วิธีส่งออกอีเมลของคุณเป็นไฟล์ PDF บน Mac

Apple Mail มักเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานบน Mac ของคุณ ไม่เพียงแต่คุณสามารถเข้าถึงข้อความของคุณจากบริการเมลเช่น Gmail หรือ Yahoo เท่านั้น แต่คุณยังมีเครื่องมือมากมายที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมาก

ในทางกลับกัน เครื่องมือหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือความสามารถในการเก็บถาวรอีเมลในรูปแบบไฟล์ Portable Document Format (PDF) แม้ว่ามันอาจจะดูเป็นพื้นฐาน แต่ฟังก์ชั่นนี้ได้พิสูจน์แล้วว่าเป็นทรัพย์สินอันล้ำค่าสำหรับบุคคลนับไม่ถ้วน ในขั้นตอนต่อๆ ไป เราจะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการให้ชัดเจน

วิธีส่งออกอีเมลเป็นไฟล์ PDF บน Mac ของคุณ

การแปลงการติดต่อทางอีเมลที่สำคัญของคุณให้เป็นเอกสาร PDF บนคอมพิวเตอร์ Mac ของคุณสามารถทำได้ง่ายกว่าที่คิดในตอนแรก ไม่ว่าคุณจะมองหาความสามารถในการอ่านข้อความของคุณโดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือเพียงแค่ต้องการเก็บรักษาข้อความเตือนที่สำคัญ กระบวนการในการบันทึกข้อความในรูปแบบ PDF บน Mac ของคุณนั้นสอดคล้องและตรงไปตรงมา

กรุณาเปิดแอปพลิเคชันที่กำหนดสำหรับการรับและการจัดการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และเลือกเอกสารที่คุณต้องการเก็บรักษาในรูปแบบที่มีตัวย่อ “PDF”

กรุณาไปที่แถบเมนูและเลือกตัวเลือก"ไฟล์"จากนั้น

⭐ เลื่อนลงและเลือกส่งออกเป็น PDF

ในหน้าต่างที่เพิ่งเปิดใหม่ ขอแนะนำให้ระบุคำอธิบายสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณในรูปแบบของชื่อ การตั้งค่าเริ่มต้นจะแสดงหัวข้อของ PDF เป็นชื่อไฟล์

โปรดเลือกตำแหน่งที่ต้องการสำหรับบันทึกอีเมลของคุณโดยเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ติดกับ"ที่ไหน"หรือคุณสามารถใช้ไอคอนลูกศรลงเพื่อรับภาพรวมที่ครอบคลุมมากขึ้นของไฟล์ที่จัดเก็บของคุณ

คุณมีตัวเลือกในการแสดงรายละเอียดเพิ่มเติมโดยเลือก"แสดงรายละเอียด"ซึ่งช่วยให้กำหนดค่าส่วนบุคคลของการตั้งค่าการบันทึกอีเมล เช่น การปรับขนาดกระดาษและการวางแนว

เมื่อเสร็จสิ้นงานของคุณ โปรดใช้ปุ่ม"บันทึก"ซึ่งอยู่ที่มุมขวาล่างของอินเทอร์เฟซนี้

นี่เป็นการสรุปการสนทนาของเราเกี่ยวกับการบันทึกอีเมลจาก Mailplane ไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือก เพื่อตรวจสอบว่า Mac ของคุณจัดเก็บข้อความสำเร็จหรือไม่ คุณสามารถใช้แอปพลิเคชัน Finder เพื่อค้นหาไฟล์ภายในไดเร็กทอรีที่คุณกำหนด สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าในขณะที่ส่งออกอีเมลจะรักษาส่วนประกอบที่มาพร้อมกันทั้งหมด เช่น ไฮเปอร์ลิงก์และไฟล์แนบรูปภาพที่พบในการติดต่อครั้งแรก

แทนที่จะบันทึกอีเมลแต่ละฉบับเป็นไฟล์ PDF โดยใช้แอป Mail บน iPhone ผู้ใช้อาจเลือกที่จะส่งออกอีเมลหลายฉบับพร้อมกันโดยกดปุ่ม Command ขณะที่คลิกที่ข้อความที่ต้องการ ตามด้วยการนำทางไปที่"ไฟล์"และเลือก"ส่งออกเป็น PDF” จากนั้นเลือก “บันทึก” ในที่สุด

เมื่อใดที่ควรส่งออกอีเมลเป็น PDF บน Mac ของคุณ

การใช้ฟังก์ชันการส่งออกข้อความอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบ Portable Document Format (PDF) ถือเป็นคุณลักษณะพิเศษภายในแอปพลิเคชัน Mail บนอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ Mac ของคุณ สำหรับผู้ที่ใช้ Mac เพื่อวัตถุประสงค์ทางอาชีพเป็นหลัก การบันทึกการติดต่อที่สำคัญในลักษณะนี้จะช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพในที่เดียว นอกจากนี้ หากคุณกำจัดข้อความสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณจะเก็บรักษาข้อความนั้นไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ของคุณ โดยไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะสูญหาย

ด้วยการใช้ฟังก์ชันนี้ในฐานะนักวิชาการ คุณสามารถส่งออกข้อความที่มีบันทึกที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และหลีกเลี่ยงการมองข้ามกำหนดเวลาที่สำคัญ นอกจากนี้ เพียงคลิกเมาส์ไม่กี่ครั้ง คุณก็สามารถแปลงไฟล์ PDF เป็นเอกสาร Word บนคอมพิวเตอร์ Mac ของคุณได้อย่างง่ายดาย

การส่งออกอีเมลบน Mac ของคุณง่ายกว่าที่คุณคิด

แท้จริงแล้ว แอปพลิเคชัน Mail นำเสนอวิธีการที่ตรงไปตรงมาแต่มีประสิทธิภาพในการเก็บรักษาจดหมายโต้ตอบที่สำคัญบนคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นประโยชน์เมื่อต้องพิจารณาการทำงานอย่างต่อเนื่องในพื้นที่ที่ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่แข็งแกร่ง

แน่นอนว่าแม้ว่าจะเป็นไปได้ที่จะดำเนินการเหล่านี้บน iPhone หรือ iPad เช่นกัน แต่การใช้ Mac ช่วยให้สามารถส่งออกอีเมลไปยังคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปได้เร็วขึ้นมาก นอกจากนี้ หากจำเป็น ผู้ใช้ Mac ก็สามารถแปลงไฟล์ PDF เป็นเอกสาร Word หรือ Pages หรือพิมพ์ออกมาได้อย่างง่ายดาย