Cách tự động hóa Microsoft To Do với IFTTT

Microsoft To Do là một công cụ quản lý tác vụ cá nhân tiện dụng. Nhưng bạn đã bao giờ thử tự động hóa nó để tăng năng suất hơn nữa chưa? IFTTT€”“If This Then That” là một công cụ không cần mã để tự động hóa tác vụ. Bằng cách sử dụng IFTTT, bạn có thể tự động hóa việc tạo, hoàn thành hoặc lập lịch chéo trong Microsoft To Do.

Bạn đã sẵn sàng từ bỏ quy trình lặp đi lặp lại và dọn dẹp thủ công thông thường của mình cho Microsoft To Do chưa? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết để đạt được mục tiêu này.

Tự động hóa thông báo qua email cho các tác vụ Microsoft To Do mới

Để hợp lý hóa hoạt động liên lạc và đảm bảo cập nhật kịp thời, bạn có thể sử dụng applet If This Then That (IFTTT) để tự động gửi thông báo qua email đến những người nhận được chỉ định khi có tác vụ mới được thêm vào Microsoft To Do. Chức năng của applet này dựa trên một loạt hai hành động, mỗi hành động được thiết kế để tạo điều kiện tích hợp liền mạch giữa các nền tảng này.

Hành động khai mạc sẽ luôn tạo ra một nhiệm vụ mới mỗi khi một sự kiện được thêm vào Lịch trình của Google.

Hành động thứ hai sẽ tạo và truyền một thông báo thông báo cho người nhận dự định về việc bắt đầu một dự án hoặc nhiệm vụ mới, sử dụng thư điện tử làm phương tiện liên lạc chính.

Để kết hợp các hành động bổ sung trong một applet duy nhất trên nền tảng IFTTT, bắt buộc phải có tài khoản Chuyên nghiệp với mức phí hàng tháng là 2,50 USD.

Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu cách sáng tạo để sử dụng Microsoft To Do một cách hiệu quả. Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào tài khoản IFTTT của bạn hoặc tạo tài khoản trên trang web IFTTT nếu bạn chưa làm như vậy. Bạn cũng có thể thực hiện việc này thông qua ứng dụng di động trên Android hoặc iOS. Các bước tương tự trên các nền tảng.

Sau đó làm theo các bước sau:

⭐ Từ trang tổng quan IFTTT của bạn, nhấp vào Tạo ở trên cùng bên phải.

⭐ Nhấp vào Thêm ở bên phải biểu ngữ If This.

⭐ Nhập “Lịch Google” vào thanh tìm kiếm và nhấp vào biểu ngữ Lịch Google khi nó xuất hiện.

⭐ Từ danh sách trình kích hoạt, chọn Sự kiện mới được thêm vào.

⭐ Nếu được nhắc, hãy nhấp vào Kết nối và làm theo lời nhắc trên màn hình để liên kết tài khoản IFTTT với tài khoản Google của bạn.

⭐ Tiếp theo nhấn vào Tạo trình kích hoạt.

⭐ Nhấp vào biểu ngữ Then That. Tiếp theo, nhập “Việc cần làm” vào thanh tìm kiếm. Chọn Microsoft To Do khi bạn nhìn thấy nó.

⭐ Nhấp vào Tạo nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ. IFTTT sẽ thêm tài khoản Microsoft To Do của bạn theo mặc định.

Bạn có tùy chọn nhấp vào “Thêm tài khoản mới” để chuyển đổi giữa các tài khoản Microsoft khác nhau.

Chọn danh sách nhiệm vụ thích hợp từ menu thả xuống được cung cấp, đóng vai trò là người nhận trình kích hoạt lịch.

⭐ Trường Nội dung nhiệm vụ chứa các thành phần có trong nhiệm vụ đã tạo; đây là mô tả nhiệm vụ Các thành phần được đánh dấu bằng màu xám. Bạn có thể để tùy chọn này làm mặc định hoặc xóa những gì bạn không muốn đưa vào chi tiết nhiệm vụ của mình.

⭐ Nhấp vào Tạo hành động.

⭐ Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng chữ thập ( \+ ) bên dưới banner Then.

⭐ Nhập Gmail vào thanh tìm kiếm. Nhấp vào Gmail từ kết quả.

⭐ Chọn Gửi email.

⭐ Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn thông báo vào trường Địa chỉ đến. Nếu gắn thẻ nhiều địa chỉ email, hãy phân tách từng địa chỉ bằng dấu phẩy. Để gắn thẻ nhiều người hơn, hãy nhập địa chỉ email của họ vào trường địa chỉ CC và địa chỉ BCC theo yêu cầu. Chúng phục vụ mục đích của CC và BCC trong các email thông thường.

Vui lòng giữ nguyên các trường hiện có, sau đó điều hướng đến cuối trang và nhấp vào nút “Tạo” để bắt đầu quá trình.

⭐Nhấp vàoTiếp tục.

⭐ Cuối cùng, nhấp vào Hoàn tất để kích hoạt Applet của bạn.

Cách sử dụng IFTTT để sao chép tác vụ trong Microsoft To Do

Người ta có thể tích hợp các tác vụ từ các nền tảng quản lý dự án khác như Asana, Trello và Clickup trong Microsoft To Do bằng cách lên lịch cho chúng qua các tác vụ khác nhau.

Applet sau đây sẽ tạo một mục mới trong ứng dụng “Microsoft To Do” khi nơi làm việc của bạn giao cho bạn một nhiệm vụ mới thông qua nền tảng “Asana”.

⭐ Đi tới Tạo ở trên cùng bên phải và nhấp vào biểu ngữ If This.

⭐ Nhập “Asana” vào hộp tìm kiếm và nhấp vào Asana.

⭐ Nhấp vào Nhiệm vụ mới được giao cho bạn trong dự án. Nhấp vào Kết nối nếu được nhắc và làm theo hướng dẫn trên màn hình để liên kết IFTTT với Asana.

Vui lòng chọn tài khoản Asana và không gian làm việc tổ chức mà bạn mong muốn, sau đó nhập dự án cụ thể mà bạn muốn theo dõi bằng cách chèn URL của dự án đó vào trường “Tên hoặc URL dự án” được chỉ định.

⭐ Nhấp vào Tạo trình kích hoạt.

⭐ Nhấp vào biểu ngữ Then That.

⭐ Nhập “Microsoft” vào hộp tìm kiếm và chọn Microsoft To Do khi nó xuất hiện.

⭐ Nhấp vào Tạo nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ.

⭐ Chọn danh sách nhiệm vụ Microsoft to Do mục tiêu từ danh sách nhiệm vụ nào? thả xuống.

⭐ Cuộn xuống và nhấp vào Tạo hành động.

⭐ Nhấp vào Tiếp tục.

⭐ Cuối cùng, nhấp vào Hoàn tất để triển khai Applet của bạn.

Sau khi triển khai applet của bạn, nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực thi quy trình làm việc Asana-Microsoft To Do được đồng bộ hóa một cách liền mạch, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất tổng thể của bạn.

Cách tự động hoàn thành nhiệm vụ bằng IFTTT

Việc sử dụng một applet IFTTT thay thế cho phép tự động truyền email sau khi hoàn thành các tác vụ được chỉ định trong Microsoft To Do.

Để duy trì tính nhất quán với hệ thống theo dõi danh sách nhiệm vụ đã triển khai trước đó, điều quan trọng là ứng dụng hiện tại phải tuân theo cùng một cách tiếp cận. Để thực hiện điều này, chỉ cần đảm bảo rằng ứng dụng của bạn kết hợp chức năng cần thiết để người dùng cập nhật và xem danh sách nhiệm vụ của họ trong applet.

Từ tài khoản IFTTT của bạn, hãy điều hướng đến trang tổng quan bằng cách nhấp vào “Tạo” nằm ở góc trên bên phải màn hình. Khi đó, hãy chọn nút “If This” nằm bên dưới tiêu đề có nội dung “If This Then That”.

Sau khi bạn đã truy cập ứng dụng trên thiết bị của mình, vui lòng điều hướng đến chức năng tìm kiếm trong giao diện ứng dụng bằng cách nhập “Việc cần làm” vào trường được chỉ định. Sau khi kết quả tìm kiếm xuất hiện, vui lòng chọn tùy chọn có nhãn “Microsoft To Do”. Điều này sẽ cho phép bạn truy cập đầy đủ các tính năng được cung cấp bởi nền tảng của chúng tôi.

⭐ Trên trang tiếp theo, nhấp vào nút kích hoạt Nhiệm vụ trong danh sách đã hoàn thành.

⭐ Đảm bảo bạn đã đặt danh sách nhiệm vụ nào? thả xuống danh sách tác vụ được sử dụng khi tự động tạo tác vụ trong các phần trước. Ví dụ: nếu bạn đang tự động hóa việc tạo tác vụ mới trên “Tác vụ mẫu”, hãy chọn tác vụ tương tự này cho Trình kích hoạt.

⭐ Nhấp vào biểu ngữ Then That và nhập “Gmail” vào thanh tìm kiếm. Chọn Gmail khi nhìn thấy.

⭐ Nhấp vào Gửi email. Tiếp theo, điền vào các trường địa chỉ email trên trang tiếp theo, phân tách các địa chỉ email bằng dấu phẩy.

Tùy thuộc vào quy trình làm việc của từng cá nhân, có thể các thông báo nói trên đã được nhận khi bắt đầu nhiệm vụ.

⭐ Các trường khác để nguyên. Sau đó nhấn Tạo hành động.

⭐ Nhấp vào Tiếp tục.

⭐ Cuối cùng, nhấp vào Hoàn tất để kích hoạt Applet hoàn thành nhiệm vụ Microsoft To Do của bạn.

Sau khi hoàn thành thành công một nhiệm vụ trong Microsoft To Do, Applet IFTTT của chúng tôi sẽ nhanh chóng truyền tin nhắn qua thư điện tử đến bất kỳ người nhận được chỉ định nào, thông báo cho họ về thành tích của bạn.

Ngoài những ví dụ mà chúng tôi đã cung cấp ở trên, IFTTT còn có các Applet Microsoft To Do công khai mà bạn có thể sử dụng miễn phí. Vui lòng khám phá những điều này trên IFTTT trang Applet công khai Microsoft To Do của.

Tự động hóa Microsoft để thực hiện mà không có giới hạn

Mặc dù có một số hạn chế nhất định, chẳng hạn như các trình kích hoạt không được hỗ trợ và các trình kích hoạt chưa có sẵn, IFTTT cung cấp một phạm vi toàn diện gồm hơn 700 dịch vụ để tự động hóa các tác vụ khác nhau. Tuy nhiên, người dùng có thể tận dụng trí tưởng tượng và khả năng tháo vát của mình để tạo ra các giải pháp sáng tạo bằng cách liên kết nhiều ứng dụng lại với nhau nhằm đáp ứng các mục tiêu tự động hóa của họ.