7 cách quản lý bản tin trên Gmail mà không làm lộn xộn hộp thư đến của bạn
Bản tin qua email thật tiện lợi. Không giống như các nguồn thông tin truyền thống, nơi bạn phải tìm kiếm thứ để đọc, các bản tin sẽ được gửi thẳng đến hộp thư đến của bạn. Và vì cá nhân bạn đã đăng ký nhận chúng nên các bản tin gửi đến hộp thư đến của bạn có thể chứa thông tin mà bạn thích đọc.
Mặc dù đúng là người ta có thể bỏ qua các bản tin quan trọng do chúng có khả năng trộn lẫn với thư từ cá nhân và thông tin tiếp thị, nhưng có một số chiến lược có thể được sử dụng để duy trì một hệ thống có tổ chức nhằm giám sát các ấn phẩm này mà không cho phép chúng thống trị tài khoản email của một người hoặc bị chôn vùi. bên dưới sự tích tụ của các tin nhắn riêng tư.
Ưu tiên người gửi quan trọng
Bạn có thể ưu tiên các bản tin mà bạn quan tâm trên Gmail bằng cách sử dụng điểm đánh dấu mức độ quan trọng. Bạn sẽ thấy rằng Gmail đã đánh dấu những email mà nó cho là quan trọng đối với bạn là quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng điểm đánh dấu tầm quan trọng trên các bản tin mà bạn không muốn bỏ lỡ. Nếu tùy chọn của bạn thay đổi theo thời gian, hãy nhớ bỏ đánh dấu các bản tin tương ứng.
Tính năng cải tiến này đóng vai trò như một phương tiện hiệu quả để xác định các thư từ quan trọng đáng được bạn chú ý ngay lập tức, cho phép bạn dễ dàng tách chúng ra khỏi vô số thư thông thường đang làm lộn xộn hộp thư đến của bạn. Hơn nữa, chỉ báo quan trọng cho phép xóa nhanh các thông tin liên lạc không liên quan chỉ bằng một hành động duy nhất, loại bỏ nhu cầu xem xét kỹ nội dung hoặc xem xét kỹ lưỡng dòng chủ đề.
Sử dụng Nhãn Gmail
Để tránh làm lộn xộn tài khoản email chính của bạn trong khi vẫn nhận được bản tin, bạn nên sử dụng tính năng nhãn của Gmail và chuyển các thư này đến các thư mục được chỉ định. Bằng cách đó, bạn có tùy chọn thiết lập các thư mục riêng lẻ cho các bản tin hoặc loại đăng ký cụ thể, duy trì tính tổ chức và hiệu quả.
Bằng cách sử dụng phương pháp này, bạn có khả năng truy cập vào thư mục mong muốn bất cứ khi nào bạn cần xem qua một bản tin cụ thể. Hơn nữa, các thư mục được tạo này cung cấp các tùy chọn cá nhân hóa, cho phép bạn sửa đổi tiêu đề của chúng, xóa toàn bộ thư mục, gắn thẻ mọi email trong đó là đã đọc, v.v. Tính linh hoạt như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết lập một hệ thống có tổ chức để quản lý hiệu quả bộ sưu tập bản tin của bạn một cách dễ dàng.
Hủy đăng ký nhận các bản tin bạn không còn đọc nữa
Trong một thời gian dài, có thể hình dung rằng một số bản tin nhất định mà bạn đã đăng ký có thể không còn cung cấp đủ mức độ hữu ích nữa. Để duy trì hiệu quả tổ chức trong hộp thư đến email của bạn và tránh bị choáng ngợp bởi những thư từ không liên quan, điều cần thiết là hủy đăng ký nhận các bản tin không còn phù hợp với bạn nữa.
Kiểm tra định kỳ tùy chọn đăng ký email của một người có thể giúp duy trì hộp thư đến được tổ chức tốt. Trong trường hợp một cá nhân thường xuyên bỏ qua hoặc xóa tin nhắn từ những người liên lạc cụ thể, điều đó có thể cho thấy rằng việc chấm dứt đăng ký của họ bằng cách sử dụng tùy chọn “hủy đăng ký” là điều khôn ngoan. May mắn thay, việc ngừng nhận hầu hết các bản tin nói chung là một quá trình đơn giản và dễ dàng.
Bạn nên dành một khoảng thời gian hợp lý, thường là vài ngày, sau khi hủy đăng ký nhận bản tin trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào tiếp theo. Trong trường hợp bạn tiếp tục nhận được email ngay cả sau khi hủy đăng ký, hãy cân nhắc việc xem lại tùy chọn đăng ký email của mình và gắn cờ bản tin vi phạm là thư rác. Điều này sẽ giúp ngăn việc gửi nội dung không mong muốn vào hộp thư đến của bạn trong tương lai.
Sử dụng ứng dụng đọc bản tin
Ứng dụng đọc tin tức tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì tài khoản email chính gọn gàng và ngăn nắp, đồng thời đảm bảo rằng người ta không bỏ lỡ bất kỳ bản tin ưa thích nào. Thông thường, loại chương trình này yêu cầu người dùng thiết lập một địa chỉ thư điện tử mới, địa chỉ này có thể được sử dụng để đăng ký nhận các bản tin khác nhau.
Ứng dụng trình đọc tin tức hiện tại sẽ hoạt động như một ổ chứa thư, cho phép bạn truy xuất tất cả các bản tin của mình trong giới hạn của chương trình. Điều quan trọng cần lưu ý là các loại ứng dụng này thường cung cấp nhiều khả năng. Một số có thể cung cấp giao diện không có quảng cáo, trong khi một số khác có thể cấp cho bạn URL liên kết tới nguồn cấp dữ liệu RSS để truy cập bản tin của bạn. Do đó, bạn nên điều tra các lựa chọn thay thế khác nhau có sẵn trong lĩnh vực người đọc bản tin và chọn một lựa chọn phù hợp với yêu cầu của bạn.
Sử dụng Tính năng Lưu trữ của Gmail
Đối với những bản tin thu hút sự chú ý của bạn nhưng cần nhiều thời gian hơn mức bạn hiện phải dành để đọc, hãy cân nhắc việc lưu trữ chúng thay vì để chúng tích tụ trong hộp thư đến email của bạn. Lưu trữ email là một quá trình đơn giản trên Gmail và bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo quyền truy cập liên tục vào các thư cần thiết.
Các email đã được lưu trữ sẽ không còn hiển thị trong hộp thư đến chính của một người nữa; tuy nhiên, chúng vẫn có thể truy xuất được thông qua một đường dẫn điều hướng riêng. Người dùng có thể truy cập vào những thư này bằng cách chọn “Tất cả thư” từ bảng điều khiển bên trái trong giao diện Gmail của họ.
Sử dụng địa chỉ email riêng
Một cách tiếp cận khác để sử dụng ứng dụng đọc bản tin là thiết lập một tài khoản email riêng và sử dụng nó riêng cho mục đích đăng ký. Bằng cách đó, một cá nhân có thể sắp xếp hộp thư chính của mình trong khi vẫn có thể truy cập các bản tin của mình thông qua tài khoản được chỉ định một cách thuận tiện.
Nếu bạn muốn, việc thiết lập một tài khoản email được cá nhân hóa dành riêng cho nội dung dựa trên đăng ký sẽ cho phép bạn nâng cao hiệu quả tổ chức thông qua việc phân loại thư dựa trên mức độ ưu tiên của người gửi, chỉ định các thư mục cụ thể và duy trì các thông tin liên lạc có giá trị lâu dài trong kho lưu trữ.
Lên lịch thời gian đọc
Để quản lý hiệu quả luồng thư từ và bản tin email liên tục, điều cần thiết là phải phân bổ các khoảng thời gian cụ thể để sắp xếp hộp thư kỹ thuật số của một người. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải dành ra những khoảnh khắc bổ sung để đọc kỹ các bản tin có liên quan, vì làm như vậy một cách nhất quán sẽ giúp một người luôn được thông báo về những chủ đề khơi gợi sự tò mò của họ và đưa ra quyết định về những bản tin không đáng được chú ý.
Bất kể người ta đọc chúng hàng ngày hay mỗi tuần một lần, điều bắt buộc là người ta phải hết sức chú ý đến các bản tin của họ để tránh bị choáng ngợp bởi vô số tin nhắn chưa đọc. Trong trường hợp hạn chế về thời gian cấm đọc kỹ nhiều bản tin, việc sử dụng nền tảng trí tuệ nhân tạo để tóm tắt có thể mang lại lợi ích.
Bằng cách sử dụng công cụ AI cung cấp bản tóm tắt các bản tin dài ở định dạng cô đọng, bạn sẽ có thể trích xuất thông tin cần thiết mà không cần phải đọc chi tiết từng phần riêng lẻ. Một số ứng dụng như vậy được cung cấp miễn phí và cung cấp giao diện thân thiện với người dùng, cho phép bạn dễ dàng truy cập chúng.
Sắp xếp các bản tin của bạn để mở khóa Hộp thư đến không lộn xộn
Những thư từ qua email, đặc biệt là những thư được lựa chọn tỉ mỉ, chứa đựng vô số kiến thức và quan điểm vô giá. Tuy nhiên, nếu không có sự sắp xếp hiệu quả, người ta có thể dễ dàng bị nhấn chìm dưới khối lượng khổng lồ các bản tin nhận được.
Nếu việc quản lý lượng lớn bản tin là thách thức đối với bạn thì việc triển khai các chiến lược được mô tả trong phần này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc ưu tiên các tùy chọn đăng ký của bạn và duy trì môi trường email gọn gàng.