Cách tận dụng tối đa thông tin chi tiết về thời gian trong Lịch Google

Nếu bạn sử dụng Lịch Google thường xuyên cho trường học hoặc cơ quan, bạn có thể sử dụng tính năng Thông tin chi tiết về thời gian để mang lại lợi ích tối đa. Có sẵn cho các tài khoản Business Plus, Enterprise, Education Standard, Education Plus, Education Fundamentals và Nonprofit Google Workspace. Tính năng này cho biết cách bạn sử dụng thời gian trong ngày.

Việc thực hiện chức năng này có thể tiết lộ những lĩnh vực có thể tăng năng suất, một khía cạnh mang lại sự phân nhánh đáng kể cho việc quản lý thời gian hiệu quả. Do đó, sẽ là điều khôn ngoan khi đi sâu vào các cơ chế để người ta có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của Thông tin chi tiết về thời gian với độ trễ tối thiểu.

Cách sử dụng thông tin chi tiết về thời gian trong Lịch Google

Lịch Google cung cấp một công cụ mạnh mẽ để quản lý thời gian và công việc được gọi là “Thông tin chi tiết về thời gian”. Tính năng này cho phép người dùng giám sát các hoạt động hàng ngày của họ, chẳng hạn như các cuộc họp, dự án nhóm và các cuộc hẹn cá nhân, bằng cách phân tích lịch trình của họ trong ứng dụng. Bằng cách đó, nó cung cấp những hiểu biết có giá trị về lượng thời gian được phân bổ cho mỗi nhiệm vụ, cho phép các cá nhân tối ưu hóa thời gian của mình hiệu quả hơn. Để truy cập chức năng này, chỉ cần điều hướng đến menu “Cài đặt” và chọn “Thông tin chi tiết về thời gian”, sau đó bạn sẽ được nhắc cấp phép các quyền cần thiết. Sau khi được cấp, bạn có thể xem trang tổng quan dữ liệu được cá nhân hóa của mình, nơi hiển thị mức năng suất của bạn theo thời gian và so sánh chúng với những người dùng tương tự trên toàn thế giới. Ngoài ra, bạn có tùy chọn đặt cảnh báo hoặc lời nhắc tùy chỉnh dựa trên các thông số cụ thể, chẳng hạn như

⭐Mở Lịch Google trên máy tính.

Vui lòng điều hướng đến phía bên trái của chế độ xem lịch và chọn “Thông tin chi tiết về thời gian” bằng cách nhấp vào nó.

Bạn sẽ quan sát ba bảng, đó là “Phân tích thời gian”, “Thời gian trong các cuộc họp” và “Những người bạn gặp.

Phân đoạn Phân tích thời gian trình bày chi tiết về lịch trình hàng ngày của một người trong cả tuần, được phân loại theo ngày và giờ cụ thể. Tổng quan toàn diện này bao gồm các khoảng thời gian làm việc tập trung được phân bổ, các cuộc họp riêng lẻ, các cuộc tụ tập có sức chứa từ ba người tham dự trở lên (có thể bao gồm cả người tham gia), các cuộc họp yêu cầu chuẩn bị phản hồi đang chờ xử lý, cũng như các khoảng thời gian trong giờ làm việc thông thường không có các cuộc hẹn hoặc trường hợp đã lên lịch khi người dùng vắng mặt tại văn phòng do có thông báo vắng mặt.

Nguồn hình ảnh-Google Workspace. YouTube.

Phần “Thời gian trong các cuộc họp” cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan về lượng thời gian tham gia các cuộc họp, cùng với các cá nhân có liên quan. Thông tin này được trình bày dưới dạng số liệu tổng hợp, được tính bằng cách lấy trung bình các dữ liệu liên quan. Để xác định mức trung bình này, hệ thống sẽ xem xét hoạt động của người dùng trong Lịch Google được xem ở định dạng hàng ngày, hàng tuần hoặc 5 ngày bằng cách sử dụng dữ liệu từ ba tuần trước đó. Ngoài ra, đối với chế độ xem hàng tháng, mức trung bình được tạo dựa trên các hoạt động liên quan đến cuộc họp được theo dõi trong ba tháng trước đó.

Nguồn hình ảnh-Google Workspace. YouTube.

Tính năng “Những người bạn gặp” cung cấp một phương tiện thuận tiện để truy cập những cá nhân mà bạn thường xuyên tương tác, cũng như hiển thị năm người hàng đầu mà bạn dành nhiều thời gian cùng. Ngoài ra, phần này cho phép ghim mười địa chỉ liên hệ thiết yếu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát thời gian tụ tập có sự tham gia của những cá nhân này. Đáng chú ý, Time Insights tính toán các cuộc gặp gỡ có tối đa 15 người tham dự, bao gồm cả những người đã từ chối hoặc đưa ra phản hồi tiêu cực đối với lời mời.

Ngoài việc cho phép người dùng lên lịch cuộc hẹn qua Lịch Google, ứng dụng này còn cung cấp thông tin chi tiết về mô hình cuộc họp của họ với các cá nhân cụ thể thông qua Thông tin chi tiết về thời gian. Hơn nữa, Thông tin chi tiết về thời gian cho phép người dùng thay đổi quan điểm về lịch trình của họ để quan sát cách họ phân bổ thời gian trong các khoảng thời gian khác nhau. Người dùng có thể linh hoạt kích hoạt hoặc hủy kích hoạt Thông tin chi tiết về thời gian trên thiết bị của mình.

Cách lên lịch thời gian tập trung với thông tin chi tiết về thời gian trong Lịch Google

Lên kế hoạch cho những khoảng thời gian dành riêng cho sự chú ý tập trung trong thói quen hàng ngày của một người là một khía cạnh quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả. Để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này, tính năng Thông tin chi tiết về thời gian của Microsoft Outlook cho phép người dùng phân bổ các khoảng thời gian cụ thể cho công việc hoặc học tập tập trung. Chức năng này cho phép các cá nhân ưu tiên khả năng tập trung và tăng năng suất bằng cách đảm bảo dành đủ thời gian cho việc tập trung mà không bị gián đoạn.

⭐ Đi tới Lịch Google của bạn và nhấp vào Thông tin chi tiết khác bên dưới Tab Thông tin chi tiết về thời gian. Nguồn hình ảnh: Google Workspace. YouTube.

⭐ Nhấp vào nút Lên lịch thời gian lấy nét trong phần Thời gian lấy nét. Nguồn hình ảnh-Google Workspace. YouTube.

⭐ Chọn ngày để lên lịch thời gian tập trung của bạn. Nguồn hình ảnh-Google Workspace. YouTube.

⭐ Chọn thời điểm thích hợp. Nguồn hình ảnh-Google Workspace. YouTube.

⭐Nhấp vào nút Lưu.

⭐ Kiểm tra xem Thời gian lấy nét đã lên lịch có hiển thị trên Lịch của bạn hay không. Nguồn hình ảnh-Google Workspace. YouTube.

Nếu bạn đã xác nhận sự tham dự của mình với ít nhất một khách và chỉ định sự kiện là"bận"trên lịch của bạn hoặc nếu thời gian giữa sự kiện và thời gian hiện tại ít hơn 8 giờ thì Time Insights sẽ phân tích dữ liệu từ sự kiện đó. Tuy nhiên, những sự kiện mà bạn là người được mời duy nhất hoặc khi bạn chưa trả lời bằng câu trả lời khẳng định sẽ không được xem xét trong tính toán của Thông tin chi tiết về thời gian.

Nhận thông tin chi tiết về năng suất bằng thông tin chi tiết về thời gian trong Lịch Google

Việc sử dụng thông tin chi tiết do tính năng “Thông tin chi tiết về thời gian” của Lịch Google cung cấp có thể mang lại lợi ích rất lớn cho những cá nhân đang tìm cách hiểu biết toàn diện về cách họ phân bổ thời gian của mình trong các cuộc họp khác nhau. Bằng cách trình bày trực quan và phân tích chi tiết thông tin này, công cụ này cho phép người dùng tối đa hóa năng suất một cách hiệu quả thông qua việc lập kế hoạch và quản lý thời gian được tối ưu hóa.

Thật vậy, Time Insights cung cấp một cách tiếp cận sáng tạo để hiểu cách phân bổ thời gian của một người, phục vụ cả những người quản lý thời gian tỉ mỉ cũng như những người chỉ tò mò bình thường về lịch trình hàng ngày của họ. Bằng cách đi sâu vào các tính năng trong cài đặt Lịch Google, người dùng có thể hiểu rõ hơn về thói quen họp ưa thích của họ.