Cách quản lý thời gian hiệu quả khi làm Freelancer

Bài học chính

Ưu tiên một số dự án được chọn, sinh lợi nhiều hơn có thể mang lại kết quả đặc biệt và đáp ứng mong đợi của khách hàng, trái ngược với việc cố gắng quản lý nhiều nhiệm vụ có chất lượng thấp hơn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể.

Duy trì năng suất và tổ chức là điều quan trọng để thành công với tư cách là một freelancer, điều này có thể đạt được bằng cách tạo ra một lịch trình làm việc có cấu trúc tốt và tuân thủ nó một cách nhất quán, giống như cách một nhân viên văn phòng tuân theo thói quen hàng ngày của riêng họ.

Bằng cách triển khai việc sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian và các công cụ tổ chức dự án, người ta có thể phân bổ thời gian của mình một cách hiệu quả, duy trì cảm giác ngăn nắp và tuân thủ thời hạn của khách hàng.

Một trong những khó khăn chính khi làm việc tự do nằm ở việc quản lý thời gian một cách hiệu quả. Không giống như những nhân viên bị ràng buộc bởi số giờ làm việc định trước do người sử dụng lao động ấn định, những người làm việc tự do có quyền tự chủ trong việc thiết lập lịch trình của riêng mình.

Mặc dù sự thuận tiện có thể được đánh giá cao nhưng chắc chắn nó sẽ dẫn đến gánh nặng trách nhiệm gia tăng. Với ý nghĩ đó, chúng tôi đã biên soạn một bộ đề xuất được thiết kế để giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý thời gian của mình với tư cách là một freelancer.

Tìm kiếm ít dự án hơn nhưng sinh lợi nhiều hơn

Không có gì lạ khi những người làm việc tự do mới vào nghề chấp nhận các dự án mà không cân nhắc đến mức thù lao của họ, và ngay cả những người làm việc tự do có kinh nghiệm đôi khi cũng có thể trở thành nạn nhân của xu hướng này. Trên thực tế, một số cá nhân đang cố gắng xây dựng một danh mục đầu tư chuyên nghiệp ngay từ đầu cũng có thể thấy mình không chịu nổi sự cám dỗ này.

Mặc dù đúng là cách tiếp cận này có thể tiêu tốn một lượng đáng kể thời gian sẵn có của một người, dẫn đến việc không thể cung cấp dịch vụ tối ưu cho từng khách hàng do nhu cầu liên tục ưu tiên dự án. Kết quả như vậy có thể dẫn đến những đánh giá tiêu cực từ những khách hàng không hài lòng, điều này sẽ phản ánh kém về chất lượng công việc được cung cấp.

Một phương pháp làm việc tự do ưu việt hơn bao gồm việc đảm bảo ít dự án hơn nhưng có mức thù lao cao hơn từ nhóm khách hàng được đền bù xứng đáng thay vì nhiều công việc không đạt tiêu chuẩn. Bằng cách tập trung vào một dự án tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể tạo ra những kết quả đặc biệt làm hài lòng khách hàng của mình và đưa ra những đề xuất có lợi.

Chuẩn bị lịch trình làm việc và bám sát nó

Chấp nhận quyền tự chủ với tư cách là một người làm việc tự do chắc chắn có những lợi ích của nó; tuy nhiên, sự độc lập này có thể dễ dàng bị lạm dụng. Trái ngược với niềm tin phổ biến, năng suất tăng cao khi một người tuân thủ một lịch trình có cấu trúc, tương tự như thời gian làm việc từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều của những nhân viên truyền thống.

Là một nhà thầu độc lập, không có nghĩa vụ phải tuân thủ nghiêm ngặt ngày làm việc từ 9 đến 5 giờ. Thay vào đó, bạn có quyền tự chủ xây dựng thời gian biểu được cá nhân hóa phù hợp với nhu cầu và sở thích riêng của mình.

Có rất nhiều ứng dụng có sẵn cho phép tạo lịch trình và quản lý công việc, cho phép bạn thử nghiệm nhiều tùy chọn khác nhau để xác định tùy chọn nào phù hợp nhất với yêu cầu cá nhân và lối sống của bạn.

Sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian và quản lý dự án

Là một nhân viên tự do, việc theo dõi giờ làm việc của một người có thể gặp khó khăn do tính chất linh hoạt của công việc. Cụ thể, khi làm việc theo lịch trình không thường xuyên, nghỉ giải lao thường xuyên hoặc là cha mẹ có trách nhiệm chăm sóc con cái, việc sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian có thể cung cấp những hiểu biết có giá trị và đảm bảo lưu trữ hồ sơ chính xác.

Mỗi ứng dụng cung cấp một cái gì đó độc đáo cùng với việc theo dõi giờ của bạn; ví dụ: Toggl có bộ hẹn giờ Pomorodo tích hợp sẵn và tự động phát hiện nhàn rỗi€”trong khi actiTIME có thể chuẩn bị các báo cáo chi tiết và giúp thu thập những hiểu biết sâu sắc. Các ứng dụng này có sẵn trên nhiều nền tảng nên bạn có thể vận hành chúng từ hầu hết mọi thiết bị.

Trong khi làm việc đó, đừng quên làm quen với các công cụ quản lý dự án như Asana , Trello hoặc Monday. Khi sự nghiệp làm việc tự do của bạn phát triển, chắc chắn bạn sẽ cần đến các công cụ chuyên dụng theo tiêu chuẩn ngành để theo dõi các dự án và thời hạn được giao.

Tìm cách tự động hóa các phần trong quy trình làm việc của bạn

Khi mới bắt đầu, bạn có thể đã có khả năng quản lý mọi công việc bằng tay. Tuy nhiên, khi thời gian trôi qua và khối lượng công việc tăng lên, việc tiếp tục thực hiện mọi nhiệm vụ một cách thủ công sẽ trở nên không thực tế. Do đó, bạn nên khám phá các phương pháp hợp lý hóa các khía cạnh nhất định trong hoạt động của mình thông qua tự động hóa để quản lý tốt hơn khối lượng công việc của mình.

Ví dụ: bạn có thể sử dụng FreshBooks , Invoicely hoặc Invoice Ninja để tạo hóa đơn chuyên nghiệp chỉ trong vài giây thay vì tự mình tạo một hóa đơn trông tầm thường trên Microsoft Word.

Tương tự, bạn có thể sử dụng các công cụ lập lịch truyền thông xã hội như Buffer , Hootsuite hoặc Sprout Social để tạo và lên lịch đăng các bài đăng trên mạng xã hội của bạn vào một thời điểm cụ thể.

Nếu muốn đưa mọi thứ lên một tầm cao mới, bạn có thể sử dụng IFTTT hoặc Zapier để phát huy toàn bộ tiềm năng của tự động hóa. Các ứng dụng này đồng bộ hóa với hầu hết các ứng dụng công việc phổ biến như Gmail, Excel, Slack, Zoom và các ứng dụng mạng xã hội, đồng thời có thể tự động hóa khá nhiều thứ.

Ủy quyền một số dự án của bạn

Nếu bạn thấy mình không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các dự án của mình, bạn cũng có thể ủy thác một số dự án đó cho những người làm việc tự do khác. Các trang web như [Fiverr](https://www. fiverr.com/) và Upwork là những nơi tuyệt vời để tìm những người làm việc tự do có tay nghề cao từ hầu hết mọi ngành.

Trước khi ký kết bất kỳ thỏa thuận nào, bạn nên xem xét cẩn thận danh mục đầu tư của một cá nhân. Mặc dù chi phí có thể là một yếu tố, nhưng tốt hơn hết bạn nên chọn nhà cung cấp dịch vụ sở hữu cả kỹ năng và độ tin cậy thay vì nhà cung cấp đưa ra mức giá thấp hơn nhưng phải trả giá bằng kinh nghiệm hoặc uy tín.

Sử dụng Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower thể hiện một cách tiếp cận hiệu quả để tổ chức các nhiệm vụ bằng cách phân loại chúng theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Để tạo hệ thống này, người ta có thể vẽ lưới 2x2 và chỉ định các cột của nó là “Khẩn cấp” hoặc “Không khẩn cấp”, đồng thời phân loại các hàng của nó là “Quan trọng” hoặc “Không quan trọng.

Hệ thống phân loại nhiệm vụ được chia thành bốn loại riêng biệt, được thiết kế để tổ chức và hợp lý hóa các loại công việc khác nhau. Những phân loại này cung cấp một khuôn khổ rõ ràng để phân công nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và độ nhạy cảm về thời gian tương ứng của chúng. Bằng cách sử dụng hệ thống này, các nhóm có thể nâng cao hiệu quả bằng cách đảm bảo rằng mỗi thành viên nhận thức được trách nhiệm và thời hạn của mình, dẫn đến sự cộng tác tốt hơn và năng suất tổng thể.

|

Cấp bách

|

Không khẩn cấp

—|—|—

Quan trọng

|

Những nhiệm vụ này có tầm quan trọng tối cao và cần được thực hiện ngay lập tức.

|

Các trách nhiệm được trình bày ở đây đòi hỏi trình độ thông thạo đặc biệt không thể đáp ứng được trong khung thời gian trước mắt, nhưng chúng đáng được sắp xếp lại vào thời điểm thích hợp hơn.

Không quan trọng

|

Hãy cân nhắc việc phân công trách nhiệm với khung thời gian ngắn và không yêu cầu kiến ​​thức chuyên môn sâu rộng vì chúng phù hợp cho việc ủy ​​quyền.

|

Những cam kết cụ thể này vừa không cần thiết vừa không khả thi về mặt tài chính, do đó việc loại bỏ chúng là điều phù hợp.

Tránh làm việc quá sức và nghỉ giải lao

Công việc tự do có thể được nhiều cá nhân coi là một giải pháp thay thế hấp dẫn cho công việc thông thường do nó được cho là không có áp lực và căng thẳng. Tuy nhiên, nhận thức này không hoàn toàn chính xác, vì những người chọn theo đuổi sự nghiệp tự do phải đối mặt với trách nhiệm quản lý công việc kinh doanh của riêng mình, điều này thường có thể dẫn đến cảm giác tự áp đặt để liên tục tạo ra kết quả.

Điều quan trọng là phải thừa nhận những hậu quả tiềm ẩn của việc cống hiến quá mức cho nghề nghiệp của một người làm nghề tự do. Làm việc quá sức có thể gây kiệt sức và cuối cùng dẫn đến kiệt sức. Để công việc tự do phát triển mạnh, nó phải được thực hành theo cách có thể bền bỉ lâu dài. Do đó, không nên kỳ thị việc nghỉ làm định kỳ khi cần thiết mà nên coi đó là một phần thiết yếu để duy trì mức hiệu suất tối ưu.

Tận dụng tối đa thời gian của bạn với tư cách là một Freelancer

Với tư cách là một nhà thầu độc lập, việc tự điều chỉnh lịch trình và trách nhiệm cá nhân về việc đáp ứng thời hạn là thuộc thẩm quyền của mỗi người. May mắn thay, nhiệm vụ này không hề khó khăn; một số nguồn lực và chiến lược tồn tại để tạo điều kiện quản lý thời gian hiệu quả.

Điều khuyến khích là trước khi từ bỏ vị trí của mình để bắt tay vào sự nghiệp làm việc tự do, bạn nên làm quen với những mối nguy hiểm tiềm ẩn kéo theo và tiếp cận nỗ lực với một cái nhìn thực tế thay vì nuôi dưỡng một nhận thức quá lạc quan.