Cách viết đề xuất kinh doanh trong Microsoft Word
€‹€‹€‹€‹€‹€‹Là chủ doanh nghiệp mới, có thể bạn đang tìm cách phát triển doanh nghiệp của mình và thu hút khách hàng mới. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là viết một bản đề xuất kinh doanh.
Đề xuất kinh doanh là gì?
Đề xuất kinh doanh đóng vai trò như một phương tiện truyền thông chính thức có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau như kêu gọi hỗ trợ tài chính từ các nhà đầu tư tiềm năng, tìm kiếm sự chứng thực của các bên liên quan cho một dự án kinh doanh sắp tới và cố gắng lôi kéo khách hàng mua sản phẩm của mình.
Thông qua đề xuất này, bạn trình bày khái niệm kinh doanh của mình để thu hút sự quan tâm của các bên liên quan tiềm năng, bao gồm một cái nhìn tổng quan toàn diện về mô tả, dịch vụ, sơ đồ định giá, giải thưởng và điều kiện hợp đồng của doanh nghiệp bạn.
Trong lĩnh vực kinh doanh, có hai con đường chính để nhận được hỗ trợ tài chính-đề xuất kinh doanh theo yêu cầu và không theo yêu cầu. Thông thường, các công ty khởi nghiệp đang tìm cách thu hút đầu tư từ các nhà đầu tư thiên thần và nhà đầu tư mạo hiểm sẽ chọn cách tiếp cận thứ hai, vì nó cho phép họ linh hoạt hơn trong việc trình bày ý tưởng và mục tiêu của mình với những người ủng hộ tiềm năng.
Cách viết đề xuất kinh doanh trong Microsoft Word
Việc tạo một đề xuất kinh doanh bằng Microsoft Word là một quy trình dễ tiếp cận và đơn giản, đặc biệt là khi bắt đầu nỗ lực. Nên duy trì sự đơn giản trong tài liệu và tránh phức tạp hóa nội dung của nó.
Trước khi bắt tay vào công việc hiện tại, bạn nên làm quen với một số nguyên tắc thiết kế cơ bản nhất định trong Microsoft Word, vì điều này sẽ đảm bảo rằng đề xuất thu được có phong thái lịch sự và chuyên nghiệp. Với kiến thức đã được thiết lập vững chắc, người ta có thể tiến hành soạn thảo một đề xuất kinh doanh phù hợp với tổ chức của mình bằng cách tuân thủ các nguyên tắc được cung cấp dưới đây.
Thiết kế trang tiêu đề của bạn
Trang tiêu đề, còn được gọi là trang bìa, đóng vai trò chào đón nồng nhiệt cho người đọc đồng thời cung cấp thông tin cần thiết về tổ chức của bạn và khách hàng của tổ chức đó. Các yếu tố quan trọng như tên công ty và khách hàng, logo, địa chỉ và chi tiết liên hệ đều được đưa vào trang này. Để tạo ra một bản trình bày có tính thẩm mỹ, bạn nên đảm bảo rằng thiết kế của trang này phải nổi bật về mặt thị giác.
Để tạo trang bìa được cá nhân hóa trong Microsoft Word, có sẵn các tài nguyên dành cho những người cần hỗ trợ trong quá trình này.
Thêm mục lục
Sau khi hoàn thành trang tiêu đề, các bước tiếp theo liên quan đến việc kết hợp một mục lục để tạo điều kiện cho người đọc dễ dàng điều hướng trong đề xuất kinh doanh. Do các nhà đầu tư thường bị hạn chế về số lượng phiên đọc kéo dài, nên sẽ hợp lý khi cho rằng họ có thể chọn bỏ qua một số phần nhất định và thay vào đó tập trung vào những phần được cho là đặc biệt thích hợp.
Để thuận tiện cho việc điều hướng trong một đề xuất dài, bạn nên đưa vào một mục lục. Điều này có thể được thực hiện dễ dàng trong Microsoft Word bằng cách truy cập “Tài liệu tham khảo” và chọn “Bảng mục lục”, sau đó là “Bảng tự động 1.
Trạng thái hiện tại của mục lục không có nội dung vì cho đến nay chưa có văn bản nào được nhập vào. Tuy nhiên, bạn không cần phải lo lắng, vì khi soạn đề xuất và chọn tùy chọn cập nhật mục lục, nó sẽ tự động tạo ra các tiêu đề phù hợp dựa trên tài liệu bằng văn bản.
Viết tóm tắt điều hành của bạn
Bản tóm tắt điều hành là một bản tóm tắt ngắn gọn cung cấp cái nhìn ban đầu về bản chất của tổ chức của một người để người đọc dễ dàng nghiên cứu; trong phần này, sứ mệnh bao trùm, nguyện vọng và các nguyên tắc chỉ đạo được trình bày rõ ràng.
Thật vậy, bắt buộc phải đưa vào nội dung quảng cáo chiêu hàng của bạn một cuộc thảo luận về quy mô của tổ chức, chiến lược tạo doanh thu, các tính năng đặc biệt giúp dịch vụ của bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, bất kỳ thành tựu quan trọng nào, mục tiêu sắp tới và mục đích sử dụng nguồn tài trợ tiềm năng.
Sự hiểu biết thấu đáo về cách phân bổ vốn là rất quan trọng trong việc giành được sự ủng hộ của các nhà đầu tư, vì tính minh bạch về các khoản chi tiêu cụ thể và những cơ hội mà chúng có thể tạo ra có thể tạo niềm tin vào quyết định hỗ trợ tài chính của họ.
Xin lưu ý rằng điều quan trọng là phải sử dụng định dạng “Tiêu đề 1” cho Tóm tắt và tất cả các tiêu đề áp dụng khác có thể được tìm thấy trong thư viện Kiểu. Các tiêu đề phụ nên sử dụng “Tiêu đề 2” hoặc “Tiêu đề 3” tùy thuộc vào cấp độ phân cấp được yêu cầu. Việc không áp dụng các kiểu tiêu đề này sẽ dẫn đến việc Mục lục không thể nhận ra chúng.
Xác định Báo cáo Vấn đề và Giải pháp Đề xuất
Để trình bày đề xuất của chúng tôi một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải xác định và nêu rõ thách thức cụ thể mà khách hàng đang gặp phải. Cách tiếp cận này thể hiện chuyên môn của chúng tôi và nhấn mạnh thực tế rằng chúng tôi đã dành thời gian để hiểu các yêu cầu riêng của họ thay vì đưa ra một giải pháp chung chung. Hơn nữa, điều cần thiết là phải gợi lên cảm giác cấp bách rõ ràng trong tuyên bố này để nhấn mạnh tầm quan trọng của nó.
Để giải quyết một cách hiệu quả một vấn đề cụ thể, giải pháp được đề xuất của một người phải mô tả những cách mà sản phẩm của họ có thể làm giảm bớt vấn đề hiện tại. Chỉ đưa ra giải pháp thôi là chưa đủ; điều quan trọng không kém là phải truyền đạt lý do tại sao những lựa chọn thay thế này lại vượt trội hơn so với đối thủ cạnh tranh.
Trình bày Trình độ và Thành tích của Bạn
Có được những ý tưởng nổi bật là một khởi đầu tuyệt vời, nhưng điều quan trọng không kém là phải sở hữu trình độ thành thạo cần thiết để biến chúng thành hiện thực. Do đó, nếu khách hàng quan tâm đến việc xem xét các đề xuất của bạn và muốn biết thêm thông tin về trình độ của bạn để thực hiện các dự án đó, họ sẽ yêu cầu xác nhận về khả năng kỹ thuật và kiến thức nền tảng của bạn liên quan đến vấn đề hiện tại.
Đội ngũ của chúng tôi sở hữu nhiều bằng chứng xác thực và giải thưởng ấn tượng, thể hiện chuyên môn của chúng tôi trong việc mang lại kết quả đặc biệt cho khách hàng. Chúng tôi đã nhận được sự chứng thực tích cực từ những khách hàng hài lòng, những người chứng thực chất lượng công việc của chúng tôi và chúng tôi có rất nhiều nghiên cứu điển hình chứng minh khả năng đạt được kết quả vượt trội của chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi có thể cung cấp bằng chứng thống kê nêu bật sự thành công của các dự án trước đây, đây là bằng chứng rõ ràng hơn về khả năng của chúng tôi.
Đặt ngân sách, dòng thời gian và sản phẩm bàn giao
Để phác thảo một đề xuất toàn diện, bắt buộc phải cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố cụ thể của thỏa thuận. Chúng bao gồm các kết quả đầu ra hữu hình sẽ được tạo ra, phạm vi của cam kết, chi tiêu bằng tiền của nó và khung thời gian ước tính để hoàn thành.
Để đảm bảo kết quả thành công, điều quan trọng là phải duy trì tính chính xác, tính thực tế và thái độ chuyên nghiệp khi giải quyết phân khúc hợp tác cụ thể này của chúng ta. Khách hàng có thể yêu cầu sửa đổi, do đó, bắt buộc phải chuẩn bị sẵn sàng để điều chỉnh các thông số kỹ thuật của dự án khi cần thiết.
Tóm tắt và kết luận đề xuất của bạn
Kết thúc đề xuất kinh doanh của bạn bằng lời kêu gọi hành động có tác động mạnh mẽ buộc khách hàng phải liên hệ với bạn. Hãy nhớ bao gồm thông tin liên hệ của bạn và đề cập đến bất kỳ tài nguyên bổ sung nào có sẵn trên trang web của bạn để khám phá thêm về các dịch vụ của bạn.
Ngoài ra, bạn nên đưa vào một phụ lục chứa danh sách các nguồn của bạn, cũng như mọi thông tin về phương pháp luận có liên quan hoặc các chi tiết khác mà khách hàng có thể quan tâm.
Hiệu đính, sửa đổi và hoàn thiện đề xuất
Sau khi hoàn thành các bước trước đó, bắt buộc phải tiến hành quá trình xem xét và sửa đổi kỹ lưỡng đối với đề xuất tài trợ của mình. Điều này đòi hỏi phải xác định và khắc phục bất kỳ sai sót nào có thể xảy ra trong quá trình tạo đề xuất, chẳng hạn như lỗi ngữ pháp, sự khác biệt về thực tế hoặc những khẳng định liên quan đến những thành tựu trong quá khứ.
Điều quan trọng nhất là phải xem xét kỹ lưỡng các khía cạnh tài chính của kế hoạch kinh doanh vì việc cung cấp dữ liệu tài chính sai lệch có thể gây bất lợi cho việc thu hút các nhà đầu tư tiềm năng. Trước khi gửi đề xuất, hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin tài chính được trình bày là đúng sự thật, thích hợp, được truyền đạt mạch lạc và tuân thủ các tiêu chuẩn định dạng phù hợp. Sau khi xác minh các tiêu chí này, người ta có thể tiến hành hoàn thiện đề xuất của mình và phổ biến nó cho các bên liên quan tiềm năng.
Lời khuyên cần thiết khi viết đề xuất kinh doanh
Khi lập một đề xuất kinh doanh, điều cần thiết là phải ghi nhớ một số yếu tố chính có thể tác động đáng kể đến khả năng thành công của nó. Bằng cách tuân thủ những nguyên tắc này, bạn sẽ có vị thế tốt hơn để trình bày một trường hợp thuyết phục cho dự án kinh doanh được đề xuất của mình.
Khi soạn thảo một đề xuất, điều cần thiết là phải điều chỉnh nó cho phù hợp với người nhận cụ thể bằng cách tiến hành nghiên cứu về sở thích, ưu tiên và sáng kiến hiện tại của họ. Việc tùy chỉnh đề xuất theo cách này có thể nâng cao đáng kể khả năng nhận được nguồn tài chính mong muốn.
Hãy cân nhắc việc kết hợp các yếu tố hấp dẫn trực quan như biểu đồ, đồ thị, bảng biểu và các cách trình bày đồ họa khác trong tài liệu của bạn để tăng thêm sự đa dạng và nâng cao sức hấp dẫn tổng thể cho đề xuất của bạn. Để chèn các công cụ hỗ trợ trực quan này vào Microsoft Word, hãy điều hướng đến “Chèn”, sau đó chọn “Biểu đồ”.
Nâng tầm quảng cáo chiêu hàng của bạn bằng cách nhấn mạnh những điều khiến công ty của bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh, không chỉ thuyết phục các nhà đầu tư tiềm năng đầu tư mà còn chứng minh cách đề xuất giá trị duy nhất của bạn phù hợp với yêu cầu cụ thể của họ tốt hơn bất kỳ đối thủ nào khác. Bằng cách thể hiện những phẩm chất đặc biệt của bạn và xác định chính xác các yếu tố mà người khác không thể sao chép, bạn sẽ tạo ra một trường hợp thuyết phục để chứng minh sự xứng đáng của mình là sự lựa chọn tối ưu.
Các nhà đầu tư đánh giá cao sự ngắn gọn và đánh giá cao các bài thuyết trình có cấu trúc tốt, truyền tải thông tin ngắn gọn trong khi vẫn duy trì dòng chảy hợp lý.
Biến mục tiêu kinh doanh của bạn thành hiện thực
Việc soạn thảo một đề xuất kinh doanh toàn diện có vẻ đáng sợ nhưng nó vẫn là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào đang tìm cách mở rộng và thịnh vượng. Việc tuân thủ các hướng dẫn và khuyến nghị được mô tả trong sổ tay này sẽ cho phép bạn soạn thảo một đề xuất kinh doanh thể hiện sự rõ ràng, ngắn gọn và thuyết phục thuyết phục.