13 Google Calendar Hacks เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

ประเด็นที่สำคัญ

เพื่อให้แน่ใจว่าฉันไม่พลาดการมีส่วนร่วมที่สำคัญใดๆ ขอแนะนำให้สร้างชุดการแจ้งเตือนมาตรฐานสำหรับแต่ละกิจกรรมใน Google ปฏิทินของฉัน หากจำเป็น ฉันสามารถเพิ่มการแจ้งเตือนเพิ่มเติมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของฉันต่อไปได้

การรวม Google ปฏิทินควบคู่ไปกับทรัพยากรอื่นๆ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและขจัดความจำเป็นในการเปลี่ยนระหว่างแอปพลิเคชันบ่อยครั้ง ตามภาพประกอบ การรวมเข้ากับ Slack ช่วยให้สามารถจัดเตรียมและให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าได้

เพื่อการจัดการตารางเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณตั้งค่าอีเมลกำหนดการรายวันภายในการตั้งค่า Google ปฏิทิน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับการแจ้งเตือนสำหรับการเตือนหรือการนัดหมายที่สำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรผิดพลาด ด้วยการใช้คุณสมบัตินี้ คุณสามารถรักษาระดับองค์กรและประสิทธิภาพการทำงานไว้ในระดับสูงได้ตลอดกิจกรรมในแต่ละวันของคุณ

มีความเป็นไปได้สูงที่คุณจะใช้ Google Calendar ในบางช่วงเวลา ไม่ว่าจะเกิดจากการได้รับคำเชิญจากบุคคลอื่นหรือเป็นผลมาจากการรวมเป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชันที่ติดตั้งไว้ล่วงหน้าของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณ

แน่นอน! แล้ว Google ปฏิทินมีคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพมากมายและการผสานรวมที่ราบรื่นซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและทักษะในการจัดองค์กรได้อย่างมาก ด้านล่างนี้เป็นเพียงตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของความสามารถอันน่าทึ่งของมัน

ตั้งค่าการแจ้งเตือนเริ่มต้น

เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มองข้ามการนัดหมายที่สำคัญหรือเตรียมตัวให้เพียงพอ จะเป็นประโยชน์ในการสร้างการแจ้งเตือน อย่างไรก็ตาม การสร้างการแจ้งเตือนสำหรับการนัดหมายแต่ละครั้งอาจเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก

แท้จริงแล้ว Google ปฏิทินนำเสนอคุณลักษณะที่สะดวกสบายซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับกิจกรรมที่กำหนดเวลาไว้โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง หากต้องการใช้ฟังก์ชันนี้ เพียงทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

⭐ไปที่หน้าแรกของ Google ปฏิทิน

กรุณาคลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่อยู่ทางด้านขวาของอินเทอร์เฟซนี้ จากนั้นไปที่เมนูการตั้งค่าโดยเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น

โปรดเลือกปฏิทินจากตัวเลือกที่มีอยู่ภายใต้แท็บ"การตั้งค่า"

โปรดเลือก"การแจ้งเตือนกิจกรรม"จากตัวเลือกที่มีอยู่ ตามด้วยการเลือกตัวเลือก"+ เพิ่มการแจ้งเตือน"เพื่อดำเนินการเพิ่มการแจ้งเตือนกิจกรรมใหม่

โปรดเลือกระยะเวลาที่ต้องการสำหรับการนัดหมายของคุณโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลงที่มีให้

ก้าวไปข้างหน้า เป็นนัยว่าเหตุการณ์ใดๆ ที่สร้างขึ้นตั้งแต่จุดนี้เป็นต้นไปจะต้องได้รับการตั้งค่าการแจ้งเตือนเริ่มต้นที่กล่าวมาข้างต้น โปรดทราบว่าคุณสามารถเลือกที่จะรวมการแจ้งเตือนหลายรายการที่เกี่ยวข้องกับแต่ละเหตุการณ์ได้ หากการแจ้งเตือนที่ขยายดังกล่าวถือว่าจำเป็นหรือเป็นที่ต้องการ

บูรณาการกับเครื่องมืออื่น ๆ

การนำทางผ่านทรัพยากรมากมายที่มีอยู่ ทั้งส่วนตัวและทางอาชีพ มักจะนำไปสู่เครือข่ายที่ซับซ้อนของระบบที่เชื่อมต่อถึงกัน ซึ่งจำเป็นต้องเปลี่ยนโฟกัสอย่างต่อเนื่องเพื่อรักษาความตระหนักรู้ในการแสวงหาและความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล

การรวม Google Calendar เข้ากับแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต่างๆ ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เนื่องจากไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง การผสานรวมนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดการตารางเวลาได้โดยตรงภายในแอป ในขณะที่ยังคงรักษาการซิงโครไนซ์กับ Google Calendar ของตน ตามตัวอย่าง ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ผสานรวม Slack กับ Google ปฏิทินสำหรับผู้ที่ใช้แบบเดิมเพื่อความสามารถในการกำหนดเวลาและการลบกิจกรรมที่ราบรื่น นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังสามารถปรับแต่งสถานะ Slack ของตนตามกิจกรรมที่กำหนดเวลาไว้ได้ ดังนั้นจึงรับประกันการสื่อสารที่ทันสมัยเกี่ยวกับความพร้อมใช้งาน สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าขั้นตอนเฉพาะที่จำเป็นในการรวม Google ปฏิทินเข้ากับแอปที่กำหนดจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแอปพลิเคชันนั้น ๆ

รับวาระประจำวันของคุณทางอีเมล

หากมีแนวโน้มที่จะเพิกเฉยต่อการแจ้งเตือนโดยไม่พิจารณาอย่างเหมาะสม มีแนวโน้มว่าพวกเขาอาจเพิกเฉยต่อการแจ้งเตือนของปฏิทินด้วยเช่นกัน ในทางกลับกัน หากบุคคลให้ความสำคัญกับข้อความอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าวิธีการโต้ตอบแบบอื่น ก็มีวิธีแก้ไขที่สะดวก โดยสามารถส่งต่อวาระการประชุมรายวันไปยังกล่องจดหมายของตนได้โดยตรง เมื่อทำเช่นนั้น พวกเขาจะหลีกเลี่ยงการละเลยคำเตือนและคำมั่นสัญญาที่สำคัญ

เพื่อทำสิ่งนี้:

โปรดให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีเข้าถึงเมนูการตั้งค่าใน Google ปฏิทินให้ฉันเพื่อที่ฉันจะได้ดำเนินการต่อไป

โปรดเลือกการตั้งค่าที่ต้องการสำหรับปฏิทินของคุณโดยไปที่"การตั้งค่า"และเลือก"การตั้งค่าสำหรับปฏิทินของฉัน

เลือกปฏิทินที่คุณต้องการรับการแจ้งเตือนทางอีเมล

⭐เลื่อนลงไปที่การแจ้งเตือนอื่น ๆ

โปรดไปที่ส่วน"กำหนดการรายวัน"และเลือกตัวเลือก"อีเมล"จากตัวเลือกที่มีอยู่ในเมนูแบบเลื่อนลง

คาดว่าจะมีการส่งการอัปเดตกำหนดการทางอิเล็กทรอนิกส์ทุกเช้าเวลา 5 นาฬิกา เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเค้าโครงของวันข้างหน้า

เริ่มต้นสัปดาห์ของคุณในวันอื่น

สำหรับผู้ที่มีการจัดการการทำงานที่แหวกแนว เช่น ตารางงานที่ผันผวน โครงการในต่างประเทศที่เริ่มต้นในวันต่างๆ ของสัปดาห์ หรือเพียงแค่ชอบการเริ่มต้นสัปดาห์ทำงานที่ไม่ปกติ Google ปฏิทินขอเสนอโซลูชันที่ครอบคลุม การปรับเปลี่ยนการเริ่มต้นสัปดาห์ใน Google ปฏิทินนั้นง่ายดายและตรงไปตรงมา

หากต้องการปรับวันเริ่มต้นเริ่มต้นของ Google Calendar โปรดปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้:1. เข้าถึงการตั้งค่าปฏิทินโดยคลิกที่ไอคอนรูปเฟืองที่มุมขวาบนของหน้าจอ2. ไปที่แท็บ"ทั่วไป"ภายในเมนูการตั้งค่า3. เลื่อนลงไปจนกว่าคุณจะพบส่วน"ตัวเลือกมุมมอง"4. เลือกตัวเลือกที่ต้องการสำหรับวันเริ่มต้นของสัปดาห์ภายใต้หัวข้อย่อย"เริ่มต้นสัปดาห์ใน"คุณสามารถเลือกระหว่างสัปดาห์ในวันอาทิตย์ สัปดาห์ในวันจันทร์ หรือสัปดาห์ในวันเสาร์

ใช้เสียงของคุณเพื่อกำหนดกิจกรรมใหม่

คุณอาจเลือกใช้คำสั่งเสียงแทนการนำทางด้วยตนเองผ่านแอปพลิเคชัน Google ปฏิทิน และป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องเมื่อต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่คุณไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เฟซของอุปกรณ์ได้ แต่ต้องมีการกำหนดเวลากิจกรรมโดยทันที

“สวัสดี Google ฉันขอสอบถามว่าคุณสามารถสร้างการนัดหมายในปฏิทินใหม่ได้หรือไม่ โดยเฉพาะฉันอยากจะจัดมื้อเย็นกับคุณเจน โด ที่ร้านอาหารชิลลี่ส์ โดยจะเริ่มเวลา 8 โมงเย็นทันที ไม่จำเป็นต้องพูดว่า หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมก่อนที่จะบันทึกกิจกรรมนี้ โปรดอย่าลังเลที่จะสอบถามได้

หากคุณใช้อุปกรณ์ที่ผลิตโดย Apple โปรดทราบว่า Siri ไม่สามารถสร้างการนัดหมายภายใน Google ปฏิทินได้ เพื่อให้ Siri กำหนดเวลากิจกรรมใน Google Calendar ของคุณได้ จำเป็นต้องกำหนดให้ Google Calendar เป็นตัวเลือกเริ่มต้น โดยไปที่"การตั้งค่า"ตามด้วย"ปฏิทิน"จากนั้นเลือก"ปฏิทินเริ่มต้น"

ฝังปฏิทินของคุณ

การรวมปฏิทินของคุณไว้ในเว็บไซต์ของคุณสามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการประสานงานกำหนดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้อื่นพยายามจัดการประชุมหรือการนัดหมายกับคุณ ด้วยการอนุญาตให้ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงและจองช่วงเวลาตามความต้องการส่วนบุคคล คุณลักษณะนี้จึงปรับปรุงการโต้ตอบระหว่างฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการนัดหมาย

ใช้ซอฟต์แวร์กำหนดเวลาออนไลน์

การให้สิทธิ์เข้าถึงปฏิทินอาจส่งผลให้ผู้อื่นใช้ประโยชน์จากเวลาว่างของตน สำหรับผู้ที่ต้องการความเป็นอิสระมากกว่าการกำหนดเวลานัดหมาย ขอแนะนำให้ตรวจสอบแพลตฟอร์ม เช่น Calendly ซึ่งอำนวยความสะดวกในกระบวนการจองออนไลน์ที่คล่องตัว

เมื่อใช้บัญชี Gmail เพื่อลงทะเบียน Calendly แพลตฟอร์มจะรวมกำหนดการของคุณเข้ากับโปรไฟล์ Calendly ของคุณได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม การซิงโครไนซ์นี้เป็นเพียงจุดเริ่มต้น เนื่องจากจะปลดล็อกข้อดีหลายประการ เช่น การตั้งค่าการนัดหมายอัตโนมัติ การจัดการเขตเวลา และการตั้งค่าที่ปรับแต่งให้เหมาะสม คุณสมบัติเหล่านี้ส่งผลให้กระบวนการจองนัดหมายได้รับการปรับปรุงซึ่งตอบสนองความต้องการเฉพาะของแต่ละบุคคลในท้ายที่สุด

ตั้งค่าบล็อคเวลา

ฟังก์ชัน"บล็อกเวลา"ของ Google ปฏิทินช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดสรรช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงานที่มุ่งเน้นในโครงการหรืองานเฉพาะ ช่วยเพิ่มความสามารถในการมีสมาธิและบรรลุวัตถุประสงค์โดยไม่ถูกรบกวนจากความรับผิดชอบอื่น ๆ แนวทางนี้ส่งเสริมประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในการจัดการกิจกรรมประจำวัน และลดโอกาสที่จะปล่อยตัวไปกับพฤติกรรมที่ไม่เกิดผล เช่น การผัดวันประกันพรุ่ง

ปฏิเสธกิจกรรมโดยอัตโนมัติ

Google ปฏิทินเป็นโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการความมุ่งมั่นทั้งส่วนบุคคลและทางอาชีพ โดยอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างกิจกรรม เชิญผู้เข้าร่วม และรับการแจ้งเตือน นอกจากนี้ ฟีเจอร์การกำหนดเวลายังช่วยให้มั่นใจว่าชีวิตการทำงานของบุคคลจะสมดุลกับเวลาว่างโดยการปฏิเสธคำขอประชุมโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น วันหยุดหรือการแจ้งเตือนเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน ฟังก์ชันการทำงานนี้ช่วยให้แต่ละบุคคลสามารถรักษาลำดับความสำคัญของตนในขณะที่ลดข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในปฏิทินของตนได้

ขณะที่ไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณอาจพิจารณาส่งคำตอบชั่วคราวไปยังผู้สื่อข่าวของคุณ โดยแนะนำให้พวกเขาเปลี่ยนเส้นทางคำถามไปยังเพื่อนร่วมงานคนอื่นที่สามารถตอบสนองความต้องการและข้อกังวลของพวกเขาในระหว่างที่คุณไม่อยู่

สลับกับโซนเวลาอื่น

ความท้าทายประการหนึ่งที่เกิดขึ้นเมื่อทำงานร่วมกับบุคคลที่อาศัยอยู่ในโซนเวลาที่แตกต่างกันคือการประสานงานการประชุมและการกำหนดตารางเวลา แม้ว่าการใช้เครื่องมือแปลงโซนเวลาบนเว็บอาจจำเป็น แต่ก็มักจะใช้เวลานาน โชคดีที่ฟังก์ชันเขตเวลารองของ Google ปฏิทินเป็นโซลูชันที่สะดวกสำหรับการตรวจสอบความคลาดเคลื่อนระหว่างโซนเวลา และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการกำหนดเวลา

เพื่อกำหนดการตั้งค่าโซนเวลาใน Google ปฏิทิน โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. เข้าถึงการตั้งค่าปฏิทินโดยคลิกที่ไอคอนรูปเฟืองหรือ"การตั้งค่า"จากมุมบนขวาของหน้าจอและเลือก"ทั่วไป"2. ภายในแท็บทั่วไป ให้ค้นหาส่วน"เขตเวลา"ซึ่งคุณจะพบตัวเลือกให้แสดงเขตเวลารอง หากมี3. หากต้องการเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ เพียงทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก"แสดงเขตเวลารอง"ใต้การเลือกเขตเวลาหลัก4. นอกจากนี้ คุณยังอาจเลือกที่จะเพิ่มป้ายกำกับที่กำหนดเองลงในแต่ละเขตเวลาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรได้อีกด้วย

สร้างการประชุมที่เกิดซ้ำ

ด้วยการใช้ฟังก์ชันการตั้งค่าการประชุมที่เกิดซ้ำแทนที่จะกำหนดเวลาการนัดหมายแต่ละครั้งซ้ำๆ ในแต่ละเหตุการณ์ ผู้ใช้จึงสามารถจัดการปฏิทินได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยเลือกความถี่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจากเมนูแบบเลื่อนลงภายในกระบวนการสร้างกิจกรรม

สร้างทางลัดกิจกรรม

การสร้างกิจกรรมใหม่ผ่านอินเทอร์เฟซโดยตรงของ Google ปฏิทินต้องใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย เนื่องจากสามารถทำได้ด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง อีกทางหนึ่ง อาจใช้ทางลัดของเหตุการณ์ที่จะหลีกเลี่ยงขั้นตอนกลางๆ หลายๆ ขั้นตอน ทำให้สามารถเข้าถึงปลายทางที่ต้องการได้ทันที นั่นคือหน้าต่างกิจกรรมใหม่ภายใน Google ปฏิทิน

ด้วยการเปิดเว็บเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการและพิมพ์"cal.new"ในแถบที่อยู่ตามด้วยการกดปุ่ม’Enter’บนแป้นพิมพ์หรือปุ่ม’Return’เพื่อส่งคำสั่ง ผู้ใช้อาจเข้าถึงแอปพลิเคชัน Google Calendar ได้ นอกจากนี้ สำหรับผู้ที่มองหาประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในการนำทางและใช้งานแพลตฟอร์ม Google มีทางลัดมากมายที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับแอป Google ปฏิทิน ทำให้ผู้ใช้สามารถจัดวางภายในฟังก์ชันต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

ค้นหาเวลาที่เหมาะที่สุดสำหรับการประชุม

การระบุจุดเชื่อมต่อที่เหมาะสมทำให้เกิดความท้าทายเพิ่มเติมในการจัดการประชุมหรือปฏิทิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีบุคคลหลายคนเข้ามาเกี่ยวข้อง ความซับซ้อนของกำหนดการประสานงานจะเพิ่มมากขึ้นเมื่อมีการพิจารณาปัจจัยทางภูมิศาสตร์และเขตเวลาที่หลากหลาย

แท้จริงแล้ว Google ปฏิทินมอบโซลูชันที่สะดวกสบายที่เรียกว่า"ค้นหาเวลา"ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาช่วงการนัดหมายที่เหมาะสมซึ่งเข้ากันได้กับสมาชิกทุกคนในทีม อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันที่มีประโยชน์นี้จำเป็นต้องได้รับอนุมัติในการเข้าถึง Google Calendar ของแต่ละบุคคล และสามารถดำเนินการผ่านแอปพลิเคชันบนเว็บเท่านั้น แทนที่จะเป็นเวอร์ชันมือถือ โดยพื้นฐานแล้ว เครื่องมือที่มีประโยชน์นี้อำนวยความสะดวกในการระบุช่วงเวลาว่างทั่วไปที่เหมาะกับสมาชิกทุกคนในกลุ่ม

ใช้ปฏิทินของคุณเพื่อประโยชน์ของคุณ

Google ปฏิทินมอบความสามารถด้านการผลิตที่หลากหลายและการเชื่อมต่อที่ราบรื่นซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเวลา ด้วยการปรับแต่งการแจ้งเตือนเริ่มต้น ปรับการตั้งค่าโซนเวลา และการใช้คำสั่งเสียง ผู้ใช้อาจใช้ประโยชน์จากเทคนิคเหล่านี้เพื่อปรับตารางเวลาให้เหมาะสมและปรับปรุงการดำเนินงานในแต่ละวัน