Cách tạo Công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số trong Google Trang tính

Việc sắp xếp các công việc và lịch trình hàng ngày của bạn có thể được đơn giản hóa bằng công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số. Rất may, bạn không cần phải trả tiền cho một ứng dụng chuyên dụng hoặc vật lộn với một chương trình quá phức tạp. Google Trang tính có thể hoàn thành công việc.

Việc sử dụng Google Trang tính để phát triển bộ lập lịch kỹ thuật số là một quy trình không phức tạp và đòi hỏi nỗ lực tối thiểu. Bất kể một người tìm cách tổ chức các hoạt động theo đuổi cá nhân hay cam kết nghề nghiệp, nền tảng này cung cấp các khả năng toàn diện cần thiết để hợp lý hóa cuộc sống của một người và duy trì sự tập trung vào các nhiệm vụ được giao.

Bước 1: Chuẩn bị Google Sheet

Để điều chỉnh bảng tính cho phù hợp với nhu cầu lập kế hoạch hàng ngày của chúng tôi, chúng tôi sẽ chỉ giữ lại có chọn lọc các hàng và cột cần thiết đồng thời loại bỏ mọi thông tin không liên quan. Quá trình này có thể được thực hiện trước hoặc sau khi thiết lập trình tổ chức, tùy theo sở thích cá nhân. Các bước liên quan như sau:

⭐ Mở Trang tính Google trống.

Vui lòng chọn cột đầu tiên bạn muốn xóa (trong trường hợp này là cột H), sau đó nhấn Ctrl + Shift + mũi tên hướng sang phải để chọn các cột còn lại nằm ở phía bên phải.

⭐ Nhấp chuột phải vào một vị trí trong vùng được đánh dấu và chọn Xóa cột.

Chọn hàng đầu tiên bạn muốn xóa (trong trường hợp này tương ứng với hàng 35) và sử dụng tổ hợp bàn phím bao gồm phím Control cộng với phím Shift kết hợp với phím mũi tên xuống để chọn các hàng tiếp theo nằm bên dưới nó.

⭐ Nhấp chuột phải vào một vị trí trong vùng được đánh dấu và chọn Xóa hàng.

Bước 2: Thêm văn bản vào Digital Planner

Bây giờ chúng ta hãy tiến hành nâng cao công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số bằng cách kết hợp các chỉ định thích hợp như tiêu đề, ngày tháng, mục tiêu chính, danh sách nhiệm vụ và bản ghi nhớ. Ngoài ra, chúng tôi sẽ phân bổ các khoảng thời gian cụ thể trong lịch trình hàng ngày.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng của công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số này, chúng tôi đã kết hợp các khoảng thời gian một giờ kéo dài từ 6 giờ sáng đến 10 giờ tối. Ngoài ra, đối với mỗi danh sách nhiệm vụ, chúng tôi sẽ bao gồm các hộp kiểm đi kèm, công cụ chọn ngày và tự động truy xuất ngày tương ứng trong tuần dựa trên ngày đã chọn.

⭐ Thêm văn bản để gắn nhãn cho các phần khác nhau của kế hoạch (như trong hình bên dưới).

Vui lòng nhập “6 giờ sáng” vào ô B6 và quan sát khi nó tự động cập nhật để hiển thị “6:00 sáng”.

Vui lòng đặt con trỏ của bạn ở góc dưới bên phải của ô B6 khi nó hiện đang được chọn, khiến hình dạng của nó chuyển thành dấu cộng.

⭐ Click và kéo con trỏ xuống ô B22, kéo dài thời gian đến 22h.

⭐ Chọn ô đầu tiên chứa hộp kiểm cho danh sách việc cần làm. Chuyển đến tab Chèn và chọn Hộp kiểm từ menu thả xuống.

⭐ Nhấp và kéo xuống góc dưới cùng bên phải của ô để sao chép hộp kiểm sang các ô khác.

⭐ Chọn ô để thêm bộ chọn ngày, chuyển đến tab Dữ liệu và chọn Xác thực dữ liệu.

⭐ Nhấp vào Thêm quy tắc ở khung bên phải bật lên.

⭐ Trong phần Tiêu chí chọn Ngày hợp lệ. Và nếu dữ liệu không hợp lệ, hãy Từ chối đầu vào. Bấm Xong để lưu.

⭐ Chọn ô hiển thị tên ngày trong tuần. Nhập công thức sau để lấy tên ngày trong tuần kể từ ngày, trong đó C2 là ô có bộ chọn ngày:

=upper(text (C2, €œdddd€))

Nếu không chọn ngày cụ thể thì ngày mặc định trong tuần được đặt là Thứ Bảy như được mô tả trong hình minh họa kèm theo.

Bước 3: Tùy chỉnh giao diện Digital Planner

Trạng thái hiện tại của công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số của chúng tôi có vẻ khá đơn giản và không trang trí. Tuy nhiên, chúng ta có thể cải thiện giao diện của nó bằng cách sử dụng một số kỹ thuật định dạng nhất định có sẵn trong Google Trang tính. Điều này sẽ mang lại một giao diện trực quan hấp dẫn hơn cho người dùng.

Điều chỉnh kích thước ô, hợp nhất các ô, áp đặt ranh giới, thêm màu sắc, loại bỏ các chỉ báo lưới và tinh chỉnh kiểu chữ để nâng cao sức hấp dẫn trực quan trong khi vẫn duy trì khả năng đọc là một trong những bước liên quan đến quy trình này.

⭐ Điều chỉnh độ rộng cột như trong hình bên dưới hoặc cho phù hợp với sở thích của bạn.

⭐ Trong phần lập lịch, chọn các ô, nhấp vào biểu tượng Viền và chọn Tất cả viền.

⭐ Chọn một ô trong phần ưu tiên hàng đầu, nhấp vào biểu tượng Viền và chọn Viền dưới.

⭐ Nhấp và kéo từ góc dưới cùng bên phải của ô để áp dụng đường viền dưới cùng cho các ô khác. Làm tương tự với phần danh sách việc cần làm.

⭐ Chọn các ô tiêu đề như hình bên dưới rồi nhấn vào biểu tượng Merge cell.

⭐ Lặp lại bước trước để hợp nhất từng phần được đánh dấu bên dưới.

⭐ Với ô ghi chú đã chọn (như hình bên dưới), đặt Căn dọc thành Top và Gói văn bản thành Wrap. Điều này đảm bảo rằng các ghi chú bạn nhập bắt đầu ở trên cùng và nằm gọn trong ô.

⭐ Vào View , Show và bỏ chọn Gridlines để ẩn chúng.

⭐ Chọn các ô bạn muốn tô màu, nhấp vào biểu tượng Tô màu và chọn màu. Bạn có thể chọn áp dụng các màu thay thế cho phần lập lịch.

⭐ Chọn các ô có văn bản và thay đổi phông chữ, cỡ chữ, căn chỉnh và màu sắc của chúng.

Bước 4: Áp dụng định dạng có điều kiện cho Digital Planner

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng quan về các nhiệm vụ đã hoàn thành trong phân đoạn danh sách việc cần làm, ứng dụng của chúng tôi sẽ sử dụng biểu tượng nổi bật đối với những mục đã được thực hiện thành công. Điều này cho phép phân biệt trực quan rõ ràng giữa công việc đã hoàn thành và các nhiệm vụ còn lại, từ đó cung cấp cái nhìn ngắn gọn về trạng thái chương trình làm việc hàng ngày của bạn.

Trong khu vực được chỉ định cho danh sách việc cần làm, vui lòng đánh dấu các ô nằm cạnh các hộp kiểm.

⭐ Chuyển đến tab Định dạng và chọn Định dạng có điều kiện.

Trong phần “Dưới”, người dùng có thể tùy chỉnh định dạng bài đăng của họ bằng cách chọn từ nhiều tùy chọn khác nhau trong danh mục “Quy tắc định dạng”. Các công thức tùy chỉnh có sẵn được liệt kê và có thể được chọn để áp dụng các kiểu định dạng cụ thể cho nội dung của một người.

⭐ Trong hộp công thức, nhập thông tin sau để xác nhận xem hộp kiểm trong ô E12 có được đánh dấu hay không:

=$E12=True

Vì đây là tham chiếu ô tương đối nên nó sẽ tự động điều chỉnh để khớp với từng ô được đánh dấu.

⭐ Đặt định dạng văn bản thành Gạch ngang không tô màu.

⭐ClickXong để lưu thay đổi.

Đây là định dạng có điều kiện đang hoạt động.

Mẹo để duy trì và cập nhật Công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số của bạn trong Google Trang tính

Khi bạn đã thiết lập trình tổ chức kỹ thuật số của mình trong Google Trang tính, bạn bắt buộc phải duy trì cấu trúc của nó và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình cập nhật nó. Để đạt được mục đích này, tôi khuyên bạn nên lưu ý những gợi ý hữu ích sau:

Lưu thiết kế của bạn làm mẫu

Sau khi hoàn thiện bố cục và các tính năng của mẫu kế hoạch hàng ngày trong Google Trang tính, bạn nên đặt tên mới phản ánh mục đích chính xác hơn. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đổi tên sổ làm việc hiện có thành “Mẫu kế hoạch hàng ngày”.

Để bắt đầu một tháng dương lịch mới, bạn nên sao chép bố cục này bằng cách điều hướng đến menu “Tệp” và chọn tùy chọn để tạo một bản sao của bố cục đó. Quá trình hành động này cấp một phương tiện chặn nguyên sơ cho mỗi chu kỳ mới đồng thời bảo quản tài liệu trước đó để sử dụng trong tương lai.

Giữ tờ €œNgày 0€ trong Mẫu của bạn

Khi bắt đầu sổ làm việc của bạn, hãy giữ lại một bản sao chưa được chỉnh sửa của chương trình làm việc hàng ngày của bạn. Khi lập kế hoạch cho một ngày mới, hãy tạo bản sao của “Ngày 0”, gán ngày tương ứng cho nó và bắt đầu tổ chức.

Sử dụng mã màu để rõ ràng

Việc sử dụng hệ thống mã hóa màu cho phép người ta đánh giá hiệu quả việc phân loại, mức độ ưu tiên hoặc tiến độ của nhiệm vụ bằng cách chỉ định màu sắc cụ thể cho từng danh mục tương ứng. Như một minh họa, trong cách phối màu dựa trên phân loại, màu xanh lam có thể được chỉ định cho trách nhiệm nghề nghiệp, trong khi màu cam biểu thị công việc cá nhân và màu hồng tượng trưng cho các cuộc hẹn hoặc hội nghị đã lên lịch.

Ngoài ra, bạn có thể chọn thực hiện tác vụ theo cách thủ công hoặc sử dụng định dạng có điều kiện làm phương tiện để hợp lý hóa quy trình theo các tiêu chí được xác định trước.

Luôn tập trung với Công cụ lập kế hoạch kỹ thuật số đơn giản trong Google Trang tính

Việc sử dụng công cụ sắp xếp kỹ thuật số trong Google Trang tính sẽ hợp lý hóa các nhiệm vụ, cho phép tập trung vào các mục tiêu trong khi vẫn duy trì cảm giác ngăn nắp. Do đó, với những hướng dẫn được cung cấp sẵn, bạn nên thận trọng áp dụng chúng trong việc tạo kế hoạch cá nhân hóa của mình. Về cơ bản, điều này đánh dấu sự khởi đầu của việc đạt được kết quả mong muốn.