Cách sử dụng Airtable để quản lý dự án hiệu quả

Bạn có công cụ phù hợp để quản lý dự án không? Quản lý các dự án lớn đòi hỏi rất nhiều nỗ lực để đảm bảo rằng thông tin luôn được cập nhật và mọi người đều thống nhất với nhau. Nếu bạn đang muốn quản lý và giám sát dự án của mình một cách hiệu quả, thì Airtable là một nền tảng tuyệt vời để xem xét.

Airtable kết hợp liền mạch các khả năng toàn diện của phần mềm quản lý dự án với chức năng đơn giản của bảng tính, tạo ra một nền tảng rất linh hoạt và trực quan. Để khai thác hết tiềm năng của nó để quản lý dự án hiệu quả, hãy làm theo các bước sau.

Bước 1: Thiết lập cơ sở của bạn

Trong Airtable, người dùng có thể tạo các không gian làm việc riêng biệt cho các dự án khác nhau trong khi cung cấp nhiều cơ sở dữ liệu trong mỗi không gian làm việc. Các cơ sở dữ liệu này, được gọi là “Cơ sở” trong Airtable, có thể được kết nối với nhau để hợp lý hóa việc tổ chức dữ liệu trên các cơ sở riêng lẻ.

Để thiết lập một cơ sở Airtable chức năng và hiệu quả, vui lòng làm theo các bước sau:

⭐ Khi bạn đăng nhập vào tài khoản Airtable của mình, bạn có thể bắt đầu trong không gian làm việc mặc định của mình hoặc tạo một không gian làm việc mới có thể chia sẻ với đồng nghiệp của mình. Để tạo không gian làm việc mới, chỉ cần nhấp vào Tạo không gian làm việc và đặt tên cho không gian làm việc của bạn.

⭐ Chuyển đến không gian làm việc mong muốn của bạn và nhấp vào Tạo cơ sở để thiết lập cơ sở dữ liệu mới của bạn.

⭐ Nhấp vào tiêu đề của cơ sở (theo mặc định là “Cơ sở không có tiêu đề”) để đổi tên. Bạn cũng có thể tùy chỉnh giao diện của trang tại đây.

Bạn có tùy chọn kết hợp thông tin có sẵn vào bảng của mình bằng cách nhập thông tin đó, sử dụng mẫu do Airtable cung cấp hoặc xây dựng bảng của bạn hoàn toàn từ đầu.

⭐ Theo mặc định, Airtable đã thêm một vài trường để giúp bạn bắt đầu. Để chỉnh sửa các trường này, chỉ cần nhấp đúp vào tên trường. Điều này cho phép bạn thay đổi tên trường và loại trường.

⭐ Để thêm nhiều trường hơn, hãy nhấp vào \+ trong tiêu đề bảng. Chọn loại trường mong muốn, nhập tên trường, thiết lập cấu hình và nhấp vào Tạo trường.

Cơ sở dữ liệu của bạn hiện đã được tùy chỉnh hoàn toàn với tất cả các trường nhập dữ liệu cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp lại cách sắp xếp của các trường này bằng cách thao tác đơn giản với vị trí của chúng thông qua quy trình được gọi là “kéo và thả”. Điều này cho phép linh hoạt hơn trong việc xác định bố cục trực quan và hấp dẫn nhất cho các nhu cầu cụ thể của bạn.

Đối với những người không quen thuộc với Airtable, nền tảng này cung cấp phần giới thiệu toàn diện hướng dẫn người dùng trong quá trình tạo cơ sở dữ liệu ban đầu hoặc “cơ sở.

Bước 2: Tạo và Tùy chỉnh Chế độ xem

Airtable đã hợp lý hóa đáng kể quy trình kiểm tra thông tin thông qua một loạt các tùy chọn trực quan hóa như Lưới, Lịch, Thư viện, Biểu mẫu và Kanban. Các cấu hình này cung cấp cho người dùng nhiều cách khác nhau để tương tác với dữ liệu của họ, cho phép họ tạo số lượng chế độ xem không giới hạn trong mỗi bảng riêng lẻ, tổng cộng tối đa là 1000.

Để thiết lập cấu hình phù hợp cho chế độ xem Airtable của bạn, vui lòng làm theo các bước sau:

Airtable cung cấp cho người dùng chế độ xem Lưới ban đầu cho các bảng của họ theo mặc định. Tuy nhiên, có thể tạo nhiều chế độ xem Lưới và trực quan hóa thay thế bằng cách điều chỉnh các tham số khác nhau.

⭐ Trong menu Tạo…, nhấp vào loại chế độ xem mong muốn để tạo chế độ xem mới.

⭐ Trong chế độ xem mới được tạo, bạn có thể tùy chỉnh các trường bạn muốn xem, lọc các bản ghi dựa trên một số tiêu chí và cũng có thể sắp xếp các bản ghi theo nhu cầu của bạn.

Bước 3: Thêm và Quản lý Cộng tác viên

Việc kết hợp nhiều cá nhân trong một nền tảng mở rộng như Airtable cho phép tăng cường cộng tác và đồng bộ hóa giữa tất cả các bên tham gia vào một nỗ lực cụ thể. Bằng cách bao gồm các đồng nghiệp trong các dự án khác nhau, có sự hiểu biết toàn diện về dữ liệu liên quan, trách nhiệm, thời hạn và các chi tiết thích hợp khác, từ đó thúc đẩy tiến trình thống nhất hướng tới các mục tiêu chung.

Để mời thêm các cá nhân đóng góp vào không gian làm việc Airtable, vui lòng làm theo các bước sau:

Điều hướng đến trang chủ của tài khoản Airtable của bạn và từ đó, truy cập vào không gian làm việc.

⭐ Nhấp vào Chia sẻ và thêm cộng tác viên của bạn qua email.

Một lời mời sẽ được gửi qua email tới đồng nghiệp của bạn, mở rộng lời mời để họ tham gia không gian làm việc cộng tác của bạn. Khi chấp nhận lời mời nói trên, họ sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tài nguyên và cơ sở dữ liệu có trong nền tảng được chia sẻ.

Thật vậy, người ta có thể tự hỏi làm thế nào để kết hợp các đồng nghiệp vào cơ sở dữ liệu Airtable của họ. Để làm như vậy, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

⭐Chuyển đến căn cứ Airtable của bạn.

⭐ Nhấp vào Chia sẻ và thêm cộng tác viên của bạn qua email.

Khi nhận được lời mời qua email, đồng nghiệp của bạn được cấp quyền truy cập thông tin có trong không gian làm việc chung của chúng tôi. Điều này đòi hỏi họ chỉ có thể xem và tương tác với nội dung được chia sẻ trong cơ sở dữ liệu dùng chung.

Sau khi thêm đồng nghiệp, nhấp vào “Chia sẻ” một lần nữa sẽ cho phép xem danh sách những người tham gia và sửa đổi các đặc quyền được ủy quyền của họ.

Việc kết hợp loại trường “Người dùng” trong cơ sở dữ liệu cho phép thêm đồng nghiệp vào các bản ghi cụ thể đồng thời cung cấp cho họ phương tiện nhận thông báo qua email khi được chỉ định cho một bản ghi cụ thể.

Các tính năng hữu ích khác của Airtable

Để quản lý hiệu quả các dự án và cộng tác bằng cách sử dụng Airtable, các nguyên tắc nói trên cung cấp một điểm khởi đầu tuyệt vời. Đối với những người đang tìm cách cải thiện hơn nữa trình độ Airtable của mình, nên khám phá các chức năng bổ sung chắc chắn sẽ nâng cao khả năng quản lý dự án của một người:

Giao diện

Trình thiết kế giao diện của Airtable cung cấp cho người dùng cơ hội tạo giao diện được cá nhân hóa đáp ứng nhu cầu và sở thích riêng của họ. Tính năng này cho phép tự do sửa đổi trực quan và chỉnh sửa bản ghi theo yêu cầu riêng trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc thiết yếu của chế độ xem cơ sở.

Thật vậy, tính năng này cho phép tạo ra các trực quan hóa bảng điều khiển dự án riêng biệt, trình bày thông tin theo sở thích và yêu cầu cụ thể của một người.

Tự động hóa

Airtable Automations hợp lý hóa quá trình thực hiện các nhiệm vụ định kỳ, bao gồm gửi tin nhắn, sửa đổi các mục đăng ký, trong số những thứ khác. Bằng cách kết hợp khả năng này, có thể đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu của bạn với các ứng dụng bên ngoài như Microsoft Outlook và Google Trang tính để thực hiện tự động các hoạt động cụ thể.

Cơ sở liên kết

Airtable cung cấp một khả năng được gọi là “cơ sở được liên kết”, cho phép nhiều cơ sở dữ liệu được kết nối với nhau thông qua các trường được chia sẻ. Bằng cách đó, nó đảm bảo tính nhất quán trong việc cập nhật thông tin trên tất cả các bảng có liên quan, từ đó thúc đẩy tính rõ ràng và minh bạch hơn trong hệ thống.

Chia sẻ chỉ đọc

Tính năng chia sẻ chỉ đọc của Airtable cho phép bạn cấp quyền truy cập vào các chế độ xem dữ liệu cụ thể của mình cho các cá nhân bên ngoài mà không yêu cầu họ trở thành cộng tác viên trong cơ sở dữ liệu của bạn. Chức năng này hạn chế khả năng sửa đổi hoặc tương tác của họ với bất kỳ phần nào trong tập dữ liệu của bạn ngoài những gì được xác định bởi cấu hình chế độ xem đã chọn.

Công thức Hàm

Airtable, tương tự như các ứng dụng bảng tính phổ biến như Microsoft Excel và Google Sheets, cung cấp cho người dùng khả năng tạo thông tin được tính toán thông qua tính năng trường “Công thức” của nó. Người dùng có thể linh hoạt thiết lập các công thức cụ thể cùng với các nguyên tắc định dạng tùy chỉnh cho nhiều loại tính toán, từ các phép toán số học cơ bản đến phân tích dữ liệu phức tạp.

Nâng cấp khả năng quản lý dự án của bạn với Airtable

Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của các doanh nghiệp hiện đại, việc duy trì sự hiểu biết rõ ràng về các dự án của một người là điều tối quan trọng. Để đạt được mục tiêu này, việc sử dụng một công cụ hiệu quả giúp sắp xếp hợp lý các quy trình và mang lại sự minh bạch cho tất cả các bên liên quan là điều cần thiết. May mắn thay, Airtable cung cấp một giải pháp như vậy, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi tiến trình của họ và được thông báo về những phát triển chính trong thời gian thực.

Airtable tự hào có giao diện trực quan và hấp dẫn cho phép người dùng nhanh chóng thiết lập cơ sở dữ liệu dự án trong một khoảng thời gian ngắn. Nền tảng này đại diện cho một công cụ không thể thiếu để thúc đẩy năng suất, sự hợp tác và hiệu quả tại nơi làm việc hiện đại.