Cách sử dụng ChatGPT để viết những email khó tại nơi làm việc

Việc viết những email khó là điều không thể tránh khỏi, bất kể bạn đang làm nghề gì. Cho dù bạn cần nói không với việc nhận thêm dự án hay xin nghỉ phép, việc viết email có thể gây lo lắng; đừng bận tâm, hãy lấy hết can đảm để nhấn gửi.

ChatGPT đã nổi tiếng nhờ khả năng hỗ trợ tạo thư xin việc và sơ yếu lý lịch hấp dẫn, khiến một số cá nhân tự hỏi liệu nó có thể hỗ trợ khi soạn các email đầy thử thách hay không. Với đủ dữ liệu được cung cấp, người dùng có thể sử dụng kết quả đầu ra do AI tạo ra làm điểm bắt đầu cho thư từ của họ. Bằng cách dựa vào hướng dẫn của ChatGPT, người ta có cơ hội tập trung hoàn toàn vào nội dung của thông điệp trong khi vẫn duy trì quan điểm khách quan, từ đó tránh được mọi vướng mắc cảm xúc tiềm ẩn có thể cản trở việc giao tiếp hiệu quả.

Bước 1: Mở tài khoản với ChatGPT

Quá trình mở tài khoản với ChatGPT. Truy cập trang web https://chat.openai.com/, tại đây bạn sẽ thấy lời nhắc đăng nhập hoặc đăng ký. Bạn có thể tạo tài khoản bằng email hoặc sử dụng tài khoản Google của mình.

Hãy đảm bảo rằng thiết bị di động của bạn có thể truy cập dễ dàng vì bạn sẽ được yêu cầu nhập mã xác minh gồm sáu chữ số được gửi đến số điện thoại của bạn để xác nhận tài khoản của bạn. Sau khi xác minh thành công tài khoản của bạn, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu các hoạt động của mình.

sử dụng phiên bản tiêu chuẩn của GPT-3.5 miễn phí hoặc nâng cấp lên GPT-4, phiên bản này áp đặt giới hạn gửi tối đa 25 tin nhắn trong khoảng thời gian ba giờ bất kỳ. Tùy chọn thứ hai cung cấp thời gian phản hồi nhanh hơn và cấp quyền truy cập vào các tính năng độc quyền như trình thông dịch mã, tích hợp của bên thứ ba và khả năng duyệt web.

Đối với những người mong muốn khám phá các khả năng tiên tiến của GPT-4, chúng tôi cung cấp phí đăng ký hàng tháng là 20 USD. Hơn nữa, nếu bạn muốn có cái nhìn độc quyền về các tính năng Beta cải tiến của chúng tôi, chúng tôi mời bạn tìm hiểu sâu hơn về các chức năng mở rộng có thể đạt được thông qua trình thông dịch mã mạnh mẽ của ChatGPT.

Bước 2: Cung cấp ChatGPT kèm hướng dẫn tùy chỉnh

Để tạo đầu ra mong muốn từ ChatGPT, cần cung cấp các chỉ thị rõ ràng. Người dùng phải trả lời một cặp câu hỏi sẽ cho phép AI tạo ra kết quả phù hợp với sở thích của bạn.

Trong bối cảnh tương tác của chúng tôi với ChatGPT, tôi tò mò muốn hiểu thêm về sở thích và thông tin cơ bản của bạn có khả năng nâng cao chất lượng trao đổi trò chuyện của chúng tôi. Vì mục đích này, vui lòng chia sẻ bất kỳ chi tiết liên quan nào liên quan đến nguyện vọng, lĩnh vực quan tâm, theo đuổi cá nhân, nỗ lực nghề nghiệp, vị trí địa lý hoặc các đặc điểm thích hợp khác của bạn có thể góp phần tạo nên cuộc đối thoại phong phú hơn.

Bạn muốn ChatGPT truyền tải câu trả lời của mình theo cách nào? Có thể thông báo cho trí tuệ nhân tạo về sở thích của bạn đối với ngôn ngữ trang trọng hoặc thông tục, cũng như chỉ định bất kỳ hạn chế mong muốn nào về độ dài của văn bản và cho biết liệu nên thể hiện hay tránh lập trường.

Dưới đây là một ví dụ giới thiệu:

Bước 3: Nhắc ChatGPT viết Email Bạn Muốn

Sau khi bạn đã cung cấp cho ChatGPT các thông tin chi tiết thích hợp về bản thân, mối quan hệ nghề nghiệp của bạn cũng như nội dung mong muốn và sự ngắn gọn trong thư từ của bạn, bạn có thể yêu cầu ChatGPT hỗ trợ trong việc tạo email. Xin lưu ý rằng nếu bạn không thấy hài lòng với lần lặp lại ban đầu được trình bày, bạn có quyền yêu cầu ChatGPT tạo phản hồi sửa đổi.

Email từ chức

Khi cân nhắc xem nên bày tỏ sự nhiệt tình đối với sự thăng tiến nghề nghiệp sắp xảy ra hay do không hài lòng với tình trạng khó khăn hiện tại của một người, việc soạn một email từ chức có thể là một thách thức. Điều cần thiết là không cắt đứt mối quan hệ một cách tiêu cực mà thay vào đó hãy ra đi một cách thân thiện.

Hãy nhớ rằng bạn có thể yêu cầu đề xuất trong tương lai và điều quan trọng là bạn phải cảm thấy tự tin khi cung cấp tên của những cá nhân mà bạn đã cộng tác cùng. Bạn không nên bày tỏ sự không hài lòng về người giám sát của mình hoặc chính sách nghỉ phép của công ty, cũng như không nên chỉ trích đồng nghiệp của mình trong quá trình này; đúng hơn, điều cần thiết là phải cung cấp cho người sử dụng lao động của bạn thông báo đầy đủ.

“Như minh họa ở trên, cuộc điều tra ban đầu liên quan đến việc soạn một bức thư ngắn gọn thông báo cho hội đồng quản trị về sự ra đi của cá nhân và gửi lời chia tay. Bạn đã từng có ý định từ bỏ vị trí của mình tại nơi làm việc chưa? Để chuẩn bị cho tình huống như vậy, có thể cần thận trọng khi tính đến một số yếu tố tài chính nhất định.

Gửi email để cho người giám sát của bạn biết bạn sẽ không hoàn thành thời hạn

Điều quan trọng là không để cảm giác xấu hổ cản trở việc tiết lộ bất kỳ khó khăn nào gặp phải trong việc đáp ứng các mốc thời gian của dự án cho cả ban quản lý và đồng nghiệp của mình. Bằng cách công khai thừa nhận những thách thức này, nó cho phép những người khác cung cấp sự hỗ trợ và giúp đỡ để có thể tạo điều kiện hoàn thành thành công nhiệm vụ trong khung thời gian nhất định.

Bạn không nên trì hoãn việc thông báo cho ban quản lý và nhóm của mình nếu bạn không thể đáp ứng thời hạn vì điều này có thể tạo ra căng thẳng và làm xói mòn niềm tin ở nơi làm việc. Bằng cách chủ động giao tiếp, bạn có thể tránh bị coi là trở ngại, trở ngại gây chậm trễ cho người khác.

Một số cá nhân gặp khó khăn với thời hạn họp do họ có xu hướng trì hoãn. Đối với những người xác định được tình trạng khó khăn này, việc hiểu và thực hiện các chiến lược hiệu quả để vượt qua sự trì hoãn và đáp ứng thành công thời hạn có thể là một mục tiêu theo đuổi có giá trị.

Email yêu cầu nghỉ phép khẩn cấp

Các trường hợp khẩn cấp thường đòi hỏi phải nghỉ làm đột xuất và có thể tạo thêm áp lực trong một môi trường vốn đã bận rộn. Một trong những thách thức có thể nảy sinh trong những tình huống như vậy là soạn đơn xin nghỉ phép kịp thời, điều này có thể gây thêm khó khăn khi nghĩa vụ nghề nghiệp đòi hỏi phải được giải quyết ngay lập tức.

Do thực tế là các cuộc trò chuyện bằng lời nói không phải lúc nào cũng đủ, nên thường cần phải cung cấp tài liệu bằng văn bản như một phần trong hồ sơ việc làm của một cá nhân. Khi thảo luận về lợi nhuận dự kiến ​​​​của một người sau khi nghỉ phép hoặc vắng mặt, điều cần thiết là phải thiết lập những kỳ vọng thực tế vừa khả thi vừa mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan.

Do các trường hợp không lường trước được thường đòi hỏi phải xin phép vắng mặt vào phút cuối, bạn nên thông báo cho đồng nghiệp của mình về phương tiện phù hợp để họ có thể liên hệ với bạn trong trường hợp bạn buộc phải đi công tác. Bằng cách đảm bảo với người giám sát và nhóm của bạn rằng bạn sẽ chăm chỉ xử lý mọi thư từ hoặc tin nhắn trong thời gian bạn đi vắng, bạn có thể duy trì tính liên tục trong trách nhiệm nghề nghiệp của mình một cách hiệu quả.

Nếu một người có một thành viên cấp cao trong gia đình hoặc bạn bè, họ có thể cảm thấy e ngại về sự cần thiết tiềm ẩn của việc vắng mặt bất ngờ khỏi thói quen hàng ngày của họ. Có thể những cá nhân như vậy sẽ tìm thấy giá trị khi khám phá việc sử dụng các thiết bị cải tiến được thiết kế dành riêng cho người lớn tuổi như một phương tiện để duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần tối ưu cho bản thân và những người thân yêu của họ.

Gửi email để nói €œKhông€ với một dự án

Mặc dù có vẻ phù hợp khi trả lời bằng câu “Bạn đang đùa tôi à?” Để phản ứng lại việc được yêu cầu đảm nhận công việc bổ sung, nên sử dụng một cách tiếp cận mang tính ngoại giao và đo lường hơn. Điều quan trọng là phải xem xét khán giả và phản ứng tiềm ẩn của họ khi đưa ra phản hồi của bạn. Nếu bạn có xu hướng dễ dãi quá mức với người khác, có lẽ bạn nên đẩy nhanh việc gửi email thay vì mất quá nhiều thời gian để xây dựng một tin nhắn một cách cẩn thận.

Việc trì hoãn việc gửi một thư điện tử có thể dẫn đến việc một người bị vướng vào một tình huống khó khăn trong đó họ buộc phải thừa nhận cung cấp hỗ trợ, mặc dù trực giác của họ gợi ý điều ngược lại, do thực tế là họ có rất nhiều trách nhiệm và nhiệm vụ hiện đang chiếm giữ họ. chú ý. Điều cần thiết là phải truyền đạt cho người nhận rằng mặc dù mong muốn được hỗ trợ nhưng hoàn cảnh hiện tại khiến việc cung cấp viện trợ trở nên bất tiện hoặc không thực tế.

Khi soạn tin nhắn, điều quan trọng là phải xác minh rằng nó tuân thủ các nguyên tắc của công ty và sẽ được người nhận đón nhận nồng nhiệt. Đối với những người cần hướng dẫn về cách từ chối các yêu cầu một cách chuyên nghiệp, có sẵn các nguồn tài liệu hướng dẫn cách nói “không” một cách lịch sự trong môi trường chuyên nghiệp.

Gửi email để hiểu rõ hơn về các ưu tiên của tổ chức

Đôi khi, vô số nhiệm vụ và nghĩa vụ có thể khiến người ta nản lòng, khiến người ta bối rối không biết làm cách nào để bắt đầu giải quyết chúng một cách hiệu quả. Trong những trường hợp như vậy, việc tìm kiếm sự hướng dẫn từ cấp trên trong việc xác định trách nhiệm nào nên được ưu tiên có thể mang lại lợi ích cao nhất.

Việc bắt đầu trao đổi với ban quản lý có thể gây ra cảm giác e ngại do lo ngại về việc thể hiện năng lực của một người trong công việc. Thông thường, tốt hơn là tìm kiếm sự hướng dẫn từ người giám sát bằng cách hỏi về các ưu tiên quan trọng hơn là giả định và có khả năng hiểu sai tình huống.

Nâng cao khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên của nhiệm vụ là một năng lực có thể được trau dồi thông qua nỗ lực và thực hành tận tâm. Đối với những người đang tìm kiếm sự trợ giúp trong việc sắp xếp các ưu tiên của mình, có một số ứng dụng được đánh giá cao có thể hỗ trợ hợp lý hóa quy trình này trong môi trường chuyên nghiệp.

Bước 4: Xem lại và chỉnh sửa email ChatGPT tạo

Khi tạo phản hồi thông qua ChatGPT dựa trên thông tin đầu vào của bạn, điều cần thiết là phải kiểm tra nội dung và thực hiện mọi điều chỉnh cần thiết. Một số khía cạnh trong bản dự thảo ban đầu có thể không phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của bạn, trong khi AI có thể bỏ qua những chi tiết quan trọng mà bạn cho là quan trọng để đưa vào.

Bước 5: Gửi Email

Việc soạn thảo một lá thư phức tạp có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt khi dự tính xem người nhận có thể phản ứng như thế nào. Tuy nhiên, điều quan trọng là không để sự e ngại cản trở quá trình truyền tải. Trước khi gửi thư, bạn nên làm quen với những sai lầm phổ biến làm mất đi phong thái chuyên nghiệp trong email doanh nghiệp.

Những email khó phải được gửi

Việc truyền tải thông điệp với hàm ý không tốt có thể tỏ ra khó khăn nhưng chúng thường cần thiết. Việc trốn tránh các chủ đề phức tạp có thể dẫn đến những rắc rối lớn hơn so với việc đối đầu trực diện với chúng. Mặc dù việc soạn một email đầy thách thức có thể gây ra cảm giác lo sợ nhưng nhìn chung người ta sẽ cảm thấy nhẹ nhõm khi gửi nó đi.

Nó có thể không phù hợp với sở thích của người quản lý của bạn, tuy nhiên việc cung cấp thông báo trước về bất kỳ mối lo ngại nào chắc chắn sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và cam kết của bạn trong việc duy trì giao tiếp cởi mở. Mặc dù việc đối mặt với những bất đồng có thể đặt ra một thách thức, nhưng việc giải quyết xung đột một cách thành thạo đóng vai trò là tài sản quan trọng trong cuộc sống và sự nghiệp. Do đó, việc quản lý thành thạo các tình huống bất hòa có thể nâng cao cả sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.