Lưu trữ của Gmail so với Xóa: Cái nào tốt nhất cho Hộp thư đến có tổ chức?

Nếu có quá nhiều email không cần thiết làm lộn xộn hộp thư đến của mình, bạn có thể lưu trữ hoặc xóa chúng. Nhưng bạn có thể thắc mắc: Các email đã lưu trữ có bị xóa không và việc lưu trữ có giống như xóa không?

Lưu trữ email liên quan đến việc xóa chúng khỏi hộp thư đến của một người trong khi việc xóa email sẽ khiến chúng bị đưa vào thư mục Thùng rác. Tuy nhiên, việc quyết định giữa hai tùy chọn này có thể là một thách thức vì người ta phải xem xét liệu việc lưu trữ hay xóa sẽ phù hợp hơn với một tình huống nhất định. Mặc dù việc lưu trữ có thể tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên Google Mail nhưng để hiểu được lợi ích của nó đòi hỏi phải kiểm tra cách hoạt động của từng chức năng. Bài viết này cung cấp một phân tích toàn diện về cả hai phương pháp và những điểm nổi bật khi chúng nên được sử dụng.

Điều gì xảy ra khi một email được lưu trữ?

Khi một email được lưu trữ trong nền tảng Gmail, nó sẽ được chuyển từ hộp thư đến tương ứng và các thư mục liên quan đến kho lưu trữ “Tất cả thư” được chỉ định. Tuy nhiên, người ta vẫn có thể truy xuất thư từ đã nói bằng cách sử dụng hệ thống nhãn Gmail hoặc bằng cách điều hướng trực tiếp đến thư mục “Tất cả thư”. Hơn nữa, hành động lưu trữ thông tin liên lạc nói trên sẽ làm giảm tổng số tin nhắn chưa đọc có trong hộp thư đến của cá nhân.

Xin lưu ý rằng khi bạn lưu trữ email trong tài khoản Gmail của mình, chúng vẫn được giữ nguyên trừ khi bạn chọn xóa chúng theo cách thủ công. Ngoài ra, điều quan trọng cần lưu ý là nếu trả lời một thư đã lưu trữ thì thư tiếp theo sẽ được chuyển đến hộp thư đến của bạn.

Cách lưu trữ email trong Gmail

Để lưu trữ nhiều email, hãy chọn các hộp kiểm bên cạnh mỗi thư bạn muốn lưu giữ, sau đó nhấp vào nút “Lưu trữ” nằm ở đầu ứng dụng email của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể chọn nhấp chuột phải vào email và chọn “Lưu trữ” từ menu tiếp theo để sắp xếp thư từ một cách hiệu quả.

Cách tìm email lưu trữ trong Gmail

Để truy cập các email được lưu trữ trong tài khoản Gmail của một người, hãy điều hướng đến tab “Tất cả thư” nằm trong giao diện thanh bên. Điều này sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào kho lưu trữ toàn diện các thư từ email trước đây, cho phép bạn dễ dàng xác định và xem lại mọi thư đã gửi hoặc nhận trước đó có thể liên quan đến nhu cầu hiện tại của bạn.

Ngoài ra, người ta có thể nhập “in:archive” vào trường tìm kiếm trong giao diện Gmail để hiển thị danh sách tất cả các thư đã lưu trữ.

Cách tự động lưu trữ email trong Gmail

Để tự động lưu trữ các thư đã chọn trong tài khoản Gmail của bạn mà không cần phải thực hiện tác vụ này theo cách thủ công, người ta có thể sử dụng chức năng lọc do Gmail cung cấp. Để đạt được điều này, vui lòng làm theo các bước sau:

⭐ Nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở trên cùng trong Gmail của bạn và chọn Xem tất cả cài đặt từ cửa sổ thanh bên trái.

⭐ Chọn tab Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn.

⭐ Cung cấp chi tiết người gửi cùng các thông tin liên quan khác và nhấp vào Tạo bộ lọc.

⭐ Trên cửa sổ tiếp theo, chọn hộp kiểm Bỏ qua tùy chọn hộp thư đến (Lưu trữ nó) và nhấp vào Tạo bộ lọc.

Bộ lọc cải tiến được thiết kế để sắp xếp và lưu giữ một cách có hệ thống các thư từ nhận được từ một cá nhân hoặc tổ chức cụ thể trong hộp thư đến email của bạn, hợp lý hóa việc quản lý thư đến trong khi vẫn lưu giữ lịch sử liên lạc quan trọng để tham khảo trong tương lai.

Cách hủy lưu trữ email trong Gmail

Để đảo ngược kho lưu trữ nhầm lẫn của một email được cho là cần thiết đối với hộp thư đến của bạn, vui lòng sử dụng tùy chọn “Hoàn tác” nằm trong thông báo xuất hiện khi thực hiện hành động nói trên.

Nếu tình cờ bạn bỏ qua cảnh báo, vui lòng điều hướng đến kho lưu trữ “Tất cả thư” của chúng tôi và tìm thư được đề cập. Sau đó, vui lòng chọn thông báo nói trên và định vị con trỏ của bạn ở vùng trên cùng của màn hình, đặt nút chuột xuống biểu tượng “Chuyển đến Hộp thư đến”, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển nó trở lại thư mục mong muốn.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm của Gmail bằng cách nhập “in:archive” vào thanh tìm kiếm và chọn các email đã lưu trữ mong muốn để truy xuất. Sau đó, nhấp chuột phải vào các thư đã chọn sẽ hiển thị tùy chọn để di chuyển chúng trở lại hộp thư đến thông qua việc chọn lệnh “Chuyển đến Hộp thư đến” từ các tùy chọn có sẵn.

Điều gì xảy ra khi một email bị xóa?

Khi một email bị xóa khỏi tài khoản Gmail, nó sẽ ngay lập tức được chuyển khỏi hộp thư đến chính và được chuyển vào thư mục Thùng rác. Người dùng có hai tùy chọn để xử lý những thư bị loại bỏ này-họ có thể chọn xóa chúng hoàn toàn hoặc khôi phục chúng trở lại hộp thư đến của mình.

Xóa thư đã xóa phần đính kèm sẽ xóa tất cả tài liệu liên quan. Tuy nhiên, thư được lưu trong thùng sẽ tự động bị xóa ba mươi ngày sau đó. Ngoài ra, người ta có thể chọn xóa hoàn toàn thùng rác của mình.

Cách xóa email trong Gmail

Để xóa thư khỏi tài khoản Google Mail của bạn, có hai phương pháp thay thế. Một tùy chọn liên quan đến việc chọn nhiều thư từ giao diện hộp thư đến chính và sử dụng nút xóa nằm ở đầu trang. Ngoài ra, bạn có thể chọn chọn từng email riêng lẻ và tiến hành quy trình tương tự.

Ngoài ra, bạn có thể chọn Nhấp chuột phải vào các Email đã chọn và chọn tùy chọn “Xóa” từ menu tiếp theo.

Cách xóa nhiều email trong Gmail

Để xóa vô số thư trong ứng dụng Google Mail, trước tiên hãy chọn “Tất cả” từ menu thả xuống nằm phía trên hộp kiểm. Sau đó, tiếp tục bằng cách nhấp vào nút “Xóa” sau đó.

Ứng dụng này được thiết kế để xóa 50 tin nhắn tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu một người muốn loại bỏ một lượng lớn thông tin liên lạc, họ phải thực hiện quá trình này nhiều lần.

Ngoài ra, người ta có thể chọn thiết lập cơ chế lọc trong tài khoản Gmail của mình để tự động loại bỏ các thư nhận được từ những người tương ứng cụ thể.

Vui lòng nhấp vào biểu tượng đại diện cho các cài đặt được đặt ở đầu giao diện Gmail của bạn, sau đó chọn truy cập vào một loạt các tùy chọn bằng cách chọn “Xem tất cả cài đặt”.

⭐Chọn Bộ lọc và tab Địa chỉ bị chặn.

⭐ Trên cửa sổ tiếp theo, chọn hộp kiểm Xóa nó và nhấp vào Tạo bộ lọc.

Cơ chế lọc cải tiến của hệ thống này được thiết kế để loại bỏ các tin nhắn được gửi bởi một cá nhân cụ thể khi bị phát hiện, từ đó loại bỏ những thư từ không mong muốn từ nguồn đó mà không cần bất kỳ sự can thiệp thủ công nào.

Sự khác biệt giữa Lưu trữ và Xóa Email là gì?

Gmail sử dụng một số điểm khác biệt giữa việc lưu trữ và xóa thư gây ra những hậu quả đáng chú ý. Điều quan trọng là phải hiểu những khác biệt này để đưa ra quyết định sáng suốt khi quản lý thư từ qua email của một người.

Mặc dù cả email đã lưu trữ và đã xóa đều bị xóa khỏi hộp thư đến, nhưng việc lưu trữ là quá trình di chuyển những email này vào thư mục “Tất cả thư”, đồng thời xóa chúng sẽ xóa vĩnh viễn chúng khỏi Google Workspace và gửi chúng đến thư mục “Thùng rác”.

Sau ba mươi ngày kể từ khi xóa, mọi email đã bị xóa sẽ vẫn có thể truy xuất được trong thùng rác trong một khoảng thời gian. Ngược lại, các thư đã lưu trữ vẫn có thể được truy xuất từ ​​thư mục “Tất cả thư” ngay cả sau khi được chuyển đến đó.

Các email đã gửi đã được lưu trữ sẽ không bị xóa ngay lập tức; thay vào đó, những thứ đã bị xóa sẽ tự động bị xóa khỏi thư mục thùng rác sau khoảng thời gian ba mươi ngày. Các thư được lưu trữ vẫn tồn tại trong tài khoản Google Mail của một người trừ khi người dùng cố tình loại bỏ chúng.

Sau khi bị xóa khỏi tài khoản Gmail, email sẽ bị xóa vĩnh viễn, do đó giải phóng dung lượng ổ đĩa có giá trị để sử dụng trong tương lai. Ngược lại, khi một email chỉ được lưu trữ, nó vẫn được bảo quản an toàn trong tài khoản của một người và tiếp tục đóng góp vào dung lượng lưu trữ tổng thể được phân bổ cho tài khoản cụ thể đó.

Việc sử dụng chức năng tìm kiếm của Gmail để truy xuất thông tin sẽ bao gồm cả thư từ email hiện tại và thư được lưu trữ trong phạm vi truy vấn, tuy nhiên mọi thông tin liên lạc đã bị xóa sẽ bị loại khỏi kết quả tìm kiếm.

Khi nhấp vào email được gắn nhãn để xem tất cả các thư được liên kết với nhãn đó, mọi email đã lưu trữ trước đó cũng sẽ được hiển thị. Ngược lại, các email đã xóa chỉ có thể được truy cập trong thư mục Thùng rác.

Khi nào bạn nên lưu trữ email?

Khi cân nhắc xem nên lưu trữ hay xóa email khỏi tài khoản Gmail của một người, có một số lý do thuyết phục tại sao việc lưu trữ có thể là lựa chọn khôn ngoan hơn việc xóa.

Lưu trữ các email không còn cần thiết là một cách hiệu quả để sắp xếp hộp thư đến của một người, tạo ra một môi trường email có tổ chức và dễ quản lý hơn.

Để đạt được trạng thái “hộp thư đến số 0”, bạn cần sắp xếp và xóa mọi thư lỗi thời hoặc không liên quan khỏi tài khoản email của mình, điều này có thể giúp sắp xếp hộp thư đến của bạn và cải thiện năng suất tổng thể.

Việc lưu trữ các email quan trọng cho phép bảo quản chúng và có khả năng truy cập sau này, khi chúng có thể cần thiết nhưng hiện tại chưa cần thiết ngay lập tức.

Việc bảo quản các thư từ đã chọn có thể cần thiết do nhu cầu tuân thủ hoặc vận hành, đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống để lưu giữ chúng một cách có tổ chức đồng thời ngăn chặn việc vô tình xóa.

Khi chuỗi thư từ điện tử đã đi đến điểm cuối và không có phản hồi bổ sung nào được mong đợi, có thể bảo tồn những trao đổi ý tưởng quan trọng này bằng cách lưu trữ chúng để duy trì hồ sơ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất chúng.

Việc bảo quản thư điện tử bằng cách lưu trữ nó cho phép một người giữ lại dữ liệu bí mật và các tài liệu bổ sung được coi là không mong muốn để loại bỏ khỏi thư mục thư chính, do đó đảm bảo việc lưu giữ chúng an toàn đồng thời giải phóng không gian trong khu vực lưu trữ đang hoạt động.

Lưu trữ Gmail so với Xóa email: Khi nào nên xóa email là tốt nhất?

Người ta có thể suy ngẫm về nhiều động cơ khác nhau để xóa bỏ một lá thư điện tử thay vì bảo quản nó trong một kho lưu trữ. Dưới đây, một số lý do thuyết phục được đưa ra để loại bỏ thư từ thừa khỏi tài khoản Google Mail của một người:

Bạn nên dọn sạch hộp thư điện tử của mình những tin nhắn mà bạn có thể tự tin khẳng định sẽ không bao giờ được yêu cầu nữa, để duy trì không gian lưu trữ thư tín kỹ thuật số gọn gàng và có tổ chức.

Bạn có tùy chọn xóa email khỏi tài khoản Gmail của mình, điều này sẽ ngăn email đó được đưa vào bất kỳ tìm kiếm nào được thực hiện trong hộp thư của bạn trong tương lai.

Để giải phóng dung lượng ổ đĩa có giá trị trong tài khoản Gmail của bạn, bạn nên loại bỏ các thư đã lưu trữ không còn cần thiết để tham khảo hoặc lưu giữ.

Khi không còn cần thiết phải truy cập hoặc truy xuất bất kỳ tệp hoặc thư từ đi kèm nào liên quan đến một tin nhắn điện tử cụ thể, bạn nên xóa thông tin liên lạc nói trên sau khi tiến hành xem xét kỹ lưỡng nội dung của nó.

Việc xử lý luồng thư không mong muốn, chẳng hạn như thư rác và nội dung quảng cáo, có thể nhanh chóng làm lộn xộn hộp thư đến email của một người và tiêu tốn dung lượng lưu trữ có giá trị. Thuận tiện, việc loại bỏ những thông tin liên lạc không mong muốn này chỉ bằng một hành động sẽ cho phép bạn lấy lại khoảng trống quý giá cho những thư từ quan trọng hơn.

Cách xóa email đã lưu trữ

Gmail duy trì một kho lưu trữ các thư trước đây vẫn được lưu trữ trong tài khoản của người dùng trừ khi bị xóa rõ ràng. Tồn tại hai phương pháp để người ta có thể xóa email khỏi kho lưu trữ của họ và đó là những phương pháp sau:

⭐ Vào thư mục All Mail, chọn email lưu trữ muốn xóa và nhấn vào biểu tượng Xóa ở trên cùng.

⭐ Ngoài ra, hãy nhập in:archive vào thanh tìm kiếm của Gmail, chọn email lưu trữ và nhấp vào biểu tượng Xóa.

Tại sao Lưu trữ Email là một lựa chọn tốt hơn?

Lưu trữ email của bạn trong Gmail là một lựa chọn thuận lợi hơn so với việc xóa chúng, vì nó cho phép bạn truy cập bất kỳ thư nào sau đó trong khi vẫn duy trì bản ghi các thư từ trước đó cho mục đích tham khảo. Cách tiếp cận này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất các chi tiết cụ thể khi được yêu cầu.

Điều quan trọng là phải thận trọng khi xóa email vì làm như vậy có thể dẫn đến việc xóa vĩnh viễn thông tin có giá trị, dẫn đến những khó khăn tiềm ẩn trong việc truy xuất thông tin nói trên sau này. Để giảm thiểu rủi ro này, hãy cân nhắc việc lưu trữ hoặc di chuyển các email ít cần thiết hơn khỏi hộp thư đến của bạn để bảo vệ khỏi việc vô tình xóa và đảm bảo khả năng truy cập dễ dàng vào các thông tin liên lạc cần thiết.

Khi xem xét nên giữ lại hoặc loại bỏ những email nào trong tài khoản email của mình, bạn nên lưu giữ những thông tin liên lạc có thể có giá trị hoặc phù hợp tại một thời điểm nào đó trong tương lai. Do đó, sẽ là khôn ngoan khi chọn lưu trữ thay vì xóa khi phải đưa ra quyết định có nên xóa các thư cụ thể khỏi hộp thư đến Gmail hoặc Outlook của bạn hay không. Bằng cách đó, bạn có thể duy trì một bản ghi toàn diện về các thư từ trong quá khứ đồng thời giữ cho tài khoản của bạn được ngăn nắp và không có sự lộn xộn không cần thiết.

Sắp xếp Hộp thư đến Gmail của bạn bằng cách Lưu trữ Email

Lưu trữ, một phương pháp sắp xếp hộp thư đến email của một người, thường được sử dụng để duy trì môi trường gọn gàng bằng cách di chuyển các thư được cho là không cần thiết vào thư mục Tất cả Thư. Quá trình này cho phép lưu trữ hiệu quả trong khi vẫn giữ cho các thư từ quan trọng có thể truy cập được dễ dàng.

Phải thừa nhận rằng, nếu bạn đọc kỹ một lá thư điện tử và chú ý đến nội dung của nó, bạn có thể nhanh chóng chuyển nó xuống để duy trì sự rõ ràng cho hộp thư của mình. Tuy nhiên, bất kỳ thư nào đã bị xóa khỏi kho Lưu trữ rác thải hoặc được lưu giữ trong Hộp thư có mặt khắp nơi đều có thể được khôi phục dễ dàng vào ngăn Hộp thư đến của bạn.