10 điều bạn nên làm trước khi trả lại PC làm việc

Bài học chính

Trước khi vứt bỏ bất kỳ dữ liệu nào hoặc trả lại thiết bị do công ty cấp, điều quan trọng là phải tham khảo ý kiến ​​của người sử dụng lao động về chính sách CNTT của họ về quy trình xóa tệp và trả lại thiết bị. Điều này đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc của tổ chức và giúp duy trì các biện pháp bảo mật áp dụng cho thông tin nhạy cảm.

Trước khi rời khỏi vị trí của bạn, điều quan trọng là phải bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn và sắp xếp các tài liệu còn lại một cách có tổ chức cho cả bạn và đồng nghiệp của bạn.

Vui lòng nhận được ủy quyền để sao chép các ứng dụng có lợi trong khi lưu giữ danh bạ, thư từ email, thông tin đăng nhập, xóa lịch sử duyệt web, xóa dữ liệu cá nhân, loại bỏ nội dung thùng rác và vệ sinh hệ thống máy tính.

Trước khi từ bỏ thiết bị được cấp cho công việc của bạn, bạn bắt buộc phải đảm bảo tính bảo mật của mọi thông tin nhạy cảm hoặc độc quyền được lưu trữ trên ổ cứng của thiết bị đó. Để thực hiện điều này, hãy cân nhắc triển khai một số biện pháp như mã hóa các tệp chứa dữ liệu nhạy cảm, sao lưu các tài liệu quan trọng vào thiết bị lưu trữ cá nhân và thực hiện khôi phục cài đặt gốc để xóa sạch mọi dấu vết thông tin xác thực truy cập của bạn và xóa mọi dữ liệu còn sót lại có thể còn sót lại phía sau. Bằng cách thực hiện các biện pháp phòng ngừa này, bạn sẽ bảo vệ khỏi các hành vi vi phạm quyền riêng tư có thể xảy ra và duy trì tính toàn vẹn của tài sản trí tuệ của chủ lao động cũ của bạn.

Khi chuẩn bị trả lại máy tính xách tay do công ty cấp, rất có thể người đó đã tham gia vào các hoạt động không liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn của mình. Để đảm bảo rằng mọi thông tin nhạy cảm cá nhân đều bị xóa khỏi thiết bị, hãy làm theo các nguyên tắc sau để xóa sạch ổ cứng của máy tính xách tay trước khi trả lại thiết bị.

Tham khảo ý kiến ​​của chủ lao động của bạn

Trước khi tiến hành bất kỳ thao tác nào liên quan đến các tệp được lưu trữ trên máy trạm của bạn, bạn nên tham khảo ý kiến ​​​​của bộ phận Công nghệ thông tin của tổ chức để tuân thủ các giao thức và nguyên tắc đã thiết lập để xử lý dữ liệu. Trong một số trường hợp, các công ty có thể thực thi các hạn chế nghiêm ngặt đối với việc xóa thông tin nhạy cảm của khách hàng hoặc tài liệu bí mật được coi là tài sản trí tuệ, do đó bắt buộc phải tuân thủ các quy định đó.

Khi thôi việc, điều quan trọng là phải duy trì tính chuyên nghiệp và tuân thủ các chính sách của công ty cho đến phút cuối cùng. Trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhận được sự cho phép từ chủ lao động của mình. Mặc dù quá trình này không liên quan đến việc bán máy tính của bạn nhưng bạn có thể thấy thông tin được cung cấp hữu ích nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn về cách xóa dữ liệu khỏi máy tính cá nhân của mình một cách an toàn trước khi chuyển quyền sở hữu.

Sao lưu tài liệu của bạn

Sau khi được chủ lao động cho phép sao lưu mọi dữ liệu được lưu trữ cá nhân trên thiết bị do công việc của bạn cấp, hành động tiếp theo sẽ là xem lại đĩa hệ thống của bạn và xóa tất cả các tệp không còn cần thiết. Sau quá trình sắp xếp này, việc sắp xếp hợp lý các tài liệu được lưu giữ sau đó phải được thiết lập dựa trên người nhận hoặc nhóm người dùng dự định.

Điều cần thiết là bảo vệ các tệp cá nhân và liên quan đến công việc bằng cách thực hiện chiến lược sao lưu đáng tin cậy. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng ổ USB hoặc giải pháp lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive. Ngoài ra, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các đồng nghiệp có thể truy cập được các tệp cần thiết ngay cả sau khi một cá nhân đã rời khỏi tổ chức bằng cách lưu trữ chúng trên ổ đĩa mạng chung. Những người yêu cầu hướng dẫn thực hiện sao lưu có thể thấy giá trị khi khám phá các tùy chọn phần mềm khác nhau của bên thứ ba có sẵn để sao lưu dữ liệu Windows.

Giữ các chương trình hữu ích

Dựa trên vị trí trước đây của bạn, có thể một số ứng dụng phần mềm nhất định đã tỏ ra có lợi trong nhiệm kỳ của bạn vẫn có thể hữu ích trong vai trò mới của bạn, do nó giống với nghề nghiệp trước đây của bạn.

Trước khi sao chép bất kỳ ứng dụng nào trong số này, bạn nên xin phép bằng văn bản từ chủ lao động của mình vì một số tổ chức nhất định coi phần mềm được sử dụng là tài sản trí tuệ bí mật và có thể liên quan đến các vấn đề phức tạp về cấp phép. Sẽ là khôn ngoan khi tham khảo ý kiến ​​của cả chủ lao động của bạn và bộ phận Công nghệ thông tin trước khi cài đặt bất kỳ chương trình nào trên thiết bị máy tính của công ty.

Tải xuống và lưu trữ các tệp điện tử, chẳng hạn như chương trình máy tính, vào thiết bị lưu trữ di động, chẳng hạn như ổ USB hoặc trên đám mây là một phương pháp thiết thực để đảm bảo tính khả dụng của chúng bất cứ khi nào được yêu cầu. Đối với những người đang tìm kiếm một công cụ lập kế hoạch, có sẵn một số mẫu tổ chức hàng tuần miễn phí có thể giúp quản lý thời gian hiệu quả bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng.

Lưu danh bạ và email

Duy trì mối quan hệ với các đồng nghiệp cũ là một khía cạnh quan trọng của sự phát triển nghề nghiệp vì họ có thể đóng vai trò là nguồn lực quý giá cho các nhu cầu cá nhân hoặc liên quan đến nghề nghiệp. Ngoài ra, việc truy cập vào thư từ trong quá khứ có thể hữu ích trong việc lấy tài liệu tham khảo hoặc thông tin liên hệ để có cơ hội kết nối. Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này, có thể hữu ích khi tham khảo tài nguyên về nhập và xuất danh bạ email.

Có hai phương pháp mà một công ty sử dụng Microsoft Outlook có thể lưu giữ các thỏa thuận và thư từ điện tử của họ:

Định vị lại từng email hoặc mục liên hệ theo cách thủ công bằng cách kéo chúng từ thư mục này sang thư mục khác có thể là một công việc khó khăn nhưng nó cho phép tổ chức chính xác hơn các liên hệ và thư của bạn trong Outlook. Để tạo một thư mục mới dành riêng cho việc lưu trữ các liên hệ quan trọng, hãy làm theo các bước sau:1. Mở Microsoft Outlook trên máy tính của bạn.2. Nhấp vào “Thư mục” trong ngăn điều hướng trên cùng.3. Chọn “+ Tạo thư mục” ở góc dưới bên phải màn hình.4. Nhập tên cho thư mục mới và nhấn Enter.5. Nhấp chuột phải vào thư mục mới tạo và chọn “Chuyển đến” rồi chọn “Thư mục khác”.6. Điều hướng qua các thư mục cho đến khi bạn tìm thấy vị trí mong muốn mà bạn muốn di chuyển thư mục đó tới.7

Vui lòng sử dụng tính năng “Mở và xuất” nằm trong menu “Tệp” và chọn tùy chọn lưu kết quả dưới dạng tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv). Điều quan trọng nhất là bạn phải xác minh việc bao gồm bất kỳ thư mục con nào bằng cách đảm bảo chọn hộp kiểm “Bao gồm các thư mục con” để đảm bảo chuyển toàn diện tất cả dữ liệu liên quan đến thư mục được chỉ định.

Lưu thông tin đăng nhập của bạn

Việc sử dụng trình duyệt quen thuộc nhất để lưu trữ thông tin đăng nhập đã trở nên phổ biến đối với nhiều cá nhân do tính tiện lợi của nó trong việc truy cập vào tài khoản của họ. Cách thực hành này trình bày một giải pháp đơn giản và thiết thực, cho phép truy cập liền mạch vào các tài khoản này khi sử dụng cùng một thiết bị. Tuy nhiên, cách tiếp cận này có thể đưa ra những thách thức khi cố gắng lấy thông tin từ một máy tính hoặc thiết bị di động khác.

Để đảm bảo lưu trữ an toàn, tôi khuyên bạn nên theo dõi các kết hợp tên người dùng và mật khẩu của mình bằng cách ghi lại và lưu trữ chúng ở nơi có thể truy cập dễ dàng khi cần. Cách thực hành này cho phép truy xuất thuận tiện trong khi vẫn duy trì tính bảo mật. Ngoài ra, đối với những người sử dụng thiết bị Android, việc khám phá chức năng của Trình quản lý mật khẩu của Google có thể mang lại lợi ích trong việc quản lý và sắp xếp mật khẩu được lưu trữ một cách hiệu quả.

Xóa lịch sử trình duyệt của bạn

Kho ảnh miễn phí của Vecteezy https://www.vecteezy.com/photo/31176220-cleaning-safari-internet-browser-history-and-cache-data-on-iphone

Chúng tôi khuyên bạn nên xóa bộ nhớ đệm của trình duyệt, xóa dấu trang và cookie đã lưu, xóa lịch sử duyệt web và loại bỏ mọi thông tin đăng nhập được lưu trữ. Phải đặc biệt chú ý đến việc xóa mật khẩu một cách an toàn vì nếu không làm như vậy có thể dẫn đến việc bất kỳ ai có quyền truy cập vào máy tính sẽ truy cập trái phép vào tài khoản trực tuyến của bạn.

Safari là trình duyệt web phổ biến được nhiều người sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm cả iPhone và máy tính Mac. Xóa lịch sử duyệt web trong Safari yêu cầu truy cập vào cài đặt trình duyệt trong chính trình duyệt đó. Nếu bạn đang sử dụng máy tính iPhone hoặc Mac, bạn có thể thấy hữu ích khi tìm hiểu cách xóa lịch sử duyệt web Safari của mình để đạt được mục đích bảo mật và quyền riêng tư tối ưu.

Xóa các chương trình và tập tin cá nhân

Thực hiện tìm kiếm toàn diện các ổ lưu trữ trên máy tính của bạn để định vị và truy xuất dữ liệu cá nhân bao gồm hình ảnh, bản ghi video và tệp âm thanh. Bạn nên bắt đầu câu hỏi của mình bằng cách kiểm tra các kho lưu trữ thông thường trong đó bạn lưu giữ các tài liệu, chẳng hạn như Tài liệu tải xuống, Tài liệu của tôi, Màn hình nền và bất kỳ thư mục tùy chỉnh nào mà bạn có thể đã thiết lập.

Sử dụng chức năng tìm kiếm trong Windows là một cách thuận tiện để định vị các tệp đa phương tiện, bao gồm video, hình ảnh và tệp PDF mà bạn có thể đã lưu trên máy tính của mình. Ngoài ra, có nhiều phương pháp khác nhau để xóa phần mềm không mong muốn khỏi hệ thống Windows của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả email cá nhân chứa tin nhắn bạn gửi từ tài khoản công việc của mình đã bị xóa trước khi nghỉ việc, cùng với mọi ứng dụng được cài đặt chỉ để giải trí riêng tư, như Netflix hoặc Spotify.

Làm sạch thùng rác

Nguồn ảnh: Lars Plougmann https://visualhunt.com/f7/photo/127133764/b8adf0216e/

Để đảm bảo thông tin nhạy cảm được xóa hoàn toàn khỏi máy tính hoặc thiết bị điện tử, điều quan trọng là không bỏ qua bước đổ thùng rác tái chế sau khi xóa các tập tin cá nhân. Nếu không làm như vậy, dữ liệu còn sót lại trên thiết bị có thể bị truy cập trái phép bởi những cá nhân không có thẩm quyền. Điều quan trọng cần nhớ là quá trình xóa chỉ hoàn tất khi nội dung trong thùng tái chế đã bị loại bỏ.

Nếu gần đây bạn chưa dọn sạch thùng rác tái chế của mình, bạn có thể nhận thấy hiệu suất được cải thiện từ máy tính của mình khi cuối cùng bạn quyết định làm như vậy. Để xóa nội dung trong thùng tái chế của bạn, chỉ cần nhấp chuột vào nó và chọn “Thùng trống” từ các tùy chọn xuất hiện. Ngoài ra, nếu bạn muốn định cấu hình Windows để tự động xóa Thùng rác cho mình, hãy làm theo các bước sau:

Làm sạch máy tính

Khi sử dụng máy tính xách tay của một người trong thời gian dài, không có gì lạ khi mọi người tiêu thụ thực phẩm và đồ uống gần thiết bị của họ, dẫn đến khả năng bị đổ và tích tụ mảnh vụn trên bàn phím. Trước khi đưa máy tính xách tay trở lại thói quen hàng ngày, bạn nên sử dụng khí nén để loại bỏ một cách tỉ mỉ mọi phần còn sót lại khỏi bàn phím, đồng thời sử dụng vải sợi nhỏ hoặc khăn lau vệ sinh để làm sạch hiệu quả các bề mặt bên ngoài của máy tính, bao gồm cả màn hình. hoặc màn hình cũng như khu vực bàn di chuột.

Nếu tìm kiếm hướng dẫn về cách duy trì trải nghiệm sử dụng máy tính nguyên sơ, bạn nên tự làm quen với các kỹ thuật khác nhau có thể khôi phục máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn của mình về trạng thái huy hoàng và chức năng ban đầu.

Đừng quên số điện thoại của công ty bạn!

Trong trường hợp chủ lao động của bạn yêu cầu thu hồi một thiết bị đã được cấp cho các mục đích liên quan đến công việc, điều quan trọng cần lưu ý là điều này cũng có thể áp dụng cho bất kỳ điện thoại di động nào do công ty cung cấp. Quá trình trả lại các thiết bị như vậy có thể sẽ tuân theo quy trình tương tự như được nêu đối với việc trả lại máy tính của công ty.

Điều cần thiết là phải xóa một cách tỉ mỉ thông tin liên quan đến cuộc sống cá nhân của một người khỏi thiết bị di động của họ, vì điện thoại thông minh vốn có bản chất rất thân mật. Điều này bao gồm việc xóa mọi tin nhắn văn bản bí mật và các ứng dụng được cài đặt riêng cho mục đích sử dụng cá nhân.

Hãy rời bỏ công việc của bạn một cách tích cực

Khi rời khỏi vị trí hiện tại, điều quan trọng là phải duy trì mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp cũ và người sử dụng lao động để đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ. Điều này bao gồm việc cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào bất kỳ sản phẩm hoặc dự án công việc nào có thể đã được hoàn thành trong nhiệm kỳ của một người.

Trước khi rời khỏi vai trò hiện tại của bạn, điều quan trọng là phải truyền đạt tình trạng hiện tại của dự án cho tất cả các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp, đồng thời giải quyết mọi vấn đề còn tồn đọng bằng khả năng tốt nhất của bạn. Bằng cách đó, người ta có thể đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ và duy trì ấn tượng thuận lợi cho các cơ hội trong tương lai.