6 cách sử dụng Google Trang tính để phân tích dữ liệu

Bài học chính

Việc sử dụng các biểu diễn trực quan, chẳng hạn như biểu đồ và đồ thị trong Google Trang tính cho phép người dùng xem xét kỹ lưỡng dữ liệu thông qua giao diện đồ họa, cho phép so sánh các giá trị số trên một trục y hoặc trục y kép. Tính năng này cung cấp một loạt các tùy chọn biểu đồ, cho phép người dùng chọn từ nhiều kiểu biểu đồ khác nhau để truyền tải thông tin của họ một cách hiệu quả.

Việc sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính tạo điều kiện thuận lợi cho một phương tiện giám sát hiệu quả các mẫu và biến động dữ liệu thông qua việc triển khai các sửa đổi trực quan đối với các ô dựa trên nội dung của chúng. Hơn nữa, tính năng này được trang bị khả năng kết hợp các công thức do người dùng xác định, do đó biến nó thành một công cụ có hiệu quả cao cho mục đích phân tích.

Việc kết hợp chức năng lọc trong Google Trang tính cho phép người dùng xác định một cách hiệu quả các chi tiết thích hợp trong tập dữ liệu của họ bằng cách tổ chức và lọc dữ liệu, từ đó hỗ trợ việc hiểu và phân tích thông tin được trình bày.

Google Trang tính là một giải pháp thay thế mạnh mẽ, miễn phí và được sử dụng rộng rãi cho Microsoft Excel, sở hữu các khả năng tương đương với đối tác của nó về mặt phân tích dữ liệu.

Google Trang tính cung cấp nhiều chức năng tích hợp cho phép người dùng thực hiện các phân tích dữ liệu phức tạp, bao gồm tính toán thống kê, thao tác dữ liệu và trực quan hóa. Một số hàm phổ biến bao gồm SUM(), AVERAGE(), COUNT(), MEDIAN(), STDEV(), VLOOKUP(), INDEX()/MATCH() và IF(). Ngoài ra, Google Trang tính còn cho phép tạo tập lệnh tùy chỉnh bằng cách sử dụng JavaScript, điều này mở ra nhiều khả năng phân tích dữ liệu nâng cao hơn nữa.

Sử dụng Biểu đồ và Đồ thị

Các cá nhân có khuynh hướng nhận thức thông tin trực quan và có thể đạt được các giá trị số tương phản một cách hiệu quả thông qua việc trình bày chúng cạnh nhau. Do đó, khi xử lý các tập dữ liệu, Google Trang tính cung cấp nhiều cách biểu diễn đồ họa khác nhau như biểu đồ đường, vùng, thanh và hình tròn, cùng với các biểu đồ khác.

Google Trang tính cung cấp một cách hiệu quả để tạo biểu đồ từ dữ liệu của một người bằng cách sử dụng các tính năng biểu đồ của nó. Bằng cách đó, người dùng có thể hình dung xu hướng dữ liệu của họ dễ dàng hơn. Ngoài ra, có thể vẽ biểu đồ với hai trục y trong Google Sheets, cho phép so sánh giữa hai biến dựa trên biến thứ ba. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi giá trị của các biến được so sánh có thang đo khác nhau.

Sử dụng sức mạnh của định dạng có điều kiện

Khi xử lý tập dữ liệu trải qua các sửa đổi liên tục, các biểu diễn trực quan như đồ thị và biểu đồ có thể không lý tưởng để nắm bắt các thay đổi theo thời gian thực. Trong những trường hợp như vậy, sẽ hiệu quả hơn khi sử dụng các công cụ được thiết kế đặc biệt để theo dõi các bộ dữ liệu đang phát triển thay vì dựa vào các biểu diễn đồ họa tĩnh.

Định dạng có điều kiện đóng vai trò là công cụ có giá trị để nâng cao khả năng trình bày dữ liệu trực quan trong bảng tính. Bằng cách sử dụng chức năng này, người ta có thể tự động sửa đổi giao diện của từng ô trong một bảng tính mà không thực sự sửa đổi thông tin cơ bản. Để minh họa, giả sử bạn đang sử dụng Google Trang tính để theo dõi ngày hết hạn của các mặt hàng. Với định dạng có điều kiện theo ý của bạn, bạn có thể tự động điều chỉnh màu sắc, kiểu phông chữ và màu văn bản của các ô đó để làm nổi bật chúng.

Việc triển khai định dạng có điều kiện trong Google Trang tính cho phép một phương tiện hiệu quả để xác định thông tin quan trọng trong tập dữ liệu bằng cách chỉ định các màu hoặc thang màu cụ thể để thể hiện các mức độ quan trọng khác nhau. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu xem xét thủ công từng phần dữ liệu vì thông tin liên quan sẽ tự động được đánh dấu, do đó tiết kiệm thời gian và công sức quý báu. Quá trình này bao gồm việc chọn một trong các mẫu “Một màu” hoặc “Thang màu” dựng sẵn có sẵn trong ứng dụng, cho phép người dùng tùy chỉnh tùy chọn theo yêu cầu cụ thể của họ.

Chức năng giúp phân biệt Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính như một công cụ phân tích hiệu quả nằm ở khả năng áp dụng các biểu thức do người dùng xác định. Miễn là một người đã nghĩ ra các nguyên tắc cơ bản chi phối việc trực quan hóa dữ liệu mong muốn, họ có thể khai thác tính năng này trong Google Trang tính để hiểu rõ hơn về thông tin được cung cấp.

Tận dụng bộ lọc

Việc sử dụng chức năng SORT trong ngữ cảnh của Google Trang tính cho phép người dùng sắp xếp các điểm dữ liệu của họ một cách có hệ thống, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho cách tiếp cận hợp lý hơn trong việc định vị thông tin cụ thể. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải thừa nhận rằng quá trình này cần có sự can thiệp thủ công để xác định chính xác các chi tiết cần thiết.

Thay vì xem xét một loạt các hàng bằng các phương pháp thủ công, bạn nên sử dụng chức năng “Bộ lọc” trong Google Trang tính. Chức năng cụ thể này mang lại nhiều kết quả tương ứng với thông tin mong muốn, do đó loại bỏ sự cần thiết phải áp dụng các chức năng khác nhau một cách riêng biệt. Do đó, tất cả các kết quả có liên quan có thể được đối chiếu dễ dàng trong một phần đặc biệt của bảng tính.

Ngoài ra, đối với những người sở hữu bộ dữ liệu lớn, việc triển khai bộ lọc là một quá trình dễ dàng. Chỉ cần nhấp vào bất kỳ ô nào trong hàng tiêu đề và chọn “Tạo bộ lọc” từ menu ngữ cảnh. Biểu tượng mũi tên giảm dần sẽ được hiển thị dọc theo ô đã chọn, khi được nhấp vào, sẽ hiển thị một loạt tùy chọn để lọc và sắp xếp tập dữ liệu của bạn một cách dễ dàng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích thông tin của bạn.

Các cách khác nhau để sử dụng hàm SUM trong Google Trang tính

Thật vậy, mặc dù nhiều người đã quen với việc sử dụng chức năng cơ bản của hàm SUM trong Google Trang tính để thực hiện các phép tính số học đơn giản như phép cộng, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là hàm linh hoạt này cung cấp nhiều khả năng ngoài mục đích cơ bản của nó. Ví dụ: người dùng có thể sử dụng hàm SUM không chỉ để tổng hợp các giá trị số mà còn để tính tổng các tham chiếu ô riêng lẻ hoặc thậm chí toàn bộ ma trận trong một bảng tính nhất định. Bằng cách tận dụng các tính năng bổ sung này, người ta có thể thực hiện các phép tính phức tạp và thao tác các tập dữ liệu trong môi trường Google Trang tính một cách hiệu quả.

Thật vậy, hàm SUM vượt xa mục đích cơ bản của nó là tổng hợp các giá trị số. Trên thực tế, có rất nhiều ứng dụng đa dạng dành cho các hàm SUM khác nhau có sẵn trong Google Trang tính. Ví dụ, người ta có thể sử dụng các hàm này để thực hiện các phép tính phức tạp và đạt được các kết quả phức tạp.

⭐ SUM: Cộng số hoặc ô.

Hàm SUMIF là một công cụ mạnh mẽ để tổng hợp dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể được chỉ định trong chính công thức. Điều này cho phép người dùng phân tích tập dữ liệu của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong suốt quá trình. Việc sử dụng chức năng này có thể hợp lý hóa đáng kể các hoạt động khác nhau, chẳng hạn như lập ngân sách hoặc dự báo, bằng cách cho phép người dùng trích xuất thông tin liên quan một cách dễ dàng và tự tin.

Hàm “SUMSQ” tính tổng bình phương của các giá trị đã chọn.

Sử dụng hàm SUMIFS để tổng hợp dữ liệu dựa trên các tiêu chí nhiều mặt được chỉ định được mô tả trong công thức.

Hàm tính tổng chênh lệch bình phương giữa các phần tử tương ứng trong hai mảng đầu vào, sau khi trừ đi từng giá trị theo cặp với nhau và sau đó cộng tất cả các tổng kết quả này để tạo ra một giá trị đầu ra duy nhất.

Công thức tính tổng bình phương của mỗi giá trị trong mảng đầu tiên, trừ đi bình phương của phần tử lân cận tương ứng trong mảng thứ hai và cuối cùng cộng các kết quả này lại.

Hàm tính tổng của một chuỗi các phép toán được thực hiện trên các cặp ô từ hai mảng. Đầu tiên, mỗi phần tử trong mảng đầu tiên được bình phương bằng hàm SUMX2PY2. Sau đó, kết quả thu được từ thao tác này sẽ được thêm vào bình phương của phần tử tương ứng trong mảng thứ hai. Cuối cùng, những khoản tiền riêng lẻ này được tổng hợp lại để tạo ra một giá trị tổng duy nhất.

Hàm SUMPRODVEL nhân giá trị của các ô riêng lẻ trong một phạm vi được chỉ định từ nhiều mảng, tổng hợp các sản phẩm này trước khi trả về tổng tích lũy của chúng.

Việc sử dụng các phương pháp tính tổng lũy ​​tiến này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán thống kê, xác định giá trị trung bình có trọng số và nhiều hình thức kiểm tra dữ liệu khác. Việc thực hiện các công thức này giúp loại bỏ sự cần thiết phải tính toán thủ công, từ đó đẩy nhanh quá trình một cách đáng kể và tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Học cách sử dụng các hàm COUNT, COUNTIF và các hàm COUNT khác

Ngoài việc chỉ kiểm tra tập dữ liệu của một người, việc xác định số lượng điểm dữ liệu hiện có cũng có giá trị trong lĩnh vực phân tích dữ liệu. Đối với những người thành thạo sử dụng hàm COUNT và COUNTIF trong Google Trang tính, có thể phân biệt tổng số phần tử trong một mảng nhất định, cũng như định lượng các trường hợp trong đó các phần tử nói trên đáp ứng tiêu chí cụ thể do COUNTIF thiết lập.

Ngoài hàm “COUNT” và biến thể của nó là “COUNTIF”, Google Trang tính còn cung cấp nhiều phương pháp thay thế để kiểm đếm dữ liệu trong bảng tính.

Phần mềm được thiết kế để kiểm đếm tần suất xuất hiện của dữ liệu số trong một phạm vi ô được chỉ định trong bảng tính.

UDF “COUNTA” là hàm được sử dụng để đếm tổng số ô trong một phạm vi được chỉ định có chứa các giá trị số hoặc logic, ngoại trừ các ô trống và các ô có lỗi.

Hàm COUNTIF tính tổng số ô trong một phạm vi hoặc mảng xác định đáp ứng tiêu chí cụ thể, được xác định bởi giá trị được đặt trong chính công thức.

Hàm COUNTIFS được sử dụng để đếm số ô đáp ứng tiêu chí cụ thể trong một phạm vi ô nhất định, có tính đến nhiều điều kiện cho mỗi giá trị ô.

Hàm “COUNTBLANK” được sử dụng để tính tổng số ô trống trong phạm vi ô đã chọn.

Hàm “COUNTUNIQUE” tính toán tổng số giá trị riêng biệt hoặc duy nhất có trong một phạm vi ô được chỉ định.

Hàm COUNTUNIQUEIFS tính toán số lượng giá trị riêng biệt đáp ứng tiêu chí đã chỉ định trong một phạm vi ô nhất định.

Việc sử dụng các hàm COUNT đa dạng này cho phép người ta phân biệt số lượng điểm dữ liệu hiện có. Đặc biệt khi xử lý dữ liệu không phải số, thông tin này tỏ ra vô giá.

Tính linh hoạt của SUBTOTAL

Mặc dù hàm SUBTOTAL có thể giống như một nhãn thay thế cho hàm SUM khi được xem độc lập với Google Trang tính, nhưng ứng dụng của nó khác biệt đáng kể so với những kỳ vọng thông thường trong bối cảnh nền tảng bảng tính của Google.

Để tạo các giá trị tổng phụ trong một tập dữ liệu và tính tổng tổng mà không trùng lặp bất kỳ bản ghi nào, người ta có thể sử dụng hàm SUBTOTAL thay vì SUM. Điều này là do hàm SUBTOTAL bỏ qua mọi công thức SUBTOTAL bổ sung một cách hiệu quả, do đó ngăn chặn việc đếm thông tin dư thừa.

Ngoài chức năng cơ bản là tính tổng, hàm SUBTOTAL còn cung cấp nhiều tính năng nâng cao khác nhau như tính trung bình, đếm giá trị, xác định giá trị tối đa hoặc tối thiểu, đánh giá tổng sản phẩm, đánh giá độ lệch chuẩn, phương sai, v.v. Sự tiện lợi của chức năng này nằm ở khả năng cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu ở các phân đoạn khác nhau mà vẫn đảm bảo tính toán chính xác tất cả các yếu tố mà không sợ trùng lặp.

Google Trang tính là ứng dụng phân tích dữ liệu miễn phí và mạnh mẽ

Việc sử dụng Google Trang tính cung cấp cho người dùng khả năng thực hiện xử lý và phân tích dữ liệu mà không mất thêm phí, loại bỏ nhu cầu mua ứng dụng phần mềm hoặc đăng ký dịch vụ. Tính năng thuận lợi này đặc biệt có lợi cho những cá nhân đang thành lập một doanh nghiệp mới hoặc đang tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động của mình bằng cách giảm chi phí thông qua việc sử dụng Google Trang tính.

Ngoài ra, các chức năng đã được giải thích mang lại hiệu quả đáng kể; tuy nhiên, chúng có thể phức tạp hơn nữa bằng cách kết hợp các ứng dụng của chúng. Sự kết hợp chức năng như vậy cho phép tạo ra những khả năng phức tạp hơn, từ đó cung cấp dữ liệu cần thiết cho việc hình thành các phán đoán hiệu quả.