp danh sách phát yêu thích. Để minh họa, đây là các bước cần thiết để chèn nội dung nhúng Spotify một cách hiệu quả:

Để truy cập và sử dụng nội dung mong muốn từ nền tảng Spotify, hãy điều hướng đến vị trí hoặc mục phương tiện cụ thể mà bạn định kết hợp trong trang web hoặc ứng dụng của mình.

Vui lòng nhấp vào biểu tượng được cung cấp để truy cập menu tùy chọn và chọn “Chia sẻ” từ đó.

⭐ Khi menu chia sẻ xuất hiện, nhấp vào Nhúng danh sách phát.

Sau khi đạt được sự hài lòng với cách trình bày trực quan của nội dung được nhúng, hãy sửa đổi bản xem trước theo ý muốn và sau đó chọn tùy chọn “Sao chép” để kết hợp nó trong văn bản của bạn.

Để thêm tiện ích Spotify trong Notion, vui lòng làm theo các bước sau:1. Quay lại Notion và điều hướng đến vị trí mong muốn trong trang hoặc cơ sở dữ liệu nơi bạn muốn kết hợp tiện ích Spotify.2. Chọn dòng văn bản hoặc nội dung cụ thể mà bạn định nhúng tiện ích Spotify bằng cách nhấp trực tiếp vào nó.3. Khi bạn di chuột qua văn bản đã chọn, một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện. Từ menu này, chọn “Nhúng” làm tùy chọn.

Đáng tiếc là có vẻ như việc nhúng từng bản nhạc trong Notion không được hỗ trợ. Tuy nhiên, danh sách phát được nhúng dường như hoạt động bình thường trong nền tảng.

Không còn nghi ngờ gì nữa, khi bạn đã khai thác được dòng sáng tạo của mình, nhiệm vụ còn lại chỉ là đưa nó vào hoạt động và bắt tay vào công việc. Hơn nữa, hãy nhớ rằng với động lực thích hợp, tiềm năng đạt được những gì trong Notion là không có giới hạn.