Cách giảm kích thước bảng tính Excel của bạn
Bảng tính Excel có thể dễ dàng trở nên khó sử dụng và lớn, đặc biệt nếu chúng chứa nhiều dữ liệu hoặc hình ảnh. Mặc dù điều này có thể không phải là vấn đề trong hầu hết các trường hợp nhưng nó có thể gây khó khăn cho việc quản lý, chia sẻ và làm việc với bảng tính một cách hiệu quả.
May mắn thay, có một số biện pháp có thể được triển khai nhằm giảm bớt kích thước của tài liệu Microsoft Excel của một người trong khi vẫn lưu giữ tất cả thông tin liên quan. Về vấn đề này, bây giờ chúng tôi sẽ đưa ra một ví dụ nhằm mục đích minh họa.
Xóa các trang không mong muốn
Để giảm thiểu kích thước sổ làm việc Microsoft Excel của bạn, bạn nên xóa mọi trang tính không cần thiết trong tài liệu. Để hoàn thành tác vụ này, chỉ cần truy cập tệp Excel của bạn, nhấp vào nút chuột tại điểm liền kề với trang tính thừa, sau đó chọn tùy chọn “Xóa” từ menu ngữ cảnh tiếp theo.
Tương tự, có thể loại bỏ các biểu đồ, đồ họa, bảng biểu và các thành phần khác không cần thiết.
Xóa định dạng không cần thiết
Kích thước của tài liệu Excel có thể mở rộng hơn nữa do tùy chỉnh ô rộng rãi, với mỗi ô được tinh chỉnh sẽ tiêu tốn thêm dung lượng lưu trữ trong tệp. Để minh họa, hãy xem xét một tình huống trong đó đường viền của các ô được trang trí; những phần tô điểm như vậy sẽ chiếm nhiều chỗ hơn trong tài liệu so với cách trình bày mặc định của chúng.
Để loại bỏ mọi định dạng không mong muốn trong bảng tính Excel, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
Vui lòng mở sổ làm việc Microsoft Excel mong muốn và chọn phạm vi ô cụ thể mà bạn muốn loại bỏ bất kỳ định dạng nào.
Vui lòng nhấp vào tab “Trang chủ” nằm ở đầu trang.
⭐ Trong nhóm Chỉnh sửa, nhấp vào nút Xóa và chọn Xóa định dạng từ menu kết quả. 
Sửa đổi tùy chọn chất lượng và kích thước hình ảnh
Có nội dung đồ họa nào hiện diện trong tài liệu Microsoft Excel của bạn không? Trong trường hợp như vậy, việc giảm kích thước và độ phân giải của các thành phần trực quan có thể góp phần làm giảm kích thước tổng thể của tệp Excel.
Điều cần thiết là phải thừa nhận rằng việc điều chỉnh kích thước và độ trung thực của nội dung trực quan có thể ảnh hưởng đến cách trình bày nội dung đó trong tài liệu Excel. Tuy nhiên, nếu những thỏa hiệp như vậy phù hợp với mong đợi của một người, người ta có thể tiến hành triển khai các cấu hình cần thiết cho Microsoft Excel để duy trì hình ảnh ở khả năng phân giải giảm dần.
⭐Mở Microsoft Excel trên PC của bạn.
Vui lòng nhấp vào tùy chọn “Tệp” nằm ở phần trên cùng của màn hình của bạn.
⭐Chọn Tùy chọn từ khung bên trái.
Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, hãy điều hướng đến tab Nâng cao để truy cập và định cấu hình cài đặt nâng cao cho ứng dụng Microsoft Excel của bạn.
Điều chỉnh cài đặt kích thước và chất lượng hình ảnh là rất quan trọng để tối ưu hóa hình ảnh của bạn, do đó có thể cải thiện đáng kể hiệu suất trang web của bạn. Bằng cách đó, bạn đảm bảo rằng chỉ những thông tin cần thiết mới được tải, từ đó giảm thời gian tải trang và nâng cao trải nghiệm người dùng. Để đạt được mục tiêu này, hãy điều hướng đến phần “Kích thước và chất lượng hình ảnh”, xác minh rằng tùy chọn “Hủy dữ liệu chỉnh sửa” đã được chọn và tiến hành mọi điều chỉnh bổ sung nếu cần.
Vui lòng không giảm chất lượng hình ảnh bằng cách bỏ chọn tùy chọn “Nén hình ảnh”, được biểu thị bằng hộp kiểm có biểu tượng ngôi sao đi kèm.
Vui lòng chọn menu thả xuống nằm cạnh “Độ phân giải mặc định” để chọn độ phân giải màn hình từ 150 pixel mỗi inch (ppi) trở xuống.
⭐ Nhấp vào OK để lưu thay đổi của bạn. 
Nén ảnh trong bảng tính Excel của bạn
Nếu bạn không muốn giảm độ phân giải của mọi hình ảnh trong tài liệu Excel của mình, Microsoft Excel cung cấp một giải pháp thay thế cho phép bạn nén từng bức ảnh cụ thể. Bằng cách đó, bạn có thể giảm thiểu kích thước tệp Excel một cách hiệu quả mà không ảnh hưởng đến các thành phần hình ảnh khác.
Chọn biểu diễn đồ họa trong sổ làm việc Microsoft Excel mà bạn muốn giảm kích thước.
⭐Nhấp vào tab Định dạng hình ảnh.
Vui lòng tinh chỉnh văn bản được cung cấp như sau: Trong phần’Điều chỉnh’, vui lòng xem qua nút’Nén Ảnh’để giảm kích thước tệp hình ảnh khi cần thiết.
Vui lòng chọn hình ảnh bạn muốn nén và đánh dấu vào ô tương ứng. Thao tác này sẽ chỉ áp dụng quy trình nén cho hình ảnh đã chọn chứ không phải tất cả các hình ảnh đó trong vùng chọn.
Chọn hộp kiểm bên cạnh “Xóa các vùng ảnh đã cắt” để bật tính năng này, tính năng này cho phép bạn xóa mọi phần không mong muốn của ảnh có thể đã vô tình bị cắt đi trong quá trình chỉnh sửa.
Trong phần “Độ phân giải”, bạn có thể chọn trong số nhiều tùy chọn PPI (Pixels Per Inch) để phù hợp với sở thích của mình.
⭐ Nhấp vào OK. 
Việc lặp lại quy trình nói trên nhiều lần sẽ dẫn đến việc nén hình ảnh trong sổ làm việc Excel nhiều hơn, sau đó dẫn đến giảm đáng kể kích thước tổng thể của nó.
Ngăn Excel lưu bộ nhớ đệm Pivot
Bộ đệm tổng hợp trong Microsoft Excel đóng vai trò là kho lưu trữ tạm thời cho thông tin được sử dụng bởi các bảng tổng hợp. Tính năng này nâng cao hiệu quả tính toán và cho phép người dùng tương tác với các bảng tổng hợp hiệu quả hơn đồng thời góp phần tăng kích thước tệp do tính lưu giữ của dữ liệu được lưu trong bộ nhớ đệm trong tài liệu.
Để tránh lưu bộ đệm ẩn cùng với sổ làm việc Excel có chứa bảng tổng hợp, vui lòng làm theo các nguyên tắc sau khi làm việc trong bộ phần mềm Microsoft Office.
⭐Mở bảng tính Excel của bạn.
Để truy cập tính năng Phân tích PivotTable, vui lòng làm theo các bước sau:1. Đầu tiên, chọn một ô trong bảng tổng hợp của bạn.2. Tiếp theo, điều hướng lên đầu màn hình và tìm tab “PivotTable Phân tích”.3. Nhấp vào tab này để kích hoạt tính năng Phân tích PivotTable.
⭐Nhấp vào nút Tùy chọn.
Để truy cập cửa sổ Tùy chọn PivotTable và điều hướng đến tab Dữ liệu, vui lòng làm theo các bước sau:1. Mở bảng tính chứa PivotTable mà bạn muốn sửa đổi.2. Nhấp vào nút “Dữ liệu” ở góc trên cùng bên trái màn hình của bạn hoặc đi tới “Phân tích” > “Tùy chọn PivotTable”.3. Khi cửa sổ Tùy chọn PivotTable mở ra, hãy chọn tab “Chung” nếu nó chưa được chọn.4. Từ đó, tìm phần “Dữ liệu” trong khung tùy chọn. Nếu một tùy chọn cụ thể liên quan đến dữ liệu không có sẵn ở đây, hãy thử chọn các tab khác như “Bố cục & Định dạng”, “Nhãn hàng”, v.v., có thể chứa các cài đặt liên quan để sửa đổi hiển thị dữ liệu.
Vui lòng xác nhận xem bạn có muốn lưu dữ liệu nguồn của mình cùng với hộp kiểm đã chọn hay không, đồng thời làm mới dữ liệu khi mở lại tệp bằng cách chọn các hộp kiểm thích hợp.
⭐ Nhấn OK để xác nhận. 
Khi thực hiện các biện pháp nói trên, bộ đệm xoay trong sổ làm việc Excel sẽ bị loại bỏ một cách có chủ ý, dẫn đến giảm kích thước tệp tổng thể.
Lưu bảng tính của bạn ở định dạng nhị phân (.Xslb)
Định dạng tệp mặc định của Microsoft Excel để lưu tệp dựa trên XML, tạo điều kiện trao đổi dữ liệu liền mạch giữa các ứng dụng và hệ thống khác nhau. Tuy nhiên, khi cần thiết, người ta có thể chọn lưu sổ làm việc Excel của họ ở định dạng nhị phân để giảm kích thước tệp.
Để giữ sổ làm việc Excel ở dạng ban đầu và giảm nó thành một chuỗi số 0 và số 1, hãy làm theo quy trình sau:
⭐Mở bảng tính Excel của bạn.
Vui lòng nhấp vào tùy chọn “File”, sau đó chọn “Save As”.
Vui lòng chọn vị trí mong muốn để lưu tệp, từ đó bạn có sẵn một số tùy chọn.
Vui lòng chọn định dạng tệp phù hợp từ menu thả xuống và nhấp vào “Lưu” để lưu tác phẩm của bạn ở định dạng cụ thể đó. Việc chọn “Sổ làm việc nhị phân Excel (.xlsb)” sẽ đảm bảo khả năng tương thích với Microsoft Excel, giữ nguyên tất cả các tính năng như công thức, định dạng và siêu liên kết.
⭐ Nhấp vào nút Lưu. 
Để tiết kiệm dung lượng lưu trữ, quá trình này bao gồm việc lưu tài liệu Excel ở định dạng nhị phân gốc. Để thiết lập lưu nhị phân làm cài đặt mặc định cho tất cả các tài liệu Excel trong tương lai, người ta có thể sửa đổi cài đặt trong chính Microsoft Excel. Các bước cần thiết để làm như vậy được nêu dưới đây:
Vui lòng mở Microsoft Excel và điều hướng đến menu “Tệp”, sau đó chọn “Tùy chọn”.
Vui lòng chọn tab “Lưu” nằm trên thanh bên trái để truy cập chức năng lưu.
Vui lòng chọn lựa chọn thích hợp từ menu thả xuống bên cạnh “Lưu tệp ở định dạng này” và chọn tùy chọn “Sổ làm việc nhị phân Excel (.xlsb)”.
⭐ Nhấn OK để lưu thay đổi. 
Sau khi hoàn tất quy trình nói trên, Microsoft Excel sẽ tự động lưu tất cả tài liệu liên quan ở dạng nhị phân theo mặc định, trừ khi có quy định khác.
Chuyển đổi bảng tính thành tệp ZIP
Nếu bạn không muốn sửa đổi cài đặt trong Microsoft Excel mà vẫn muốn nén kích thước tệp, có một cách tiếp cận là lưu bảng tính dưới dạng kho lưu trữ nén được gọi là tệp ZIP. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng khả năng nén dữ liệu gốc được tích hợp trong hệ điều hành Windows. Bằng cách đó, bạn có thể giảm kích thước của tài liệu Excel một cách hiệu quả mà không yêu cầu quyền truy cập vào nội dung của nó. Để tiếp tục quá trình này, vui lòng làm theo các bước sau:
Nhấn đồng thời phím Windows và chữ “E” sẽ khởi chạy File Explorer, cho phép bạn truy cập các tệp và thư mục của mình một cách dễ dàng.
Có lẽ bạn có thể muốn đi đến vị trí trong thiết bị lưu trữ chứa tài liệu nói trên để truy cập và xem lại nội dung của nó.
⭐ Nhấp chuột phải vào tệp Excel của bạn và chọn tùy chọn Nén thành tệp ZIP từ menu ngữ cảnh. 
Windows sẽ giữ phiên bản đã lưu trữ của tệp ở cùng vị trí nơi nó được lưu ban đầu. Ngoài ra, người ta có thể chọn sử dụng tiện ích nén dữ liệu đáng tin cậy của bên thứ ba để đạt được kết quả này. Sau đó, sau khi nén tệp, người dùng có thể tự tin phân phối sổ làm việc Excel của mình, bất kể kích thước của nó.
Thu nhỏ tệp Excel của bạn một cách dễ dàng
Việc quản lý các tài liệu Excel lớn có thể gặp một số thách thức, bao gồm thời gian tải chậm và khó chia sẻ dữ liệu qua email. Tuy nhiên, những vấn đề này có thể dễ dàng tránh được bằng cách thực hiện các kỹ thuật đơn giản được nêu ở đây. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc này, người dùng có thể giảm kích thước tệp Excel của mình một cách hiệu quả mà không gặp trở ngại.