Cách ghi macro trong Excel
Macro là một chuỗi các hành động được ghi lại mà bạn có thể thực hiện chỉ bằng một cú nhấp chuột, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức cho các tác vụ lặp đi lặp lại. Excel vốn hỗ trợ macro và bạn có thể biến chúng thành vũ khí bí mật để nhanh chóng hoàn thành các tác vụ thông thường.
Việc kích hoạt macro Excel tương đối đơn giản và có thể được thực hiện dễ dàng. Một tính năng đáng chú ý của macro là khả năng ghi lại, cho phép người dùng tạo macro mà không cần bất kỳ kinh nghiệm lập trình nào trước đó. Để bắt đầu quá trình này, chỉ cần bắt đầu ghi bằng cách nhấn phím được chỉ định, tiến hành các hành động mong muốn và sau đó kết thúc ghi khi hoàn tất.
Hãy để chúng tôi đi sâu vào kiểm tra chuyên sâu từng bước về cách ghi macro Excel để bạn xem xét.
Cách ghi macro trong Excel
Kích hoạt macro trong Microsoft Excel là một quá trình đơn giản, yêu cầu kích hoạt một tab bổ sung trên giao diện người dùng có tên là “Nhà phát triển”. Tab này cung cấp quyền truy cập vào các công cụ khác nhau để tạo và sửa đổi macro, nâng cao năng suất và khả năng tự động hóa trong ứng dụng. Sau khi kích hoạt tab này, người dùng có thể bắt đầu ghi lại các thao tác macro mong muốn của mình bằng cách chỉ định phím tắt, nhập thông tin liên quan như tên hoặc mô tả và thực hiện các hành động macro theo thông số kỹ thuật của họ.
Kích hoạt tab Nhà phát triển
Tab “Nhà phát triển” cung cấp nền tảng để tạo và thực thi macro. Cần lưu ý rằng tính năng này không được kích hoạt tự động khi cài đặt phần mềm.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này, hãy điều hướng đến “Tệp” > “Tùy chọn” > “Tùy chỉnh dải băng”. Trong cửa sổ “Tùy chỉnh dải băng”, chọn “Tab chính” từ menu thả xuống và bỏ chọn tất cả các tùy chọn khác ngoại trừ “Nhà phát triển”. Sau đó, đảm bảo rằng hộp kiểm bên cạnh “Nhà phát triển” được chọn trước khi nhấp vào “OK.
Tab “Nhà phát triển” bây giờ sẽ hiển thị trong giao diện của ứng dụng và sẽ tồn tại vô thời hạn trừ khi bị xóa tạm thời qua cùng một cửa sổ.
Bấm Ghi Macro
Vui lòng điều hướng đến tab Nhà phát triển được kích hoạt gần đây trên thanh công cụ. Nằm trong nhóm Mã, vui lòng nhấp vàoRecordMacro. Hành động này sẽ tạo ra một cửa sổ mới trong đó bạn phải cung cấp thông tin cho các tác vụ vĩ mô.
Ngoài ra, người ta có thể sử dụng phím tắt bao gồm nhấn đồng thời phím “Alt” kết hợp với các phím “T”, “M” và “R” để kích hoạt hộp thoại macro.
Nhập tên macro
Vui lòng nhập tiêu đề mô tả và ngắn gọn cho macro trong trường “Tên macro”. Điều này sẽ cho phép xác định hiệu quả mục đích của nó trong trường hợp cần thu hồi hoặc sử dụng lại nó.
Tên macro trong Excel tuân theo các quy ước đặt tên cụ thể. Ban đầu, ký tự đầu tiên phải là một chữ cái, trong khi các ký tự tiếp theo có thể bao gồm các chữ cái, chữ số hoặc ký hiệu gạch dưới. Bạn nên hạn chế kết hợp khoảng trắng trong tên macro và tránh gán cho chúng những tên gọi giống hệt nhau làm tham chiếu ô.
Gán phím tắt
Tạo lối tắt bàn phím trong Microsoft Excel cho phép thực thi macro ngay lập tức bằng cách chỉ cần nhấn các phím được chỉ định, có thể nhập phím này vào trường “Phím tắt” tương ứng và được kích hoạt cùng với phím Control.
Giữ phím “Shift” trong khi chọn tổ hợp phím có thể hữu ích trong việc tạo phím tắt tùy chỉnh cho macro trong Microsoft Excel. Kỹ thuật này cho phép người dùng tạo các kết hợp độc đáo không xung đột với các phím tắt có sẵn, chẳng hạn như “Ctrl + A” mặc định để chọn tất cả các ô trong trang tính. Bằng cách sử dụng phương pháp này, các cá nhân có thể cá nhân hóa quy trình làm việc của mình và tăng hiệu quả khi làm việc trong Excel.
Chọn nơi lưu trữ macro
Vui lòng chọn đích để lưu trữ macro bằng cách sử dụng menu thả xuống “Cửa hàng”, chỉ định vị trí mong muốn để chứa macro.
Các tùy chọn có sẵn là:
Tính năng Sổ làm việc Macro Cá nhân đảm bảo rằng các macro tùy chỉnh của bạn có thể truy cập dễ dàng mỗi khi bạn sử dụng Microsoft Excel. Macro được lưu trữ an toàn trong một sổ làm việc không thể nhận ra có tên PERSONAL.XLBS, sổ làm việc này vẫn được ẩn khỏi tầm nhìn để duy trì quyền riêng tư và bảo mật của người dùng.
Macro sẽ có thể truy cập được trong tất cả các sổ làm việc mới được tạo trong phiên Excel hiện tại, cho phép người dùng sử dụng chức năng của nó trên nhiều trang tính mà không cần phải áp dụng lại theo cách thủ công mỗi lần.
Việc sử dụng tính năng này sẽ hạn chế chức năng của macro đối với sổ làm việc cụ thể hiện đang được người dùng sử dụng, đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện vẫn nằm trong tài liệu cụ thể đó và không ảnh hưởng đến các tệp không liên quan khác.
Nhập mô tả
Sau khi hoàn thành giai đoạn trước, người dùng được nhắc cung cấp mô tả đầy đủ về macro của họ trong trường văn bản được chỉ định. Bản tường thuật này đóng vai trò như một tài khoản toàn diện phác thảo các hành động và ý định cụ thể của macro, tạo điều kiện cho cả người dùng và bất kỳ cộng tác viên hoặc người quan sát tiềm năng nào có được sự rõ ràng và hiểu biết.
Việc kết hợp thông tin này là không bắt buộc; tuy nhiên, nó rất được khuyến khích vì tính kỹ lưỡng và minh bạch. Bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan chi tiết về chức năng của macro, cả người dùng hiện tại và tương lai sẽ được hưởng lợi từ sự rõ ràng hơn về hoạt động của macro.
Bấm vào đồng ý
Việc nhấp chuột khẳng định vào “OK” sẽ tạo thành một hành động đơn giản, bắt đầu quá trình đăng ký macro sau khi xác nhận.
Thực hiện các hành động macro của bạn
Trạng thái hiện tại của macro đã được kích hoạt, cho phép bạn tiến hành mọi hành động cần thiết như nhập, chọn ô, sửa đổi định dạng hoặc thậm chí truy xuất thông tin từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm Microsoft Access và các nền tảng dựa trên web khác.
Tính năng “Sử dụng tham chiếu tương đối” cho phép người dùng ghi lại các hành động macro tham chiếu các ô dựa trên vị trí của chúng so với điểm bắt đầu của bản ghi macro. Chức năng này có thể đặc biệt hữu ích khi tạo macro động có thể yêu cầu chuyển tiêu điểm trong khi thực thi. Tab Nhà phát triển chứa nút chuyển đổi để bật hoặc tắt chức năng này.
Ví dụ: trong trường hợp người dùng nhấp vào các ô từ A1 đến A3 trong quá trình ghi, việc thực thi macro từ ô J6 sẽ dẫn đến việc con trỏ được chuyển hướng đến J, giả sử rằng tất cả các phần tử này không bị tắt.
Để tránh bất kỳ lỗi hoặc rủi ro không lường trước nào trong quá trình tạo video hướng dẫn trên Excel bằng VBA, bạn nên tính toán trước và xác định trước trình tự các bước liên quan đến việc thực hiện từng hành động. Bằng cách này, người ta có thể giảm thiểu khả năng mắc lỗi khi làm việc với ứng dụng. Trong trường hợp xảy ra lỗi, bạn nên tạm dừng ghi ngay lập tức và xem lại bước trước đó để đảm bảo độ chính xác trước khi tiếp tục. Ngoài ra, một tùy chọn khác cần xem xét là xem xét và sửa đổi mã Ứng dụng Visual Basic (VBA) được liên kết với macro cụ thể đang được sử dụng để sửa bất kỳ sự khác biệt hoặc trục trặc nào gặp phải trong quá trình thực hiện tác vụ.
Bấm Dừng ghi
Sau khi hoàn thành chuỗi thao tác macro, hãy quay lại tab Nhà phát triển, tìm nhóm Mã và chọn tùy chọn có nhãn “Dừng ghi”.
Ngoài ra, người ta có thể chọn sử dụng phím tắt để dừng ghi macro Excel bằng cách nhấn đồng thời phím “Alt” rồi nhập tuần tự các ký tự “T”, “M” và “R”. Điều này sẽ kết thúc quá trình ghi một cách hiệu quả, cho phép người dùng xác nhận rằng macro của họ đã được ghi mà không gặp sự cố.
Bây giờ bạn đã hiểu rõ về các nguyên tắc cơ bản, bạn có thể muốn khám phá một số tài nguyên được đánh giá cao nhất hiện có để tạo macro Excel. Bằng cách thành thạo kỹ năng này, bạn sẽ không chỉ có khả năng gửi email trực tiếp từ Excel mà còn có thể tạo các biểu mẫu tự động để nhập dữ liệu.
Sử dụng Macro đã ghi trong Excel
Khi tạo macro tùy chỉnh, người ta có thể có quyền truy cập vào đó bằng cách chọn “Macro” từ tab “Nhà phát triển” hoặc kích hoạt tổ hợp phím chức năng “Alt + F8”.
Vui lòng thực hiện lựa chọn từ các tùy chọn có sẵn để sử dụng macro mong muốn. Ngoài ra, bạn có thể thoải mái sửa đổi hoặc xóa mọi macro hiện có nếu cần.
Bạn có thể gặp sự cố khi cố sửa đổi hoặc xóa macro do thông báo “Không thể chỉnh sửa macro trên sổ làm việc ẩn”. Điều này xảy ra vì macro thường được lưu trong sổ làm việc macro cá nhân của người dùng, sổ làm việc này thường bị ẩn dưới dạng tệp PERSONAL.XLSB ẩn.
Để khám phá các tính năng ẩn của sổ làm việc này, vui lòng làm theo các bước sau:1. Truy cập menu “Xem” nằm trên màn hình của bạn.2. Trong danh sách thả xuống bên dưới “Cửa sổ”, chọn “Bỏ ẩn.“3. Tiếp theo, điều hướng đến thư mục tệp nơi bạn đã lưu sổ làm việc hỗ trợ macro cá nhân được liên kết với bảng tính Excel này. Tên mặc định cho tệp này là “PERSONAL.XLSB.“4. Nhấp vào “OK” để xác nhận lựa chọn của bạn. Hành động này sẽ kích hoạt mọi chức năng bị ẩn trước đó trong sổ làm việc.
Khi thực hiện lệnh mở sổ làm việc PERSONAL.XLSB trong Microsoft Excel, một phiên bản mới của ứng dụng sẽ được khởi chạy với một sổ làm việc trống chứa các macro cá nhân được xác định trước. Sau đó, người dùng có thể điều hướng đến hộp thoại Macro trong giao diện của ứng dụng để sửa đổi hoặc xóa mọi macro đã ghi theo ý muốn.
Tận dụng tối đa Excel bằng macro
Macro Excel trình bày một cách tiếp cận sáng tạo để hợp lý hóa các nhiệm vụ định kỳ, cuối cùng là nâng cao hiệu quả và giải phóng những giờ quý giá có thể được phân bổ vào việc khác. Sau khi hoàn thành các bước được nêu ở đây, bạn đã bắt đầu quá trình tạo macro tùy chỉnh, trang bị cho bạn khả năng xử lý tự động các khía cạnh khác nhau trong Microsoft Excel.
Khi chuyên môn của bạn phát triển, bạn sẽ nhận ra rằng việc sử dụng macro không chỉ giúp hợp lý hóa khối lượng công việc của bạn mà còn cho phép truy cập vào nhiều chức năng nâng cao hơn trong Excel. Bằng cách đào sâu hơn, trau dồi kỹ năng và khám phá phạm vi đầy đủ của chức năng macro, bạn có thể nâng cao đáng kể phương pháp quản lý dữ liệu của mình.