Khái niệm cơ bản về sử dụng các trường trong Airtable
Trong số rất nhiều công cụ năng suất hiện có, Airtable ngày càng trở nên phổ biến và vì lý do chính đáng.
Sự kết hợp hấp dẫn của Airtable giữa khả năng bảng tính, tổ chức cơ sở dữ liệu và các tùy chọn xem linh hoạt đã khiến nó trở thành một thành phần không thể thiếu trong bộ công cụ năng suất cho vô số cá nhân.
Người ta có thể tự hỏi phải bắt đầu từ đâu khi một nền tảng mới đã được thành lập. Bạn nên dành thời gian để nghiên cứu các lựa chọn thay thế khác nhau và đánh giá tính phù hợp của chúng so với yêu cầu của mình.
Các trường trong Airtable là gì?
Để sử dụng Airtable một cách hiệu quả cho việc quản lý dự án, tổ chức dữ liệu và theo dõi nhiệm vụ, điều quan trọng là bạn phải thành thạo việc sử dụng các lĩnh vực khác nhau của nó.
Các trường đóng vai trò là yếu tố nền tảng trong việc tổ chức và thao tác dữ liệu trong Airtable, hoạt động như các nơi chứa thông tin, tính toán và trình bày trực quan. Các trường này áp dụng thống nhất trên tất cả các bản ghi trong một bảng nhất định, không có khả năng thay đổi các tùy chọn định dạng dành riêng cho ô, điều này có thể bị coi là hạn chế đối với những người đã quen với các ứng dụng bảng tính chuyên dụng.
Mặc dù có thể kết hợp nhiều chế độ xem Lưới và bảng trong một cơ sở duy nhất, ẩn các trường cụ thể nếu cần và thiết lập kết nối giữa các bảng khác nhau, ban đầu người ta có thể coi những hạn chế này là hơi hạn chế. Tuy nhiên, khi đã quen với việc sử dụng Airtable hơn, những hạn chế đó có thể không còn quá hạn chế nữa.
Vai trò của Trường Chính trong Airtable
Khi một người bắt đầu hoạt động tại cơ sở mới thành lập của mình, họ sẽ quan sát thấy rằng một số khu vực nhất định đã được điền sẵn trong cấu trúc bảng ban đầu. Trường được căn chỉnh gần nhất với cạnh trái của giao diện nổi bật so với các trường tương ứng thông qua các tín hiệu thị giác đặc biệt và vẫn cố định ở vị trí. Yếu tố cụ thể này có tầm quan trọng tối cao như là yếu tố quyết định duy nhất cho mỗi mục nhập riêng lẻ, hoạt động tương đương với một tiêu đề bên dưới cái ô mà tất cả dữ liệu bổ sung đều tìm thấy tổ chức.
Trường chính được sử dụng làm tiêu đề bản ghi trên các chế độ xem Airtable và ở nhiều nơi khác, chẳng hạn như tên của từng thẻ trong chế độ xem Kanban hoặc tên tham chiếu trong các bản ghi được liên kết. Trường chính theo mặc định là trường văn bản một dòng. Tuy nhiên, theo Tài liệu hỗ trợ của Airtable, bạn có thể thay đổi trường chính thành một số loại trường khác nếu cần.
Cách thêm trường mới trong Airtable
Để thêm trường mới trong căn cứ Airtable, có hai phương pháp chính. Cách tiếp cận ban đầu liên quan đến việc sử dụng chế độ xem lưới do Airtable cung cấp. Trong chế độ xem này, người ta sẽ nhận thấy biểu tượng “+” bên cạnh mỗi tiêu đề trường. Bằng cách nhấp vào dấu “+” này, một menu thả xuống sẽ xuất hiện hiển thị các tùy chọn trường khác nhau. Từ đây, chọn loại trường mong muốn và làm theo mọi hướng dẫn thiết lập tiếp theo khi được nhắc. Cuối cùng, nhấp vào “Tạo trường” để kết hợp thành công trường mới vào cơ sở dữ liệu.
Để đưa trường bổ sung vào bất kỳ mục nhập cụ thể nào trong cơ sở dữ liệu của bạn, bạn có thể truy cập trường đó thông qua nhiều góc nhìn khác nhau bằng cách chỉ cần nhấp vào điểm dữ liệu liên quan. Bằng cách điều hướng đến phần gốc của bản ghi và chọn “Thêm trường mới vào bảng này”, quá trình có thể được bắt đầu.
Khi nhấp vào nút được chỉ định, một lớp phủ tạm thời sẽ xuất hiện, tạo cơ hội để chèn một hộp văn bản mới, đơn độc trong bản ghi được chỉ định. Vui lòng cung cấp nhãn cho thành phần này, sau đó bạn có thể sử dụng menu thả xuống liền kề để sửa đổi phân loại của trường nói trên, nếu cần. Làm theo bất kỳ hướng dẫn bổ sung nào được đưa ra, hãy tiếp tục định cấu hình trường của bạn bằng cách nhấn vào tùy chọn “Lưu” hoặc lệnh tương đương.
Xin lưu ý rằng việc thêm một trường mới sẽ dẫn đến việc đưa trường đó vào mỗi bản ghi trong bảng của bạn. Do đó, khi truy cập vào chế độ xem Lưới của bảng, người ta có thể gặp một mảng các ô trống tương ứng với trường mới được thêm vào nói trên.
Trường nhập văn bản
Airtable cung cấp nhiều trường văn bản đáp ứng các yêu cầu nội dung khác nhau. Trường văn bản một dòng tiêu chuẩn lý tưởng cho các mô tả ngắn gọn trong khi trường văn bản dài chứa các mục nhập dài hơn, tối đa một trăm nghìn ký tự, bao gồm các tùy chọn ngắt dòng và kiểu dáng khi được bật.
Trường Ngày cung cấp tùy chọn để nhập ngày và giờ được nhập thủ công hoặc chọn từ hệ thống dựa trên lịch được xác định trước. Ngoài ra, còn có nhiều trường chuyên biệt, bao gồm Số điện thoại, Email, URL, Số, Đơn vị tiền tệ, Thời lượng và Tỷ lệ phần trăm, mỗi trường được thiết kế riêng để phù hợp với loại dữ liệu tương ứng.
Trường dựa trên lựa chọn
Airtable cung cấp một loạt các trường có thể được tùy chỉnh bằng cách chọn từ nhiều lựa chọn thay thế khác nhau. Các trường này đóng vai trò là phương tiện hiệu quả để tổ chức và duy trì hồ sơ, nhiệm vụ giám sát và tuân thủ các quy trình cụ thể.
Việc triển khai trường Hộp kiểm trong bản ghi cung cấp một giải pháp đơn giản nhưng đầy đủ chức năng vì nó cung cấp cho người dùng khả năng tương tác với dữ liệu của họ thông qua giao diện có thể nhấp vào. Tương tự, trường Xếp hạng trình bày một cách trực quan để xếp hạng các mục theo thang điểm từ một đến mười, được hiển thị thuận tiện bằng hệ thống dựa trên sao. Ngoài ra, cả hai trường Chọn một lần và Nhiều lựa chọn đều cung cấp nhiều tùy chọn nâng cao hơn để sắp xếp thông tin, trong đó trường Chọn trước cho phép lựa chọn từ các danh mục được xác định trước, trong khi trường Chọn sau cho phép nhiều lựa chọn trong một bản ghi.
Trường tra cứu và đếm
Khả năng độc đáo của Airtable trong việc tích hợp và tương tác liền mạch với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau được minh họa bằng các trường Tra cứu và Đếm, sử dụng mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh mẽ để tạo điều kiện thuận lợi cho những tương tác này.
Việc tích hợp tính năng Liên kết tới bản ghi cho phép kết nối liền mạch giữa các bản ghi trải rộng trên nhiều bảng, tạo ra một tập dữ liệu phong phú thông qua các điểm dữ liệu có liên quan với nhau. Bằng cách sử dụng trường Tổng hợp, người dùng có thể thực hiện các phép tính phức tạp và tạo bản tóm tắt toàn diện bắt nguồn từ các trường được chỉ định tìm thấy trong các bản ghi được kết nối.
Việc sử dụng trường Đếm cho phép người ta xác định số lượng bản ghi được liên kết với trường Liên kết đến bản ghi, trong khi hoạt động của trường Tra cứu cho phép thu thập dữ liệu từ các bản ghi được kết nối với nhau, từ đó thúc đẩy việc trao đổi thông tin giữa các ranh giới bảng một cách hiệu quả. và cách không dư thừa.
Trường siêu dữ liệu
Airtable cung cấp một tập hợp các trường duy trì thông tin mô tả liên quan đến hồ sơ của bạn, tỏ ra đặc biệt hữu ích để quản lý các tập dữ liệu động và mở rộng.
Các trường Thời gian được tạo và Thời gian sửa đổi lần cuối dùng để ghi lại các trường hợp bản ghi được đưa vào tồn tại cũng như các trường hợp gần đây nhất mà chúng được sửa đổi. Các trường này được sử dụng để quy trách nhiệm về những hành động đó cho các cá nhân cụ thể, được xác định tương ứng là “Được tạo bởi” và “Sửa đổi lần cuối bởi”. Nếu được bảo đảm, bạn có thể chọn thiết lập các điều kiện tiên quyết cụ thể phải được đáp ứng trước khi thông tin này được cập nhật.
Trường Số tự động cung cấp chỉ định số liên tiếp cho mỗi bản ghi trong một bảng nhất định, do đó đảm bảo tính nhất quán trong việc ghi nhãn trên tất cả các mục nhập. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là mặc dù Airtable tự động gán số lượng cho các bản ghi được hiển thị trong chế độ xem Lưới, nhưng việc kiểm đếm này chỉ tính đến những bản ghi hiện đang hiển thị và không bao gồm bất kỳ dữ liệu ẩn hoặc lưu trữ nào.
Các sân bay có máy bay khác
Airtable cung cấp thêm các trường độc đáo nổi bật so với phần còn lại. Một ví dụ như vậy là trường Công thức kết hợp một khía cạnh thiết yếu của bảng tính. Với trường này, người dùng có thể thực hiện tính toán, tạo thông tin tổng hợp và thiết lập các chức năng logic trong cơ sở của họ.
Nếu một người đã quen với việc sử dụng các ứng dụng như Microsoft Excel, họ sẽ quen với chức năng của trường Công thức, tuy nhiên, họ vẫn sẽ có lợi nếu xem qua hướng dẫn toàn diện về cách sử dụng các công thức trong Airtable để tối ưu hóa toàn bộ tiềm năng của trường này. khả năng.
Trường “Người dùng” cho phép người dùng bao gồm một cá nhân bổ sung sử dụng Airtable trong một bản ghi cụ thể, bằng cách chọn tên của họ từ menu thả xuống hoặc bằng cách gửi cho họ lời mời qua email. Điều quan trọng cần lưu ý là một số tính năng nhất định liên quan đến trường này chỉ có sẵn trên các tầng đăng ký cao cấp của Airtable.
Trường Mã vạch trong ứng dụng di động của Airtable cho phép người dùng lưu trữ mã vạch hoặc mã QR đã quét. Hơn nữa, trường Nút cung cấp phương tiện để thêm các nút được cá nhân hóa vào bản ghi, có thể khởi chạy bản xem trước trang web, thực thi tập lệnh, kích hoạt các chức năng tiện ích mở rộng Airtable tùy chỉnh, cùng với các khả năng khác.
Sắp xếp, chú thích và làm việc hiệu quả hơn với các trường trong Airtable
Các trường đóng vai trò là phương tiện thiết yếu để người ta có thể tối ưu hóa dữ liệu có trong cơ sở Airtable của họ, hoạt động như một cổng thông qua đó có thể khai thác toàn bộ phạm vi khả năng của Airtable để quản lý quy trình làm việc hợp lý. Bằng cách sử dụng các trường để lưu trữ thông tin, rút ra những quan điểm mới mẻ hoặc thiết lập các quy trình tùy chỉnh, Airtable chứng tỏ mình là một công cụ có khả năng thích ứng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động ra quyết định hiệu quả hơn.
Nếu bạn gặp một loại lĩnh vực không quen thuộc trong công việc của mình, đừng ngần ngại kiểm tra khả năng của nó và xác định xem liệu nó có tiềm năng nâng cao hoạt động của bạn hay không.