12 ฟีเจอร์ Microsoft OneNote ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จัก คุณจะต้องชอบ

ลิงค์ด่วน

⭐ ตั้งค่าสไตล์ของเพจเป็นเทมเพลตเริ่มต้น

⭐ใช้แท็กที่กำหนดเองเพื่อจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณ

⭐การเชื่อมโยงภายในและภายนอกใน OneNote

⭐ใช้เวอร์ชันของเพจเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง

⭐ แปลข้อความหรือทั้งหน้า

⭐ จัดเรียงหน้าใน OneNote

⭐บันทึกอีเมลลงใน OneNote

⭐วางข้อความโดยไม่มีการจัดรูปแบบ

⭐เพิ่มสมการลงในบันทึกย่อของคุณ

⭐ซิงค์สมุดบันทึกทั้งหมด

⭐ใช้โปรแกรมช่วยอ่านเพื่ออ่านข้อความ

⭐ใช้รูปแบบกระดาษเพื่อจัดโครงสร้างการเขียนของคุณ

OneNote นำเสนอความสามารถที่ยังไม่ได้รับการเปิดเผยมากมาย ซึ่งออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยทำให้ผู้ใช้สามารถจัดระเบียบ จัดเก็บ และเข้าถึงบันทึกย่อของตนภายในพื้นที่ทำงานดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้จะเน้นย้ำถึงฟังก์ชันต่างๆ ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักของแอปพลิเคชันอเนกประสงค์นี้:

ตั้งค่าสไตล์ของเพจเป็นเทมเพลตเริ่มต้น

คุณยึดถือหลักการออกแบบเฉพาะภายในแอปพลิเคชัน OneNote ของ Microsoft สำหรับองค์กรและการรักษาข้อสังเกตทางวิชาการของคุณหรือไม่ หากมีการนำแนวทางดังกล่าวไปใช้ ให้พิจารณาสร้างรูปแบบนี้เป็นเทมเพลตมาตรฐานโดยดำเนินการตามขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน

เมื่อใช้บันทึกย่อสำหรับงานหรือโครงการที่เกิดซ้ำซึ่งต้องมีการจัดรูปแบบและเนื้อหาที่สอดคล้องกัน จะมีประโยชน์ในการสร้างเทมเพลตเริ่มต้นเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันในทุกอินสแตนซ์ของงานหรือโครงการ หากต้องการสร้างเทมเพลตเริ่มต้นใน Microsoft OneNote ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. ค้นหาบันทึกที่มีรูปแบบและเนื้อหาที่ต้องการสำหรับเทมเพลตเริ่มต้นของคุณ2. คลิกบนโน้ตด้วยปุ่มเมาส์ขวา หรือหากใช้คอมพิวเตอร์ Mac ให้กดปุ่ม Control ค้างไว้แล้วแตะตัวคลิกแทร็กแพด การดำเนินการนี้จะแสดงเมนูบริบท3. จากตัวเลือกที่แสดงในเมนูบริบท ให้เลือก"สร้างเทมเพลตเริ่มต้น"การทำเช่นนี้บันทึกย่อนี้จะทำหน้าที่เป็นรากฐานสำหรับบันทึกในอนาคตซึ่งมีรูปแบบและเนื้อหาที่คล้ายคลึงกัน

⭐ เลือกตั้งเป็นเทมเพลตเริ่มต้นเมื่อคุณเห็นรายการตัวเลือก

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ที่เกิดซ้ำ คุณสามารถใช้เทมเพลต OneNote เพื่อจัดเรียงบันทึกตามโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้ ตัวอย่างเช่น หากทำหน้าที่เป็นผู้จดบันทึกการประชุมในระหว่างการรวมตัวในที่ทำงาน พวกเขาอาจดูแลผู้เข้าร่วม การอภิปราย และรายละเอียดที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้รูปแบบตารางที่เป็นมาตรฐาน

ใช้แท็กที่กำหนดเองเพื่อจัดระเบียบบันทึกย่อของคุณ

OneNote ใช้โครงสร้างองค์กรที่ประกอบด้วยสมุดบันทึก ส่วน และหน้าที่จัดเรียงบันทึกย่อในลักษณะลำดับชั้นอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ยังช่วยให้ผู้ใช้รวมสัญญาณภาพผ่านแท็กที่กำหนดเอง เพื่อสร้างการเชื่อมต่อระหว่างสมุดบันทึกหรือส่วนต่างๆ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงความเข้าใจโดยรวมของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน การใช้แท็กที่กำหนดเองช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้โดยการจัดหาวิธีการในการกำหนดป้ายกำกับเฉพาะให้กับรายการตามความเกี่ยวข้องหรือการเชื่อมโยง

⭐ คลิกที่แท็บหน้าแรก

⭐ วางเมาส์เหนือรายการตัวเลือกที่คุณเห็นสิ่งที่ต้องทำและสำคัญ จากนั้นเลือกลูกศรชี้ลงและเลือกสร้างแท็กใหม่

⭐ ตั้งชื่อแท็กของคุณ เลือกสัญลักษณ์ และเลือกสร้าง

⭐ หากต้องการเข้าถึงแท็กของคุณ ให้ใช้ลูกศรทางด้านขวาเพื่อเลื่อนดู

การเชื่อมโยงภายในและภายนอกใน OneNote

OneNote มีระบบการเชื่อมโยงที่ซับซ้อนซึ่งออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการได้มาซึ่งความรู้ที่มีประสิทธิภาพ การสะท้อนอย่างลึกซึ้ง และการศึกษาตามบริบท ช่วยให้สามารถนำทางระหว่างหน้าต่างๆ ได้อย่างราบรื่น รวมทั้งบูรณาการกับเว็บไซต์ภายนอกเพื่อประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดียิ่งขึ้น

วิธีลิงก์ไปยังหน้าต่างๆ ใน ​​OneNote

เมื่อต้องการลิงก์ไปยังหน้าต่างๆ ใน ​​OneNote:

โปรดคลิกขวาหรือใช้แป้นพิมพ์ลัดของ command + trackpad คลิกสำหรับ macOS บนหน้าเว็บที่ต้องการเพื่อเริ่มการคัดลอก

⭐ เลือกคัดลอกลิงก์ไปยังเพจ

โปรดเน้นข้อความที่ต้องการบนหน้าเว็บและทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อแทรกไฮเปอร์ลิงก์โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด: สำหรับผู้ใช้ Windows ให้กด"Ctrl + K"ในขณะที่กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้เหนือข้อความที่เลือก สำหรับผู้ใช้ Mac ให้กด “Command + K” แทน “Control + K” ซึ่งจะสร้างไฮเปอร์ลิงก์พร้อม URL ของหน้าเว็บปัจจุบันในกรณีส่วนใหญ่

⭐ วางลิงก์แล้วคลิกตกลง เมื่อคลิกลิงค์แล้วก็จะเข้าสู่หน้าเพจที่ต้องการ

วิธีลิงก์ไปยังหน้าภายนอกใน OneNote

หากคุณต้องการรวมเว็บเพจภายนอกภายใน OneNote โดยใช้ไฮเปอร์ลิงก์ เช่น ที่อยู่ URL สำหรับเว็บไซต์ โปรดปฏิบัติตามแนวทางที่ตามมา

⭐ ไปที่ OneNote แล้วเลือกข้อความที่คุณต้องการเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ เลือก Ctrl \+ K (Windows) หรือ Command \+ K (Mac)

วิธีคัดลอกหน้าใน OneNote

OneNote มีฟังก์ชันการทำงานที่สะดวกสบายซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถจำลองทั้งหน้าจากสมุดบันทึกเครื่องหนึ่งและถ่ายโอนไปยังอีกเครื่องหนึ่ง ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดระเบียบและการจัดการบันทึกย่อในหลายส่วน

คลิกขวาและเลือก"คัดลอก"จากเมนูบริบทหรืออีกทางหนึ่งให้กดปุ่มคำสั่งค้างไว้แล้วคลิกแทร็กแพดเพื่อเริ่มกระบวนการคัดลอกสำหรับเนื้อหาที่เลือก

⭐ เลือกคัดลอกเพจไปที่.

⭐ เลือกสมุดบันทึกที่คุณต้องการคัดลอกหน้าของคุณไป แล้วคลิกคัดลอกเมื่อเสร็จสิ้น

ใช้เวอร์ชันของเพจเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง

OneNote จะเก็บบันทึกการทำซ้ำก่อนหน้าสำหรับบันทึกย่อแต่ละรายการ แทนที่จะลบการทำซ้ำก่อนหน้าทั้งหมดเมื่อมีการปรับเปลี่ยน ช่วยให้ผู้ใช้สามารถกู้คืนเนื้อหาที่ถูกลบโดยการอ่านเอกสารฉบับแก้ไขที่ผ่านมา

หากต้องการเข้าถึงและใช้ฟังก์ชันเวอร์ชันของเพจ โปรดไปที่แท็บ"มุมมอง"ตามด้วยการเลือก"เวอร์ชันของเพจ"

แปลข้อความหรือทั้งหน้า

เมื่อพิจารณาถึงความแพร่หลายที่เพิ่มขึ้นของการใช้หลายภาษาในบริบททางวิชาชีพ ความสามารถในการอำนวยความสะดวกในการสื่อสารข้ามภาษาจึงมีความสำคัญมากขึ้น ด้วยเหตุนี้ Microsoft จึงนำเสนอชุดคุณลักษณะการแปลที่มีประสิทธิภาพภายในชุด Office ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถถอดรหัสเนื้อหาที่เขียนด้วยภูมิหลังทางภาษาที่หลากหลาย และแปลงเป็นรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการอ้างอิงหรือการเก็บบันทึก

⭐ ไปที่ ดู > แปล > ตั้งค่าภาษา หากคุณต้องการแปลทั้งหน้า

⭐ เลือกภาษาของคุณและเลือกแปล

หากต้องการแสดงเฉพาะส่วนของข้อความนี้สำหรับการแปล คุณอาจทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

⭐ ไปที่ ดู > แปล > การเลือก

⭐ เลือกข้อความที่คุณต้องการแปล หากคุณต้องการบริบทเพิ่มเติม คุณสามารถพิมพ์คำศัพท์ใหม่ได้

เลือกคู่ภาษาที่ต้องการสำหรับการแปลในเมนูแบบเลื่อนลงที่มีให้

เลือกภาษาจากเมนูแบบเลื่อนลงแล้วคลิก"แทรก"เพื่อแปลข้อความในกล่องตัวเลือกหรือช่องป้อนข้อมูลปัจจุบัน ข้อความที่แปลจะแทนที่เนื้อหาต้นฉบับ ทำให้คุณสามารถบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกย่อของคุณได้

นอกเหนือจากการปรับแต่งตัวเลือกการจดบันทึกใน OneNote แล้ว ผู้ใช้ยังมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนการตั้งค่าภาษาของตนในแอปพลิเคชันต่างๆ ภายในระบบนิเวศของ Microsoft รวมถึง Word ช่วยให้แต่ละบุคคลสามารถปรับแต่งประสบการณ์ของตนได้ตามความต้องการทางภาษา ทำให้มั่นใจได้ว่าเครื่องมือ เช่น Word ได้รับการปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของพวกเขา

จัดเรียงหน้าใน OneNote

หากต้องการจัดระเบียบหน้าภายในสมุดบันทึกเฉพาะบน OneNote โปรดเลือกปุ่ม"เรียงลำดับ"ที่อยู่ติดกับสมุดบันทึกที่ต้องการ จากเมนูที่ตามมา คุณสามารถเลือกเกณฑ์การจัดเรียงแบบใดแบบหนึ่งที่มีอยู่ รวมทั้งการเรียงตัวอักษรตามชื่อ ลำดับเวลาตามวันที่สร้างหรือการประทับเวลาที่มีการแก้ไข หรือในทางกลับกัน

บันทึกอีเมลลงใน OneNote

เมื่อต้องการใช้ฟังก์ชันอีเมลไปยัง OneNote เพียงส่งต่อจดหมายหรือเอกสารแนบที่คุณต้องการไปยังที่อยู่อีเมลที่ให้ไว้ ( [email protected] ) ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเก็บถาวรการสื่อสารและไฟล์ต่างๆ ภายใน OneNote รวมถึงการยืนยันการเดินทาง ใบเสร็จรับเงิน และเอกสารสำคัญ

เนื้อหาของอีเมลทำหน้าที่เป็นพาดหัวสำหรับหน้า OneNote ของคุณ โดยมีไฮเปอร์ลิงก์ที่รวมอยู่ในข้อความจะถูกแปลงเป็นบทความที่ครอบคลุมโดยอัตโนมัติและการแสดงภาพที่สมบูรณ์ซึ่งครอบคลุมทั้งหน้าเว็บแต่ละหน้าที่เกี่ยวข้อง

เพื่อสร้างฟังก์ชันการส่งอีเมลไปยัง OneNote โดยตรง โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

⭐ ไปที่ หน้าการตั้งค่าอีเมลไปยัง OneNote

⭐ เลือกตั้งค่าอีเมลไปยัง OneNote

⭐ ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณ

⭐ เลือกตำแหน่งเริ่มต้นเพื่อบันทึกบันทึกย่อทางอีเมลของคุณ คุณควรเลือกที่อยู่ที่คุณจะใช้ในการส่งอีเมล คุณต้องส่งไปที่ [email protected] เพื่อให้บันทึกได้สำเร็จ

เมื่อคุณตรวจสอบและปรับการตั้งค่าตามต้องการแล้ว ให้คลิก"บันทึก"เพื่อสรุปการตั้งค่าของคุณ ต่อไปนี้ ขอแนะนำให้ส่งอีเมลทดลองผ่าน Microsoft Outlook เพื่อให้แน่ใจว่าการกำหนดค่าทั้งหมดได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมเพื่อการทำงานที่ราบรื่น

Outlook มีตัวเลือกสำหรับผู้ใช้ในการรักษาความปลอดภัยการสื่อสารโดยเปิดใช้งานการเข้ารหัสอีเมลเมื่อส่งข้อความถึงผู้รับ มาตรการนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เป็นความลับยังคงได้รับการปกป้องและไม่ตกไปอยู่ในมือที่ไม่ได้รับอนุญาต

วางข้อความโดยไม่มีการจัดรูปแบบ

เมื่อใช้การจำลองและวางข้อมูลภายใน OneNote สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าแอปพลิเคชันจะแทรกข้อความพร้อมกับการจัดรูปแบบที่เกี่ยวข้องใดๆ รวมถึงการอ้างอิงแหล่งที่มาที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ โดยไม่คำนึงว่าผู้ใช้จะเลือกใช้แป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเองหรือไม่ กดปุ่ม"Ctrl"ค้างไว้พร้อมกับปุ่ม"V"หรือเลือกตัวเลือก"วาง"จากเมนูบริบทที่เข้าถึงได้ง่าย

เพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อความที่วางภายใน OneNote โดยไม่มีการจัดรูปแบบใดๆ โปรดไปที่เมนู"หน้าแรก"และเลือก"วาง"ตามด้วยการเลือก"เก็บข้อความเท่านั้น"

วิธีอื่นที่สามารถลองใช้ได้คือการใช้คีย์ผสม Option + Command + Shift + V เมื่อทำงานกับ OneNote บนคอมพิวเตอร์ Mac

เพิ่มสมการในบันทึกย่อของคุณ

แม้ว่าคุณจะคุ้นเคยกับยูทิลิตี้ของ OneNote อย่างไม่ต้องสงสัยในการอำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลและการจัดระเบียบเนื้อหาที่เป็นข้อความ แต่ก็สามารถรองรับนิพจน์ทางคณิตศาสตร์ผ่านกระบวนการง่ายๆ ได้อย่างเท่าเทียมกัน เพื่อรวมสมการดังกล่าวไว้ในบันทึกของคุณ เพียงทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

⭐ ไปที่ แทรก > สมการ.

ซิงค์สมุดบันทึกทั้งหมด

เมื่อใช้ Microsoft OneNote กับแผ่นจดบันทึกหลายแผ่น จะทำให้สามารถซิงโครไนซ์เนื้อหาทั้งหมดได้อย่างราบรื่น แม้ว่าโดยทั่วไปฟังก์ชันนี้จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ แต่อาจแนะนำให้เริ่มกระบวนการด้วยตนเองหากมีปัญหาด้านประสิทธิภาพเกิดขึ้น

เพื่อให้มั่นใจว่าบันทึกทั้งหมดของคุณมีความสอดคล้องกัน คุณอาจเลือกที่จะซิงโครไนซ์สมุดบันทึกทั้งหมดของคุณโดยไปที่"ไฟล์"และเลือก"ซิงค์สมุดบันทึกทั้งหมด"หรือคุณสามารถเลือกที่จะซิงค์สมุดบันทึกเพียงเครื่องเดียวซึ่งเหมาะสมกับความต้องการของคุณมากกว่า

ใช้โปรแกรมช่วยอ่านเพื่ออ่านข้อความ

Immersive Reader เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงและเข้าถึงได้ง่ายซึ่งมีอยู่ในแอปพลิเคชันต่างๆ ของ Microsoft รวมถึง OneNote, Teams และ Outlook คุณสมบัตินี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูเนื้อหาข้อความในโหมดเต็มหน้าจอในขณะที่กำลังอ่านออกเสียงได้

การเปิดใช้งานโหมด Immersive Reader ใน Microsoft Outlook สามารถทำได้อย่างง่ายดาย ดังนี้:

⭐แตะที่มุมมองในแถบเครื่องมือ

⭐ เลือกโปรแกรมช่วยอ่าน

⭐ แตะปุ่มเล่นเพื่อให้ OneNote อ่านข้อความของคุณ

เมื่อเนื้อหานี้เสร็จสิ้น โปรดใช้ไอคอนเคอร์เซอร์ซ้ายสุดเพื่อกลับสู่การตั้งค่าการแสดงผลมาตรฐาน

ใช้รูปแบบกระดาษเพื่อจัดโครงสร้างการเขียนของคุณ

อาจเลือกใช้เทมเพลตที่จัดรูปแบบไว้ล่วงหน้าใน OneNote เป็นทางเลือกแทนโปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดา หากต้องการปรับแต่งเลย์เอาต์ของหน้า คุณสามารถแก้ไขคุณสมบัติของสไตล์"กระดาษ"ที่แสดงบนผืนผ้าใบได้ กระบวนการนี้ตรงไปตรงมาและเกี่ยวข้องกับตัวเลือกที่ใช้งานง่ายหลายตัวเลือก

⭐เลือกมุมมอง > รูปแบบกระดาษ

⭐ แตะลูกศรชี้ลง

คุณสามารถเลือกรูปแบบกระดาษที่ต้องการจากรายการตัวเลือกที่มีเมื่อได้รับแจ้ง

OneNote นำเสนอความสามารถที่มีประโยชน์มากมายเพื่อปรับปรุงการจัดระเบียบบันทึกย่อและการนำเสนอ นอกจากนี้ยังช่วยให้ปรับแต่งภาพและเพิ่มการเข้าถึง ทำให้ผู้ใช้สามารถปรับแต่งประสบการณ์ตามความต้องการส่วนบุคคลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด การทดลองใช้งานฟังก์ชันต่างๆ อาจช่วยระบุฟีเจอร์ที่สอดคล้องกับความต้องการด้านเวิร์กโฟลว์ได้ดีที่สุด