Cách tạo nhanh ghi chú cuộc họp trong Google Docs

Nếu bạn chịu trách nhiệm ghi chú cuộc họp và chia sẻ chúng với nhóm của mình, bạn sẽ biết việc theo dõi mọi thứ khi cuộc họp diễn ra khó đến mức nào. Bạn phải sắp xếp ngăn nắp, ghi lại những điểm chính, tinh chỉnh chi tiết và chỉ định các mục hành động cho người tham dự khi tham gia cuộc họp.

Thật vậy, mẫu ghi chú cuộc họp của Google Docs đơn giản hóa quy trình nói trên một cách dễ dàng và hiệu quả. Mặc dù đơn giản nhưng tính năng này đã được biết đến là có khả năng nâng cao đáng kể năng suất tổng thể của các cuộc họp.

Cách tạo và chia sẻ ghi chú cuộc họp trong Google Docs

Việc sử dụng các mẫu là không thể thiếu để tối đa hóa hiệu quả vì chúng cho phép người ta tập trung vào những điều cần thiết thay vì tốn thời gian quý báu để sắp xếp có trật tự cho hồ sơ của họ. Với sự hỗ trợ của các mẫu Google Tài liệu, bạn có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của những công cụ này bằng cách sử dụng các định dạng được thiết kế sẵn để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tạo tài liệu. Ví dụ: mẫu cụ thể này tận dụng chương trình họp có sẵn trong Lịch Google để dễ dàng ghi lại và phổ biến biên bản cuộc họp giữa các thành viên trong nhóm.

Việc sử dụng mẫu có sẵn của Google Docs cho mục đích tạo và phân phối biên bản cuộc họp là một quy trình tương đối không phức tạp. Các bước phải được thực hiện như sau:

⭐Mở tệp Google Tài liệu của bạn.

Kết hợp các ghi chú cuộc họp sau, có thể truy cập được bằng cách chọn “Ghi chú cuộc họp” từ menu thả xuống trong phần Khối xây dựng trong tài liệu của bạn.

⭐ Một menu chứa tất cả các sự kiện từ Lịch Google của bạn sẽ xuất hiện. Chọn cuộc họp hoặc sự kiện có liên quan.

Bắt đầu bằng cách liệt kê tên của những người tham dự, sau đó ghi chú chi tiết về quá trình tố tụng.

Để dán biên bản cuộc họp vào cuộc hẹn trong lịch trình, vui lòng sử dụng tùy chọn “Đính kèm” nằm ở bên phải. Hành động này cho phép người tham gia có quyền truy cập vào hồ sơ tố tụng thông qua Lịch Google của họ.

Ngoài ra, người ta có thể chọn chuyển bản ghi mật nghị qua thư điện tử cho những người tham gia bằng cách nhấp vào biểu tượng phong bì nằm ở bên trái.

Ngoài ra, bạn có tùy chọn đưa các tệp bổ sung từ Google Drive vào ghi chú cuộc họp của mình bằng cách nhấp vào dấu chấm lửng (ba dấu chấm) nằm ở bên trái màn hình và chọn “Đính kèm tệp Drive” từ menu tiếp theo.

Cách tạo và chỉ định các mục hành động trong Google Docs

Trong cuộc gọi hội nghị, dự đoán rằng nhóm làm việc của bạn sẽ đưa ra một số hành động cần phải thực hiện. Việc sử dụng Google Docs cung cấp một phương pháp không phức tạp để ghi lại các nhiệm vụ này và phân bổ chúng cho các cá nhân cụ thể trong nhóm của bạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác minh nhanh chóng. Để thực hiện được điều này, vui lòng tuân thủ các bước sau:

Trong “Mục hành động”, liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành, phân định từng nhiệm vụ riêng lẻ một cách rõ ràng và chính xác.

⭐Nhấp đúp vào nhiệm vụ để đánh dấu nó.

⭐ Nhấp vào biểu tượng Thêm nhận xét và nhập nhận xét của bạn.

⭐ Trong cùng một hộp văn bản, gõ dấu @ ( @ ) theo sau là tên của người chịu trách nhiệm thực hiện công việc.

Vui lòng đánh dấu vào hộp kiểm nằm trong khu vực được chỉ định của phần nhận xét, từ đó phân công nhiệm vụ và đảm bảo rằng người nhận dự định sẽ được thông báo về mục hành động tương ứng của họ.

⭐Cuối cùng, nhấp vào Giao.

Lợi ích của việc sử dụng Google Docs để ghi chú

Việc sử dụng mẫu được thiết kế đặc biệt của Google Docs có thể nâng cao hiệu quả và thúc đẩy sự hợp tác trong các cuộc họp. Một lợi thế đáng kể của việc sử dụng Google Docs thay vì các nền tảng ghi chú thay thế cho hội nghị nằm ở khả năng tích hợp liền mạch với môi trường làm việc đã được thiết lập sẵn, loại bỏ nhu cầu cài đặt phần mềm bổ sung.

Chắc chắn, tồn tại vô số lý do thuyết phục cho việc áp dụng phương pháp sử dụng Google Docs làm công cụ ghi lại các ký hiệu quan trọng và các nhiệm vụ bắt buộc:

Cộng tác theo thời gian thực

Google Documents cung cấp trải nghiệm cộng tác liền mạch cho phép tất cả những người tham gia cuộc họp xem và theo dõi tiến trình trên các tài liệu được chia sẻ trong thời gian thực. Tính năng này đảm bảo rằng mọi người luôn cập nhật mọi thay đổi hoặc sửa đổi do các thành viên khác trong nhóm thực hiện, cho phép họ quản lý hiệu quả trách nhiệm của mình và duy trì mức năng suất cao trong suốt vòng đời dự án.

Trách nhiệm giải trình tốt hơn

Việc sử dụng các hộp kiểm trong việc phân công các mục hành động cho các thành viên trong nhóm sẽ nâng cao trách nhiệm giải trình, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm và khuyến khích họ tuân thủ thời hạn.

Khả năng truy cập từ xa

Nhờ cơ sở hạ tầng đám mây, Google Docs cho phép người dùng truy cập biên bản cuộc họp từ xa thông qua kết nối Internet an toàn. Các thành viên của nhóm cũng có thể thực hiện các sửa đổi, sửa đổi và giám sát các nhiệm vụ bất kể vị trí địa lý của họ.

Hiệu quả về thời gian

Thiết kế trực quan và các mẫu ghi chú được cấu hình sẵn giúp giảm bớt gánh nặng sắp xếp suy nghĩ của bạn, cho phép bạn hoàn toàn đắm mình vào cuộc thảo luận thay vì bị phân tâm bởi nhiệm vụ ghi chép và cấu trúc.

Hợp lý hóa ghi chú cuộc họp với Google Docs

Việc sử dụng Google Docs cho mục đích soạn thảo biên bản cuộc họp là một quy trình dễ dàng, đặc trưng bởi sự đơn giản và hiệu quả hợp lý. Giao diện thân thiện với người dùng cho phép người dùng tổng hợp suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn so với các phương pháp truyền thống.

Thật vậy, việc đồng hóa dễ dàng với Lịch Google cho phép hiển thị, hợp tác và giám sát nhiệm vụ ngay lập tức giữa tất cả các bên liên quan. Việc áp dụng cách bố trí này sẽ nâng cao hiệu quả và tăng cường sức mạnh tổng hợp trong lực lượng lao động của bạn.