9 Sai Lầm Thiếu Chuyên Nghiệp Khi Tổ Chức Cuộc Gọi Video Cho Công Việc

Nhiều chuyên gia vẫn đánh giá thấp các cuộc họp ảo. Họ hầu như không chuẩn bị gì vì những cuộc gọi này diễn ra trên nền tảng hội nghị truyền hình, ngoài ra họ có thể tắt máy ảnh và micrô của mình.

Mặc dù hội nghị ảo có thể thực tế hơn hội nghị truyền thống nhưng không nên đánh giá thấp chúng vì chúng vẫn có thể có tác động đáng kể đến năng suất. Sự chuẩn bị kém có thể dẫn đến sự chậm trễ, cản trở tinh thần đồng đội hoặc dẫn đến hiểu lầm. Để duy trì trải nghiệm họp trực tuyến tinh tế và hiệu quả, điều cần thiết là phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định khi tổ chức và tham gia các phiên video từ xa cho mục đích kinh doanh.

Bỏ qua các biện pháp an ninh

Nguồn hình ảnh: Stefan Kühn/Wikimedia Commons

Việc bỏ qua các biện pháp phòng ngừa về quyền riêng tư trước khi tham gia các hội nghị video liên quan đến công việc được coi là thiếu chuyên nghiệp và nguy hiểm. Làm như vậy có thể khiến cuộc họp của bạn có nguy cơ bị vi phạm an ninh, chẳng hạn như những cá nhân có ác ý truy cập trái phép nhằm tìm cách gây xáo trộn hoặc đánh cắp thông tin nhạy cảm, bao gồm cả những người có kỹ năng kỹ thuật nâng cao đang tham gia vào các hoạt động tội phạm.

Một phương pháp hiệu quả để đảm bảo an ninh cho các cuộc họp bao gồm việc triển khai chiến lược toàn diện kết hợp cả các biện pháp kỹ thuật và phi kỹ thuật, chẳng hạn như mã hóa, kiểm soát truy cập và đào tạo nhân viên về nhận thức về an ninh mạng. Bằng cách áp dụng các biện pháp phòng ngừa này, các tổ chức có thể giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của mình khỏi bị tiết lộ hoặc bị chặn trái phép trong các cuộc tụ tập ảo.

Quá trình đặt mật khẩu cần được thực hiện một cách cẩn thận và chú ý tối đa. Mỗi cá nhân nên thiết lập một mã riêng biệt cho mỗi cuộc tụ họp, đảm bảo tính bảo mật bằng cách truyền mã này một cách an toàn đến tất cả những người tham dự thông qua các phương tiện riêng tư.

Cải thiện phòng chờ là ưu tiên của chúng tôi, cho phép sàng lọc và xác nhận người tham gia trước khi vào.

Bằng cách hạn chế số lượng người tham dự trong một cuộc họp ảo, việc giám sát và kiểm soát quá trình diễn ra một cách hiệu quả sẽ trở nên khả thi hơn.

Duy trì quyền riêng tư của một người là điều quan trọng nhất khi sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình và sẽ là điều khôn ngoan nếu bạn tự làm quen với các chiến lược có thể giúp duy trì khía cạnh thiết yếu này.

Bật micrô trong suốt cuộc họp

Bạn không nên bật micrô trong hội nghị truyền hình vì micrô có thể thu được những âm thanh không mong muốn phát ra từ các cá nhân hoặc đồ vật xung quanh trong gia đình, có khả năng gây gián đoạn cho những người tham dự cuộc họp. Hơn nữa, trong những tình huống khắc nghiệt, âm thanh phát ra từ thiết bị của bạn có thể lấn át âm thanh của những người tham gia khác.

Để có chất lượng âm thanh và phát âm tối ưu, bạn nên sử dụng tính năng tắt tiếng một cách thận trọng. Kích hoạt micrô của bạn trong khi nói, tắt micrô trong khi nghe và nhấn vào biểu tượng cảm xúc trên màn hình trong trường hợp bị người tham gia khác làm phiền.

Thật vậy, việc chuyển đổi micrô liên tục của một người có thể gây khó chịu trong các cuộc hội thảo kéo dài. Tuy nhiên, đây là một phương tiện không phức tạp để thể hiện sự quan tâm đến ý kiến ​​đóng góp và sự tập trung của người khác trong suốt bài diễn thuyết.

Đặt hình nền cuộc gọi video xấu

Để tạo ra tác động tích cực và chuyên nghiệp trong các cuộc họp ảo, điều quan trọng là nhân viên phải thiết lập một không gian làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt, phản ánh sự chú ý của họ đến từng chi tiết và sự cống hiến cho công việc. Mặt khác, một môi trường bừa bộn hoặc nhếch nhác có thể truyền tải thông điệp ngược lại và cho thấy sự thiếu cam kết đối với sự hợp tác và năng suất của nhóm.

Không còn nghi ngờ gì nữa, đề xuất kết hợp các kệ thư viện trong không gian làm việc tại nhà không nên được hiểu là một sự chứng thực. Thay vào đó, một không gian rộng lớn nguyên sơ, không trang trí, không có chướng ngại vật dễ thấy sẽ mang lại cảm giác thanh lịch nhẹ nhàng và sự sang trọng khiêm tốn, đồng thời trốn tránh các nguồn gây xao lãng tiềm ẩn.

Khi làm việc trong một khu vực hạn chế, bạn nên sửa đổi nền video của mình. Ví dụ: những người thường xuyên sử dụng Zoom có ​​thể duyệt qua lựa chọn phông nền ảo hoặc tạm thời che khuất môi trường trực tiếp của họ trước khi bắt đầu hội nghị Zoom. Ngoài ra, việc tiếp thu kiến ​​thức về cách tạo phông nền Zoom được cá nhân hóa có thể có lợi.

Sử dụng chức năng trò chuyện riêng tư cho cuộc trò chuyện cá nhân

Khi sử dụng các ứng dụng hội nghị truyền hình cho mục đích liên lạc, bạn không nên sử dụng tính năng nhắn tin riêng tư cho các cuộc thảo luận cá nhân, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến chủ đề không liên quan đến công việc. Biện pháp phòng ngừa này nên được thực hiện do khả năng cấp trên xem những trao đổi như vậy. Mặc dù người tổ chức không thể giám sát các cuộc trò chuyện riêng tư trong khi gọi, nhưng một số nền tảng nhất định sẽ lưu giữ bản ghi các tương tác nói trên mà nhà tuyển dụng có thể truy cập được. Do đó, có thể giả định rằng các công ty có toàn quyền đối với các tài khoản do tổ chức cung cấp.

Bất kể người giám sát có đích thân kiểm tra các cuộc thảo luận bí mật hay không thì việc đưa ra những nhận xét xúc phạm trong quá trình giao tiếp kinh doanh là không thể chấp nhận được. Người ta có thể phải đối mặt với hậu quả nếu những tuyên bố như vậy bị phát hiện. Điều quan trọng là phải nuôi dưỡng một môi trường vừa lịch sự vừa hiệu quả; những trò đùa cá nhân nên được giới hạn trong những bối cảnh phù hợp hơn.

Tham dự cuộc họp trực tuyến trong cài đặt không phù hợp

Nguồn hình ảnh: AbhiSuryawanshi/Wikimedia Commons

Mặc dù việc sắp xếp làm việc từ xa và kết hợp có thể mang lại sự linh hoạt nhưng điều cần thiết là các cá nhân phải tuân thủ việc tham dự các cuộc họp ảo trong bối cảnh phù hợp. Sẽ là thiếu thận trọng khi tham gia vào các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc trong khi điều khiển phương tiện, khi đi du lịch hoặc dùng bữa. Việc tham gia vào các hoạt động như vậy có thể khiến suy nghĩ của một người bị rời rạc và thiếu thông tin, điều này có thể làm gián đoạn những người tham gia khác đang mong đợi ý kiến ​​đóng góp tập trung và mạch lạc từ đồng nghiệp của họ trong các buổi này.

Để đảm bảo quá trình giao tiếp hiệu quả và tôn trọng trong giai đoạn này, điều khôn ngoan nhất là bạn nên thông báo cho người khác về hoàn cảnh hiện tại của mình. Điều này có thể đạt được bằng cách sắp xếp lại mọi cuộc hẹn đã lên lịch để phù hợp với tình trạng sẵn sàng trong tương lai của bạn hoặc từ chối tham gia nếu lịch trình của bạn không cho phép. Cả hai lựa chọn đều tốt hơn là chỉ tham dự bằng tên, vì làm như vậy có thể làm suy yếu tính trung thực của cuộc họp. Nếu bạn thấy mình không thể thiết lập một môi trường thích hợp để trò chuyện qua điện thoại ở nhà, một giải pháp thay thế khả thi khác có thể là tham gia không gian làm việc chung. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định như vậy, điều quan trọng là phải đánh giá cẩn thận một số khía cạnh chính, bao gồm vị trí, chi phí, tiện nghi và khả năng tương thích với phong cách làm việc của bạn.

Các đồng nghiệp thân mến,Tôi hy vọng tin nhắn này đến được với các bạn. Khi tôi sắp bắt đầu kỳ nghỉ phép hàng năm của mình, tôi rất vui mừng được gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tất cả những công việc khó khăn và cống hiến của các bạn trong năm qua. Trong thời gian tôi vắng mặt, hãy yên tâm rằng mọi vấn đề khẩn cấp sẽ được giải quyết kịp thời bởi đồng nghiệp đáng kính của chúng tôi, [Tên], người mà tôi đánh giá cao là người thay thế có khả năng trong thời gian tôi đi xa. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc quan ngại nào cần được giải quyết ngay lập tức, vui lòng gửi chúng đến [Tên] tại [Địa chỉ Email]. Sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể hạn chế gửi email hoặc liên lạc không cần thiết trong kỳ nghỉ của tôi để tôi có thể ngắt kết nối hoàn toàn và nạp lại năng lượng để trở lại làm việc với tinh thần sảng khoái và tràn đầy năng lượng. Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự hiểu biết của bạn

Tham gia họp trực tuyến muộn

Tuân thủ đúng giờ là một khía cạnh quan trọng được áp dụng như nhau cho cả các cuộc tụ họp trực tiếp và ảo. Đến muộn trong các cuộc gọi hội nghị có thể được coi là thiếu tôn trọng, dẫn đến sự chậm trễ không cần thiết và lãng phí nguồn lực.

Ngoài ra, các ứng dụng hội nghị truyền hình thường tạo thông báo cho người dùng khi người tham gia đã vào hoặc ra khỏi không gian cuộc họp ảo. Tuy nhiên, một số cá nhân có thể thấy điều này xâm phạm và gây rối. Ví dụ: khi sử dụng Zoom, một tín hiệu thính giác riêng biệt, chẳng hạn như âm thanh bốp, sẽ được phát ra mỗi khi một người tham gia mới tham gia cuộc trò chuyện, có khả năng ngăn chặn dòng suy nghĩ mà người thuyết trình chính bày tỏ.

Để giảm thiểu khả năng bị trễ do lỗi lập lịch hẹn hoặc sơ suất, bạn nên sử dụng ứng dụng lịch để đặt lời nhắc. Bằng cách định cấu hình báo thức kích hoạt vài phút trước mỗi sự kiện đã lên lịch, điều này có thể giúp đảm bảo tính đúng giờ trên cả nền tảng chuyên nghiệp và cá nhân. Cách tiếp cận này có thể tạo điều kiện quản lý thời gian hiệu quả hơn đồng thời giảm khả năng bị chậm trễ do vô tình bỏ qua những ngày hoặc thời hạn quan trọng.

Không chuẩn bị thiết bị của bạn để chia sẻ màn hình

Để đảm bảo bản trình bày liên quan đến công việc diễn ra suôn sẻ trong cuộc họp từ xa bằng tính năng chia sẻ màn hình, bạn nên thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiết trước phiên họp bằng cách sắp xếp các thiết bị của mình cho phù hợp. Cụ thể, sẽ là khôn ngoan khi sắp xếp mọi tài liệu không liên quan đến công việc như hồ sơ cá nhân hoặc bí mật và bất kỳ thứ gì được cho là không phù hợp. Mục đích ở đây là để tránh bất kỳ sự bối rối tiềm ẩn nào có thể phát sinh do vô tình để lộ thông tin nhạy cảm trong cuộc gọi.

Những cá nhân thường xuyên thuyết trình với năng lực chuyên môn được khuyến khích yêu cầu thiết bị chuyên dụng cho công việc của mình; không làm như vậy có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian quý báu vào việc truy xuất và khôi phục dữ liệu bị mất hoặc bị hỏng.

Không quan tâm đến ngoại hình của mình

Điều quan trọng cần lưu ý là các cuộc họp ảo không còn bị giới hạn trong việc tiến hành mà không có camera. Trên thực tế, điều cần thiết là các cá nhân phải tự chuẩn bị cho các cuộc hội nghị truyền hình bằng cách đảm bảo rằng họ trình bày tốt thông qua việc trang điểm phù hợp. Điều này bao gồm rửa mặt, chải tóc và mặc trang phục phù hợp. Ngoài ra, khi thiết lập hội nghị truyền hình, hãy đảm bảo rằng camera được đặt gần nguồn sáng để nâng cao khả năng hiển thị và rõ nét khuôn mặt của một người trong cuộc họp.

Bất cẩn tham gia vào cuộc trò chuyện thông thường

Trong khi tham gia các cuộc gọi hội nghị với đồng nghiệp hoặc khách hàng, không có gì lạ khi các cá nhân tham gia vào cuộc trò chuyện bình thường khi họ chờ đợi sự xuất hiện của tất cả các bên liên quan. Những trao đổi vui vẻ như vậy giúp giảm bớt mọi khó chịu có thể nảy sinh trước khi cuộc họp bắt đầu. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải kiềm chế khi thảo luận các chủ đề ngoài vấn đề liên quan đến công việc và thay vào đó hãy tập trung vào các chủ đề phù hợp liên quan đến nhiệm vụ hiện tại. Mọi người nên tránh trở nên quá nhiệt tình khi biết rằng những người quen cá nhân cũng tham gia vào cuộc gọi, vì điều này có thể dẫn đến kết quả không mong muốn như thu hút sự chú ý không mong muốn từ các cộng sự chuyên nghiệp hoặc cấp trên của một người, những người có thể bất ngờ tham gia cuộc trò chuyện.

Trong trường hợp bạn đang điều phối cuộc trò chuyện, bạn nên kích hoạt khu vực chờ để cho phép lựa chọn người tham gia và thông báo trước cho người khác. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các cá nhân đều thu thập suy nghĩ của mình trước khi tiếp nhận các quan chức cấp cao. Những người tham dự cũng nên chú ý đến tín hiệu âm thanh cho biết sự xuất hiện của những người tham gia bổ sung.

Tổ chức các cuộc gọi công việc như một chuyên gia kinh doanh

Khi các doanh nghiệp ngày càng áp dụng các hình thức làm việc kết hợp và từ xa, các hội nghị ảo đã trở nên nổi bật như một sự thay thế có thể chấp nhận được cho các tương tác trực tiếp truyền thống. Do đó, bắt buộc phải xử lý các cuộc họp ảo với mức độ chuyên nghiệp tương đương với các cuộc họp trực tiếp. Những sai sót tối thiểu như vô hiệu hóa nguồn cấp dữ liệu video của một người, trông nhếch nhác hoặc sử dụng phông nền lộn xộn có thể làm giảm uy tín của một người. Hơn nữa, việc bỏ qua việc chuẩn bị đầy đủ có thể khiến đồng nghiệp cảm thấy khó chịu ở giai đoạn sau.

Việc thiết lập một nghi thức đơn giản trước cuộc gọi có thể mang lại lợi ích khi chuẩn bị cho hội nghị truyền hình. Hãy cân nhắc áp dụng phương pháp mặc trang phục chuyên nghiệp, xác minh chức năng của thiết bị và sắp xếp bối cảnh phù hợp trước khi tham gia các cuộc họp ảo.