7 mẹo cộng tác Slack để thay đổi tinh thần đồng đội của bạn

Bài học chính

Slack’s Workflow Builder là một công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng hợp lý hóa quy trình làm việc của họ bằng cách tự động hóa các tác vụ định kỳ, bao gồm quy trình giới thiệu nhân viên và quản lý yêu cầu cho khách hàng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian quý báu mà còn giảm khả năng xảy ra lỗi của con người, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể tại nơi làm việc.

Slack Huddles hỗ trợ các cuộc trò chuyện bằng âm thanh tức thời trong thời gian thực, nâng cao tinh thần làm việc nhóm bằng cách thúc đẩy sự tương tác liền mạch và nuôi dưỡng cảm giác đoàn kết giữa các đồng nghiệp, đồng thời giảm thiểu bất kỳ thông tin sai lệch hoặc sự chậm trễ tiềm ẩn nào có thể cản trở năng suất.

Slack Canvas đóng vai trò là nền tảng cộng tác trực quan hiệu quả để các nhóm lên ý tưởng và truyền đạt suy nghĩ, chiến lược cũng như quy trình của họ liên quan đến lập kế hoạch dự án và tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó thúc đẩy tăng cường hợp tác và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể trong nhóm năng động.

Slack là một bộ công cụ cộng tác toàn diện được thiết kế để nâng cao hiệu quả và sản lượng của các nhóm thông qua nhiều phương tiện khác nhau như quy trình làm việc tự động hóa và cải thiện sự tương ứng giữa các bộ phận. Bằng cách tận dụng khả năng mở rộng của nó, các dự án có thể được hoàn thành kịp thời và dễ dàng hơn.

Slack là một công cụ giao tiếp phổ biến cung cấp một số tính năng được thiết kế để nâng cao năng suất của nhóm. Bằng cách sử dụng các khả năng nâng cao như Workflow Builder và tích hợp với Slack AI, các nhóm có thể hợp lý hóa quy trình giao tiếp của mình và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

Tận dụng Trình tạo quy trình làm việc của Slack

Workflow Builder của Slack là một công cụ nâng cao được thiết kế để hợp lý hóa việc quản lý các tác vụ định kỳ trong nền tảng. Bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như phản hồi yêu cầu của khách hàng, nó không chỉ tiết kiệm thời gian quý báu mà còn giảm khả năng con người giám sát hoặc nhầm lẫn.

Workflow Builder của Slack cung cấp một giải pháp linh hoạt để hợp lý hóa các quy trình bằng cách tạo ra các quy trình công việc phù hợp để xử lý các câu trả lời tự động và tạo tác vụ. Khám phá nhiều cách khác nhau mà chức năng này có thể được áp dụng để nâng cao hoạt động của nhóm bạn, chẳng hạn như:

Một quy trình làm việc tự động có thể được thiết lập để giới thiệu nhân sự mới được tuyển dụng thông qua việc truyền tải thông tin liên lạc thân thiện, bổ sung cho các nhóm thảo luận thích hợp và phân công các trách nhiệm ban đầu của họ.

Thông qua việc triển khai quy trình làm việc tự động, việc phân bổ nhiệm vụ có thể được ủy quyền dễ dàng cho từng thành viên trong nhóm một cách chính xác, mang lại các giải pháp nhanh chóng và hợp lý.

Báo cáo có thể được tạo định kỳ theo các tiêu chí cụ thể và sau đó được phân phối cho các cá nhân hoặc các bên quan tâm được chỉ định.

Quản lý hiệu quả các yêu cầu của khách hàng bao gồm việc chuyển tiếp chúng đến nhóm hỗ trợ thích hợp để giải quyết, đồng thời cung cấp thông tin cập nhật về tiến trình yêu cầu cho nhóm khách hàng.

Việc sử dụng bảng câu hỏi được thiết kế tốt có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin khách hàng một cách có hệ thống, dẫn đến quá trình tích lũy dữ liệu có hiệu quả và có trật tự.

Tăng cường giao tiếp với Slack Huddles

Duy trì đường dây liên lạc cởi mở là rất quan trọng khi tham gia vào một dự án đòi hỏi khả năng thích ứng. Trong bối cảnh này, việc trao đổi tin nhắn tức thời thông qua Slack có thể không phải là phương pháp hiệu quả nhất để truyền tải thông tin cần thiết hoặc giải quyết các sửa đổi cần thiết.

Slack Huddles hỗ trợ hội thảo âm thanh ngay lập tức cho các cuộc trò chuyện ngẫu hứng, các cuộc họp động não và trao đổi thông tin nhanh chóng, từ đó giảm độ trễ trong giao tiếp và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Để sử dụng các cuộc trò chuyện nhóm của Slack một cách thành thạo, hãy cân nhắc triển khai những đề xuất sắc sảo sau:

Để đảm bảo một cuộc trò chuyện nhóm hiệu quả và tập trung, điều quan trọng là phải thiết lập mục tiêu và chương trình làm việc được xác định rõ ràng trước khi bắt đầu cuộc họp. Bằng cách hiểu rõ ràng về các chủ đề sẽ được thảo luận, người tham gia có thể duy trì sự tập trung và rút ra những hiểu biết sâu sắc có ý nghĩa từ phiên họp, từ đó nâng cao năng suất.

Để duy trì năng suất và sự tập trung của các cuộc họp nhóm, điều quan trọng là hạn chế sự tham gia của những cá nhân có lợi ích trực tiếp trong việc đạt được mục tiêu của cuộc trò chuyện. Bằng cách lựa chọn cẩn thận những người tham dự dựa trên những đóng góp tiềm năng của họ, người ta có thể ngăn chặn một cách hiệu quả những phiền nhiễu hoặc gián đoạn không cần thiết có thể cản trở tiến trình hướng tới kết quả mong muốn.

Để quản lý hiệu quả một nhóm từ xa với các múi giờ đa dạng, điều quan trọng là phải sử dụng các công cụ giao tiếp như Slack một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc lên lịch các cuộc họp hoặc “cuộc trò chuyện nhóm” vào thời điểm thuận tiện cho tất cả các thành viên trong nhóm, có tính đến múi giờ và lịch trình tương ứng của họ.

Việc sử dụng các phương tiện trực quan trong các cuộc thảo luận dựa trên âm thanh có thể nâng cao hiệu quả của chúng và tạo điều kiện hiểu sâu hơn về vấn đề. Chia sẻ màn hình của một người hoặc hiển thị các tài liệu và bản trình bày thích hợp trong quá trình giải thích có thể làm tăng đáng kể độ rõ ràng và tác động của lời nói, từ đó nâng cao năng suất tổng thể của cuộc trò chuyện.

Cộng tác trực quan với Slack Canvas

Đóng

Trong các cuộc tụ họp truyền thống, người ta có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan như bảng trắng hoặc các công cụ tương tự khác để giới thiệu các khái niệm mới trong quá trình trò chuyện. Tuy nhiên, phương pháp này ngày càng trở nên khó khăn hơn khi cố gắng thực hiện điều tương tự với một nhóm rộng lớn hơn phân tán trên nhiều khu vực địa lý.

Slack Canvas là một nền tảng cộng tác trực quan tiên tiến được thiết kế để hỗ trợ giao tiếp giữa các nhóm bằng cách cho phép họ tạo và phổ biến các khái niệm đổi mới trong thời gian thực. Giải pháp toàn diện này cung cấp cho người dùng một khung vẽ linh hoạt để lập kế hoạch dự án, lên ý tưởng và thúc đẩy khả năng sáng tạo thông qua tương tác năng động.

Để sử dụng Slack Canvas một cách hiệu quả, hãy cân nhắc triển khai các chiến lược sau:1. Hiểu mục đích và đối tượng mục tiêu của thông điệp để xác định định dạng phù hợp cho canvas của bạn.2. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và ngắn gọn trong khi vẫn duy trì giọng điệu nhất quán trong suốt khung vẽ.3. Sắp xếp nội dung một cách hợp lý bằng cách nhóm các thông tin liên quan lại với nhau bằng cách sử dụng tiêu đề hoặc các dấu hiệu trực quan khác.4. Kết hợp các yếu tố đa phương tiện như hình ảnh, video và GIF để nâng cao hình thức tổng thể và tác động của canvas.5. Kiểm tra các bố cục và thiết kế khác nhau để xác định bố cục và thiết kế nào phù hợp nhất với bối cảnh và đối tượng cụ thể của bạn.6. Liên tục theo dõi và phân tích phản hồi cũng như tương tác của người dùng với canvas để thực hiện các điều chỉnh và cải tiến cần thiết.

Canvas đóng vai trò là nền tảng hoàn hảo để tổ chức và điều phối các dự án với các nhóm từ xa thông qua khả năng cung cấp không gian làm việc chung nơi các thành viên trong nhóm có thể cộng tác để xác định mục tiêu, thiết lập khung thời gian, chỉ định các điểm quan trọng trong quá trình thực hiện và xác định các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau. Điều này cho phép tất cả các bên liên quan có thể theo dõi tiến độ chung trong khi vẫn thông báo cho mọi người về bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Canvas cung cấp một nền tảng linh hoạt để trực quan hóa và sắp xếp các suy nghĩ thông qua các kỹ thuật khác nhau như phác thảo, lập bản đồ tư duy và động não. Bộ công cụ vẽ cho phép người dùng tạo các biểu diễn đồ họa hỗ trợ giao tiếp hiệu quả trong các cuộc thảo luận hoặc thuyết trình nhóm.

Canvas cung cấp nền tảng để hợp lý hóa và tối ưu hóa hoạt động của tổ chức bạn bằng cách cho phép tạo và cải thiện hệ thống quản lý luồng công việc được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của quy trình kinh doanh của bạn.

Slack Canvas có khả năng nâng cao năng suất trong các nhóm thông qua khả năng hỗ trợ giao tiếp theo thời gian thực, cho phép các thành viên cung cấp phản hồi ngay lập tức và cộng tác hiệu quả.

Mở rộng cộng tác với Slack Connect

Slack Connect đóng vai trò như một công cụ hiệu quả để tạo điều kiện liên lạc an toàn giữa các nhóm và các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng hoặc thành viên bên ngoài tổ chức. Bằng cách thiết lập một kênh đối thoại đáng tin cậy và được bảo vệ, tính năng này cho phép nâng cao sự cộng tác và năng suất giữa các thành viên trong nhóm đồng thời đảm bảo quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu.

Slack cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đang tìm cách duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu nhạy cảm và các cuộc hội thoại của họ. Mã hóa cấp doanh nghiệp và kiểm soát truy cập nghiêm ngặt mang lại sự yên tâm khi cộng tác bên ngoài đồng thời bảo vệ thông tin bí mật khỏi bị truy cập hoặc vi phạm trái phép.

Slack Connect là một tính năng cho phép người dùng nền tảng giao tiếp phổ biến, Slack, tích hợp không gian làm việc của họ với các ứng dụng và dịch vụ khác. Để sử dụng tính năng này một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải ghi nhớ các nguyên tắc sau:

Bất cứ khi nào bạn tham gia vào bất kỳ ngành nghề nào, điều quan trọng là chỉ thiết lập mối quan hệ với các tổ chức có uy tín. Bằng cách đó, bạn có thể giảm thiểu một cách hiệu quả khả năng thông tin bí mật bị xâm phạm do truy cập trái phép hoặc vi phạm mạng.

Khi hình thành quan hệ đối tác với một thực thể khác, điều quan trọng là phải xác định các điều khoản rõ ràng về loại dữ liệu có thể được trao đổi. Điều này sẽ không chỉ bảo vệ thông tin nhạy cảm mà còn hạn chế quyền truy cập không được chấp thuận vào dữ liệu của bạn.

Việc sử dụng các phương tiện khác nhau cho các mục tiêu cụ thể cho phép cải thiện tổ chức và khả năng tiếp cận thông tin và liên lạc, giúp điều hướng và định vị nội dung liên quan dễ dàng hơn.

Việc kết hợp việc sử dụng các đề cập trong lĩnh vực Slack có thể là một phương tiện hiệu quả để đảm bảo rằng những người nhận dự định không bị bỏ qua và vẫn được thông báo về các cập nhật có liên quan, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và cộng tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm.

Tăng cường mức độ tương tác bằng Clip Slack

Slack Clips cung cấp một phương tiện thuận tiện để chia sẻ các phân đoạn video và âm thanh ngắn gọn với đồng nghiệp, thay thế nhu cầu về những email dài với đầy những câu nói hài hước thông thường bằng cách ghi nhanh các chú thích bằng lời nói để truyền tải suy nghĩ và phê bình, từ đó tiết kiệm thời gian quý báu.

Dưới đây là một số gợi ý để sử dụng Slack Clips một cách hiệu quả:

Việc sử dụng các đoạn video là một phương tiện hiệu quả để truyền tải các thông tin ngắn gọn về tình trạng dự án và phân phát chúng cho các đồng nghiệp. Cách tiếp cận này không chỉ bảo tồn các nguồn tài nguyên có giá trị bằng cách loại bỏ nhu cầu giao tiếp bằng văn bản rộng rãi mà còn mang lại cho các thành viên trong nhóm của bạn cơ hội duy trì năng suất trong các buổi nghe mà không phải hy sinh việc phổ biến thông tin cần thiết.

Việc sử dụng nội dung video trong quy trình giới thiệu nhân viên có thể mang lại sự chào đón nồng nhiệt và được cá nhân hóa cho những người mới tuyển dụng, thúc đẩy các kết nối trong nhóm có thể không có thông qua thư từ truyền thống như phần giới thiệu email ban đầu.

Thật vậy, việc ghi nhận và tôn vinh những thành tựu của nhóm mình là rất quan trọng trong việc thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực. Một cách hiệu quả để làm điều này là thông qua việc tạo các video clip ngắn gọn nêu bật những thành tựu của nhóm. Ngoài ra, việc kết hợp lời chứng thực của khách hàng vào các video này có thể nâng cao hơn nữa tác động và tầm quan trọng của chúng.

Tối đa hóa tiềm năng tích hợp

Slack cung cấp thư viện trong ứng dụng toàn diện với hơn 2.600 ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba. Người dùng có thể linh hoạt kết hợp các tích hợp chọn lọc vào không gian làm việc của họ từ danh mục mở rộng có sẵn trong Thư mục ứng dụng Slack. Bằng cách tận dụng các khả năng mạnh mẽ của mình để tích hợp với bên thứ ba, Slack biến thành một trung tâm kiểm soát thống nhất cho tất cả các khía cạnh hoạt động của công ty.

Một số lợi ích của việc tích hợp bên thứ ba bao gồm:

Việc tận dụng ứng dụng phần mềm quản lý dự án để hợp lý hóa việc tạo và phân bổ nhiệm vụ có thể nâng cao đáng kể hiệu quả trong việc hoàn thành các quy trình làm việc.

Việc sử dụng các giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây cho phép chia sẻ liền mạch các tệp và tài liệu, từ đó tạo điều kiện nâng cao sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm qua các ranh giới địa lý.

Việc tận dụng các công cụ dịch ngôn ngữ có thể tạo điều kiện nâng cao mức độ chức năng khi đánh giá mã, cho phép thực hiện quy trình đánh giá toàn diện và hiệu quả hơn.

AI chậm chạp

Trí tuệ nhân tạo đã đảm nhận vai trò then chốt trong nhiều doanh nghiệp khác nhau bằng cách hợp lý hóa các hoạt động thông thường và định kỳ. Hơn nữa, khả năng AI của Slack có khả năng cách mạng hóa động lực làm việc nhóm thông qua các cơ hội giao tiếp và cộng tác nâng cao.

Trong suốt lịch sử, các tổ chức đã liên tục tìm kiếm các phương pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy tính sáng tạo. Bằng cách tận dụng các tính năng trí tuệ nhân tạo của Slack, các mô hình làm việc nhóm đã sẵn sàng trải qua một sự thay đổi mang tính biến đổi.

Slack AI cung cấp nhiều khả năng được thiết kế để nâng cao năng suất và hợp lý hóa hoạt động giao tiếp trong nhóm. Một số tính năng này bao gồm xử lý ngôn ngữ tự nhiên, cho phép người dùng tương tác với Slack bằng lệnh thoại hoặc nhập văn bản; các công cụ tự động hóa cho phép doanh nghiệp tạo quy trình làm việc tùy chỉnh và tích hợp liền mạch các ứng dụng của bên thứ ba; và các thuật toán học máy giúp xác định các mẫu hành vi của người dùng và đưa ra các đề xuất được cá nhân hóa để cải thiện hoạt động cộng tác trong nhóm. Ngoài ra, Slack AI bao gồm các phân tích nâng cao cho phép doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và hiểu rõ hơn về các lĩnh vực mà họ có thể cần cải thiện quy trình của mình. Nhìn chung, Slack AI là một công cụ mạnh mẽ có khả năng cách mạng hóa cách các nhóm làm việc cùng nhau bằng cách cung cấp cho họ sự trợ giúp thông minh giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp và giúp thúc đẩy hoạt động.

Việc triển khai trí tuệ nhân tạo của Slack sẽ cho phép người dùng xem xét toàn diện các cuộc trao đổi hội thoại, từ đó tạo điều kiện cho các nhóm có một phương pháp liền mạch để luôn cập nhật thông tin thích hợp được thảo luận trong nền tảng trò chuyện nhóm của họ.

Tính năng dịch thuật sẽ giảm bớt trở ngại phổ biến gặp phải trong các nhóm quốc tế, cho phép tất cả thành viên giao tiếp bằng ngôn ngữ mà họ đã chọn, từ đó thúc đẩy giao tiếp liền mạch xuyên qua các ranh giới ngôn ngữ.

Việc nâng cao chức năng tìm kiếm trong Slack đã được triển khai để mang lại trải nghiệm hiệu quả và hợp lý hơn khi định vị tệp, giúp cải thiện tính dễ sử dụng cho người dùng.

Phân tích các mô hình giao tiếp được hỗ trợ bởi AI của Slack nhằm mục đích nâng cao năng suất tại nơi làm việc thông qua việc xác định những điểm kém hiệu quả hoặc “nút thắt cổ chai” trong quy trình làm việc của nhóm. Bằng cách cung cấp các đề xuất hữu ích để hợp lý hóa các quy trình, công cụ đổi mới này tìm cách thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn giữa các nhân viên và thúc đẩy thành công chung của doanh nghiệp.

Tăng năng suất cho nhóm của bạn với Slack

Slack là một công cụ cộng tác đặc biệt mạnh mẽ và linh hoạt được thiết kế để nâng cao hiệu quả của các nhóm ở mọi quy mô. Việc giới thiệu khả năng trí tuệ nhân tạo của Slack sắp ra mắt hứa hẹn sẽ làm sáng tỏ hơn nữa chân trời hợp tác trong những năm tới.

Chào mừng đến với kỷ nguyên đổi mới trong giao tiếp và hợp tác. Bằng cách tận dụng các tính năng mạnh mẽ của Slack, bạn có thể cách mạng hóa cách nhóm của mình làm việc cùng nhau, hợp lý hóa các quy trình và tăng hiệu quả hơn bao giờ hết. Với giao diện trực quan và các chức năng nâng cao, Slack sẵn sàng nâng năng suất của tổ chức bạn lên mức chưa từng có. Đừng bỏ lỡ cơ hội này để nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm bạn-hãy nắm bắt tương lai ngay hôm nay.