Cách cộng tác trong thời gian thực trên tài liệu Word

Làm việc với người khác trên tài liệu Word có thể là một thách thức thực sự. Ngay cả những người dùng Microsoft 365 có kinh nghiệm cũng có thể gặp khó khăn khi chỉnh sửa và xem lại các tài liệu được chia sẻ.

Việc cộng tác trên tài liệu Word trong thời gian thực được hỗ trợ bởi một số công cụ cho phép người dùng theo dõi các thay đổi và đưa ra phê duyệt hoặc từ chối. Những công cụ này nâng cao hiệu quả khi làm việc cùng nhau trên các tài liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các công cụ này và chứng minh ứng dụng của chúng để mang lại kết quả cộng tác tối ưu.

Bạn cần những gì để cộng tác trên tài liệu Word?

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chỉnh sửa đồng thời tệp Microsoft Word thông qua dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive, trước tiên người dùng cần tải tài liệu lên tài khoản OneDrive cá nhân của họ bằng cách điều hướng đến “Tệp” và chọn “Lưu dưới dạng”.

Ngoài ra, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phiên bản mới hơn của Microsoft 365 và có đăng ký hiện hoạt. Theo Microsoft , bạn vẫn có thể chỉnh sửa tài liệu đồng thời với người khác nhưng sẽ không có tính năng cộng tác trong thời gian thực.

Để có được phiên bản cập nhật của tài liệu được chia sẻ, có thể cần phải thường xuyên tải lại tệp để xem mọi sửa đổi do người khác thực hiện. Ngoài ra, nếu đăng ký Microsoft 365 của một cá nhân đã hết hạn, họ có thể khám phá nhiều tùy chọn khác nhau để nhận được mức giá gia hạn đăng ký giảm.

Cách chia sẻ tài liệu Word

Khi cộng tác trên tài liệu Word, có một số cách để người ta có thể chia sẻ công việc của mình với người khác. Một phương pháp như vậy liên quan đến việc truy cập menu “Tệp” và chọn “Chia sẻ”. Điều này sẽ cho phép tất cả các bên liên quan truy cập và chỉnh sửa tài liệu đồng thời, thúc đẩy sự cộng tác liền mạch.

Bạn sẽ nhận thấy có hai lựa chọn khác nhau:

Bạn có thể chọn gửi bản sao của tài liệu qua email bằng cách nhập địa chỉ email của người nhận mong muốn vào trường được cung cấp và nhấp vào nút “Chia sẻ”.

Bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ kèm theo liên kết URL, nhiều người có thể có quyền truy cập vào tệp chỉ bằng cách nhập liên kết được chia sẻ. Trong trường hợp cần có số lượng cộng tác viên lớn, phương pháp này có thể được chứng minh là một giải pháp thay thế thực tế. Tuy nhiên, khi xử lý thông tin nhạy cảm, cần thận trọng khi bao gồm từng thành viên trong nhóm để có thêm các biện pháp bảo mật.

Khi sử dụng bất kỳ phương pháp tiếp cận nào, điều quan trọng là phải phân bổ đủ thời gian để thiết lập các quyền thích hợp. Bằng cách nhấp vào biểu tượng “Chỉnh sửa”, người ta có thể xác định xem những người được chia sẻ tài liệu có bị giới hạn ở đặc quyền xem đơn thuần hay có khả năng thực hiện chỉnh sửa hay không.

Thật vậy, hãy làm theo các bước sau để điều chỉnh tùy chọn chia sẻ của tài liệu:1. Di chuột qua tệp trong Google Drive và chọn “Chia sẻ” từ menu thả xuống xuất hiện.2. Trong cửa sổ bật lên hiện ra, hãy tìm phần có nhãn “Thêm người để chia sẻ”.3. Nhập địa chỉ email của những người có quyền truy cập vào tài liệu.4. Để thiết lập ngày hết hạn hoặc thêm mật khẩu, hãy điều hướng đến các tùy chọn tương ứng trong khu vực “Cài đặt nâng cao”.5. Khi tất cả các thay đổi mong muốn được thực hiện, hãy nhấp vào “Lưu thay đổi.

Ngoài ra, người ta có thể chọn phân phối tài liệu Word qua OneDrive bằng cách nhấp vào tệp bằng nút phụ của chuột và chọn “OneDrive” từ menu tiếp theo. Sau đó, cần phải định cấu hình các tham số chia sẻ theo ví dụ được mô tả trước đó.

Cách theo dõi và xem lại các thay đổi trong Microsoft Word

Dựa trên các quyền đã thiết lập, những người đã được cấp quyền truy cập vào một tài liệu cụ thể được phép thực hiện các chỉnh sửa và sửa đổi đối với tài liệu đó. Để giám sát hiệu quả mọi thay đổi có thể được người khác thực hiện, chúng tôi khuyên bạn nên kích hoạt chức năng “Theo dõi thay đổi”.

Để bật tính năng theo dõi cho tất cả người dùng trong Microsoft Word, vui lòng làm theo các bước sau:1. Điều hướng đến tab “Đánh giá” trên tài liệu của bạn.2. Chọn tùy chọn “Theo dõi” từ menu thả xuống.3. Nhấp vào nút “Theo dõi các thay đổi” nằm ở cuối cửa sổ.4. Trong hộp thoại xuất hiện, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm bên cạnh “Dành cho mọi người” đã được chọn. Điều này sẽ làm nổi bật bất kỳ văn bản mới nào được thêm vào bằng cách gạch chân nó, đồng thời xóa tính năng này khỏi văn bản đã xóa bằng cách đánh dấu nó bằng một đường gạch ngang.

truy cập cài đặt “Theo dõi khóa” bằng cách nhấp vào tùy chọn nói trên và nhập mật khẩu an toàn. Bằng cách đó, bạn sẽ đảm bảo rằng không có sửa đổi nào đối với tài liệu bị bỏ qua do chức năng này vô tình bị vô hiệu hóa.

Chọn cách thay đổi hiển thị của Microsoft Word

Để tối ưu hóa quy trình làm việc, Word cung cấp một tùy chọn để xác định phương pháp hiển thị các sửa đổi đối với tài liệu. Để truy cập tính năng này, hãy điều hướng đến tab “Đánh giá” và tìm menu thả xuống bên cạnh biểu tượng “Hiển thị để đánh giá”. Từ đó, bạn có thể chọn từ nhiều lựa chọn thay thế khác nhau, chẳng hạn như “Chế độ xem bố cục trang”, “Đánh dấu hiển thị cuối cùng” hoặc “Trình chỉnh sửa câu chuyện”.

Phiên bản không thay đổi của văn bản được hiển thị trong tùy chọn “Bản gốc”; tuy nhiên, điều này không đòi hỏi phải loại bỏ các chú thích hoặc sửa đổi do các cá nhân khác đưa ra.

Phiên bản chưa được trang trí của văn bản sẽ được hiển thị, cho thấy những thay đổi đã được phê duyệt trước đó.

Văn bản được đánh dấu minh họa các sửa đổi được thực hiện bởi từng người đóng góp thông qua các màu sắc đặc biệt, bao gồm tất cả các dạng chú thích và hiển thị mọi sửa đổi trong các phiên cộng tác theo thời gian thực.

Văn bản được cung cấp dường như là một mô tả ngắn gọn về tính năng đánh dấu đơn giản sử dụng đường màu đỏ để biểu thị những thay đổi hoặc sửa đổi trong tài liệu hoặc văn bản.

Cách chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong Microsoft Word

Khi thực hiện các thay đổi đối với tài liệu đang được theo dõi trong Microsoft Word, điều quan trọng là phải xem xét cẩn thận từng chỉnh sửa trước khi chấp nhận hoặc từ chối nó. Để làm như vậy, người ta có thể nhấp chuột phải vào thay đổi cụ thể được thực hiện trong tài liệu và chọn giữa “Chấp nhận chèn” nếu văn bản mới được thêm vào hoặc “Từ chối chèn” nếu một số văn bản đã bị xóa. Ngoài ra, khi xử lý việc xóa do người khác thực hiện, bạn sẽ có quyền truy cập vào tùy chọn “Chấp nhận xóa” cũng như tùy chọn thay thế “Từ chối xóa”.

Mặc dù bản thân quy trình có vẻ đơn giản nhưng có thể hình dung được rằng có thể xảy ra sơ suất khi nhiều cá nhân cộng tác trên một tài liệu. Để đảm bảo rằng không có thay đổi nào bị bỏ qua, người ta có thể sử dụng tính năng “Thay đổi” thay vì kiểm tra tỉ mỉ từng khía cạnh của tài liệu. Bằng cách sử dụng các nút “Trước” và “Tiếp theo” được bố trí thuận tiện trong phần này, người dùng có thể duyệt qua toàn bộ các bản sửa đổi một cách hiệu quả.

Ngoài ra, người ta có thể chọn xác nhận và tiến hành sửa đổi tiếp theo bằng cách nhấp vào “Chấp nhận” rồi nhấp vào “Tiếp theo”. Nếu các cuộc thảo luận với đồng nghiệp đã được tổ chức về các thay đổi được đề xuất, lựa chọn phù hợp sẽ là chấp nhận tất cả các sửa đổi bằng tính năng “Chấp nhận tất cả các thay đổi”.

Bạn cũng có thể từ chối các thay đổi được đề xuất bằng cách nhấp vào tùy chọn “Từ chối” hoặc chọn “Từ chối và tiếp tục” nếu bạn muốn chuyển sang bước tiếp theo. Ngoài ra, để xóa tất cả các sửa đổi, hãy điều hướng đến tab “Đánh giá” và nhấp vào mũi tên chỉ xuống bên cạnh lựa chọn “Từ chối”. Sau đó, chọn “Xóa tất cả thay đổi” làm phương tiện khắc phục mọi dữ liệu đầu vào đơn phương được thực hiện trong Microsoft Word mà không cần tham khảo ý kiến ​​trước.

Sử dụng Ô Xem lại để Theo dõi các Thay đổi trong Microsoft Word

Một phương tiện hiệu quả khác để duy trì sự giám sát tất cả các chỉnh sửa là sử dụng Ngăn Đánh giá. Tiện ích này hiển thị tổng số thay đổi được theo dõi dễ thấy và nhận xét có trong văn bản của bạn.

“Ngăn xem lại theo chiều dọc” hoặc “Ngăn xem lại theo chiều ngang”, tùy thuộc vào sở thích của bạn.

Cách theo dõi những thay đổi được thực hiện bởi những người cụ thể trong Microsoft Word

Để sắp xếp hiệu quả các bản sửa đổi dựa trên quyền tác giả trong Microsoft Word, hãy điều hướng đến “Đánh giá” rồi đến “Theo dõi”. Sau đó, mở rộng tùy chọn “Hiển thị đánh dấu” bằng cách chọn “Những người cụ thể”, đồng thời tắt tất cả các lựa chọn khác ngoài những lựa chọn liên quan đến những thay đổi của tác giả mong muốn.

Cách ngừng chia sẻ tài liệu hoặc thay đổi quyền trong Microsoft Word

Để thu hồi quyền cho một số cộng tác viên nhất định xem tài liệu được chia sẻ, vui lòng làm theo các bước sau:1. Truy cập menu “Chia sẻ” nằm trong tài liệu.2. Điều hướng đến tùy chọn “Quản lý quyền truy cập” được tìm thấy trong menu phụ “Truy cập”.

Để thu hồi quyền truy cập của người dùng vào tài liệu được chia sẻ, trước tiên bạn cần xác định cá nhân nào đang được cấp quyền truy cập. Sau khi xác định được, vui lòng làm theo các bước sau: 1. Bấm vào tên người dùng của người đóng góp mong muốn.2. Từ menu thả xuống xuất hiện, chọn “Truy cập trực tiếp”.3. Một giọt nữa

Cộng tác dễ dàng trong Microsoft Word

Việc sử dụng hàng loạt chức năng cộng tác của Microsoft Word cho phép người dùng tiết kiệm lượng thời gian đáng kể bằng cách loại bỏ nhu cầu liên lạc nhiều lần qua email với đồng nghiệp về những sửa đổi được thực hiện đối với tài liệu được chia sẻ. Hơn nữa, phần mềm đa năng này tự hào có một loạt các tính năng và khả năng khiến các chương trình xử lý văn bản bổ sung không cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Các ví dụ bao gồm khả năng chuyển đổi dữ liệu dạng bảng thành biểu diễn đồ họa và hỗ trợ dịch ngôn ngữ trong thời gian thực.