7 วิธีในการจัดระเบียบ Apple Notes เพื่อประสิทธิภาพการทำงานที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้น

Apple Notes ก้าวข้ามขอบเขตแบบเดิม ๆ โดยเป็นแอปพลิเคชั่นจดบันทึกเพียงอย่างเดียวพร้อมการปรับปรุงมากมายที่ Apple รวมไว้ตลอดการเดินทางแห่งวิวัฒนาการ ยูทิลิตี้ที่แพร่หลายของแอพนี้ทำให้มันเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้สำหรับผู้ใช้ iPhone และ Mac

การออกแบบที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาของ Apple Notes ขัดแย้งกับตัวเลือกองค์กรและการจัดการอันทรงพลังที่มีอยู่มากมาย ในคู่มือนี้ เราจะเปิดเผยวิธีการใช้คุณลักษณะเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยการปรับปรุงงานภายในแอปพลิเคชัน

การจัดระเบียบบันทึกย่อในโฟลเดอร์

การใช้ Apple Notes ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดหมวดหมู่โน้ตภายในโฟลเดอร์ที่กำหนดเพื่อการนำทางที่คล่องตัว หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ภายใน Notes บนอุปกรณ์ Mac ให้ไปที่ File > New Folder จากแถบเมนูระดับบนสุด หรืออีกทางหนึ่งคือคลิกที่ New Folder ซึ่งอยู่ที่ด้านล่างซ้ายของอินเทอร์เฟซ Notes จากนั้น ป้อนชื่อโฟลเดอร์ที่ต้องการโดยพิมพ์ด้วยตนเอง ตามด้วยการกดปุ่ม Enter จากนั้นเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งโฟลเดอร์ดังกล่าว และย้ายโน้ตของคุณตามนั้น

คุณยังสามารถสร้างโน้ตใหม่ภายในไดเร็กทอรีเฉพาะได้โดยคลิกที่ป้ายกำกับในขั้นต้น จากนั้นเลือกตัวเลือก"เขียน"ซึ่งอยู่ที่ด้านบนสุดของหน้าจอ ในกรณีที่ไม่ได้เลือกโฟลเดอร์ เนื้อหาที่คุณสร้างจะถูกวางไว้ในที่เก็บ Notes มาตรฐาน

หรืออีกทางหนึ่ง อาจใช้ iPhone เพื่อจัดเรียงบันทึกส่วนตัวโดยสร้างและตั้งชื่อโฟลเดอร์แบบกำหนดเองภายในพื้นที่ที่กำหนดสำหรับองค์กรดังกล่าว เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้ เพียงเข้าไปที่หน้าจอ “โฟลเดอร์” ที่กล่าวมาแล้วค้นหาไอคอน “โฟลเดอร์ใหม่” ที่มุมล่างซ้าย เมื่อแตะปุ่มดังกล่าว ให้ป้อนชื่อที่เหมาะสมสำหรับโฟลเดอร์ จากนั้นยืนยันการดำเนินการโดยเลือก"บันทึก"

คุณสามารถย้ายโน้ตของคุณใน Evernote ได้โดยการแตะที่จุดสามจุดที่มุมบนขวาของรายการโน้ต จากนั้นเลือก"เลือกบันทึกย่อ"เพื่อเลือกบันทึกที่คุณต้องการโอน เมื่อเลือกแล้ว ให้ไปที่มุมล่างซ้ายซึ่งคุณจะพบตัวเลือกที่มีข้อความว่า “ย้าย” ที่นี่ คุณสามารถเลือกโฟลเดอร์ที่กำหนดซึ่งถูกสร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อวัตถุประสงค์ขององค์กร

เริ่มใช้โฟลเดอร์อัจฉริยะ

เป็นที่ยอมรับ ในการสาธิตครั้งก่อน เราได้เน้นย้ำว่าการย้ายโน้ตไปยังโฟลเดอร์ใดๆ ที่กำหนดไว้นั้นราบรื่นและไม่ซับซ้อน อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องจัดการกับโน้ตจำนวนมาก กระบวนการนี้อาจพิสูจน์ได้ว่าลำบากเนื่องจากต้องใช้เวลาพอสมควรในการถ่ายโอนข้อมูลดังกล่าว

การสร้างโฟลเดอร์อัจฉริยะภายในแอปพลิเคชัน Notes บน Mac เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบโน้ตของคุณ หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ดังกล่าว ให้ไปที่"ไฟล์"ตามด้วยเลือก"โฟลเดอร์อัจฉริยะใหม่"จากนั้นกำหนดชื่อให้กับโฟลเดอร์และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายถัดจาก “สร้างเป็นโฟลเดอร์อัจฉริยะ” แล้ว

อันที่จริงแล้ว ในการสร้างโฟลเดอร์อัจฉริยะที่กำหนดเองภายในแอปพลิเคชัน ผู้ใช้สามารถเลือกจากอาร์เรย์ของตัวกรองที่มีอยู่ เช่น การเลือกแท็กหรือวันที่ที่เฉพาะเจาะจง การแนบไฟล์ และเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องอื่นๆ การปรับแต่งพารามิเตอร์เหล่านี้ตามความต้องการของผู้ใช้ ผู้ใช้สามารถจัดการคอลเลคชันโน้ตที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ หลังจากเสร็จสิ้นตัวกรองที่เลือก เพียงแค่คลิกที่"ตกลง"ซอฟต์แวร์จะแจ้งให้สร้างโฟลเดอร์อัจฉริยะที่กำหนดและรวมเฉพาะโน้ตที่ตรงตามเงื่อนไขที่ระบุเท่านั้น

การแตะปุ่ม"โฟลเดอร์ใหม่"ที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ iPhone จะช่วยให้คุณสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้โดยป้อนชื่อที่ต้องการและเลือกตัวเลือกสำหรับแปลงเป็นโฟลเดอร์อัจฉริยะ หลังจากเลือกฟิลเตอร์ที่เกี่ยวข้องแล้ว เพียงแตะที่ “เสร็จสิ้น” กระบวนการนี้ค่อนข้างตรงไปตรงมา

ค้นหาประเภทของบันทึกเฉพาะ

การค้นหาบันทึกย่อจำนวนมากอาจพิสูจน์ได้ยากเมื่อพยายามระบุบันทึกเฉพาะที่เป็นปัญหา แม้ว่าการค้นหาตามคำหลักจะเป็นตัวเลือก แต่ก็อาจต้องใช้เวลาและความพยายามพอสมควร วิธีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมายหมวดหมู่หรือประเภทของบันทึกย่อเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการอย่างรวดเร็ว

หากต้องการค้นหาโน้ตเฉพาะบน Mac ของคุณ โปรดไปที่แถบค้นหาซึ่งอยู่ที่มุมขวาบนของหน้าต่างแอปพลิเคชันโน้ต จากที่นั่น คุณสามารถเลือกหนึ่งในตัวเลือกที่มีให้ภายในเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเริ่มการค้นหา

หากต้องการอ่านโฟลเดอร์ Notes เฉพาะบน iPhone ของคุณโดยใช้แอปพลิเคชัน Notes จำเป็นต้องนำทางไปยังโฟลเดอร์นั้นโดยแตะที่ไอคอน"Notes"จากหน้าจอหลักของคุณ เมื่อคุณเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้ว คุณสามารถเข้าถึงฟังก์ชันการค้นหาได้โดยการแตะที่ไอคอนรูปแว่นขยายซึ่งอยู่บริเวณด้านบนของหน้าจอ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูรายการคำค้นหาที่แนะนำโดยอิงจากเนื้อหาภายในโฟลเดอร์ ซึ่งคล้ายกับลักษณะการทำงานของคุณสมบัตินี้บนแพลตฟอร์ม macOS

แท้จริงแล้ว เมื่อเลือกข้อความค้นหาที่แนะนำจากเมนูแบบเลื่อนลง ผู้ใช้อาจป้อนข้อความที่ต้องการภายในแถบค้นหาต่อไป ทำให้ผู้ใช้สามารถปรับแต่งการค้นหาโดยใส่คำหลักหรือวลีเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับความต้องการจดบันทึกของพวกเขา

ใช้ Emojis ในชื่อโฟลเดอร์

การขาดความยืดหยุ่นในการปรับแต่งการจัดระเบียบโฟลเดอร์ภายในแอปพลิเคชัน Notes ทำให้เกิดความท้าทายเมื่อจัดการกับโฟลเดอร์จำนวนมากเกินไป การไม่สามารถปรับแต่งลักษณะที่ปรากฏของโฟลเดอร์ให้เป็นส่วนตัวผ่านการเลือกพื้นหลังหรือการกำหนดฉลากที่มีรหัสสีทำให้รายชื่อไม่ชัดเจนและไม่สวยงาม ซึ่งส่งผลให้ความสามารถในการระบุตัวตนลดลงและทำให้การจัดการลำบากยิ่งขึ้น

อีกทางหนึ่ง อาจเลือกที่จะแทรกอิโมติคอนก่อนหรือหลังการติดฉลากไดเร็กทอรี มีหลายวิธีในการใส่อีโมติคอนบนคอมพิวเตอร์ Mac แต่วิธีที่เร็วที่สุดคือการกดปุ่มฟังก์ชันร่วมกับตัวอักษร “E” นอกจากนี้ การเข้าถึงแถบเมนูและเลือก"แก้ไข"ตามด้วย"อีโมจิและสัญลักษณ์"จะทำให้สามารถเข้าถึงแป้นพิมพ์เสริมที่มีอีโมติคอนให้เลือก

หากต้องการใช้อีโมจิบน iPhone ให้เปิดใช้งานแป้นพิมพ์อีโมจิหรือใช้หนึ่งในแอปพลิเคชันแป้นพิมพ์ยอดนิยมของ iPhone ที่ออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์นี้โดยเฉพาะ ในการรวมอีโมจิไว้ในชื่อโฟลเดอร์ ให้กดที่โฟลเดอร์ค้างไว้นานๆ แล้วเลือก “เปลี่ยนชื่อ” ทันทีที่คุณป้อนการกำหนดที่ต้องการ ให้กดปุ่มที่มีการแสดงสีหน้าร่าเริงซึ่งอยู่ใต้แป้นตัวเลขบน iPhone รุ่นร่วมสมัย

ใช้รูปภาพที่กำหนดเองเพื่อแยกความแตกต่างของโน้ต

การรวมภาพเป็นวิธีการถ่ายทอดข้อมูลภาพที่มีประสิทธิภาพ เป็นไปได้ที่จะรวมรูปภาพเข้ากับบันทึกย่อแต่ละรายการหรือจำกัดการใช้งานเฉพาะรายการที่ถือว่ามีความสำคัญเป็นพิเศษ ด้วยการใช้กลยุทธ์ที่ตรงไปตรงมานี้ ผู้ใช้อาจระบุบันทึกที่เกี่ยวข้องและจัดกลุ่มตามหมวดหมู่ต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

ในการแทรกรูปภาพลงในโน้ตที่เลือกใน Evernote ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. เปิดโน้ตที่ต้องการโดยดับเบิลคลิกภายในหน้าต่างแอปพลิเคชัน2. จากแถบเมนูด้านบน ไปที่"หน้าต่าง"แล้วคลิก"เบราว์เซอร์รูปภาพ"การดำเนินการนี้จะเปิดหน้าต่างแยกต่างหากซึ่งแสดงรูปภาพทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ในบัญชีของคุณ3. ค้นหารูปภาพที่ต้องการภายใน Photo Browser และคลิกซ้ายที่รูปภาพเพื่อไฮไลต์ จากนั้น ขณะที่กดปุ่มเมาส์ค้างไว้ ให้ลากรูปภาพไปยังพื้นที่ทำงานของโน้ตที่ใช้งานอยู่ ควรแทรกรูปภาพในตำแหน่งที่เคอร์เซอร์อยู่ หากต้องการปล่อยภาพที่จุดใดจุดหนึ่ง ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่นั่นก่อนปล่อยปุ่มเมาส์4. เมื่อวางภาพสำเร็จแล้วให้คลิกขวาด้วยเมาส์และ

ในการแทรกรูปภาพบน iPhone โดยใช้แอปพลิเคชันจดบันทึก คุณต้องแตะที่ใดก็ได้ภายในช่องข้อความ จากนั้นกดไอคอนกล้องที่อยู่เหนือแป้นพิมพ์เสมือนจริง เมื่อเพิ่มรูปภาพแล้ว อาจกดค้างที่รูปภาพแล้วเลือก"ดูเป็น"เพื่อลดขนาดเป็น"เล็ก"

ใช้แฮชแท็กเพื่อค้นหาโน้ตอย่างรวดเร็ว

การรวมแฮชแท็กไว้ในคำอธิบายประกอบของคุณทำให้สามารถสร้างป้ายกำกับได้ทันที ฉลากเหล่านี้อาจประกอบด้วยการระบุที่ต้องการ และการนำไปใช้ช่วยให้กระบวนการเรียกค้นคำอธิบายประกอบดังกล่าวเป็นไปอย่างรวดเร็ว ดังนั้น ในกรณีที่คุณกำลังเขียนสัญกรณ์ ให้พิจารณาใส่แฮชแท็กที่จุดเริ่มต้นหรือจุดสิ้นสุดของมัน

เมื่อต้องการค้นหาบันทึกเฉพาะภายในฐานข้อมูลส่วนบุคคล พวกเขาอาจใช้แป้นพิมพ์ลัด “Command + Space” เพื่อเปิดใช้งานฟังก์ชันการค้นหา Spotlight บนอุปกรณ์คอมพิวเตอร์แบรนด์ Apple เมื่อป้อนคำสั่งนี้ ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงเครื่องมือค้นหาอันทรงพลังที่รวมอยู่ใน macOS ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสามารถค้นหาไฟล์และแอพพลิเคชั่นต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์ เมื่อเปิดตัวแล้ว Spotlight จะแสดงแถบค้นหาบนหน้าจอทันที ทำให้ผู้ใช้สามารถป้อนตัวระบุเฉพาะที่กำหนดให้กับโน้ตที่ต้องการโดยใช้แฮชแท็กที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เมื่อพิมพ์คีย์เวิร์ดหรือวลีที่เหมาะสมแล้ว Spotlight จะเริ่มค้นหาคำที่เกี่ยวข้องภายในระบบของผู้ใช้ทันที โดยค้นหาและแสดงโน้ตที่เกี่ยวข้องซึ่งมีแฮชแท็กดังกล่าวในท้ายที่สุด

ในกรณีของ iPhone การใช้สัญลักษณ์แฮชจะทำงานในลักษณะที่เทียบเคียงได้ ด้วยการเลื่อนนิ้วไปที่กึ่งกลางของหน้าจอหลัก ผู้ใช้อาจเข้าถึง Spotlight ซึ่งพวกเขาสามารถป้อนข้อความค้นหาที่ต้องการได้ ฟังก์ชันการค้นหาของอุปกรณ์อัจฉริยะจะอ่านผ่านบันทึกช่วยจำของผู้ใช้และระบุป้ายกำกับที่เกี่ยวข้องโดยระบุตำแหน่งอย่างแม่นยำภายในเอกสารแต่ละฉบับที่เกี่ยวข้อง

บูรณาการกับปฏิทินและการแจ้งเตือน

แม้ว่าการผสานรวมระหว่างแอปพลิเคชันปฏิทินและเตือนความจำของ Apple อาจไม่ปรากฏให้เห็นในทันที แต่ก็ทำงานได้อย่างราบรื่นกับแอพโน้ตของบริษัท หากต้องการสร้างการเตือนความจำภายใน Notes เพียงเลือกข้อความที่ต้องการและคลิก (หรือคลิกขวา) ที่ข้อความนั้น จากนั้นไปที่ตัวเลือก"แบ่งปัน"ในเมนูตามบริบทซึ่งจะแสดงกล่องโต้ตอบเปิดให้คุณในภายหลัง ภายในบทสนทนาดังกล่าว คลิกที่ปุ่ม “ข้อมูล” ตามด้วยการตั้งค่าการแจ้งเตือนตามเวลาสำหรับการแจ้งเตือนที่สร้างขึ้นใหม่ของคุณ

ขั้นแรก ให้เข้าถึงโน้ตที่ต้องการเตือนความจำโดยเปิดผ่านแอปพลิเคชันโน้ต จากนั้น เปิดใช้งาน Siri โดยกดปุ่มโฮมหรือพูดว่า “หวัดดี Siri” จากนั้นเพียงพูดว่า “เตือนฉันเกี่ยวกับ [แทรกเนื้อหาของโน้ต]” เพื่อให้ Siri ประมวลผลข้อมูลและสร้างการเตือนด้วยลิงก์ที่สอดคล้องกันไปยังโน้ตที่เกี่ยวข้อง

หากต้องการสร้างการนัดหมายภายในแอปพลิเคชัน Notes เพียงจดวันที่ที่ต้องการลงในบันทึกย่อของคุณ แล้วใช้รูปแบบการแตะด้วยสองนิ้วบนนั้น ถัดไป เลือกตัวเลือกที่มีข้อความว่า “สร้างกิจกรรม” ซึ่งปรากฏเป็นผลลัพธ์ของการดำเนินการนี้ หลังจากนั้น ป้อนชื่อสำหรับโอกาสและคลิก"รายละเอียด"เพื่อแก้ไขข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ สุดท้าย เมื่อทำการแก้ไขที่ต้องการทั้งหมดแล้ว ให้ไปที่ด้านขวาล่างของหน้าจอป๊อปอัปที่ตามมา แล้วคลิก"เพิ่มในปฏิทิน"

iPhone ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเลือกกลุ่มข้อความพร้อมกับวันที่และใช้ปุ่มเฉพาะภายในเมนูตามบริบทเพื่อเข้าถึงทางเลือกที่มีอยู่มากมาย ตัวเลือกเหล่านี้ ได้แก่ การสร้างกิจกรรมหรือการนัดหมายในปฏิทิน ตลอดจนการสร้างการแจ้งเตือนเตือนความจำ

ใช้ประโยชน์สูงสุดจากแอพ Notes ของ Apple

แอปพลิเคชัน Notes ของ Apple มีฟังก์ชันมากมายเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดองค์ประกอบโน้ตอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกเหนือจากการเขียนเนื้อหาที่เป็นข้อความ กำหนดการนัดหมาย และการรวมองค์ประกอบภาพ เช่น รูปภาพ ผู้ใช้ยังสามารถรักษาบันทึกย่อของตนอย่างเป็นระเบียบผ่านการใช้การจัดประเภทรวมถึงโฟลเดอร์ โฟลเดอร์อัจฉริยะ และป้ายกำกับ

แน่นอน การเรียนรู้เวิร์กโฟลว์ที่เป็นระบบนั้นจำเป็นต้องใช้ทั้งเวลาและการฝึกฝนซ้ำๆ อย่างไรก็ตาม ด้วยการใช้แนวทางที่ให้ไว้ เราควรเข้าใจสาระสำคัญของการดำเนินการตามกระบวนการดังกล่าวอย่างรวดเร็ว