Gian lận hóa đơn là gì và làm thế nào bạn có thể giữ an toàn?
Bất cứ nơi nào tiền chảy trên internet, những kẻ lừa đảo đều không hề kém cạnh trong việc kiếm được tiền bất hợp pháp. Gian lận hóa đơn chỉ là một trong nhiều cách mà các tác nhân độc hại có thể đánh lừa mọi người để lấy đi số tiền khó kiếm được của họ.
Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào các âm mưu khác nhau được sử dụng để gian lận hóa đơn và thảo luận các biện pháp để bảo vệ bản thân khỏi các hoạt động bất hợp pháp đó.
Gian lận hóa đơn là gì?
Gian lận hóa đơn bao gồm nhiều âm mưu khác nhau nhằm khai thác hệ thống lập hóa đơn. Những hành vi lừa đảo này có thể tác động bất lợi đến các thực thể ở cả hai đầu của giao dịch, cho dù là doanh nghiệp phát hành hóa đơn hay khách hàng thanh toán.
Bất kể quan điểm của một người là gì, kết quả cuối cùng vẫn nhất quán. Những kẻ lừa đảo khai thác sơ hở và đánh lừa hệ thống để trục lợi cá nhân, đòi hỏi phải phát hiện hành vi gian lận hóa đơn trước khi tiền được giải ngân cho những cá nhân vô đạo đức.
Các loại gian lận hóa đơn khác nhau
Lưu ý rằng gian lận hóa đơn gây ra hậu quả cho cả khách hàng và doanh nhân, bạn nên làm quen với những cách thức mà những kẻ lừa đảo tác động đến cả hai bên nhằm mục đích nâng cao sự an toàn trong khi điều hướng bối cảnh kỹ thuật số.
Gửi hóa đơn giả
Các cá nhân lừa đảo có thể truy cập trái phép vào hệ thống email của tổ chức nếu họ đã hiện diện trong hồ sơ tài chính của tổ chức đó. Ngoài ra, những tội phạm này có thể có khả năng tạo ra các thông tin liên lạc giả mạo có sức thuyết phục cao, có vẻ hợp pháp và được gửi thay mặt cho bên chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao cho khách hàng.
Sau khi lừa đảo thành công để lấy thông tin nhạy cảm từ khách hàng, tội phạm mạng có thể tiến hành đóng vai cá nhân chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ trước mắt. Sau đó, họ sẽ đánh lừa khách hàng bằng cách tuyên bố rằng họ đã thay đổi tổ chức tài chính của mình và yêu cầu họ chuyển các khoản thanh toán trong tương lai vào tài khoản ngân hàng được cung cấp. Sau đó, tội phạm sẽ chuyển tiếp chi tiết tài khoản của chính họ làm điểm đến thay thế.
Sau khi hoàn tất giao dịch, cá nhân chịu trách nhiệm thanh toán được hướng dẫn chuyển tiền vào thông tin tài chính sửa đổi do doanh nghiệp cung cấp. Thông thường, trước khi khách hàng nhận được tin nhắn thất vọng từ công ty hỏi về trạng thái chuyển tiền, bên lừa đảo đã bỏ trốn cùng số tiền.
Chuyển hướng và viết lại hóa đơn với chi tiết tài khoản của kẻ lừa đảo
Trong trường hợp một cá nhân gian lận giành được quyền truy cập vào hóa đơn, họ có khả năng sửa đổi các chi tiết của hóa đơn để có lợi cho mình. Điều này có thể đạt được thông qua hai phương tiện; bằng cách thao tác hóa đơn trên hệ thống máy tính của công ty hoặc bằng cách điều chỉnh hóa đơn trong khi nó vẫn đang được vận chuyển và trước khi nó được người nhận xử lý.
Trong nhiều trường hợp, điều này đòi hỏi phải sửa đổi các chi tiết tài chính trên hóa đơn để hướng dẫn khách hàng chuyển khoản thanh toán vào tài khoản ngân hàng của kẻ lừa đảo thay vì tài khoản ngân hàng hợp pháp của công ty. Được thực hiện một cách khéo léo, cả doanh nghiệp và khách hàng đều không biết rằng các chi tiết giao dịch này đã bị thay đổi trong quá trình xử lý hóa đơn.
Cách tự bảo vệ mình khỏi các vụ lừa đảo về hóa đơn
Thật vậy, gian lận hóa đơn có thể tác động đến cả hai bên tham gia trao đổi tài chính, đòi hỏi các chiến lược phòng thủ khác nhau tùy thuộc vào việc một bên là người gửi hay người nhận hóa đơn.
Cách bảo vệ chống lừa đảo hóa đơn với tư cách là một doanh nghiệp
Đảm bảo tính chính xác và chú ý đến từng chi tiết là rất quan trọng khi chuẩn bị và gửi hóa đơn cho khách hàng. Điều cần thiết là phải xác minh rằng tất cả thông tin liên quan đã được nhập chính xác và mọi thay đổi được thực hiện đối với đích thanh toán được chỉ định đều được xem xét cẩn thận và thực hiện một cách chính xác.
Để bảo mật hơn nữa các tài khoản trực tuyến của bạn, điều quan trọng là phải sử dụng một mật khẩu duy nhất và bất khả xâm phạm để tội phạm mạng khó có thể bẻ khóa. Ngoài ra, việc bật xác thực hai yếu tố (2FA) khi khả dụng sẽ cung cấp thêm một lớp bảo mật bằng cách yêu cầu hình thức xác minh thứ hai ngoài tên người dùng và mật khẩu. Bước bổ sung này giúp đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm và giao dịch tài chính của bạn. Trong trường hợp tin tặc xâm nhập trái phép vào tài khoản của bạn, chúng có thể đánh cắp danh tính của bạn và thay mặt bạn yêu cầu chuyển tiền từ khách hàng hoặc người liên hệ của bạn, khiến 2FA trở thành biện pháp phòng ngừa thiết yếu chống lại các hoạt động gian lận đó.
Cuối cùng, điều cần thiết là phải tránh những sai lầm ngớ ngẩn có thể gây nghi ngờ về uy tín của bạn với khách hàng. Tránh gửi các hóa đơn giống nhau nhiều lần và đảm bảo rằng các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành được phản ánh chính xác trên hóa đơn. Bất kỳ sự giám sát nào về vấn đề này có thể khiến khách hàng nghi ngờ ý định lừa đảo từ phía bạn.
Cách bảo vệ chống lừa đảo hóa đơn với tư cách là khách hàng
Đảm bảo rằng tất cả hóa đơn nhận được đều được xác minh kỹ lưỡng trước khi thực hiện thanh toán. Điều quan trọng là phải xác nhận rằng các dịch vụ được lập hoá đơn tương ứng với những dịch vụ được yêu cầu, với chi phí chính xác và tránh mọi chi phí trùng lặp đã được thanh toán.
Điều quan trọng cần lưu ý là các cá nhân làm việc dưới sự giám sát của bạn thực sự là con người và có thể vô tình phạm sai lầm khi tạo hóa đơn. Tuy nhiên, sẽ là khôn ngoan khi xem xét kỹ lưỡng các hóa đơn tiếp theo của họ một cách hết sức cẩn thận vì điều này sẽ giúp ngăn ngừa việc thanh toán vượt mức, bất kể việc giám sát đó là cố ý hay vô tình từ phía họ.
Để bảo vệ tài khoản doanh nghiệp của bạn khỏi bị truy cập trái phép, điều quan trọng là phải sử dụng các chính sách mật khẩu mạnh mẽ và giao thức an ninh mạng. Ngoài ra, khi giao trách nhiệm quản lý hóa đơn cho người khác, điều cần thiết là họ phải duy trì một tài khoản an toàn và có kiến thức cơ bản về các chiến thuật lừa đảo qua mạng để tránh trở thành nạn nhân của các vụ lừa đảo.
Giữ an toàn khỏi gian lận hóa đơn
Thật vậy, cả doanh nhân cá nhân cũng như các tập đoàn lớn đều dễ bị đe dọa bởi gian lận hóa đơn. Điều quan trọng là tất cả các bên liên quan phải thực hiện các biện pháp thận trọng trong việc tạo và quản lý hóa đơn để bảo vệ khỏi việc các tác nhân độc hại chiếm đoạt tiền trái phép.