Cách tìm và xóa các số trùng lặp trên máy Mac

Khi bạn đang làm việc với nhiều dữ liệu trong Apple Numbers trên máy Mac, bạn có thể gặp phải tình huống có dữ liệu trùng lặp. Đây có thể là tên, địa chỉ email, sản phẩm, màu sắc hoặc thứ gì khác.

Việc xác định và xóa thông tin trùng lặp trong một tập dữ liệu mở rộng có thể là một nhiệm vụ khó khăn khi sử dụng Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Các ứng dụng này không cung cấp tùy chọn chuyên dụng để xóa các mục trùng lặp chỉ bằng một cú nhấp chuột đơn giản, điều này có thể cần phải sử dụng các phương pháp thay thế.

Trong phần này, chúng tôi sẽ trình bày một số phương pháp có thể được sử dụng để xác định các mục trùng lặp, sau đó có thể được gắn thẻ hoặc xóa theo quyết định của bạn.

Tìm số trùng lặp bằng cách sắp xếp

Nếu tập dữ liệu trong bảng tính của bạn bị giới hạn về kích thước, việc sắp xếp và kiểm tra trực quan các mục nhập để xác định các giá trị trùng lặp có thể là giải pháp thay thế hiệu quả cho việc kiểm tra riêng lẻ từng ô trong ứng dụng Numbers. Tuy nhiên, cách tiếp cận này trở nên kém thực tế hơn khi số lượng hàng tăng lên quá vài trăm.

Sắp xếp theo một cột

Để xác định hiệu quả các mục trùng lặp trong một cột của bảng tính, vui lòng tuân thủ quy trình sau:

Vui lòng chọn bảng mong muốn bằng cách nhấp vào bất kỳ ô nào trong bảng.

Khi bạn di con trỏ chuột lên một cột cụ thể, bảng sẽ được sắp xếp theo giá trị của cột cụ thể đó.

Vui lòng nhấp vào hình tam giác giảm dần nằm cạnh tiêu đề cột, sau đó chọn “Sắp xếp tăng dần” hoặc “Sắp xếp giảm dần” từ menu thả xuống theo ngữ cảnh được hiển thị sau đó.

Sắp xếp theo nhiều cột

Để xác định một cách hiệu quả các mục nhập trùng lặp trên nhiều cột trong bảng tính, vui lòng làm theo phương pháp thay thế này thay vì tiếp tục với bộ hướng dẫn trước đó:

Vui lòng làm theo các hướng dẫn sau để bật tùy chọn sắp xếp cho ghi chú của bạn trên Evernote Web:1. Mở Evernote Web và điều hướng đến ghi chú bạn muốn sắp xếp.2. Nhấp vào nút “Hiển thị tùy chọn sắp xếp” nằm ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Điều này sẽ hiển thị một danh sách các tùy chọn sắp xếp có sẵn.3. Chọn tùy chọn sắp xếp mong muốn từ menu thả xuống xuất hiện. Tùy chọn đã chọn sau đó sẽ được áp dụng cho thứ tự sắp xếp của các ghi chú.

Hành vi dự kiến ​​là thanh bên bên phải sẽ hiển thị menu “Sắp xếp” khi mở.

Vui lòng đảm bảo rằng tùy chọn “Sắp xếp toàn bộ bảng” được chọn trong menu thả xuống ban đầu.

Trong menu thả xuống Thêm cột nằm ngay bên dưới tiêu đề Sắp xếp hàng theo nhiều cột, hãy chọn cột đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu. Sau đó, chọn Tăng dần hoặc Giảm dần từ các tùy chọn được trình bày bên dưới để xác định thứ tự sắp xếp mong muốn cho cột đã chọn.

Chức năng sắp xếp trong bảng của bạn đã được triển khai thành công, với nút “Sắp xếp theo” cho phép người dùng chọn cột nào họ muốn sắp xếp dựa trên thứ tự tăng dần hoặc giảm dần. Ngoài ra, menu thả xuống “Thêm cột” xuất hiện bên dưới cột được sắp xếp, cho phép người dùng thêm cột mới vào bảng của họ và điều chỉnh thứ tự sắp xếp cho phù hợp.

Xin lưu ý rằng thông tin hiện được sắp xếp theo một thứ tự cụ thể để thuận tiện cho bạn; tuy nhiên, bạn có tùy chọn sắp xếp lại nó bằng cách nhấp vào nút “Sắp xếp ngay” nằm ở đầu thanh bên. Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh cách sắp xếp theo sở thích của mình và tạo điều kiện truy cập dễ dàng hơn vào nội dung mong muốn.

Sau khi sắp xếp dữ liệu của bạn, việc xác định và giải quyết các bản ghi trùng lặp sẽ trở thành một quy trình đơn giản hơn, cho phép nhận dạng chúng một cách hiệu quả và xử lý sau đó thông qua việc xóa hoặc lưu giữ tùy thuộc vào yêu cầu riêng lẻ.

Tìm số trùng lặp bằng hàm

Khi sử dụng Apple Numbers, tồn tại hai chức năng vốn có cho phép xác định dữ liệu trùng lặp. Các khả năng này bao gồm các hàm IF và COUNTIF, tương ứng với các hàm tương ứng của chúng trong Microsoft Excel. Cụ thể, hàm IF cho phép phân loại các mục trùng lặp thành đúng hoặc sai hoặc dưới dạng nhãn văn bản tùy chỉnh. Ngược lại, hàm COUNTIF xác định tần suất lặp lại của một phần tử cụ thể, từ đó tiết lộ các trường hợp dư thừa trong tập dữ liệu.

Tìm bản sao bằng hàm IF

Để thể hiện chức năng của chức năng được cung cấp, dữ liệu mẫu sẽ hiển thị tên sản phẩm trong ô A của bảng, với hàng tiêu đề chứa tiêu đề cột ở hàng X. Hãy đảm bảo rằng thông tin của bạn được sắp xếp theo các phương pháp nêu trên cho thuật toán để xử lý nó một cách hiệu quả. Đối với bảng tính cá nhân của bạn, vui lòng thực hiện các quy trình sau:

Bạn cũng có thể chọn chèn một cột mới trong bảng tính hiện có của mình hoặc di chuyển đến cột trống hiện có nơi bạn định hiển thị dấu hiệu trùng lặp.

Vui lòng nhấp vào ô nằm ở hàng thứ hai của cột sắp tới bên dưới tiêu đề, sau đó điều hướng đến Trình chỉnh sửa hàm bằng cách nhập dấu bằng (’=’) trong ô đã nói.

IF(AND($A$2=$A$1, $B$2=$B$1), “Trùng lặp”, “”). Điều này sẽ so sánh cả giá trị của ô ở hàng 1 và giá trị tương ứng của nó trong cùng một cột ở hàng 2. Nếu chúng khớp nhau, công thức sẽ trả về “Trùng lặp”. Ngược lại, nó sẽ trả về một chuỗi rỗng. Để áp dụng điều này cho các cột khác, chỉ cần điều chỉnh tham chiếu đến hàng 1 và chữ cái cột cho phù hợp.

Vui lòng nhấp vào biểu tượng dấu kiểm để gắn biểu thức toán học.

đầu tiên, hãy nhấp vào ô chứa công thức để chọn nó. Sau đó, nhấn và giữ chuột trái đồng thời di chuyển con trỏ qua dấu phân cách hàng cho đến khi xuất hiện mũi tên tròn màu vàng. Kéo ô điều khiển đã chọn xuống cột theo ý muốn. Công thức sẽ được tự động sao chép sang từng ô tiếp theo.

Để phân biệt và nhấn mạnh hơn nữa các ô"Sao chép", hãy xem xét việc điều chỉnh giao diện của chúng trong Apple Numbers bằng cách áp dụng màu sắc thay thế cho các ô đó, từ đó nâng cao khả năng phân biệt trực quan của các hàng dự định xóa.

Ngoài ra, nếu bạn chọn không đưa ra thuật ngữ gốc mà thay vào đó hiển thị đúng cho các mục được sao chép và sai cho các trường hợp không lặp lại, bạn có thể chỉ cần chèn (A2=A1) vào trong trình soạn thảo văn bản. Hành động này có thể được thực thi mà không cần kết hợp IF trước nó.

Tìm bản sao bằng hàm COUNTIF

Bằng cách sử dụng tập dữ liệu được sắp xếp nói trên, dựa trên cột A và B, giờ đây chúng ta sẽ trình bày ứng dụng của hàm COUNTIF trong việc xác định các giá trị định kỳ trong một phạm vi cụ thể.

Bạn cũng có thể thêm cột mới hoặc di chuyển cột đó sang cột trống hiện có trong bảng tính của mình để hiển thị dấu hiệu trùng lặp như mong muốn.

Để truy cập Trình soạn thảo hàm cho cột mới hoặc cột hiện có trong Microsoft Excel, vui lòng làm theo các bước sau:1. Chọn ô nằm ở hàng thứ hai ngay bên dưới tiêu đề tương ứng của nó trong cột mong muốn.2. Khi con trỏ được định vị trên ô đã chọn này, hãy nhấn phím “Dấu bằng” (="), thao tác này sẽ kích hoạt Trình chỉnh sửa chức năng.

Nhập công thức “COUNTIF(A,A2)” vào trình chỉnh sửa. Cột A đóng vai trò là phạm vi ô được đánh giá để khớp với giá trị được tìm thấy trong ô A2.

Vui lòng nhấp vào biểu tượng dấu kiểm để xác nhận và áp dụng công thức mong muốn.

Sao chép công thức nói trên vào các ô tiếp theo, tương tự như quy trình được nêu ở Bước 5 ở trên.

Thật vậy, người ta phải quan sát các giá trị số trong cột mới được thêm vào, minh họa tần suất lặp lại của mỗi phần tử từ hàng trùng lặp. Trong hình ảnh nói trên, có thể thấy rõ rằng’Mũ’xuất hiện ba lần, trong khi’Áo khoác’một lần và’Găng tay’xuất hiện trong hai dịp riêng biệt.

Xóa các số trùng lặp khỏi số

sử dụng hàm IF hoặc COUNTIF trong khi tìm kiếm các ô hiển thị “Trùng lặp”, “Đúng” hoặc các giá trị lớn hơn một, sau đó xóa từng trường hợp này; Ngoài ra, việc sắp xếp cột công thức cho phép loại bỏ nhanh hơn các mục nhập trùng lặp, mặc dù cần thận trọng để không xóa các bản ghi chính hãng cùng với các bản sao.

Hợp nhất và xóa các bản sao khỏi số Apple

Để bảo toàn mọi thông tin đồng thời loại bỏ các bản ghi trùng lặp, cần phải hợp nhất dữ liệu trước khi xóa các bản ghi trùng lặp. Điều này có thể đạt được thông qua việc sử dụng các công thức và hàm trong ứng dụng Numbers trên macOS.

Hợp nhất dữ liệu

Để duy trì tính nhất quán trong phân tích của mình, chúng tôi đã quyết định giữ lại cột chỉ báo trùng lặp đã được sử dụng cùng với câu lệnh điều kiện vì nó sẽ là công cụ tính toán trong tương lai. Ngoài ra, chúng tôi sẽ kết hợp một cột mới ở phía bên phải của bảng để thể hiện tổng số tiền của từng danh mục tương ứng.

Vui lòng nhấp vào ô nằm ở hàng thứ hai của cột mới được thêm ngay bên dưới tiêu đề tương ứng. Để truy cập Trình chỉnh sửa hàm, vui lòng nhập dấu bằng ("=") trong ô đã nói.

B2 cộng với kết quả của câu lệnh IF để kiểm tra xem A2 có bằng A3 hay không. Nếu chúng bằng nhau thì trả về D3; nếu không, trả về số không. Bạn có thể tham khảo phần giải thích chi tiết về các thành phần công thức này được cung cấp bên dưới để hiểu rõ hơn.

Vui lòng nhấp vào biểu tượng dấu kiểm để gắn phương trình.

Hãy sao chép công thức sang các ô liền kề bên dưới.

Đây là bảng phân tích công thức:

Ký hiệu dấu hoa thị (\*) biểu thị một biểu thức toán học chứa giá trị của một biến chưa biết, được ký hiệu bằng chữ cái “x”. Chỉ số dưới “B2” chỉ ra rằng ô cụ thể này trong biểu thức tương ứng với số hạng thứ hai ở vế phải của phương trình.

Việc bổ sung một đại lượng cụ thể, được biểu thị bằng ký hiệu “+”, được biểu thị cho các phần tử hoặc phép tính tiếp theo, được biểu thị bằng các ký tự và ký hiệu tiếp theo.

Câu lệnh điều kiện đánh giá xem nội dung của ô A2 có bằng nội dung trong ô A3 hay không và sau đó xác định xem có sự trùng lặp trong hai ô này hay không.

Giá trị của tổng sẽ được hiển thị trong ô D3.

Sự hiện diện của một mã định danh duy nhất là rất quan trọng trong việc đảm bảo rằng mỗi phiên bản của một đối tượng hoặc điểm dữ liệu có thể được phân biệt với tất cả các đối tượng khác, từ đó ngăn ngừa bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc lỗi tiềm ẩn nào có thể phát sinh do trùng lặp. Để đạt được mục đích này, điều quan trọng là phải có sẵn một hệ thống để xác minh và kiểm tra các bản sao trước khi thêm bất kỳ mục nhập hoặc phiên bản mới nào. Điều này không chỉ duy trì độ chính xác mà còn giúp đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ tập dữ liệu hoặc bộ sưu tập đang được quản lý.

Điều quan trọng là phải xác thực tính chính xác của dữ liệu được hợp nhất bằng cách tiến hành quy trình xác minh kỹ lưỡng sau khi hoàn thành việc hợp nhất.

Xóa các bản sao

Để xóa thông tin trùng lặp trong tài liệu Excel đã hợp nhất trên máy Mac bằng Numbers, người ta phải sử dụng chức năng sắp xếp một lần nữa. Trước đó, cần tạo các cột bổ sung bằng cách sao chép và dán dữ liệu số dưới dạng giá trị thay vì công thức, do đó chuyển đổi chúng thành các mục riêng biệt không có sự phụ thuộc vào tham chiếu ô.

Bằng cách sao chép thông tin trong cột Trùng lặp và Tổng cộng từ phiên bản trước của chúng tôi, chúng ta hãy kiểm tra phân tích so sánh các giá trị của chúng để làm rõ thêm.

Vui lòng chọn cả hai cột rồi nhấp vào “Chỉnh sửa”, sau đó là “Sao chép” từ thanh menu macOS để thuận tiện cho bạn.

Để chèn các giá trị cột mới được chọn vào một vị trí cụ thể trong bảng tính của bạn, hãy làm theo các bước sau:1. Chọn các ô mà bạn muốn đặt dữ liệu đã dán vào đó bằng cách nhấp và kéo qua vùng mong muốn hoặc sử dụng các phím mũi tên để điều hướng đến ô đích.2. Khi bạn đã xác định được khu vực quan tâm, hãy kích hoạt menu “Chỉnh sửa” ở đầu màn hình của bạn.3. Từ danh sách thả xuống xuất hiện khi bạn nhấp vào “Chỉnh sửa”, hãy chọn tùy chọn có nhãn “Dán kết quả công thức”. Điều này sẽ áp dụng các kết quả được tính toán gần đây cho phạm vi ô được chỉ định.

Để xóa các cột chứa công thức, hãy chọn các cột đó và nhấp chuột phải vào chúng hoặc nhấp vào mũi tên tiêu đề cột để truy cập menu thả xuống, sau đó chọn “Xóa các cột đã chọn” từ các tùy chọn được cung cấp.

Dựa trên thông tin được cung cấp, giờ đây có thể sắp xếp tập dữ liệu theo cột chỉ báo Trùng lặp tương ứng thông qua các hướng dẫn đã nói ở trên ở phần đầu của tài nguyên hướng dẫn này. Do đó, tất cả các trường hợp dữ liệu trùng lặp sẽ được hợp nhất và hiển thị ở một nơi nhằm mục đích xóa bỏ.

Khi thực hiện các thao tác được cung cấp, có thể rút lại cả cột’Số lượng’và’Trùng lặp’ban đầu đã được sử dụng trước đó trong các tính toán và công thức. Hành động như vậy sẽ dẫn đến một tập dữ liệu không có thông tin trùng lặp và được hợp nhất tất cả các điểm dữ liệu.

Bạn có thể tinh chỉnh thêm việc hiển thị các cột trùng lặp của mình bằng cách lọc chúng để chỉ hiển thị các giá trị duy nhất mà không cần bất kỳ thao tác xóa nào:

Vui lòng điều hướng đến menu “Sắp xếp”, chọn “Hiển thị tùy chọn sắp xếp” và sau đó nhấp vào tab “Bộ lọc”.

Vui lòng chọn cột mong muốn cho các bản sao từ menu thả xuống “Thêm bộ lọc”.

Vui lòng chọn quy tắc định dạng văn bản bằng cách chọn “Văn bản” hoặc “Không phải” trong các menu tương ứng xuất hiện khi mở cửa sổ “Chọn quy tắc”.

Khi chọn một phần nội dung, sẽ không có menu thả xuống nào được hiển thị. Thay vào đó, vui lòng nhập từ “Sao chép” vào trường văn bản liền kề, sau đó nhấn phím ‘Return’ hoặc ‘Enter’ để tiếp tục.

Bảng của bạn bây giờ sẽ chỉ hiển thị những mục không trùng lặp trong bảng tính của bạn.

Hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin trong bảng tính Apple Numbers của bạn đều chính xác trước khi xóa bất kỳ cột, hàng hoặc dữ liệu liên quan nào khác. Ngoài ra, hãy xác nhận rằng việc xóa đó là cần thiết vì bạn có thể cần thông tin này trong tương lai.

Xử lý các số trùng lặp

Người ta thường gặp phải các mục nhập trùng lặp trong bảng tính số khi thực hiện các phép tính. May mắn thay, các quy trình được nêu chi tiết trước đây cho phép người ta nhanh chóng phát hiện và hợp nhất các thông tin trùng lặp, từ đó tạo ra một tập dữ liệu có tổ chức và gọn gàng.

Thật vậy, chúng tôi dự đoán rằng sự hiểu biết này sẽ thúc đẩy bạn sử dụng các Con số với tần suất cao hơn. Đây là một ứng dụng Mac gốc đặc biệt sở hữu những khả năng đáng kể khi người ta dành thời gian làm quen với các tính năng và chức năng khác nhau của nó.