Cách sử dụng Lịch sử phiên bản của Microsoft Word để khôi phục công việc bị mất
Microsoft Word có một hệ thống tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để nghiên cứu sự phát triển của tài liệu, tham khảo các nhận xét trước đó và khôi phục tài liệu bị mất. Bạn chỉ cần biết nơi để tìm thấy nó.
Việc định vị Lịch sử Phiên bản cho một chức năng ứng dụng quan trọng có thể được coi là bị che giấu phần nào. Tuy nhiên, việc truy cập nó không đặt ra thách thức đáng kể nào một khi vị trí chính xác của nó đã được xác định.
Cách sử dụng Lịch sử phiên bản trong Word
Một khía cạnh rất đáng mong đợi của việc sử dụng Microsoft Word Online là tính năng Lịch sử Phiên bản đặc biệt của nó, được xếp vào hàng nhiều lý do thuyết phục để áp dụng nền tảng này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng ngay cả khi làm việc ở chế độ ngoại tuyến với Word, tính năng nói trên vẫn hoạt động bình thường.
Tiêu đề bao gồm tài liệu Word được gọi là biểu ngữ, có thể được tìm thấy ở vị trí đầu mỗi trang trong vùng làm việc. Cách trình bày trực quan của biểu ngữ nói trên sẽ khác nhau tùy theo sở thích của mỗi người và phiên bản đang được sử dụng. Điều quan trọng cần lưu ý là các hình ảnh được cung cấp ở đây tương ứng cụ thể với Word Online khi hoạt động dưới sự bảo trợ của Chế độ tối; do đó, những hình minh họa này có thể thể hiện sự khác biệt so với giao diện người dùng mà bạn gặp phải.
Trong thanh tiêu đề của Word Online, nằm ở bên phải tên tài liệu, người ta có thể thấy một biểu tượng cho biết liệu tệp có được lưu tự động kể từ lần sửa đổi trước đó hay không. Tương ứng, một mũi tên giảm dần cũng được nhìn thấy. Trong chính ứng dụng, dòng nói trên sẽ hiển thị thông tin liên quan đến sửa đổi gần đây nhất của tệp và sau đó hiển thị mũi tên giống hệt nhau.
đổi tên tệp, kiểm tra vị trí hiện tại của nó, kiểm tra ngày lưu gần đây nhất và xem xét lịch sử sửa đổi của nó. Bằng cách chọn “Lịch sử phiên bản” từ trong danh sách thả xuống này, người dùng sẽ được chuyển đến một màn hình mới hiển thị thanh bên nằm ở cạnh phải, cung cấp quyền truy cập vào các bản sửa đổi lịch sử của tài liệu.
Cột hiển thị nhiều lần lặp lại của tài liệu, kèm theo các chỉ báo dấu thời gian. Để hiểu rõ hơn về những sửa đổi được thực hiện trong mỗi lần lặp, chỉ cần nhấp vào mục tương ứng.
Có lẽ việc sử dụng thêm một lớp phức tạp có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được bước lặp cụ thể mà bạn tìm kiếm. Chỉ cần nhấp vào lựa chọn thay thế ưa thích sẽ dẫn đến việc mở phiên bản cụ thể đó, duy trì trạng thái hiện tại. Ngược lại, việc chọn “Khôi phục” nằm phía trên tài liệu sẽ cho phép đảo ngược tệp về phiên bản đã đề cập trước đó.
Khi sử dụng các tệp thu được thông qua bộ lưu trữ dựa trên đám mây trong ứng dụng máy tính để bàn, việc truy xuất lịch sử sửa đổi của tài liệu nói trên có thể cần phải tải lại tài liệu đó lên.
Cách sử dụng cài đặt lịch sử phiên bản trong Word
Mặc dù không thể tắt tính năng Lịch sử phiên bản nhưng người ta có thể tận dụng hiệu quả các chức năng của nó để tối ưu hóa lợi ích của nó. Trái ngược với suy nghĩ phổ biến, Lịch sử phiên bản phục vụ nhiều mục đích ngoài việc chỉ khôi phục nội dung đã xóa, chẳng hạn như tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh và quản lý các thay đổi phiên bản trong tài liệu. Bằng cách kích hoạt tùy chọn “Theo dõi thay đổi” trong thanh công cụ “Đánh giá”, người dùng có thể phân tích hiệu quả các biến thể giữa các phiên bản khác nhau của tệp của họ.
Ngoài ra, việc hợp nhất tất cả các bản sửa đổi trong một tệp đơn lẻ thay vì lưu giữ các lần lặp khác nhau sẽ dẫn đến Lịch sử phiên bản nâng cao. Phương pháp này đạt được kết quả tương tự như duy trì các phiên bản riêng biệt một cách hiệu quả nhưng vẫn hợp lý hóa việc khám phá và tổ chức.
Bảo vệ tài liệu của bạn bằng lịch sử phiên bản
Tính năng Lịch sử Phiên bản của Microsoft Word là một tài sản vô giá để bảo tồn và truy xuất các lần lặp lại tác phẩm trước đây của một người. Công cụ hữu ích này cho phép người dùng khôi phục nội dung bị mất, hoàn tác các lỗi và theo dõi tiến độ dự án của họ theo thời gian.
Việc sử dụng thành thạo chức năng này có thể làm tăng đáng kể sự tự tin của một người khi sử dụng Microsoft Word, do đó làm giảm cảm giác lo lắng về việc quản lý dữ liệu.