วิธีสร้างและใช้แผนภูมิแกนต์ในแนวคิด

ไม่ว่าคุณจะทำงานคนเดียวหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมขนาดใหญ่ แผนภูมิแกนต์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการโครงการที่ซับซ้อน เครื่องมือการจัดการโครงการจำนวนมากเสนอโอกาสในการใช้แผนภูมิแกนต์ และ Notion ก็เป็นหนึ่งในนั้น

การนำทางผ่านแผนภูมิ Gantt ภายใน Notion อาจดูน่ากลัวในตอนแรกหากใครไม่คุ้นเคยกับการใช้งาน อย่างไรก็ตาม บทความนี้จะให้คำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับการเรียนรู้เครื่องมือเหล่านี้ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ใช้มีความพร้อมที่จะใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

แผนภูมิแกนต์คืออะไร?

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ให้ภาพรวมของสถานะและความก้าวหน้าของงานภายในความพยายามที่ใหญ่กว่า แม้ว่าโดยทั่วไปแล้วจะใช้โดยองค์กรต่างๆ แต่ก็อาจถูกจ้างโดยบุคคลทั่วไป เช่น ฟรีแลนซ์หรือนักศึกษา รวมถึงทีมที่อยู่ห่างไกล

แผนภูมิแกนต์เป็นการแสดงภาพที่แสดงถึงลำดับและระยะเวลาของงานที่จำเป็นในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น เช่น การออกแบบเว็บไซต์หรือความคิดริเริ่มทางการตลาด แผนภูมิเหล่านี้แสดงลำดับเวลาและตัวบ่งชี้ความคืบหน้าที่คาดการณ์ไว้ คล้ายกับแนวทางการจัดการโครงการอื่นๆ ที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย นอกจากนี้ยังสามารถมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมตามความสามารถและความพร้อมของพวกเขาได้

สำหรับผู้ที่ทำงานในทีมระยะไกล มีเครื่องมือการจัดการโครงการที่หลากหลายเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง

วิธีสร้างและใช้แผนภูมิแกนต์ในแนวคิด

การสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Notion ตั้งแต่เริ่มต้นอาจเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม การใช้เทมเพลตการออกแบบที่สร้างไว้ล่วงหน้านั้นมีประโยชน์มากกว่า โดยเฉพาะสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้แพลตฟอร์ม โชคดีที่ Notion นำเสนอเทมเพลตแผนภูมิ Gantt ฟรีที่สามารถดาวน์โหลดและนำไปใช้ภายในพื้นที่ทำงานที่เลือกได้ ซึ่งจะทำหน้าที่เป็นพื้นฐานสำหรับการสาธิตของเรา

ต่อไปนี้เป็นวิธีรับเทมเพลต:

⭐ ไปที่ หน้าเทมเพลต Gnatt ใน Notion และเลือก Start with this template

⭐ เลือกพื้นที่ทำงานที่คุณต้องการทำซ้ำเทมเพลตของคุณ

เมื่อทำซ้ำเทมเพลตที่ให้ไว้ใน Notion คุณสามารถดำเนินการปรับแต่งเทมเพลตตามความต้องการหรือความชอบเฉพาะได้

ในบริบทของการใช้แผนภูมิแกนต์ภายในแพลตฟอร์มของ Notion ขณะนี้เหมาะสมที่จะดำเนินการตามกระบวนการปรับแต่งและนำแผนภูมิดังกล่าวไปใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ

การป้อนชื่อโครงการ

เพื่อดำเนินการแก้ไขที่ซับซ้อน ขอแนะนำให้คุณเริ่มต้นด้วยการระบุชื่อโครงการของคุณ กระบวนการนี้ตรงไปตรงมาและสามารถทำให้สำเร็จได้อย่างง่ายดาย

⭐ไปที่แท็บโครงการ

⭐ เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่โครงการที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงแล้วเลือก เปิด

⭐ ป้อนชื่อใหม่ของโครงการของคุณในกล่องข้อความด้านบน

อีกทางหนึ่งอาจเลือกที่จะเลือกรายการเฉพาะภายในตารางดังกล่าวและแก้ไขตามความต้องการส่วนบุคคลโดยการโต้ตอบกับตารางดังกล่าว การดำเนินการนี้อาจทำซ้ำได้จนกว่าทุกชื่อโครงการจะได้รับการปรับแต่งให้สอดคล้องกับข้อกำหนดเบื้องต้นเฉพาะของผู้ใช้

การปรับแต่งข้อมูลเฉพาะของแต่ละโครงการ

เมื่อเปลี่ยนชื่อโปรเจ็กต์ทั้งหมดในแผนภูมิ Notion Gantt ของคุณแล้ว คุณสามารถดำเนินการปรับแต่งรายละเอียดเพิ่มเติมได้ คุณมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนแง่มุมต่างๆ ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง:

⭐การเพิ่มงานย่อยภายในแต่ละหน้าต่าง

⭐ อัปเดตสถานะและความคืบหน้าของคุณ

⭐ไทม์ไลน์

เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำความเข้าใจอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับขั้นตอนที่ตามมา คู่มือนี้จะแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ ที่แตกต่างกันซึ่งจะนำเสนอในย่อหน้าถัดไป

การเพิ่มงานย่อยในแต่ละหน้าต่าง

แท้จริงแล้ว เมื่อคุณเปลี่ยนชื่อโปรเจ็กต์แล้ว การรวมงานย่อยเข้าด้วยกันอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่น่ายกย่อง เพื่อดำเนินการตามกระบวนการนี้ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

หากต้องการเข้าถึงและแก้ไขงานเฉพาะในโครงการของคุณ คุณสามารถเลือกไปที่ส่วน"โครงการ"หรือคลิกแท็บที่เกี่ยวข้องซึ่งอยู่ภายในมุมมองไทม์ไลน์

⭐ คุณอาจสังเกตเห็นจำนวนงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งแสดงอยู่ใน Notion คลิกที่แต่ละรายการเพื่อปรับแต่งชื่อ ตัวจัดการงาน และสถานะ คุณยังสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้หากจำเป็น

⭐ หากต้องการเพิ่มงานใหม่ตั้งแต่ต้น ให้คลิกที่ปุ่ม \+ จากนั้นเลือกหน้าที่จะลิงก์หรือสร้างหน้าใหม่โดยพิมพ์ €OEcreate€ ในแถบค้นหาแล้วแตะ €OEสร้างใหม่ใน Tasks€

⭐ หากต้องการลบงาน ให้เลือกไอคอน-หลังจากวางเคอร์เซอร์ไว้เหนืองานนั้น

หลังจากเพิ่มงานใหม่แล้ว เราสามารถปรับแต่งทุกด้านในลักษณะที่สอดคล้องกับการกำหนดค่าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การอัปเดตสถานะของงานของคุณ

หากต้องการแก้ไขกำหนดการงานภายในเทมเพลตแผนภูมิ Notion Gantt โปรดเข้าถึงการ์ดที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรืองานย่อยที่กำลังดำเนินอยู่ ภายในการ์ดใบนี้ คุณจะค้นพบพื้นที่ที่กำหนดชื่อว่า"สถานะ"ในภูมิภาคนี้ โปรดดำเนินการต่อโดยขยายรายการแบบเลื่อนลงและเลือกสถานะปัจจุบันของโครงการของคุณจากตัวเลือกที่มีให้

แท้จริงแล้ว หนึ่งในคุณสมบัติหลักที่น่าจะเห็นได้ชัดเมื่ออ่านแท็บความคืบหน้าคือส่วนเปอร์เซ็นต์ ส่วนนี้อาจได้รับการปรับปรุงโดยการทำงานอย่างขยันขันแข็งและทำงานย่อยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการเฉพาะให้เสร็จสิ้น

สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับ Notion ฉันขอแนะนำให้สำรวจแหล่งข้อมูลที่ครอบคลุมซึ่งเจาะลึกฟังก์ชันการทำงานต่างๆ ของแพลตฟอร์ม คู่มือนี้ครอบคลุมงานและการดำเนินการอันทรงคุณค่ามากมายที่ผู้ใช้สามารถดำเนินการภายใน Notion รวมถึงฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดระเบียบบันทึก การสร้างฐานข้อมูล การจัดการโครงการ และอื่นๆ การทำความคุ้นเคยกับความสามารถเหล่านี้จะทำให้เราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดได้เมื่อใช้ Notion เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย

เส้นเวลา

การปรับมาตราส่วนเวลาสำหรับแต่ละงานสามารถทำได้โดยใช้คุณสมบัติ"มาตราส่วนเวลา"เมื่อเปิดใช้งานปฏิทินแล้ว การเลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดอื่นจะช่วยให้คุณสามารถแก้ไขไทม์ไลน์ได้ตามลำดับ

การเลื่อนไทม์ไลน์ของโครงการสามารถทำได้ผ่านการดำเนินการด้วยตนเองในการจัดตำแหน่งงานผ่านฟังก์ชันการลากและวางภายในอินเทอร์เฟซแผนภูมิแกนต์ หรือที่เรียกว่า"ไทม์ไลน์แผนภูมิแกนต์"

เปลี่ยนมุมมอง

หากคุณต้องการแก้ไขเปอร์สเปคทีฟภายในแผนภูมิ Gantt ของคุณ มีหลายทางเลือกให้เลือก ตำแหน่งทางด้านขวามือคือเมนูแบบเลื่อนลงที่แสดงมาตราส่วนเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซึ่งอาจรวมถึงตัวเลือกต่างๆ เช่น เดือน ปี ไตรมาส หรือช่วงเวลาที่คล้ายกัน

เลือกระยะเวลาที่ต้องการจากตัวเลือกที่ให้ไว้ หรือใช้แท็บ"วันนี้"เพื่อข้ามไปยังวันที่ปัจจุบันของคุณโดยตรง

แนวทางอื่นเกี่ยวข้องกับการปรับมุมมองของงานตามความสำคัญของงาน หากต้องการใช้กลยุทธ์นี้ คุณสามารถเลือกตัวเลือก"ตามลำดับความสำคัญ"ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือของอินเทอร์เฟซ นอกจากนี้ การเลือกตัวเลือก"โครงการทั้งหมด"จะให้ภาพรวมที่ครอบคลุมของงานและโครงการริเริ่มทั้งหมด

การรวมระบบการตั้งชื่อส่วนบุคคลในขณะที่พิจารณาการเปลี่ยนแปลงเป็นทางเลือกที่เป็นไปได้ เช่นเดียวกับการตรวจสอบบทช่วยสอนแบบเร่งด่วนสำหรับโครงการและพิมพ์เขียวงานของ Notion หากเริ่มดำเนินการในช่วงเบื้องต้น

การดูและการมอบหมายงาน

สำหรับความพยายามส่วนบุคคล การรวมแท็บ"การมอบหมาย"ไว้ในแผนภูมิ Gantt ภายใน Notion นั้นไม่จำเป็น อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้แผนภูมิ Gantt ดังกล่าวเป็นองค์ประกอบสำคัญของความพยายามในการทำงานร่วมกันที่มีขนาดใหญ่ขึ้น การทำความเข้าใจและการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพกลายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินการให้ประสบความสำเร็จ

⭐เลื่อนลงไปที่งาน

⭐คลิกที่แท็บที่ได้รับมอบหมาย

⭐ พิมพ์ชื่อบุคคลที่คุณต้องการมอบหมายงานให้

หรือคุณสามารถปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้:

⭐เปิดงาน

⭐ไปที่งานย่อย

⭐ เลือกบุคคลที่คุณต้องการมอบหมายงานให้ในส่วนที่ได้รับมอบหมาย

หาก ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง หากพบว่าแผนภูมิแกนต์ไม่ได้ให้แนวทางที่ได้เปรียบที่สุดในการจัดการโครงการ ก็มีตัวเลือกอื่นมากมายให้เลือกใช้ภายในขอบเขตของการจัดการโครงการ

สร้างแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพในแนวคิด

เมื่อตรวจสอบเบื้องต้น แผนภูมิแกนต์อาจดูซับซ้อน แต่เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการโครงการจริงๆ การทำความคุ้นเคยกับการใช้แผนภูมิ Gantt ภายใน Notion สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้อย่างมาก

แท้จริงแล้ว แม้ว่าจะใช้เพื่อภารกิจที่แยกจากกันเพียงอย่างเดียว แผนภาพเหล่านี้อาจช่วยให้การจัดการงานที่สำคัญมีประสิทธิผลมากขึ้นได้ ความอเนกประสงค์ของแผนภูมิ Gantt ครอบคลุมถึงรูปแบบโปรเจ็กต์ต่างๆ โดยมีประโยชน์เฉพาะกับความพยายามที่ยืดเยื้อ