Cách thực hiện các thay đổi theo dõi dễ sử dụng hơn trên Microsoft Word
Track Changes là một trong những công cụ tốt nhất để chỉnh sửa tài liệu Word và cộng tác với người khác, nhưng việc sử dụng nó có thể trở nên phức tạp và lộn xộn. Nếu bạn mới làm quen với tính năng này trên Microsoft Word hoặc không chịu được các dấu đỏ và cài đặt lạ thì đừng bỏ Track Changes.
Một khi người ta nắm bắt được sự phức tạp của các thành phần cấu thành nó, việc sử dụng chức năng này sẽ trở nên dễ quản lý hơn đáng kể. Người ta có thể tinh chỉnh chức năng để tạo điều kiện thuận lợi cho cách tiếp cận có tổ chức hơn trong việc sửa đổi hoặc xem xét kỹ lưỡng tài liệu bằng văn bản. Dưới đây, tôi sẽ trình bày một số đề xuất để đạt được kết quả như vậy.
Hiển thị các bản sửa đổi trong bong bóng
Khi tìm hiểu sâu hơn về chức năng của Microsoft Word, người ta có thể phát hiện ra rằng việc bật “Theo dõi thay đổi” không chỉ đơn thuần là một quyết định nhị phân; thay vào đó, nó cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để điều chỉnh quá trình chỉnh sửa theo sở thích cá nhân.
Một trong những tham số chính có thể được điều chỉnh là cách trình bày trực quan phần đánh dấu trong tài liệu. Để sửa đổi cài đặt này, hãy điều hướng đến “Đánh giá” và chọn “Hiển thị đánh dấu”, sau đó chọn giữa các tùy chọn có sẵn để hiển thị chú thích bong bóng:
⭐Hiển thị các bản sửa đổi trong bong bóng
⭐Hiển thị tất cả các bản sửa đổi nội tuyến
⭐Chỉ hiển thị định dạng trong bong bóng
Theo dõi Thay đổi sử dụng một phương pháp vốn có bao gồm việc chèn vào ngữ cảnh của tài liệu đối với nội dung đã xóa và sửa đổi nội dung đó đối với tài liệu được thêm vào. Mặc dù cách tiếp cận này có thể phù hợp với các ứng dụng quy mô nhỏ, nhưng việc sử dụng quá mức nó trên toàn bộ bản thảo có thể dẫn đến sự lộn xộn về mặt hình ảnh và cản trở khả năng đọc. Hơn nữa, tính năng này không phân biệt giữa các thay đổi định dạng, do đó làm phức tạp việc xác định các thay đổi.
Việc sử dụng các tác phẩm bơm hơi dành riêng cho việc điều chỉnh cấu trúc thể hiện một bước tiến vượt xa việc kết hợp các sửa đổi trực tiếp trong câu chuyện. Mặc dù các thao tác xóa và bổ sung vẫn được tích hợp vào nội dung chính nhưng tất cả các thay đổi về định dạng đều được hiển thị trong các chú thích bằng hình ảnh nằm dọc theo văn bản ở ngay bên phải.
Nếu bạn không muốn sử dụng chỉnh sửa nội tuyến, có sẵn một tùy chọn thay thế để trình bày các sửa đổi của bạn trong các phần tử bong bóng. Phương pháp này cho phép thao tác rộng rãi hơn như xóa, bổ sung và định dạng, với bản ghi chi tiết về những điều chỉnh này được hiển thị ở phía bên phải. Mặc dù cách tiếp cận này sử dụng màu đỏ nhưng nó mang lại kết quả trình bày các sửa đổi của bạn gọn gàng hơn và có tổ chức tốt hơn.
Sử dụng Không hoặc Đánh dấu Đơn giản để Tránh phiền nhiễu
Sau khi xem xét phương pháp biên tập ưa thích của bạn, ban đầu bạn có thể chọn đọc kỹ bản thảo để nắm bắt nhịp điệu, sự rõ ràng và bất kỳ thiếu sót nào của nó. Việc sử dụng quá nhiều chú thích ngay từ đầu có thể gây bất lợi cho quá trình này.
Theo dõi Thay đổi cung cấp hai tùy chọn riêng biệt trong menu thả xuống Hiển thị để đánh giá, đáp ứng các tùy chọn và yêu cầu khác nhau. Cài đặt Đánh dấu đơn giản ẩn cả nhận xét bóng chú thích và bản sửa đổi nội tuyến trong khi chỉ hiển thị các đường thẳng đứng màu đỏ biểu thị các sửa đổi. Bằng cách nhấp vào một trong những điểm đánh dấu này, người dùng có thể truy cập kịp thời nội dung đã chỉnh sửa chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản. Ngoài ra, tùy chọn này cho phép người dùng chuyển đổi mức độ hiển thị của các dòng bằng cách nhấp vào một lần nữa, đảm bảo điều hướng liền mạch trong tài liệu.
Làm việc với một trong hai cài đặt này sẽ đảm bảo tài liệu gọn gàng, không có bất kỳ yếu tố gây xao lãng nào. Đối với những người là thành viên của nhóm, điều cần thiết là phải xác định các phương pháp hiệu quả nhất để cộng tác đồng thời trên các tài liệu Microsoft Word, đồng thời đặt ra các nguyên tắc sử dụng “Theo dõi các thay đổi” để đảm bảo sự hợp tác liền mạch giữa tất cả các thành viên.
Sử dụng tất cả đánh dấu hoặc bản gốc một cách tiết kiệm
Trừ khi bạn thực sự mong muốn kiểm tra một lần lặp cụ thể của tài liệu Microsoft Word, không cần thiết phải tiết lộ toàn bộ cấu trúc đánh dấu của nó.
Việc kiểm tra nguồn tài liệu không thay đổi có rất ít ích lợi. Người ta có thể xem qua nội dung ban đầu trong giây lát để tìm ra các khía cạnh tương phản như sắc thái phong cách và số từ giữa hai phiên bản; tuy nhiên, điều này cấu thành mức độ ứng dụng thực tế của nó. Do đó, việc kích hoạt một trong hai tùy chọn không được đảm bảo trừ khi được yêu cầu rõ ràng. Bằng cách trì hoãn việc bắt đầu các tính năng này, người ta có thể giảm thiểu sự không hài lòng của họ với chức năng Theo dõi Thay đổi.
Cá nhân hóa màu sắc và dấu hiệu
Việc sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi trong tài liệu Microsoft Word được chia sẻ có thể dẫn đến nhiều sửa đổi khác nhau được làm nổi bật thông qua các màu sắc đặc biệt, có thể bị một số người dùng coi là gây khó chịu về mặt thị giác do sự phổ biến của màu đỏ rực rỡ được sử dụng cho các chú thích này, đặc biệt khi những dấu hiệu như vậy nằm rải rác khắp văn bản và cạnh tranh với nhau.
Quả thực, thật đáng khích lệ khi biết rằng người ta có khả năng thay đổi màu sắc hiện tại. Trên thực tế, có khả năng mang đến cho mỗi tài liệu một sắc thái riêng biệt.
Trong phần Theo dõi, vui lòng chọn mũi tên “Tùy chọn theo dõi thay đổi” để biết một loạt các lựa chọn thay thế cấu hình cơ bản. Để khám phá các lựa chọn tùy chỉnh bổ sung, vui lòng nhấp vào tính năng “Tùy chọn nâng cao”. Hành động này sẽ tạo ra một bảng hiển thị hiển thị các cơ hội khác để cá nhân hóa và điều chỉnh trải nghiệm Theo dõi Thay đổi theo sở thích của bạn.
Bạn có tùy chọn để chọn màu thích hợp hơn cho các thao tác chỉnh sửa văn bản như chèn, xóa, định dạng, v.v. Hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh cách hiển thị từng tính năng, bao gồm các kiểu phông chữ từ in đậm đến gạch ngang kép và các ký tự đặc biệt. Hơn nữa, bạn có thể sửa đổi cách trình bày trực quan của bong bóng lời thoại. Hãy cân nhắc việc áp dụng bảng màu tương tự như các ứng dụng hiệu quả với mã màu hiệu quả hoặc chọn các màu sắc nhẹ nhàng giúp dễ dàng sử dụng trong thời gian dài trong khi sử dụng Theo dõi Thay đổi.
Hãy có chiến lược và nhất quán với nhận xét của bạn
Cung cấp bình luận trong Microsoft Word là một phương tiện thực tế để đưa ra phản hồi, chỉ đứng sau việc sử dụng chức năng Theo dõi Thay đổi. Tuy nhiên, việc phụ thuộc quá nhiều vào các nhận xét có thể dẫn đến quá trình biên tập và nghiên cứu cũng rườm rà không kém.
Để sử dụng hiệu quả cả nhận xét và theo dõi các thay đổi trong tài liệu, điều quan trọng là phải tính toán trước mục đích sử dụng của chúng. Cụ thể, các nhận xét nên được dành riêng cho các truy vấn hướng đến tác giả hoặc các đề xuất nhằm nâng cao nội dung-những vấn đề không thể được chuyển tải thông qua các thay đổi theo dõi mà không đưa ra quá nhiều điểm nhấn.
Hơn nữa, bạn chỉ nên nhấn mạnh có chọn lọc những cụm từ liên quan đến phản hồi của bạn thay vì toàn bộ đoạn văn. Thậm chí tốt hơn, bạn có thể chọn đặt nhận xét của mình khi bắt đầu hoặc kết thúc các phần cụ thể.
Chuyển đổi cách hiển thị bình luận
Nếu bạn đang vật lộn với một tài liệu có quá nhiều chú thích và nhận xét, hãy xem xét việc nghiên cứu các lựa chọn thay thế được cung cấp trong menu thả xuống “Hiển thị Nhận xét”. Chức năng này cho phép bạn sắp xếp các nhận xét theo cách phù hợp với hiểu biết của bạn, trong khi đọc hoặc sửa đổi nội dung.
Ngoài ra, nếu tài liệu bạn đang chỉnh sửa nhỏ gọn nhưng chứa nội dung quan trọng cần phải sửa đổi rộng rãi, thì một cách tiếp cận có thể là sử dụng một trang tính mới trong tài liệu để ghi lại phản hồi của bạn dưới dạng nhận xét. Ngoài ra, phương pháp này cũng có thể được áp dụng bằng cách tạo một phần trống ở đầu hoặc cuối văn bản để đưa ra lời bình luận mở rộng về các phần cụ thể hoặc thậm chí toàn bộ chương. Mặc dù tính năng nhận xét do nhiều bộ xử lý văn bản cung cấp có thể mang lại sự tiện lợi hơn nhưng người dùng có thể linh hoạt xác định cách thức và thời điểm họ muốn sử dụng chức năng này.
Hãy thoải mái khám phá các tính năng khác nhau có sẵn cho bạn, chẳng hạn như kết hợp hệ thống đánh số dòng của Microsoft Word trong tài liệu và sau đó trích dẫn các dòng cụ thể trong nhận xét của bạn. Điều cần thiết là bạn phải làm quen kỹ lưỡng với tất cả các khả năng của ứng dụng xử lý văn bản này và điều chỉnh từng tác vụ Theo dõi Thay đổi theo nhu cầu của bạn.
Chấp nhận hoặc Từ chối Nhóm Sửa đổi
Với tư cách là người viết đánh giá những thay đổi do người biên tập đề xuất, phần lớn các sửa đổi phải được xem xét tỉ mỉ, bất kể những điều chỉnh cá nhân có được thực hiện hay không.
Thật vậy, đối với những điều chỉnh tương đối không đáng kể như những điều chỉnh liên quan đến định dạng hoặc chính tả, tồn tại một phương pháp cấp tốc để kết hợp những thay đổi này hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn. Chỉ cần chọn toàn bộ đoạn văn, nhấp chuột phải vào đoạn văn đó và chọn “Chấp nhận thay đổi” hoặc “Từ chối thay đổi”. Quyết định mà bạn đưa ra liên quan đến vấn đề này sẽ có tác động đến mọi sửa đổi trong đoạn văn nói trên.
Có thể thực hiện được việc kết hợp tất cả các thay đổi trong tài liệu bằng cách thực hiện một số hành động nhất định sau khi chọn đoạn văn được đánh dấu. Khi con trỏ di chuột qua văn bản đã chọn, hãy nhấp vào văn bản đó, sau đó điều hướng về phía dưới cùng của màn hình, nơi sẽ hiển thị biểu tượng mũi tên. Bằng cách nhấp vào mũi tên đã nói, người ta có thể chấp nhận từng bản sửa đổi được thực hiện trong tài liệu cùng một lúc. Ngoài ra, tùy chọn tắt tính năng theo dõi cũng có sẵn; quyết định này có thể được thực hiện bằng cách điều hướng trực tiếp bên dưới nút “Chấp nhận tất cả thay đổi” đã đề cập trước đó.
Điều chỉnh ngăn đánh giá của bạn
Để giải thích rõ hơn về việc nâng cao trải nghiệm của một người khi sử dụng “Theo dõi các thay đổi” trong Microsoft Word, có rất nhiều tùy chọn có sẵn. Ví dụ: các phần bổ trợ năng suất được thiết kế riêng cho mục đích này có thể được sử dụng để hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình chỉnh sửa. Ngoài ra, chỉ cần điều chỉnh cách sắp xếp không gian làm việc kỹ thuật số của một người cũng có thể cải thiện hiệu quả trong quy trình làm việc của họ.
Tính năng “Reviewing Pane” trong Microsoft Word cung cấp một phương pháp thay thế để xem tất cả các sửa đổi được thực hiện đối với tài liệu, đồng thời ngăn chúng cản trở nội dung trên màn hình. Điều này cho phép người dùng làm việc với văn bản không được đánh dấu và nhận được cái nhìn tổng quan cô đọng về mọi thay đổi. Để chuyển đổi giữa hiển thị ngăn theo chiều dọc hoặc chiều ngang, chỉ cần nhấp vào mũi tên liền kề nằm bên cạnh “Ngăn xem lại”.
Thực hiện các thay đổi theo dõi phù hợp với bạn
Thoạt nhìn, tính năng Theo dõi Thay đổi của Microsoft có thể có vẻ phức tạp; tuy nhiên, khi tìm hiểu sâu hơn, nó chứng tỏ đây là một công cụ thiết thực và hiệu quả giúp hợp lý hóa cả quá trình chỉnh sửa và cộng tác một khi đã hiểu rõ các sắc thái của nó. Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này, người dùng có thể tùy chỉnh cài đặt Theo dõi Thay đổi của họ trước khi bắt đầu công việc, từ đó xác định cách trình bày các bản sửa đổi, chú thích và bảng đánh giá trong tài liệu của họ.
Việc điều chỉnh tính năng thay đổi theo dõi trong Microsoft Word trở nên dễ quản lý hơn khi người ta thiết lập cách sắp xếp và bảng màu mang lại cảm hứng thay vì làm cạn kiệt năng lượng sáng tạo của họ.