วิธีลดขนาดสเปรดชีต Excel ของคุณ

สเปรดชีต Excel อาจมีขนาดใหญ่เทอะทะและมีขนาดใหญ่ได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีข้อมูลหรือรูปภาพจำนวนมาก แม้ว่ากรณีส่วนใหญ่อาจไม่เป็นปัญหา แต่ก็อาจทำให้การจัดการ แชร์ และทำงานกับสเปรดชีตอย่างมีประสิทธิภาพทำได้ยาก

โชคดีที่มีมาตรการหลายอย่างที่อาจนำไปใช้เพื่อลดขนาดของเอกสาร Microsoft Excel ในขณะที่ยังคงรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ ในการนี้ บัดนี้จะมีการยกตัวอย่างขึ้นเพื่อวัตถุประสงค์ในการอธิบาย

ลบชีตที่ไม่ต้องการ

เพื่อลดขนาดของเวิร์กบุ๊ก Microsoft Excel ของคุณ ขอแนะนำให้ลบเวิร์กชีตที่ไม่จำเป็นภายในเอกสารออก เพื่อให้งานนี้สำเร็จ เพียงเข้าไปที่ไฟล์ Excel ของคุณ คลิกที่ปุ่มเมาส์ตรงจุดที่อยู่ติดกับแผ่นงานที่ไม่จำเป็น จากนั้นเลือกตัวเลือก"ลบ"จากเมนูบริบทที่ตามมา

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถกำจัดแผนภูมิ กราฟิก ตาราง และส่วนประกอบอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นได้เช่นกัน

ลบการจัดรูปแบบที่ไม่จำเป็น

มิติของเอกสาร Excel อาจขยายออกไปอีกอันเป็นผลมาจากการปรับแต่งเซลล์อย่างกว้างขวาง โดยแต่ละเซลล์ที่ได้รับการปรับปรุงจะใช้พื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมภายในไฟล์ เพื่อแสดงให้เห็น ให้พิจารณาสถานการณ์ที่มีการตกแต่งโครงร่างเส้นขอบสำหรับเซลล์ การตกแต่งดังกล่าวจะใช้พื้นที่ในเอกสารมากกว่าเมื่อเทียบกับการนำเสนอเริ่มต้น

หากต้องการกำจัดการจัดรูปแบบที่ไม่ต้องการในแผ่นงาน Excel ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:

โปรดเปิดสมุดงาน Microsoft Excel ที่ต้องการ และเลือกช่วงเซลล์เฉพาะที่คุณต้องการไม่มีการจัดรูปแบบใดๆ

กรุณาคลิกที่แท็บ"หน้าแรก"ที่อยู่ด้านบนของหน้า

⭐ ในกลุ่มการแก้ไข ให้คลิกปุ่มล้าง และเลือกล้างรูปแบบจากเมนูผลลัพธ์

ปรับเปลี่ยนขนาดภาพและการตั้งค่าคุณภาพ

มีเนื้อหากราฟิกใด ๆ ปรากฏอยู่ในเอกสาร Microsoft Excel ของคุณหรือไม่? ในสถานการณ์เช่นนี้ การลดขนาดและความละเอียดขององค์ประกอบภาพอาจส่งผลให้ขนาดโดยรวมของไฟล์ Excel ลดลง

สิ่งสำคัญคือต้องรับทราบว่าการปรับขนาดและความเที่ยงตรงของเนื้อหาภาพสามารถส่งผลต่อการนำเสนอภายในเอกสาร Excel ได้ อย่างไรก็ตาม หากการประนีประนอมดังกล่าวสอดคล้องกับความคาดหวัง เราอาจดำเนินการกำหนดค่าที่จำเป็นสำหรับ Microsoft Excel ต่อไปเพื่อเก็บรักษารูปภาพด้วยความสามารถในการแก้ไขที่ลดลง

⭐เปิด Microsoft Excel บนพีซีของคุณ

โปรดคลิกที่ตัวเลือก"ไฟล์"ซึ่งอยู่ที่ส่วนบนสุดของหน้าจอ

⭐เลือกตัวเลือกจากบานหน้าต่างด้านซ้าย

ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกของ Excel ให้ไปที่แท็บขั้นสูงเพื่อเข้าถึงและกำหนดการตั้งค่าขั้นสูงสำหรับแอปพลิเคชัน Microsoft Excel ของคุณ

การปรับขนาดและการตั้งค่าคุณภาพของภาพเป็นสิ่งสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพภาพของคุณ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพเว็บไซต์ของคุณได้อย่างมาก การทำเช่นนี้จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าจะโหลดเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น ซึ่งจะช่วยลดเวลาในการโหลดหน้าเว็บและเพิ่มประสบการณ์ผู้ใช้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ให้ไปที่ส่วน"ขนาดและคุณภาพของภาพ"ตรวจสอบว่าได้เลือกตัวเลือก"ละทิ้งการแก้ไขข้อมูล"แล้ว และดำเนินการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมตามความจำเป็น

โปรดอย่าลดคุณภาพของภาพโดยยกเลิกการเลือกตัวเลือก"บีบอัดรูปภาพ"ซึ่งจะแสดงด้วยช่องทำเครื่องหมายพร้อมกับไอคอนรูปดาว

กรุณาเลือกเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ติดกับ"ความละเอียดเริ่มต้น"เพื่อเลือกความละเอียดการแสดงผล 150 พิกเซลต่อนิ้ว (ppi) หรือน้อยกว่า

⭐ คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

บีบอัดรูปภาพในสเปรดชีต Excel ของคุณ

หากคุณไม่ต้องการลดความละเอียดของทุกภาพในเอกสาร Excel ของคุณ Microsoft Excel ก็มีทางเลือกอื่นที่ช่วยให้คุณสามารถบีบอัดรูปถ่ายเฉพาะทีละภาพได้ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณสามารถย่อขนาดไฟล์ Excel ของคุณให้เล็กลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ส่งผลกระทบต่อองค์ประกอบภาพอื่นๆ

เลือกการแสดงกราฟิกภายในสมุดงาน Microsoft Excel ที่คุณต้องการลดขนาด

⭐คลิกแท็บรูปแบบรูปภาพ

โปรดปรับแต่งข้อความที่ให้ไว้ดังต่อไปนี้:ในส่วน"ปรับ"โปรดใช้ปุ่ม"บีบอัดรูปภาพ"เพื่อลดขนาดไฟล์ภาพเมื่อจำเป็น

โปรดเลือกภาพที่คุณต้องการบีบอัดและทำเครื่องหมายในช่องที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะใช้กระบวนการบีบอัดกับรูปภาพที่เลือกเท่านั้น แทนที่จะใช้กระบวนการบีบอัดทั้งหมดในส่วนที่เลือก

เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก “ลบพื้นที่ครอบตัดรูปภาพ” เพื่อเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถลบส่วนที่ไม่ต้องการของรูปภาพที่อาจถูกตัดออกโดยไม่ตั้งใจในระหว่างกระบวนการแก้ไข

ภายใต้ส่วน"ความละเอียด"คุณสามารถเลือกช่วงของตัวเลือก PPI (พิกเซลต่อนิ้ว) เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ

⭐ คลิกตกลง

การทำขั้นตอนข้างต้นซ้ำหลายๆ ครั้งจะส่งผลให้มีการบีบอัดรูปภาพภายในเวิร์กบุ๊ก Excel เพิ่มเติม ส่งผลให้ขนาดโดยรวมลดลงอย่างมากในเวลาต่อมา

ป้องกันไม่ให้ Excel บันทึก Pivot Cache

แคช Pivot ใน Microsoft Excel ทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลชั่วคราวสำหรับข้อมูลที่ใช้โดยตาราง Pivot คุณสมบัตินี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการคำนวณและช่วยให้ผู้ใช้โต้ตอบกับตาราง Pivot ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ขณะเดียวกันก็ช่วยเพิ่มขนาดไฟล์เนื่องจากการคงอยู่ของข้อมูลที่แคชไว้ภายในเอกสาร

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้แคช Pivot บันทึกควบคู่ไปกับสมุดงาน Excel ที่มีตาราง Pivot โปรดปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้เมื่อทำงานภายในชุดซอฟต์แวร์ Microsoft Office

⭐เปิดสเปรดชีต Excel ของคุณ

หากต้องการเข้าถึงคุณลักษณะการวิเคราะห์ PivotTable โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. ขั้นแรก เลือกเซลล์ภายในตารางสรุปของคุณ2. จากนั้น นำทางไปที่ด้านบนของหน้าจอและค้นหาแท็บ “การวิเคราะห์ PivotTable”3. คลิกที่แท็บนี้เพื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะการวิเคราะห์ PivotTable

⭐คลิกปุ่มตัวเลือก

หากต้องการเข้าถึงหน้าต่างตัวเลือก PivotTable และไปที่แท็บข้อมูล โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. เปิดสเปรดชีตของคุณที่มี PivotTable ที่คุณต้องการแก้ไข2. คลิกปุ่ม"ข้อมูล"ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอหรือไปที่"วิเคราะห์">“ตัวเลือก PivotTable"3. เมื่อหน้าต่างตัวเลือก PivotTable เปิดขึ้น ให้เลือกแท็บ"ทั่วไป"หากยังไม่ได้เลือก4. จากนั้นค้นหาส่วน"ข้อมูล"ภายในบานหน้าต่างตัวเลือก หากไม่มีตัวเลือกเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่นี่ ให้ลองเลือกแท็บอื่นๆ เช่น “เค้าโครงและรูปแบบ” “ป้ายกำกับแถว” ฯลฯ ซึ่งอาจมีการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องสำหรับการแก้ไขการแสดงข้อมูล

โปรดยืนยันว่าคุณต้องการบันทึกข้อมูลต้นฉบับพร้อมกับช่องทำเครื่องหมายที่เลือกไว้ พร้อมทั้งรีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์อีกครั้งโดยเลือกช่องทำเครื่องหมายที่เหมาะสม

⭐ คลิกตกลงเพื่อยืนยัน

เมื่อดำเนินการตามมาตรการข้างต้น Pivot Cache ภายในสมุดงาน Excel จะถูกลบออกโดยเจตนา ส่งผลให้ขนาดไฟล์โดยรวมลดลง

บันทึกสเปรดชีตของคุณในรูปแบบไบนารี (.Xslb)

รูปแบบไฟล์เริ่มต้นของ Microsoft Excel สำหรับการบันทึกไฟล์จะขึ้นอยู่กับ XML ซึ่งอำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ราบรื่นระหว่างแอปพลิเคชันและระบบต่างๆ แต่เมื่อต้องการความสะดวก เราอาจเลือกที่จะบันทึกสมุดงาน Excel ในรูปแบบไบนารี่เพื่อลดขนาดไฟล์

เมื่อต้องการรักษาเวิร์กบุ๊ก Excel ในรูปแบบดั้งเดิมและลดให้เหลือลำดับของศูนย์และหนึ่ง ให้ทำตามขั้นตอนนี้:

⭐เปิดสเปรดชีต Excel ของคุณ

กรุณาคลิกที่ตัวเลือก"ไฟล์"จากนั้นเลือก"บันทึกเป็น”

โปรดเลือกตำแหน่งที่ต้องการเพื่อบันทึกไฟล์ ซึ่งคุณมีหลายตัวเลือกให้เลือก

โปรดเลือกรูปแบบไฟล์ที่เหมาะสมจากเมนูแบบเลื่อนลงแล้วคลิก"บันทึก"เพื่อบันทึกงานของคุณในรูปแบบเฉพาะนั้น การเลือก “Excel Binary Workbook (.xlsb)” จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความเข้ากันได้กับ Microsoft Excel โดยคงคุณลักษณะทั้งหมดไว้ เช่น สูตร การจัดรูปแบบ และไฮเปอร์ลิงก์

⭐ คลิกปุ่มบันทึก

เพื่อประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูล กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการบันทึกเอกสาร Excel ในรูปแบบไบนารีดั้งเดิม หากต้องการกำหนดให้การบันทึกไบนารีเป็นการตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสาร Excel ในอนาคตทั้งหมด เราอาจแก้ไขการตั้งค่าภายใน Microsoft Excel เอง ขั้นตอนที่จำเป็นต้องดำเนินการดังกล่าวมีดังต่อไปนี้:

โปรดเปิด Microsoft Excel และไปที่เมนู"ไฟล์"จากนั้นเลือก"ตัวเลือก"

โปรดเลือกแท็บ"บันทึก"ที่แถบด้านซ้ายมือเพื่อเข้าถึงฟังก์ชันการบันทึก

โปรดเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ติดกับ"บันทึกไฟล์ในรูปแบบนี้"และเลือกตัวเลือก"สมุดงาน Excel Binary (.xlsb)"

⭐ คลิกตกลงเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการข้างต้น Microsoft Excel จะบันทึกเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในรูปแบบไบนารีโดยอัตโนมัติตามค่าเริ่มต้น เว้นแต่จะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น

แปลงสเปรดชีตเป็นไฟล์ ZIP

หากคุณไม่ต้องการแก้ไขการตั้งค่าใน Microsoft Excel และยังต้องการบีบอัดขนาดไฟล์ วิธีหนึ่งคือบันทึกสเปรดชีตเป็นไฟล์บีบอัดที่เรียกว่าไฟล์ ZIP สิ่งนี้อาจสำเร็จได้โดยใช้ความสามารถในการบีบอัดข้อมูลดั้งเดิมที่รวมอยู่ในระบบปฏิบัติการ Windows เมื่อทำเช่นนี้ คุณสามารถลดขนาดของเอกสาร Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเข้าถึงเนื้อหา เพื่อดำเนินการตามกระบวนการนี้ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

การกดปุ่ม Windows และตัวอักษร"E"พร้อมกันจะเป็นการเปิด File Explorer ทำให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณได้อย่างง่ายดาย

บางทีคุณอาจต้องการเดินทางไปยังสถานที่ภายในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลของคุณซึ่งเป็นที่เก็บเอกสารดังกล่าว เพื่อเข้าถึงและตรวจสอบเนื้อหาในนั้น

⭐ คลิกขวาที่ไฟล์ Excel ของคุณแล้วเลือกตัวเลือกบีบอัดเป็นไฟล์ ZIP จากเมนูบริบท

Windows จะรักษาเวอร์ชันของไฟล์ที่เก็บถาวรไว้ในตำแหน่งเดียวกับที่บันทึกไว้ในตอนแรก นอกจากนี้ เราอาจเลือกใช้ยูทิลิตี้การบีบอัดข้อมูลของบุคคลที่สามที่เชื่อถือได้เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์นี้ ต่อจากนั้น หลังจากบีบอัดไฟล์แล้ว ผู้ใช้สามารถแจกจ่ายเวิร์กบุ๊ก Excel ของตนได้อย่างมั่นใจ โดยไม่คำนึงถึงขนาดของไฟล์

ย่อขนาดไฟล์ Excel ของคุณอย่างง่ายดาย

การจัดการเอกสาร Excel ขนาดใหญ่อาจทำให้เกิดความท้าทายหลายประการ รวมถึงเวลาในการโหลดที่ช้าและความยากลำบากในการแบ่งปันข้อมูลผ่านอีเมล อย่างไรก็ตาม ปัญหาเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างง่ายดายโดยใช้เทคนิคที่ตรงไปตรงมาซึ่งอธิบายไว้ในที่นี้ โดยการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้ ผู้ใช้สามารถลดขนาดของไฟล์ Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่มีอุปสรรค