วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ง่ายต่อการใช้งานบน Microsoft Word

ติดตามการเปลี่ยนแปลงเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการแก้ไขเอกสาร Word และการทำงานร่วมกับผู้อื่น แต่การใช้อาจมีความซับซ้อนและเลอะเทอะ หากคุณยังใหม่กับฟีเจอร์นี้บน Microsoft Word หรือทนเครื่องหมายสีแดงและการตั้งค่าแปลกๆ ไม่ได้ อย่าเพิ่งยอมแพ้กับการติดตามการเปลี่ยนแปลง

เมื่อเข้าใจความซับซ้อนขององค์ประกอบที่เป็นส่วนประกอบแล้ว การใช้ฟังก์ชันนี้จะจัดการได้ง่ายขึ้นมาก อาจปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานเพื่ออำนวยความสะดวกในการแก้ไขหรือกลั่นกรองเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรมากขึ้น ด้านล่างนี้ ฉันจะนำเสนอข้อเสนอแนะหลายประการเพื่อให้บรรลุผลดังกล่าว

แสดงการแก้ไขในลูกโป่ง

เมื่อเจาะลึกลงไปในฟังก์ชันการทำงานของ Microsoft Word อาจพบว่าการเปิดใช้งาน"ติดตามการเปลี่ยนแปลง"ไม่ใช่แค่การตัดสินใจแบบไบนารี่เท่านั้น ค่อนข้างจะมีตัวเลือกต่าง ๆ เพื่อปรับแต่งกระบวนการแก้ไขตามความต้องการส่วนบุคคล

หนึ่งในพารามิเตอร์หลักที่สามารถปรับเปลี่ยนได้คือการนำเสนอมาร์กอัปด้วยภาพภายในเอกสาร หากต้องการแก้ไขการตั้งค่านี้ ให้ไปที่"รีวิว"และเลือก"แสดงมาร์กอัป"จากนั้นเลือกระหว่างตัวเลือกที่มีให้สำหรับการแสดงคำอธิบายประกอบแบบบอลลูน:

⭐ แสดงการแก้ไขในลูกโป่ง

⭐ แสดงการแก้ไขทั้งหมดแบบอินไลน์

⭐ แสดงเฉพาะการจัดรูปแบบในลูกโป่ง

ติดตามการเปลี่ยนแปลงใช้วิธีการโดยธรรมชาติที่เกี่ยวข้องกับการแทรกเนื้อหาที่ถูกลบในบริบทของเอกสารและการแก้ไขเนื้อหาเพิ่มเติมในนั้น แม้ว่าแนวทางนี้อาจเหมาะสมกับการใช้งานขนาดเล็ก แต่การใช้มากเกินไปกับต้นฉบับทั้งหมดอาจทำให้ภาพดูยุ่งเหยิงและขัดขวางการอ่านได้ นอกจากนี้ คุณลักษณะนี้ไม่ได้แยกความแตกต่างระหว่างการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบ จึงทำให้การระบุการเปลี่ยนแปลงมีความซับซ้อน

การใช้พองลมเพื่อการปรับเปลี่ยนโครงสร้างโดยเฉพาะ ถือเป็นความก้าวหน้าที่นอกเหนือไปจากการผสมผสานการปรับเปลี่ยนโดยตรงในการเล่าเรื่อง แม้ว่าการลบและการเพิ่มเติมจะยังคงรวมอยู่ในเนื้อหาหลัก การเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบทั้งหมดจะแสดงอยู่ในคำอธิบายประกอบแบบรูปภาพที่อยู่ด้านข้างข้อความทางด้านขวาทันที

หากคุณไม่ต้องการใช้การแก้ไขแบบอินไลน์ มีตัวเลือกอื่นที่แสดงการแก้ไขของคุณภายในองค์ประกอบบอลลูน วิธีการนี้ช่วยให้สามารถจัดการได้อย่างกว้างขวางยิ่งขึ้น เช่น การลบ การเพิ่ม และการจัดรูปแบบ โดยมีบันทึกรายละเอียดของการปรับเปลี่ยนเหล่านี้แสดงทางด้านขวามือ แม้ว่าวิธีการนี้จะใช้สีแดง แต่ก็ส่งผลให้มีการนำเสนอการแก้ไขของคุณที่เรียบร้อยและเป็นระเบียบมากขึ้น

ใช้มาร์กอัปไม่หรือธรรมดาเพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนสมาธิ

เมื่อพิจารณาวิธีการแก้ไขที่คุณต้องการแล้ว คุณอาจเลือกที่จะอ่านต้นฉบับตั้งแต่แรกเพื่อทำความเข้าใจจังหวะ ความชัดเจน และข้อบกพร่องใดๆ การใช้คำอธิบายประกอบมากเกินไปตั้งแต่เริ่มแรกอาจส่งผลเสียต่อกระบวนการนี้ได้

ติดตามการเปลี่ยนแปลงมีตัวเลือกที่แตกต่างกันสองตัวเลือกภายในเมนูแบบเลื่อนลงการแสดงผลสำหรับการตรวจสอบ ซึ่งรองรับการตั้งค่าและความต้องการที่แตกต่างกัน การตั้งค่ามาร์กอัปแบบง่ายจะปกปิดทั้งความคิดเห็นแบบบอลลูนและการแก้ไขแบบอินไลน์ ในขณะที่แสดงเส้นสีแดงแนวตั้งเพียงเส้นเดียวที่บ่งบอกถึงการแก้ไข เมื่อคลิกที่เครื่องหมายใดเครื่องหมายหนึ่ง ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่แก้ไขได้ทันทีด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว นอกจากนี้ ตัวเลือกนี้ช่วยให้ผู้ใช้สลับการมองเห็นเส้นได้ด้วยการคลิกอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าการนำทางผ่านเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่น

การทำงานกับการตั้งค่าอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้รับประกันว่าเอกสารจะกระจัดกระจายโดยไม่มีองค์ประกอบใด ๆ ที่รบกวนสมาธิ สำหรับผู้ที่เป็นส่วนหนึ่งของทีม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดวิธีการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับการทำงานร่วมกันบนเอกสาร Microsoft Word ในขณะเดียวกันก็กำหนดแนวทางการใช้"ติดตามการเปลี่ยนแปลง"เพื่อให้เกิดความร่วมมือที่ราบรื่นระหว่างสมาชิกทุกคน

ใช้มาร์กอัปทั้งหมดหรือต้นฉบับเท่าที่จำเป็น

เว้นแต่คุณจะต้องการตรวจสอบการวนซ้ำของเอกสาร Microsoft Word อย่างชัดแจ้ง ก็ไม่จำเป็นที่จะต้องเปิดเผยโครงสร้างมาร์กอัปทั้งหมด

การตรวจสอบแหล่งที่มาที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงมีประโยชน์เพียงเล็กน้อย อาจอ่านเนื้อหาเริ่มต้นชั่วขณะเพื่อเปรียบเทียบแง่มุมต่างๆ เช่น ความแตกต่างทางโวหารและการนับจำนวนคำระหว่างการแปลทั้งสองครั้ง อย่างไรก็ตาม นี่ถือเป็นขอบเขตของการนำไปประยุกต์ใช้ในทางปฏิบัติ ด้วยเหตุนี้ การเปิดใช้งานตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจึงไม่รับประกัน เว้นแต่จะกำหนดไว้อย่างชัดเจน ด้วยการเลื่อนการเริ่มต้นคุณลักษณะเหล่านี้ อาจช่วยลดความไม่พอใจกับฟังก์ชันการติดตามการเปลี่ยนแปลงได้

ปรับแต่งสีและเครื่องหมาย

การใช้คุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลงภายในเอกสาร Microsoft Word ที่ใช้ร่วมกันอาจส่งผลให้การปรับเปลี่ยนต่างๆ ได้รับการเน้นย้ำผ่านเฉดสีที่โดดเด่น ซึ่งอาจมองว่าทำให้ผู้ใช้บางรายรู้สึกสับสนเนื่องจากมีการใช้เฉดสีแดงที่สดใสอย่างแพร่หลายสำหรับคำอธิบายประกอบเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อ เครื่องหมายดังกล่าวกระจัดกระจายไปทั่วข้อความและแข่งขันกันเอง

อันที่จริง เป็นเรื่องน่ายินดีที่ได้รู้ว่าคนๆ หนึ่งมีความสามารถที่จะปรับเปลี่ยนสีสันในปัจจุบันได้ ในความเป็นจริงมีความเป็นไปได้ที่จะตกแต่งเอกสารแต่ละฉบับด้วยโทนสีที่โดดเด่น

ในส่วนการติดตาม โปรดเลือกลูกศร"เปลี่ยนตัวเลือกการติดตาม"สำหรับทางเลือกการกำหนดค่าพื้นฐานที่หลากหลาย หากต้องการสำรวจตัวเลือกการปรับแต่งเพิ่มเติม โปรดคลิกที่คุณสมบัติ"ตัวเลือกขั้นสูง"การดำเนินการนี้จะสร้างแผงแสดงผลที่นำเสนอโอกาสเพิ่มเติมในการปรับแต่งและปรับแต่งประสบการณ์การติดตามการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการของคุณ

คุณมีตัวเลือกในการเลือกสีที่ต้องการสำหรับการดำเนินการแก้ไขข้อความ เช่น การแทรก การลบ การจัดรูปแบบ และอื่นๆ นอกจากนี้ คุณยังปรับแต่งลักษณะการแสดงแต่ละฟีเจอร์ได้ รวมถึงรูปแบบตัวอักษรตั้งแต่ตัวหนาจนถึงขีดทับสองครั้ง และอักขระพิเศษ นอกจากนี้ คุณยังสามารถปรับเปลี่ยนการนำเสนอภาพของฟองคำพูดได้ พิจารณาใช้โทนสีที่คล้ายกับการใช้งานที่มีประสิทธิภาพด้วยการเขียนโค้ดสีที่มีประสิทธิภาพ หรือเลือกใช้เฉดสีที่ผ่อนคลายซึ่งให้ความสะดวกในการใช้งานเป็นเวลานานในขณะที่ใช้ Track Changes

จงใช้กลยุทธ์และสอดคล้องกับความคิดเห็นของคุณ

การให้ความเห็นใน Microsoft Word ถือเป็นวิธีการเสนอข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ รองจากการใช้ฟังก์ชันติดตามการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น อย่างไรก็ตาม การพึ่งพาความคิดเห็นมากเกินไปอาจนำไปสู่กระบวนการแก้ไขและตรวจดูที่ยุ่งยากพอๆ กัน

เพื่อที่จะใช้ทั้งความคิดเห็นและติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องไตร่ตรองการใช้งานตามตั้งใจไว้ล่วงหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ความคิดเห็นควรสงวนไว้สำหรับการสอบถามโดยตรงถึงผู้เขียนหรือข้อเสนอแนะในการปรับปรุงเนื้อหา-เรื่องที่ไม่สามารถถ่ายทอดผ่านการเปลี่ยนแปลงแทร็กโดยไม่ต้องเน้นมากเกินไป

นอกจากนี้ ขอแนะนำให้เน้นเฉพาะวลีที่เกี่ยวข้องกับความคิดเห็นของคุณมากกว่าข้อความทั้งหมด ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังอาจเลือกที่จะแสดงความเห็นของคุณที่ตอนเริ่มต้นหรือตอนท้ายของหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งก็ได้

สลับวิธีที่ความคิดเห็นควรปรากฏ

หากคุณกำลังต่อสู้กับเอกสารที่เต็มไปด้วยคำอธิบายประกอบและหมายเหตุ ให้พิจารณาตรวจสอบทางเลือกอื่นๆ ที่ให้ไว้ในเมนูแบบเลื่อนลง"แสดงความคิดเห็น"ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงความคิดเห็นในลักษณะที่สอดคล้องกับความเข้าใจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นในขณะที่อ่านหรือแก้ไขเนื้อหา

อีกทางหนึ่ง หากเอกสารที่คุณกำลังแก้ไขมีขนาดกะทัดรัด แต่มีเนื้อหาจำนวนมากที่จำเป็นต้องแก้ไขอย่างละเอียด วิธีหนึ่งอาจเป็นการใช้แผ่นงานใหม่ภายในเอกสารเพื่อบันทึกคำติชมของคุณเป็นความคิดเห็น นอกจากนี้ วิธีการนี้ยังสามารถนำมาใช้โดยสร้างส่วนว่างที่จุดเริ่มต้นหรือส่วนท้ายของข้อความเพื่อให้คำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วนใดส่วนหนึ่งหรือทั้งบทก็ได้ แม้ว่าคุณลักษณะการแสดงความคิดเห็นในโปรแกรมประมวลผลคำหลายตัวอาจมีความสะดวกมากกว่า แต่ผู้ใช้ก็มีความยืดหยุ่นในการกำหนดว่าพวกเขาต้องการใช้ฟังก์ชันนี้อย่างไรและเมื่อใด

สำรวจฟีเจอร์ต่างๆ ที่คุณสามารถใช้ได้ได้ตามสบาย เช่น การนำระบบการเรียงลำดับบรรทัดของ Microsoft Word มาใช้ภายในเอกสาร และอ้างอิงบรรทัดเฉพาะในความคิดเห็นของคุณในภายหลัง จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำความคุ้นเคยกับความสามารถทั้งหมดของแอปพลิเคชันประมวลผลคำนี้อย่างถี่ถ้วน และปรับแต่งงานติดตามการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการตามความต้องการของคุณ

ยอมรับหรือปฏิเสธกลุ่มการแก้ไข

ในฐานะผู้เขียนที่ประเมินการเปลี่ยนแปลงที่เสนอโดยบรรณาธิการ การแก้ไขส่วนใหญ่ควรไตร่ตรองอย่างพิถีพิถัน โดยไม่คำนึงว่าจะมีการปรับเปลี่ยนส่วนตัวหรือไม่

อันที่จริง ในส่วนของการปรับเปลี่ยนที่ค่อนข้างไม่มีนัยสำคัญ เช่น ที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบหรือการสะกดคำ มีวิธีการเร่งด่วนในการรวมการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้หรือกำจัดพวกมันทั้งหมด เพียงเลือกข้อความทั้งหมด คลิกขวา และเลือก"ยอมรับการเปลี่ยนแปลง"หรือ"ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง"การตัดสินใจของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้จะมีผลกระทบต่อทุกการแก้ไขภายในย่อหน้าดังกล่าว

การรวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไว้ในเอกสารสามารถทำได้โดยดำเนินการบางอย่างภายหลังจากการเลือกข้อความที่ไฮไลต์ เมื่อเคอร์เซอร์วางอยู่เหนือข้อความที่เลือก ให้คลิกที่ข้อความนั้น จากนั้นเลื่อนไปทางด้านล่างของหน้าจอซึ่งไอคอนลูกศรควรปรากฏให้เห็น เมื่อคลิกที่ลูกศรดังกล่าว ผู้ใช้อาจยอมรับการแก้ไขแต่ละครั้งที่ทำภายในเอกสารได้ในคราวเดียว นอกจากนี้ การเลือกปิดการใช้งานคุณสมบัติการติดตามก็มีให้เช่นกัน การตัดสินใจนี้สามารถดำเนินการได้โดยการนำทางโดยตรงใต้ปุ่ม"ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด"ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้

ปรับบานหน้าต่างการตรวจสอบของคุณ

เพื่ออธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับปรุงประสบการณ์การใช้งาน"ติดตามการเปลี่ยนแปลง"ใน Microsoft Word มีตัวเลือกมากมายให้เลือก ตัวอย่างเช่น อาจมีการใช้ส่วนเสริมด้านประสิทธิภาพการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์นี้โดยเฉพาะเพื่อปรับปรุงและลดความซับซ้อนของกระบวนการแก้ไข นอกจากนี้ การปรับเปลี่ยนการจัดพื้นที่ทำงานดิจิทัลเพียงอย่างเดียวก็สามารถนำไปสู่ประสิทธิภาพในขั้นตอนการทำงานที่ดีขึ้นได้

คุณลักษณะ “บานหน้าต่างการตรวจสอบ” ใน Microsoft Word นำเสนอวิธีการอื่นในการดูการแก้ไขทั้งหมดที่ทำกับเอกสาร ในขณะเดียวกันก็ป้องกันไม่ให้สิ่งกีดขวางเนื้อหาบนหน้าจอ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับข้อความที่ไม่ได้ทำเครื่องหมาย และรับภาพรวมแบบย่อของการเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง หากต้องการเปลี่ยนระหว่างการแสดงบานหน้าต่างในแนวตั้งหรือแนวนอน เพียงคลิกลูกศรที่อยู่ติดกันซึ่งอยู่ถัดจาก"บานหน้าต่างการตรวจสอบ"

ทำให้การติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ผลสำหรับคุณ

เมื่อมองแวบแรก คุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft อาจดูซับซ้อน อย่างไรก็ตาม เมื่อเจาะลึกลงไปอีก ก็พิสูจน์ได้ว่าเป็นเครื่องมือที่ใช้งานได้จริงและมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงทั้งกระบวนการแก้ไขและการทำงานร่วมกันเมื่อเข้าใจถึงความแตกต่างเล็กน้อยแล้ว เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้ ผู้ใช้สามารถปรับแต่งการตั้งค่าติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะเริ่มงานได้ ดังนั้นจึงกำหนดวิธีการนำเสนอการแก้ไข คำอธิบายประกอบ และแผงการตรวจสอบในเอกสารของพวกเขา

การปรับเปลี่ยนคุณลักษณะการเปลี่ยนแปลงแทร็กใน Microsoft Word จะจัดการได้ง่ายขึ้นเมื่อมีการจัดเรียงและชุดสีที่สร้างแรงบันดาลใจ แทนที่จะใช้พลังสร้างสรรค์ของตนหมดไป