12 tính năng Microsoft OneNote ít được biết đến mà bạn sẽ yêu thích
Đường dẫn nhanh
⭐Đặt Kiểu trang làm Mẫu mặc định
⭐Sử dụng Thẻ tùy chỉnh để sắp xếp ghi chú của bạn
⭐Liên kết nội bộ và bên ngoài trong OneNote
⭐Sử dụng phiên bản trang để theo dõi các thay đổi
⭐Dịch văn bản hoặc toàn bộ trang
⭐Sắp xếp trang trong OneNote
⭐Lưu email vào OneNote
⭐Dán văn bản không cần định dạng
⭐Thêm phương trình vào ghi chú của bạn
⭐Đồng bộ hóa tất cả sổ ghi chép
⭐Sử dụng Trình đọc chân thực để đọc văn bản
⭐Sử dụng kiểu giấy để cấu trúc bài viết của bạn
OneNote cung cấp một loạt các khả năng chưa được báo trước được thiết kế để nâng cao năng suất bằng cách cho phép người dùng sắp xếp, lưu trữ và truy cập các ghi chú của họ một cách hiệu quả trong không gian làm việc kỹ thuật số. Phần sau đây nêu bật một số chức năng ít được biết đến của ứng dụng đa năng này:
Đặt kiểu trang làm mẫu mặc định
bạn có tuân theo mô típ thiết kế cụ thể trong ứng dụng OneNote của Microsoft để tổ chức và lưu giữ các quan sát học thuật của mình không? Nếu cách tiếp cận như vậy đã được áp dụng, hãy cân nhắc việc thiết lập định dạng này làm mẫu tiêu chuẩn bằng cách thực hiện một quy trình đơn giản.
Khi sử dụng ghi chú cho các nhiệm vụ hoặc dự án định kỳ yêu cầu định dạng và nội dung nhất quán, việc thiết lập một mẫu mặc định để đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các phiên bản của nhiệm vụ hoặc dự án là rất hữu ích. Để tạo mẫu mặc định trong Microsoft OneNote, hãy làm theo các bước sau:1. Xác định vị trí ghi chú chứa định dạng và nội dung mong muốn cho mẫu mặc định của bạn.2. Nhấp vào ghi chú bằng nút chuột phải hoặc nếu sử dụng máy tính Mac, hãy giữ phím Control và nhấn vào công cụ nhấp chuột trên bàn di chuột. Hành động này sẽ hiển thị một menu ngữ cảnh.3. Từ các tùy chọn được trình bày trong menu ngữ cảnh, hãy chọn “Tạo mẫu mặc định”. Bằng cách đó, ghi chú này sẽ đóng vai trò là nền tảng cho các ghi chú trong tương lai có chung định dạng và nội dung.
⭐ Chọn Đặt làm mẫu mặc định khi bạn thấy danh sách tùy chọn. 
Khi sử dụng các dự án lặp lại, có thể sử dụng các mẫu OneNote để sắp xếp các ghi chú theo cấu trúc định trước. Ví dụ: nếu một người đóng vai trò là người ghi biên bản trong các cuộc họp tại nơi làm việc, họ có thể giám sát những người tham gia, các cuộc thảo luận và các chi tiết quan trọng một cách hiệu quả bằng cách bố trí dựa trên bảng tiêu chuẩn.
Sử dụng Thẻ tùy chỉnh để sắp xếp ghi chú của bạn
OneNote sử dụng cấu trúc tổ chức bao gồm sổ ghi chép, phần và trang để sắp xếp các ghi chú theo cách phân cấp một cách hiệu quả. Hơn nữa, nó cho phép người dùng kết hợp các tín hiệu trực quan thông qua các thẻ tùy chỉnh để thiết lập kết nối giữa các sổ ghi chép hoặc phần khác nhau, từ đó nâng cao khả năng hiểu tổng thể về thông tin có liên quan với nhau. Việc triển khai thẻ tùy chỉnh tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này bằng cách cung cấp phương tiện để gán nhãn cụ thể cho các mục nhập dựa trên mức độ liên quan hoặc liên kết của chúng.
⭐ Nhấp vào tab Trang chủ. 
⭐ Di chuột qua danh sách tùy chọn nơi bạn thấy Việc cần làm và Quan trọng. Sau đó, chọn mũi tên hướng xuống dưới và chọn Create New Tag. 
⭐ Đặt tên cho thẻ của bạn, chọn biểu tượng và chọn Tạo. 
⭐ Để truy cập thẻ của bạn, hãy sử dụng mũi tên bên phải để cuộn qua. 
Liên kết nội bộ và bên ngoài trong OneNote
OneNote sở hữu một hệ thống liên kết phức tạp được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp thu kiến thức hiệu quả, phản ánh sâu sắc và giáo dục dựa trên ngữ cảnh. Điều này cho phép điều hướng liền mạch giữa các trang khác nhau cũng như tích hợp với các trang web bên ngoài để nâng cao trải nghiệm học tập.
Cách liên kết tới các trang khác nhau trong OneNote
Để liên kết đến các trang khác nhau trong OneNote:
Vui lòng nhấp chuột phải hoặc sử dụng phím tắt command + trackpad click dành cho macOS, trên trang web mong muốn để bắt đầu sao chép.
⭐ Chọn Sao chép liên kết vào trang. 
Vui lòng đánh dấu văn bản mong muốn trên trang web và làm theo các bước sau để chèn siêu liên kết bằng phím tắt:Đối với người dùng Windows, nhấn “Ctrl + K” trong khi giữ nút chuột trái trên văn bản đã chọn. Đối với người dùng Mac, nhấn “Command + K” thay vì “Control + K”. Điều này sẽ tạo ra một siêu liên kết với URL của trang web hiện tại trong hầu hết các trường hợp.
⭐ Dán liên kết và nhấn OK. Khi bạn nhấp vào liên kết, bạn sẽ đến trang bạn muốn. 
Cách liên kết tới các trang bên ngoài trong OneNote
Nếu bạn muốn kết hợp các trang web bên ngoài trong OneNote bằng siêu liên kết, chẳng hạn như địa chỉ URL cho trang web, vui lòng tuân thủ các nguyên tắc tiếp theo.
⭐ Đi vào OneNote và chọn văn bản bạn muốn thêm siêu liên kết vào. Chọn Ctrl \+ K (Windows) hoặc Command \+ K (Mac). 
Cách sao chép một trang trong OneNote
OneNote cung cấp chức năng thuận tiện cho phép người dùng sao chép toàn bộ trang từ sổ ghi chép này và chuyển nó sang sổ ghi chép khác, đơn giản hóa việc tổ chức và quản lý ghi chú trên nhiều phần.
nhấp chuột phải và chọn “Sao chép” từ menu ngữ cảnh hoặc cách khác, giữ phím lệnh và nhấp vào bàn di chuột để bắt đầu quá trình sao chép cho nội dung đã chọn.
⭐ Chọn Sao chép trang sang. 
⭐ Chọn sổ ghi chép bạn muốn sao chép trang của mình vào và nhấp vào Sao chép khi hoàn tất. 
Sử dụng phiên bản trang để theo dõi các thay đổi
OneNote duy trì bản ghi các lần lặp lại trước đó cho mỗi ghi chú, thay vì xóa tất cả các lần lặp lại trước đó khi sửa đổi. Điều này cho phép người dùng khôi phục nội dung đã xóa bằng cách xem qua kho lưu trữ các bản sửa đổi trước đây của tài liệu.
Để truy cập và sử dụng chức năng phiên bản trang, vui lòng điều hướng đến tab “Xem”, sau đó chọn “Phiên bản trang”.
Dịch văn bản hoặc toàn bộ trang
Trước sự phổ biến ngày càng tăng của đa ngôn ngữ trong bối cảnh nghề nghiệp, khả năng tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp đa ngôn ngữ ngày càng trở nên quan trọng. Để đạt được mục đích này, Microsoft cung cấp một bộ tính năng dịch thuật mạnh mẽ trong bộ Office cho phép người dùng giải mã tài liệu được viết bằng các nền tảng ngôn ngữ đa dạng và chuyển đổi nó thành định dạng phù hợp cho mục đích tham khảo hoặc lưu trữ hồ sơ.
⭐ Vào Xem > Dịch > Đặt ngôn ngữ nếu bạn muốn dịch toàn bộ trang. 
⭐ Chọn ngôn ngữ của bạn và chọn Dịch. 
Để chỉ hiển thị một đoạn văn bản này để dịch, bạn có thể làm theo các bước sau:
⭐ Vào Xem > Dịch > Lựa chọn. 
⭐ Chọn văn bản bạn muốn dịch; nếu bạn cần thêm ngữ cảnh, bạn cũng có thể nhập từ mới. 
Chọn các cặp ngôn ngữ mong muốn để dịch trong menu thả xuống được cung cấp.
Chọn một ngôn ngữ từ menu thả xuống và nhấp vào “Chèn” để dịch văn bản trong hộp chọn hoặc hộp nhập hiện tại. Văn bản đã dịch sẽ thay thế nội dung gốc, cho phép bạn lưu nó làm một phần ghi chú của mình.
Ngoài việc tùy chỉnh các tùy chọn ghi chú trong OneNote, người dùng còn có thể linh hoạt sửa đổi tùy chọn ngôn ngữ của mình trên nhiều ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft, bao gồm cả Word. Điều này cho phép các cá nhân điều chỉnh trải nghiệm của mình theo yêu cầu ngôn ngữ, đảm bảo rằng các công cụ như Word được tối ưu hóa cho nhu cầu riêng của họ.
Sắp xếp trang trong OneNote
Để sắp xếp các trang trong một Notebook cụ thể trên OneNote, vui lòng chọn nút “Sắp xếp” nằm cạnh Notebook mong muốn. Từ menu tiếp theo, bạn có thể chọn một trong một số tiêu chí sắp xếp có sẵn, bao gồm sắp xếp bảng chữ cái theo tiêu đề, thứ tự thời gian dựa trên ngày tạo hoặc dấu thời gian sửa đổi hoặc ngược lại.
Lưu email vào OneNote
Để sử dụng chức năng Gửi email tới OneNote, chỉ cần chuyển tiếp thư từ hoặc tệp đính kèm bạn muốn đến địa chỉ email được cung cấp ( [email protected] ). Điều này cho phép bạn lưu trữ nhiều loại thông tin liên lạc và tệp trong OneNote, bao gồm xác nhận chuyến đi, biên lai và các tài liệu quan trọng.
Nội dung của email đóng vai trò là tiêu đề cho trang OneNote của bạn, với các siêu liên kết có trong thư được tự động chuyển thành các bài viết toàn diện và các hình ảnh trình bày hoàn chỉnh bao trùm toàn bộ từng trang web tương ứng.
Để thiết lập chức năng gửi email trực tiếp tới OneNote, vui lòng làm theo các bước sau:
⭐ Đi tới trang thiết lập Gửi email tới OneNote.
⭐ Chọn Thiết lập email tới OneNote. 
⭐ Đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn. 
⭐ Chọn vị trí mặc định để lưu ghi chú đã gửi qua email của bạn. Bạn cũng nên chọn địa chỉ bạn sẽ sử dụng để gửi email; bạn phải gửi chúng đến [email protected] để chúng lưu thành công. 
Khi bạn đã xem xét và điều chỉnh các cài đặt nếu cần, hãy nhấp vào “Lưu” để hoàn tất các tùy chọn của bạn. Sau đó, bạn nên gửi email dùng thử qua Microsoft Outlook để đảm bảo rằng tất cả các cấu hình đều được cấu hình đúng cách để hoạt động liền mạch.
Outlook cung cấp tùy chọn để người dùng bảo mật thông tin liên lạc của họ bằng cách bật mã hóa email khi gửi thư đến người nhận. Biện pháp này đảm bảo rằng dữ liệu bí mật vẫn được bảo vệ và không rơi vào tay trái phép.
Dán văn bản không cần định dạng
Khi sử dụng hành động sao chép và dán thông tin trong OneNote, điều quan trọng cần lưu ý là ứng dụng sẽ tự động chèn văn bản kèm theo mọi định dạng áp dụng cũng như tham chiếu nguồn liên quan, bất kể người dùng có chọn sử dụng phím tắt thông thường hay không giữ phím “Ctrl” kết hợp với phím “V” hoặc chọn tùy chọn “Dán” từ menu ngữ cảnh dễ truy cập.
Để duy trì tính toàn vẹn của văn bản đã dán trong OneNote mà không có bất kỳ định dạng nào, vui lòng điều hướng đến menu “Trang chủ” và chọn “Dán”, sau đó chọn “Chỉ giữ văn bản”.
Bạn có thể thử một cách tiếp cận khác là sử dụng tổ hợp phím Option + Command + Shift + V khi làm việc với OneNote trên máy tính Mac.
Thêm phương trình vào ghi chú của bạn
Mặc dù bạn chắc chắn đã quen thuộc với tiện ích của OneNote trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập và sắp xếp nội dung văn bản, nhưng nó cũng có khả năng cung cấp các biểu thức toán học thông qua một quy trình đơn giản. Để kết hợp các phương trình như vậy trong ghi chú của bạn, chỉ cần làm theo các bước sau:
⭐ Đi tới Chèn > Phương trình. 
Đồng bộ hóa tất cả sổ ghi chép
Khi sử dụng Microsoft OneNote với nhiều notepad, bạn có thể đồng bộ hóa liền mạch tất cả nội dung. Mặc dù chức năng này thường được kích hoạt tự động, nhưng bạn có thể nên bắt đầu quy trình theo cách thủ công nếu có bất kỳ vấn đề nào về hiệu suất phát sinh.
Để đảm bảo tính nhất quán trên tất cả các ghi chú của bạn, bạn có thể chọn đồng bộ hóa tất cả sổ ghi chép của mình bằng cách điều hướng đến “Tệp” và chọn “Đồng bộ hóa tất cả sổ ghi chép”. Ngoài ra, bạn có tùy chọn đồng bộ hóa có chọn lọc một sổ ghi chép nếu phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.
Sử dụng Trình đọc chân thực để đọc văn bản
Trình đọc chân thực là một công cụ có hiệu quả cao và dễ truy cập, sẵn có trong nhiều ứng dụng khác nhau của Microsoft, bao gồm OneNote, Teams và Outlook. Tính năng này cho phép người dùng xem nội dung văn bản ở chế độ toàn màn hình trong khi nó đang được đọc to.
Việc bật chế độ Trình đọc chân thực trong Microsoft Outlook có thể được thực hiện tương đối dễ dàng, như sau:
⭐Nhấn vào Xem trên thanh công cụ.
⭐ Chọn Trình đọc chân thực. 
⭐ Nhấn vào nút phát để OneNote đọc văn bản của bạn. 
Sau khi hoàn thành nội dung này, vui lòng sử dụng biểu tượng con trỏ ngoài cùng bên trái để quay lại cài đặt hiển thị tiêu chuẩn.
Sử dụng kiểu giấy để cấu trúc bài viết của bạn
Người ta có thể chọn mẫu được định dạng sẵn trong OneNote để thay thế cho trình soạn thảo văn bản thuần túy. Để tùy chỉnh bố cục của trang, người ta có thể sửa đổi các thuộc tính của kiểu “giấy” được hiển thị trên khung vẽ của họ. Quá trình này rất đơn giản và bao gồm một số tùy chọn thân thiện với người dùng.
⭐Chọn Xem > Kiểu giấy.
⭐ Nhấn vào mũi tên hướng xuống. 
Bạn có khả năng chọn định dạng giấy mong muốn từ danh sách các lựa chọn có sẵn khi được nhắc.
OneNote cung cấp nhiều khả năng hữu ích để hợp lý hóa việc tổ chức và trình bày ghi chú. Ngoài ra, nó cho phép tùy chỉnh trực quan và tăng khả năng truy cập, cho phép người dùng điều chỉnh trải nghiệm của họ theo sở thích cá nhân để tối ưu hóa hiệu quả. Việc thử nghiệm các chức năng khác nhau của nó có thể giúp xác định tính năng nào phù hợp nhất với nhu cầu quy trình làm việc của một người.