Cách sử dụng Trường đính kèm trong Airtable
Airtable đã trở nên phổ biến như một công cụ năng suất linh hoạt nhờ vào nhiều tính năng đa dạng. Khả năng kết nối và tích hợp với lượng dữ liệu và thông tin vô tận là một trong những thế mạnh độc đáo của Airtable.
Airtable tự hào có một bộ tính năng ấn tượng, một trong số đó là khả năng nối tài liệu trực tiếp vào các bản ghi riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu. Trong phần này, chúng tôi sẽ đi sâu vào các sắc thái của chức năng đính kèm của Airtable và trình bày cách kết hợp trường “Đính kèm” của nó vào các cơ sở tương ứng của bạn.
Trường đính kèm trong Airtable là gì?
Việc tích hợp tính năng Tệp đính kèm trong Airtable tạo điều kiện liên kết trực tiếp các tệp với các mục nhập bản ghi riêng lẻ một cách liền mạch. Bằng cách kết hợp các tài liệu bổ sung như hình ảnh trực quan, tài liệu, bản trình bày slide và dữ liệu bảng tính, phương pháp này hợp lý hóa việc quản lý dự án thông qua nền tảng của Airtable bằng cách cung cấp cho người dùng một phương pháp hiệu quả để tổ chức dữ liệu của họ.
Trường Tệp đính kèm cho phép bạn đính kèm nhiều loại tệp từ nhiều nguồn như bộ nhớ máy tính cục bộ hoặc các dịch vụ đám mây phổ biến như Google Drive, OneDrive và Dropbox. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải nhớ rằng mọi tệp được tải lên đều không được có kích thước vượt quá năm gigabyte.
Các tệp có định dạng phổ biến bao gồm tệp hình ảnh PNG và JPEG, tài liệu Microsoft Word, tệp Adobe Photoshop và tệp Định dạng Tài liệu Di động (PDF) được Airtable hỗ trợ và sẽ hiển thị bản xem trước hình thu nhỏ trong các bảng. Những hình thu nhỏ này có thể được nhấp vào để hiển thị chế độ xem phóng to của tệp. Tuy nhiên, các loại tệp ít thông thường hơn sẽ không hiển thị bản xem trước nhưng chúng vẫn có thể truy cập được thông qua Airtable cho mục đích tương tác.
Cách thêm trường đính kèm vào đế máy bay của bạn
Để kết hợp trường “Đính kèm” vào đế Airtable của bạn, có hai cách tiếp cận đơn giản. Chúng bao gồm việc thêm trường thông qua chế độ xem Airtable, chẳng hạn như chế độ xem Lưới hoặc bằng cách chỉnh sửa một bản ghi cụ thể trong cơ sở.
Thêm trường đính kèm bằng chế độ xem lưới
Để mở rộng phần tiêu đề trong chế độ xem Lưới của Airtable, hãy điều hướng đến góc dưới cùng bên phải của hàng tiêu đề trên cùng. Tùy thuộc vào kích thước màn hình của bạn và số lượng trường hiện tại được hiển thị, có thể sẽ cần phải cuộn thêm để truy cập nút này.
Khi chọn tùy chọn “Đính kèm” trong menu thả xuống được hiển thị, người dùng có thể tiến hành đưa trường đính kèm mong muốn vào quy trình thu thập dữ liệu của họ bằng cách cung cấp nhãn thích hợp và lưu cấu hình.
Thêm trường đính kèm trong bản ghi
Để thêm trường đính kèm vào một bản ghi cụ thể trong cơ sở dữ liệu của bạn, hãy làm theo các bước sau:1. Điều hướng đến bản ghi mong muốn bằng cách truy cập nó thông qua hệ thống hoặc ứng dụng của bạn.2. Xác định vị trí nút “Thêm trường mới” nằm ở phần dưới cùng của khu vực hiển thị bản ghi.3. Sau khi nhấp vào, menu thả xuống sẽ xuất hiện với nhiều tùy chọn khác nhau để chọn loại trường bạn muốn thêm. Từ danh sách được cung cấp, chọn “Văn bản một dòng”.4. Tiếp theo, chọn tùy chọn có nhãn “Đính kèm” từ các lựa chọn có sẵn. Hành động này sẽ cho phép tạo tính năng tải tệp lên trên bản ghi cụ thể đó.5. Nếu có thể, hãy nhập tiêu đề ngắn gọn cho tài liệu đính kèm làm nhãn để dễ tham khảo. Sau đó, tiến hành lưu các thay đổi được thực hiện vào bản ghi.
Cửa sổ bật lên của trường chỉnh sửa cung cấp một tùy chọn có tên là “Hiển thị tệp đính kèm theo thứ tự ngược lại”, tùy chọn này có thể áp dụng cụ thể khi sử dụng mẫu được xác định trước. Khi kích hoạt tính năng này, các tập tin mới được thêm vào sẽ được liệt kê ở phần đầu của chuỗi chứ không phải ở phần cuối của nó. Tuy nhiên, chức năng này đã bị coi là lỗi thời kể từ tháng 4 năm 2020 và người dùng hiện được yêu cầu sắp xếp các tệp đính kèm trong hồ sơ bằng thao tác thủ công.
Đính kèm tệp bằng trường đính kèm
Khi kết hợp trường"Đính kèm", người dùng được phép truy cập và thao tác nội dung của nó thông qua chế độ xem Lưới cũng như khi kiểm tra từng bản ghi riêng lẻ.
trước tiên, hãy di con trỏ qua trường Tệp đính kèm nằm trong hàng tương ứng của bản ghi mong muốn; sau đó, hãy tiếp tục bằng cách nhấp vào tùy chọn có sẵn được trình bày thông qua biểu tượng dấu cộng thể hiện khả năng tải lên tệp mới. Ngoài ra, bạn có thể chọn thực hiện thao tác kéo và thả từ hệ thống cục bộ của mình, trong đó bạn có thể dễ dàng chuyển tệp thẳng vào ô được chỉ định bằng cách đặt chúng vào đó.
Trong giới hạn của một mục nhập cơ sở dữ liệu, một khu vực được chỉ định là “Tệp đính kèm” sẽ tự hiển thị dưới dạng một ngăn chứa đáng kể mô tả cụm từ “Kéo tệp vào đây hoặc duyệt qua”. Người dùng có thể chọn thực hiện việc tải tệp lên bằng cách bắt đầu quá trình đặt các tài liệu nói trên vào vùng chứa này thông qua thao tác thủ công hoặc nhấp vào siêu liên kết có nhãn “duyệt tệp”, khi được kích hoạt sẽ kích hoạt sự xuất hiện của giao diện bổ sung cho phép phạm vi rộng hơn của các lựa chọn thay thế lựa chọn tập tin.
Ở chế độ Chế độ xem lưới, việc nhấp vào biểu tượng “+” bên cạnh mỗi hàng sẽ mở ra một hộp thoại mới cho phép người dùng điều hướng qua hệ thống tệp của họ và chọn nhiều tệp để đính kèm trong một bản ghi. Tương tự, việc nhấp vào tùy chọn “Duyệt tệp” nằm trong trang chi tiết của từng bản ghi cũng sẽ khởi chạy tính năng tương tự này, cho phép người dùng dễ dàng tải lên các tài liệu khác nhau bằng cách sử dụng cả chức năng kéo và thả và các tùy chọn chọn thư mục trực tiếp.
Bạn cũng có thể chọn lấy tệp để đính kèm bằng cách chọn một tùy chọn khác được trình bày trong thanh bên. Giải pháp thay thế này cho phép bạn kết nối tệp qua URL hoặc thực hiện tìm kiếm trên internet, chụp ảnh bằng máy ảnh của thiết bị hoặc kết hợp các tài liệu được lưu trên nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive, Dropbox và Box, cùng với các bức ảnh được truy xuất từ các mạng truyền thông xã hội như Facebook.
Xin lưu ý rằng để thêm tệp vào cơ sở Airtable của bạn, trước tiên bạn cần thiết lập kết nối với các dịch vụ tương ứng. Để làm như vậy, chỉ cần làm theo hướng dẫn trên màn hình khi nhấp vào dịch vụ mong muốn và cấp các quyền cần thiết theo lời nhắc.
Dễ dàng kết nối quy trình làm việc của bạn với Airtable
Trong quy trình làm việc kỹ thuật số hiện đại, có vô số thành phần phải được giám sát, điều này có thể gây khó khăn trong việc duy trì tổ chức và thiết lập mối liên kết giữa công việc của một người và dữ liệu thích hợp.
Việc tích hợp trường Tệp đính kèm trong Airtable tạo điều kiện cho việc tổ chức liền mạch bằng cách liên kết trực tiếp các tệp có liên quan với dữ liệu thích hợp được lưu trữ trong mạng cơ sở dữ liệu mở rộng của nó. Bằng cách đó, nó sẽ nâng cao hiệu quả và thúc đẩy năng suất trong khi vẫn duy trì tất cả các nguồn lực cần thiết theo ý muốn của một người.