Cách sửa công thức Excel không hiển thị chính xác

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ để tạo bảng tính và phân tích lượng dữ liệu khổng lồ. Tuy nhiên, đôi khi chương trình có thể phức tạp khi sử dụng và khi có sự cố xảy ra trong trang tính của bạn, bạn có thể khó tìm ra vấn đề ở đâu và cách giải quyết.

Thật vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đã được nhập chính xác vào các ô của sổ làm việc Excel, cũng như xác nhận rằng mọi công thức toán học áp dụng đều được thực thi mà không có lỗi. Hơn nữa, điều quan trọng là tránh những thay đổi ngoài ý muốn hoặc định vị lại các thành phần dữ liệu, điều này có thể dẫn đến sự khác biệt hoặc hiển thị những điểm bất thường trong giao diện bảng tính. Trong trường hợp những bất thường đó vẫn tồn tại mặc dù đã nỗ lực xem xét và khắc phục kỹ lưỡng, nhiều biện pháp khắc phục sự cố khác nhau có thể được thực hiện để xác định và khắc phục các nguyên nhân tiềm ẩn gây ra những trục trặc này.

Tham chiếu công thức không đúng hoặc không chính xác

Trong quá trình thao tác dữ liệu trong bảng tính, có thể hình dung rằng một số phép tính công thức nhất định sẽ không tạo ra kết quả mong muốn và thay vào đó mang lại kết quả “#REF!” thông báo lỗi hơn là kết quả mong đợi.

#REF! lỗi có thể xảy ra trong hai trường hợp cụ thể. Thứ nhất, nếu có bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện trên ô, hàng hoặc cột làm thay đổi tham chiếu của nó, dẫn đến vị trí không thể truy cập được cho tham chiếu ô như đã biết trước đó. Kiểu #REF này! lỗi khá phổ biến, đặc biệt khi tham chiếu trực tiếp đến từng ô riêng lẻ sau khi thay đổi.

Nếu thông báo lỗi xuất hiện ngay sau khi sửa đổi hoặc di chuyển một ô, người ta có thể nhấp vào “Hoàn tác” (hoặc sử dụng phím tắt nhấn “Ctrl + Z”) để đảo ngược tiến trình và xác định thay đổi đã gây ra sự cố. Ngược lại, nếu sự giám sát kéo dài trong một khoảng thời gian dài trong sổ làm việc của bạn, bạn sẽ cần phải sửa đổi công thức và sửa lại các ký hiệu ô có trong tham số của hàm.

Lần xuất hiện phổ biến thứ hai liên quan đến “#REF!” lỗi xuất hiện khi một thao tác tra cứu, chẳng hạn như VLOOKUP, XLOOKUP hoặc INDEX, cố gắng truy xuất dữ liệu từ một vị trí nằm ngoài phạm vi ô được chỉ định đang được công thức tìm kiếm điều tra. Để minh họa, giả sử rằng một người điều khiển hàm INDEX của họ để định vị thông tin trong cột thứ mười; tuy nhiên, mảng được kiểm tra chỉ bao gồm tám cột. Trong trường hợp như vậy, điều này sẽ dẫn đến lỗi “#REF!” lỗi.

Để ngăn chặn sự xuất hiện của lỗi #REF! lỗi, điều bắt buộc là dữ liệu đang được tìm kiếm phải nằm trong ranh giới được chỉ định trong hàm. Điều này có thể đạt được bằng cách hạn chế tham số tìm kiếm hoặc mở rộng phạm vi điều tra để bao gồm thông tin mong muốn.

Tên hàm hoặc phạm vi không chính xác

Một vấn đề phổ biến khác có thể phát sinh khi sử dụng Microsoft Excel là nhập công thức hoặc hàm nhưng lại gặp #NAME? thông báo lỗi.

Tên?“lỗi phát sinh khi mắc lỗi cú pháp của công thức, từ đó cản trở khả năng tính toán của Microsoft Excel.

Thông thường, sự cố này phát sinh do nhập sai tên hàm, chẳng hạn như nhập sai “XLOKUP” thay vì “XLOOKUP”. Ngoài ra, điều này có thể xảy ra khi sử dụng các dấu tách cú pháp như dấu hai chấm, dấu phẩy hoặc dấu ngoặc kép hoặc bằng cách sử dụng các phạm vi được đặt tên trong công thức Excel.

Có thể dễ dàng tránh được một lỗi nhỏ trong tính toán bằng cách xác nhận rằng công thức đã được nhập chính xác với đúng chính tả và vị trí dấu câu.

Nếu bạn thường xuyên gặp phải #NAME? khi làm việc với các công thức Excel, một giải pháp là tận dụng tính năng Chèn Hàm nằm trong tab Công thức. Tính năng này cung cấp quyền truy cập vào cửa sổ Trình hướng dẫn Công thức cho từng hàm tương ứng, cho phép người dùng xác định đối số và chỉ định tham chiếu phạm vi mà không cần quá quan tâm đến sự phức tạp của cú pháp hàm.

Kiểu dáng và định dạng không còn tồn tại

Khi sử dụng bảng tính Microsoft Excel, có thể có trường hợp trong đó hình thức của dữ liệu trở nên không nhất quán khi sử dụng một số hàm nhất định, chẳng hạn như công thức mảng.

Khi sử dụng các công thức hoặc tham chiếu ô để truyền dữ liệu từ ô này sang ô khác, điều quan trọng cần lưu ý là chỉ chính thông tin đó được truyền mà không có bất kỳ chi tiết định dạng đi kèm nào như kiểu phông chữ, cách phối màu hoặc thiết kế nền. Do đó, để áp dụng những cải tiến trực quan này cho các ô mới được điền, chúng phải được áp dụng lại theo cách thủ công.

Lỗi mảng hoặc lỗi tràn

Một số công thức nhất định trong Microsoft Excel, bao gồm cả công thức mảng, cần có một lượng không gian sẵn có nhất định để hoạt động tối ưu. Khi điều kiện tiên quyết này không được đáp ứng và công thức gặp phải tình trạng không đủ dung lượng do bị nhiễu từ dữ liệu bổ sung hoặc đạt đến giới hạn của trang tính, lỗi #SPILL! lỗi phát sinh. Lỗi này biểu thị rằng thiếu vùng được chỉ định để công thức tràn vào các ô liền kề trong bảng tính.

Trong trường hợp bạn gặp phải sự kiện không may được gọi là “#SPILL!” nếu có lỗi, sẽ là khôn ngoan khi bắt đầu bằng cách loại bỏ bất kỳ trở ngại rõ ràng nào có thể cản trở tiến trình của phương trình. Tuy nhiên, nếu biện pháp khắc phục này không khắc phục được tình trạng và không có nguồn gốc rõ ràng của vấn đề thì vẫn có các biện pháp khắc phục sự cố thay thế có thể được thực hiện kịp thời.

Các thông báo lỗi như #SPILL có thể xảy ra khi hợp nhất các ô có công thức không chính xác, xây dựng công thức không chính xác hoặc sử dụng các công thức tạo ra nhiều kết quả hơn mức khả thi đối với bộ nhớ khả dụng của hệ thống. Những sự cố này có thể dẫn đến lỗi như #SPILL trong Microsoft Excel.

Lỗi chính tả

Đôi khi, thông tin bị sai lệch trong Microsoft Excel có thể xuất phát từ một lỗi cơ bản thường bị bỏ qua-lỗi đánh máy trong công thức. Sự giám sát đáng tiếc này có thể gây ra sự kích động đáng kể; tuy nhiên, bạn nên dành thời gian để xác minh rằng không có lỗi nào như vậy tồn tại trong công thức.

Đảm bảo rằng tất cả các tham số cần thiết đã được cung cấp, vì điều này ngày càng trở nên quan trọng khi xử lý nhiều tiêu chí phải hoạt động đồng thời, chẳng hạn như trong trường hợp

Khi tạo các câu lệnh phức tạp liên quan đến nhiều hàm hoặc biểu thức lồng nhau, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các dấu phân cách thích hợp như dấu ngoặc đơn, dấu phẩy và dấu ngoặc kép được sử dụng chính xác và đóng đúng cách. Điều này sẽ ngăn mọi đối số không được đính kèm hoặc các thành phần bị căn chỉnh sai trong cấu trúc phân cấp của công thức.

Để đảm bảo bạn đang nhập và sử dụng công thức một cách chính xác, bạn có thể đọc cú pháp của hàm trong thanh công thức, sử dụng Trình hướng dẫn Công thức hoặc xem hướng dẫn trợ giúp về hàm Excel của Microsoft.

Nhanh chóng khắc phục sự cố Excel của bạn

Đôi khi, những sai lầm không đáng kể có thể gây ra sự khó chịu đáng kể, đặc biệt khi cố gắng giám sát các hàm, công thức và tính toán phức tạp trong Microsoft Excel. Tuy nhiên, bằng cách tiếp thu các kỹ thuật khắc phục sự cố cơ bản và duy trì sự hiện diện của chúng trong nhận thức của mình, các cá nhân được trang bị tốt hơn để phản ứng hiệu quả khi phát sinh các biến chứng không lường trước và có khả năng ngăn chặn khó khăn trước khi chúng xảy ra.

Có khả năng giải quyết hiệu quả mọi vấn đề có thể phát sinh kịp thời là rất quan trọng để duy trì hiệu quả và hoàn thành thành công nhiệm vụ.