ตอนนี้คุณสามารถเขียนอีเมลด้วยเสียงใน Microsoft Outlook ได้ แต่ควรทำหรือไม่

ลิงค์ด่วน

⭐เครื่องมือเขียนตามคำบอกบน Microsoft Outlook คืออะไร

⭐วิธีเข้าถึงการเขียนตามคำบอกด้วยเสียงบน Microsoft Outlook

⭐ วิธีใช้การเขียนตามคำบอกด้วยเสียงบน Microsoft Outlook

⭐ คุณควรใช้การเขียนตามคำบอกด้วยเสียงบน Microsoft Outlook หรือไม่

ประเด็นที่สำคัญ

Microsoft ได้พัฒนาฟีเจอร์ล้ำสมัยสำหรับแอปพลิเคชันอีเมลยอดนิยม Outlook หรือที่เรียกว่า"Dictate"เครื่องมือที่เป็นนวัตกรรมใหม่นี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเขียนข้อความผ่านคำพูดแทนที่จะพิมพ์ด้วยตนเอง ด้วยการใช้เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูงพร้อมกับความสามารถในการจดจำเสียงที่แม่นยำ Dictate ช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการเขียนและส่งอีเมลอย่างมาก อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายช่วยให้ทั้งบุคคลที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีและผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานของคอมพิวเตอร์เข้าถึงได้ จึงขยายกลุ่มผู้ชมที่มีศักยภาพสำหรับความช่วยเหลือด้านการสื่อสารที่โดดเด่นนี้

การใช้ฟังก์ชันการเขียนตามคำบอกภายใน Microsoft 365 Outlook ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรวมการกำหนดผู้รับและหัวเรื่องผ่านคำสั่งเสียงได้ จึงเป็นการขยายความสามารถพื้นฐานในฐานะแอปพลิเคชันคำพูดเป็นข้อความ

ในบางกรณี มีการสังเกตว่าประสิทธิภาพของคุณลักษณะการเขียนตามคำบอกแตกต่างกันไปตาม Microsoft Outlook เวอร์ชันต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผู้ใช้ที่ใช้ฟังก์ชันการเขียนตามคำบอกภายใน Outlook เวอร์ชันล่าสุดสำหรับ Microsoft 365 มักจะได้รับผลลัพธ์การถอดเสียงที่เชื่อถือได้และแม่นยำมากขึ้น เมื่อเปรียบเทียบกับผู้ใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันเก่าหรือเวอร์ชันอื่น

การใช้การป้อนข้อมูลด้วยเสียงผ่านไมโครโฟนสามารถให้ความสะดวกอย่างมากเมื่อใช้งานแพลตฟอร์มการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น Outlook โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ประสบปัญหาในการจัดการกับอุปกรณ์มือถือหรือต้องการผ่อนปรนจากการเคลื่อนไหวของนิ้วซ้ำๆ เมื่อเร็ว ๆ นี้ Microsoft ได้เปิดตัวคุณสมบัติเพิ่มเติมภายในซอฟต์แวร์ที่ทำให้ผู้ใช้สามารถเขียนจดหมายโต้ตอบทางอีเมลด้วยวาจา อย่างไรก็ตาม คำถามยังคงอยู่ว่าการลงทุนเวลาและความพยายามที่จำเป็นในการใช้งานฟังก์ชันนี้จะให้ประโยชน์มากมายแก่ผู้ใช้แต่ละรายหรือไม่

เครื่องมือเขียนตามคำบอกบน Microsoft Outlook คืออะไร

เครดิตรูปภาพ: pavel89l/Shutterstock

คุณสมบัติการเขียนตามคำบอกของ Microsoft Outlook ช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้ไมโครโฟนเพื่อเขียนข้อความอีเมลผ่านการถอดเสียงพูดเป็นข้อความ เมื่อเปิดใช้งาน คำพูดใดๆ ที่ไมโครโฟนของอุปกรณ์จับไว้จะถูกแปลงเป็นข้อความโดยอัตโนมัติและแทรกลงในเนื้อหาของอีเมลโดยตรง ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบุคคลที่อาจประสบปัญหาในการป้อนข้อมูลด้วยแป้นพิมพ์ด้วยตนเอง หรือผู้ที่ชอบความสะดวกในการสื่อสารด้วยวาจาแทนการพิมพ์แบบเดิมๆ

การใช้คุณลักษณะการเขียนตามคำบอกของ Outlook เป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการเขียนอีเมล ซึ่งต่างจากการใช้แอปพลิเคชันเขียนตามคำบอกเฉพาะภายในระบบปฏิบัติการ Windows

คุณลักษณะการเขียนตามคำบอกของ Outlook ช่วยให้สามารถทำงานต่างๆ ที่เน้นอีเมลเป็นศูนย์กลางได้ รวมถึงการเขียนและการส่งข้อความ การขยายรายชื่อการแจกจ่าย และการกำหนดหัวเรื่อง

ประการที่สอง การประกาศฟีเจอร์ใน Microsoft 365 Insider ระบุว่าคุณลักษณะการเขียนตามคำบอกของ Outlook ใช้"คำสั่งเสียงที่ได้รับการสนับสนุนจาก AI"ซึ่งบอกเป็นนัยว่ามีการประมวลผลเพิ่มเติมเล็กน้อยเกิดขึ้นภายใต้ประทุนเมื่อเทียบกับแอปแปลงคำพูดเป็นข้อความอื่น ๆ

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น ควรตรวจสอบอีกครั้งว่า Outlook รองรับภาษาของคุณ คุณสามารถดูรายการภาษาทั้งหมดได้ที่ Microsoft Support.

วิธีเข้าถึงการเขียนตามคำบอกด้วยเสียงบน Microsoft Outlook

เมื่อต้องการเริ่มต้นการใช้การเขียนตามคำบอกใน Microsoft 365 Outlook หรือ Outlook สำหรับเว็บ ให้นำทางไปยังแบบร่างหรือการตอบกลับใหม่โดยเปิดภายในแพลตฟอร์มใดแพลตฟอร์มหนึ่งเหล่านี้ เมื่อเปิดแล้วให้ค้นหาและคลิกที่ปุ่ม “ข้อความ” ที่อยู่ตามแถบด้านบน

กรุณากดปุ่ม “เขียนตามคำบอก” ที่อยู่บนแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้นเมื่อเปิดใช้งาน ไอคอนนี้มีลักษณะคล้ายไมโครโฟนสีฟ้าขนาดเล็ก และอยู่ที่ส่วนปลายด้านขวาของแถบ นอกจากนี้ คุณยังอาจคลิกลูกศรจิ๋วที่อยู่ติดกับสัญลักษณ์ไมโครโฟนเพื่อเลือกภาษาอินพุตที่คุณต้องการ

Outlook ได้นำคุณลักษณะที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้มาใช้ซึ่งมีการบ่งชี้ด้วยเสียงเมื่อเปิดใช้งานฟังก์ชันการเขียนตามคำบอกและพร้อมที่จะรับการป้อนข้อมูลด้วยเสียง เมื่อเริ่มต้นแล้ว คำพูดใดๆ จะถูกคัดลอกลงในข้อความอีเมลโดยตรง ช่วยให้สามารถสื่อสารด้วยวาจาได้อย่างราบรื่นโดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ด้วยตนเอง หากต้องการหยุดการเขียนตามคำบอกเมื่อใดก็ได้ เพียงคลิกที่ไอคอนไมโครโฟนอีกครั้งจะเป็นการปิดใช้คุณสมบัตินี้และอนุญาตให้แอปพลิเคชันทำงานตามปกติ

วิธีใช้การเขียนตามคำบอกด้วยเสียงบน Microsoft Outlook

เมื่อรวมการใช้คำสั่งเสียงเข้ากับฟังก์ชันการทำงานของ Outlook ผู้ใช้ Microsoft 365 เวอร์ชันอาจใช้คำแนะนำด้วยวาจาเพื่อจัดการอีเมลของตน ด้วยการเปิดใช้งานไมโครโฟนและพูดคำสั่ง “เพิ่ม [ชื่อ] ไปยังอีเมล” เราจึงสามารถเพิ่มบุคคลลงในรายชื่อผู้รับได้ ในทำนองเดียวกัน การระบุ"เพิ่ม [ชื่อ] ใน CC/BCC"สามารถรวมชื่ออื่นๆ ไว้ในส่วนสำเนาคาร์บอนหรือสำเนาลับได้ หลังจากกำหนดผู้รับที่ต้องการแล้ว ผู้ใช้อาจกำหนดให้อุปกรณ์ของตนไปที่ “ตั้งค่าช่องหัวเรื่องเป็น [หัวเรื่อง]” ซึ่งจะให้ธีมที่มองเห็นได้ชัดเจนสำหรับการติดต่อสื่อสาร

ในการทำซ้ำบางอย่างของ Microsoft Outlook อาจเป็นไปได้ว่าคำแนะนำข้างต้นอาจไม่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้มีตัวเลือกในการใช้คุณสมบัติการเขียนตามคำบอกเพื่อเขียนข้อความของตนได้ ตราบใดที่สัญลักษณ์ไมโครโฟนแสดงขึ้น เพื่อระบุว่าเปิดใช้งานโหมดการเขียนตามคำบอกแล้ว คำพูดใดๆ จะถูกถอดเสียงและแทรกลงในช่องข้อความของอีเมลโดยตรง

แน่นอน! เพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างเหมาะสมในการถ่ายทอดความรู้สึกหรือเน้นย้ำ สิ่งสำคัญคือต้องให้คำแนะนำที่ชัดเจน การระบุ “เครื่องหมายอัศเจรีย์” ที่ส่วนท้ายของข้อความ เช่น “ฉันพบของขวัญที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณ เครื่องหมายอัศเจรีย์” จะส่งผลให้มีการเพิ่มเครื่องหมายอัศเจรีย์ที่ท้ายประโยค ในทำนองเดียวกัน การแทรกสัญลักษณ์สกุลเงินและนิพจน์ทางคณิตศาสตร์จำเป็นต้องมีการชี้แจงที่คล้ายกัน

การใช้ Microsoft 365 ช่วยให้กระบวนการส่งอีเมลโดยใช้เสียงเป็นไปอย่างราบรื่น เมื่อร่างข้อความเสร็จแล้ว เพียงพูดคำสั่ง “ส่งอีเมล” ตามด้วยคำตอบยืนยัน “ใช่” เมื่อได้รับแจ้งจาก Outlook เพื่อรับรองความถูกต้องในการส่ง

คุณควรใช้การเขียนตามคำบอกด้วยเสียงบน Microsoft Outlook หรือไม่

เทคโนโลยีการป้อนข้อมูลด้วยเสียงนำเสนอโอกาสที่น่าหลงใหลในทางทฤษฎี อย่างไรก็ตามประสิทธิภาพของมันขึ้นอยู่กับความสามารถในการตอบสนองความคาดหวังของคน ๆ หนึ่ง เพื่อที่จะยืนยันฟังก์ชันการทำงานของมัน ฉันจึงตัดสินใจทดสอบฟีเจอร์และประเมินประสิทธิภาพของมัน

แม้ว่าการใช้ฟังก์ชันการทำงานนอกเหนือจากสภาพแวดล้อมดั้งเดิมภายใน Microsoft Outlook ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าค่อนข้างจำกัด เนื่องจากไม่ได้รวมความสามารถที่ต้องการหลายประการเข้าด้วยกัน ฉันพบปัญหากับประสิทธิภาพของระบบการถอดเสียงเป็นข้อความ ความแม่นยำของการรู้จำคำพูดดูเหมือนจะไม่ค่อยดีนัก ส่งผลให้เทคโนโลยีไม่สามารถจดจำคำพูดของฉันได้อย่างแม่นยำ ไม่ว่าจะตีความคำพูดของฉันผิดหรือยุติอินพุตเสียงกะทันหันในระหว่างการสนทนา

เมื่อดาวน์โหลด Microsoft 365 และใช้แอปพลิเคชัน Outlook มุมมองของฉันก็เปลี่ยนไปโดยสิ้นเชิง ด้วยฟังก์ชันการทำงานอันทรงคุณค่าทั้งหมดที่สามารถเข้าถึงได้แล้ว ฉันจึงสามารถกำหนดค่ารายชื่อผู้รับ ร่างหัวเรื่อง และเริ่มเขียนข้อความโดยใช้คำสั่งเสียงได้อย่างง่ายดาย ที่น่าสังเกตคือ Outlook มีความเข้าใจที่ไร้ที่ติ จึงทำให้เป็นฟีเจอร์ที่ขาดไม่ได้ในแพลตฟอร์ม Microsoft 365 ซึ่งเป็นหนึ่งในข้อเสนอที่ฉันชอบมากที่สุด

เบราว์เซอร์ของคุณไม่รองรับแท็กวิดีโอ

เมื่อใช้ฟีเจอร์การเขียนตามคำบอกใน Microsoft 365 การแจ้งเตือนอย่างรอบคอบจะปรากฏขึ้นเมื่อเปิดใช้งานไมโครโฟน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์ของคุณ ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ไปที่การแจ้งเตือนดังกล่าวและสลับ"เปิดใช้งานเครื่องหมายวรรคตอนอัตโนมัติ"ภายในเมนูการกำหนดค่าที่ให้มา ตัวเลือกนี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพสูงในการอนุมานตำแหน่งเครื่องหมายวรรคตอนที่ต้องการของฉันได้อย่างแม่นยำหลังจากประมวลผลข้อมูลที่พูดแล้ว

โดยรวมแล้ว ฉันคิดว่าฟีเจอร์การเขียนตามคำบอกของ Outlook คุ้มค่าที่จะใช้บน Microsoft หากคุณวางแผนที่จะเขียนอีเมลโดยใช้เครื่องมือนี้ ฉันแนะนำให้ไปที่ บัญชี Microsoft ดาวน์โหลด Microsoft 365 จากนั้นใช้ Outlook ผ่านฮับ Microsoft 365 อย่างไรก็ตาม Outlook เวอร์ชันอื่นมีผลลัพธ์ที่ถือว่าค่อนข้างดีด้วยเครื่องมือเขียนตามคำบอกของตัวเอง