Cách thực hiện hàm VLOOKUP trong bảng tính Excel

Đường dẫn nhanh

⭐VLOOKUP trong Excel là gì?

⭐Cách thực hiện hàm VLOOKUP trong Excel

⭐Cách kết nối các trang tính Excel với VLOOKUP

Bài học chính

Hàm VLOOKUP của Excel thoạt nhìn có thể khó hiểu; tuy nhiên, thông qua thực hành và áp dụng nhất quán, người ta có thể nhanh chóng thành thạo cách sử dụng nó.

Phương trình cho phép truy xuất một giá trị cụ thể từ một bảng, dẫn đến phản hồi tương quan.

Việc sử dụng VLOOKUP có thể tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều tác vụ liên quan đến dữ liệu khác nhau như phân tích thông tin, tính điểm trung bình và đối chiếu nội dung cột.

Mặc dù VLOOKUP có thể không có chức năng rõ ràng ngay lập tức so với các chức năng khác nhưng không nên đánh giá thấp tiềm năng của nó. Việc kiểm tra toàn diện các nghiên cứu điển hình khác nhau sẽ chứng minh trình độ sử dụng VLOOKUP để nâng cao nỗ lực Excel của một người.

VLOOKUP trong Excel là gì?

Hàm VLOOKUP của Excel có thể được ví như một danh bạ điện thoại, trong đó người ta cung cấp cho nó tên của một cá nhân để lấy thông tin liên hệ tương ứng của họ, chẳng hạn như số điện thoại của họ.

Việc sử dụng VLOOKUP ban đầu có vẻ đáng sợ đối với một số người; tuy nhiên, thông qua việc tiếp xúc với một loạt các trường hợp minh họa và thực hành thực hành, bạn có thể nhanh chóng đạt được sự thành thạo trong việc áp dụng nó.

Cú pháp của VLOOKUP là:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num[, exact]) 

Bảng tính cụ thể này đóng vai trò minh họa cho ứng dụng của hàm VLOOKUP, hoạt động trên một loạt hàng và cột:

Trong ví dụ này, công thức VLOOKUP là:

=VLOOKUP(I3, A2:E26, 2) 

Chúng ta có nên xem xét ý nghĩa của từng biến số này không?

Trong ngữ cảnh của một kịch bản nhất định, “tra cứu\_value” đề cập đến điểm dữ liệu cụ thể được tìm kiếm trong một nguồn hoặc cơ sở dữ liệu đã xác định, có tham chiếu đến một phiên bản cụ thể hiện có. Với mục đích minh họa, giả sử chúng ta xem xét một trường hợp trong đó trọng tâm nằm ở việc trích xuất thông tin từ ô I3, chứa số 4, là kết quả mong muốn của cuộc điều tra của chúng ta.

Phạm vi ô bao gồm một bảng cụ thể có thể được gọi là “mảng bảng”. Trong trường hợp được cung cấp, phạm vi cho biết trải dài từ ô A2 đến E26 trên một trang tính không xác định trong sổ làm việc.

Số chỉ mục của cột mong muốn tương ứng với cột thứ hai của mảng bảng. Nói cách khác, vì thông tin màu nằm ở cột thứ hai của bảng\_array nên cột thích hợp có thể được xác định bằng cách tham chiếu đến chỉ mục tương ứng của nó trong danh sách.

Tham số “chính xác”, là một tính năng tùy chọn, xác định xem kết quả tìm kiếm phải chính xác (sai) hay có thể có một mức độ gần đúng nào đó (đúng), với mức độ gần đúng là cài đặt mặc định.

VLOOKUP cho phép truy xuất một giá trị được chỉ định từ một bảng, sau đó có thể được sử dụng trong các tính toán tiếp theo. Chức năng này có thể được sử dụng riêng lẻ hoặc kết hợp với các thao tác khác để đạt được kết quả mong muốn dựa trên dữ liệu được truy xuất.

Chữ V trong VLOOKUP biểu thị khả năng tìm kiếm theo chiều dọc trong một cột dữ liệu. Hàm này lấy thông tin riêng từ các cột nằm ở bên phải giá trị tra cứu được chỉ định. Mặc dù vốn bị giới hạn ở hướng dọc, VLOOKUP vẫn là một tiện ích không thể thiếu giúp đơn giản hóa các thao tác Excel khác nhau như tính Điểm trung bình (GPA) của một người và độ tương phản giữa hai cột liền kề.

Hàm VLOOKUP quét hàng đầu tiên của bảng\_arrayforlookup\_value. Để xác định được cột khác có thể điều chỉnh điểm tham chiếu của bảng; tuy nhiên, xin lưu ý rằng kết quả sẽ luôn xuất hiện ở bên phải cột tìm kiếm. Để đáp ứng ràng buộc này, bạn có thể cần phải tổ chức lại cấu trúc dữ liệu của mình cho phù hợp.

Cách thực hiện hàm VLOOKUP trong Excel

Sau khi thành thạo thao tác với hàm VLOOKUP của Excel, việc sử dụng hàm này trở thành vấn đề đơn giản trong việc chọn các tham số thích hợp. Đối với những người gặp khó khăn khi nhập tham số, việc bắt đầu công thức bằng dấu bằng (=), theo sau là VLOOKUP và sau đó nhấp vào các ô có liên quan để đưa vào phương trình sẽ đơn giản hóa quy trình một cách đáng kể.

Để minh họa quy trình bằng cách sử dụng bảng tính mẫu được cung cấp, chúng ta hãy xem xét một tình huống trong đó chúng tôi tìm cách lấy số lượng đánh giá liên quan đến một mặt hàng cụ thể, cụ thể là “Pizza”, từ bảng tính bao gồm ba cột-Tên sản phẩm, Đánh giá và Giá cả. Mục tiêu là sử dụng Microsoft Excel để lấy tổng số đánh giá liên quan đến mặt hàng Pizza trong tập dữ liệu nhất định.

Để sử dụng hàm VLOOKUP một cách dễ dàng, điều cần thiết là phải hiểu các đối số khác nhau của nó. Ví dụ: nếu bạn muốn truy xuất thông tin liên quan đến giá trị trong ô E6 thì E6 phải được chỉ định làm giá trị tra cứu\_value, trong khi bảng\_array bao gồm toàn bộ bảng không bao gồm hàng tiêu đề (A1) và bao gồm các hàng từ B2 đến C9 nên được cung cấp làm tài liệu tham khảo.

Tóm lại, col\_index\_no đề cập đến vị trí của cột đánh giá trong bảng, xuất hiện dưới dạng phần tử thứ hai. Sau khi giải quyết vấn đề này, bây giờ chúng ta có thể tiến hành xây dựng phương trình thích hợp.

Vui lòng chọn một ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả, chẳng hạn như ô F6, nhằm mục đích minh họa trong phần trình diễn này.

⭐ Trong thanh công thức, gõ=VLOOKUP(.

Vui lòng đánh dấu ô tương ứng với giá trị tra cứu của “Pizza” trong phạm vi được chỉ định D2:E7.

Vui lòng nhập dấu phẩy theo sau là khoảng trắng, sau đó chọn phạm vi ô từ A2 đến C9 trong mảng bảng đã chỉ định. Hành động này sẽ được thực hiện trên tập dữ liệu nhất định.

Thật vậy, vui lòng nhập chỉ số bằng số tương ứng với đánh giá cụ thể mà bạn muốn xem qua. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ đề cập đến cột thứ hai, bao gồm các đánh giá nói trên.

⭐ Đối với đối số cuối cùng, hãy nhập FALSE nếu bạn muốn kết quả khớp chính xác với mục bạn đã nhập. Nếu không, hãy nhập TRUE để xem kết quả khớp gần nhất với nó.

⭐ Kết thúc công thức bằng dấu ngoặc đơn đóng. Hãy nhớ đặt dấu phẩy giữa các đối số. Công thức cuối cùng của bạn sẽ giống như dưới đây:

=VLOOKUP(E6,A2:C9,2,FALSE) 

⭐ Nhấn Enter để nhận kết quả.

Excel dự kiến ​​sẽ hiển thị các nhận xét liên quan đến pizza trong ô F6 do thực hiện thao tác này.

Cách thực hiện VLOOKUP cho nhiều mục trong Excel

Bạn cũng có thể sử dụng VLOOKUP để tìm kiếm nhiều giá trị trong một cột được chỉ định, điều này có thể thuận lợi khi tạo các biểu diễn trực quan về thông tin được truy xuất chẳng hạn như sơ đồ hoặc biểu đồ hình tròn. Để đạt được điều này, chỉ cần xây dựng biểu thức VLOOKUP cho giá trị ban đầu và cho phép nó tự động sao chép cho bất kỳ trường hợp bổ sung nào.

Để duy trì tham chiếu liên tục của các ô trong quá trình điền tự động, điều cần thiết là sử dụng tọa độ ô không thể thay đổi. Để minh họa khái niệm này, chúng ta hãy xem xét một ví dụ thực tế chứng minh việc áp dụng phương pháp đó.

Vui lòng chọn ô nằm liền kề với mục nhập ban đầu, tương ứng với hàng sáu (F6) trong phiên bản hiện tại.

VLOOKUP(A2, Table_Name, COLUMN_INDEX, FALSE)Trong đó:* A2 đề cập đến ô chứa giá trị tìm kiếm (trong trường hợp này là “Dog”)* Table\_Name là tên của bảng hoặc dải ô chứa dữ liệu bạn muốn tra cứu (ví dụ: “Bảng1”, “Bảng2”, v.v.)* COLUMN\_INDEX chỉ định cột nào trong bảng mà bạn muốn trả về giá trị. Trong ví dụ này, chúng ta đang tra cứu cột thứ hai (vì chó có hai chân).

⭐ Di chuyển con trỏ đến đối số mảng bảng trong công thức và nhấn F4 trên bàn phím để biến nó thành tham chiếu tuyệt đối.

⭐ Công thức cuối cùng của bạn sẽ giống như bên dưới:

=VLOOKUP(E6,$A$2:$C$9,2,FALSE) 

⭐Nhấn Enter để nhận kết quả.

⭐ Sau khi kết quả xuất hiện, hãy kéo ô kết quả xuống để điền công thức cho tất cả các mục khác.

Khi sử dụng hàm VLOOKUP và cung cấp tham số cuối cùng không có giá trị hoặc nhập “TRUE” làm đầu vào, điều này có thể dẫn đến kết quả khớp không mong muốn do phép tính gần đúng quá dễ dãi. Để tránh vấn đề này, đặc biệt là khi xử lý các danh sách không được sắp xếp, thông thường nên chỉ định “FALSE” làm giá trị của đối số cuối cùng khi cố gắng định vị các giá trị đơn lẻ trong dữ liệu đã nói, giống như các giá trị được trình bày ở đây.

Cách kết nối các trang tính Excel với VLOOKUP

VLOOKUP cho phép trích xuất thông tin từ một bảng tính Excel và chuyển nó sang bảng tính khác mà không cần sửa đổi bảng ban đầu. Kỹ thuật này tỏ ra đặc biệt hữu ích trong các trường hợp dữ liệu được nhập từ nguồn bên ngoài, chẳng hạn như trang web, vào Microsoft Excel.

Hãy xem xét một tình huống trong đó người ta có một bảng tính bổ sung chứa dữ liệu từ bảng tính chính và người ta muốn sắp xếp thông tin này theo chi phí của từng hạng mục. Để đạt được mục tiêu này, người ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP trong tài liệu gốc để xác định dữ liệu giá bằng cách chọn phạm vi thích hợp. Tuy nhiên, trái ngược với phương pháp đã đề cập trước đó, phiên bản này yêu cầu truy cập trực tiếp vào cách sắp xếp dạng bảng thông qua sổ làm việc gốc. Bây giờ chúng ta hãy xem xét quá trình liên quan đến nhiệm vụ này.

Hãy chọn ô B3 để hiển thị giá của món hàng đầu tiên. Đây chỉ là minh họa vì lựa chọn cụ thể của bạn có thể thay đổi dựa trên tập dữ liệu và vị trí đầu ra mong muốn của bạn.

⭐ Nhập=VLOOKUP( vào thanh công thức để bắt đầu công thức.

Vui lòng nhấp vào ô chứa tên của mục đầu tiên, nằm ở hàng 1 và cột A, để đặt nó làm tham chiếu cho các mục tiếp theo. Trong trường hợp này, tham chiếu sẽ là “Sô-cô-la”.

Tất nhiên, tôi sẽ làm theo hướng dẫn của bạn để định dạng câu trả lời của mình với tư cách là một chuyên gia tổng quát. Vui lòng tiếp tục với câu hỏi hoặc nhiệm vụ mà bạn muốn tôi giải quyết.

⭐ Di chuyển về bảng cha và chọn mảng bảng.

Để đảm bảo rằng một tham chiếu ô cụ thể không đổi trong toàn bộ phạm vi, bạn có thể sử dụng hàm “Tuyệt đối” bằng cách nhập “$” trước số hàng và số cột trong công thức. Bằng cách đó, công thức cũng sẽ áp dụng cho tất cả các ô khác trong phạm vi đã chỉ định.

Trong khi duy trì sự tập trung vào bảng tính chính, vui lòng hướng sự chú ý của bạn đến thanh công thức trong bảng tính nói trên và nhập ký hiệu số của cột tương ứng tương ứng với thông tin về giá, được biểu thị bằng chữ số “3” trong trường hợp cụ thể này.

⭐ Nhập SAI vì bạn muốn khớp chính xác từng sản phẩm trong trường hợp này.

⭐ Đóng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter. Công thức cuối cùng sẽ giống như dưới đây:

=VLOOKUP(A3, Sheet1!$A$2:$C$9, 3, FALSE) 

⭐ Kéo kết quả của sản phẩm đầu tiên xuống để xem kết quả của các sản phẩm khác trong bảng tập hợp con.

Sắp xếp lại và sắp xếp dữ liệu Excel là một quá trình đơn giản và không ảnh hưởng đến bảng gốc, lỗi chính tả là một trong những nguồn lỗi thường gặp nhất khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel. Để đảm bảo độ chính xác, điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận danh sách mới tạo để phát hiện bất kỳ lỗi đánh máy nào trước khi tiếp tục tính toán hoặc phân tích thêm.

Việc sử dụng hàm VLOOKUP cho phép truy xuất thông tin hiệu quả trong các cột trong Microsoft Excel. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chức năng này có một số hạn chế nhất định và không cho phép tìm kiếm toàn diện trên nhiều trường hoặc bảng. May mắn thay, có sẵn các hàm thay thế trong Excel cho phép thực hiện các thao tác tra cứu nâng cao hơn.

Hàm XLOOKUP của Excel có chức năng tương đương với chức năng của VLOOKUP nhưng nó có khả năng thực hiện tìm kiếm theo chiều dọc và chiều ngang trong bảng tính. Phần lớn các tiện ích tra cứu của Excel đều tuân theo quy trình giống hệt này, ngoại trừ một số khác biệt. Việc sử dụng bất kỳ một trong những công cụ này cho bất kỳ mục tiêu tra cứu cụ thể nào sẽ tạo thành một cách tiếp cận sắc sảo để nắm vững các truy vấn Excel.