วิธีการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์บนเอกสาร Word
การทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word ถือเป็นความท้าทายอย่างแท้จริง แม้แต่ผู้ใช้ Microsoft 365 ที่มีประสบการณ์ก็อาจพบว่าการแก้ไขและตรวจสอบเอกสารที่แชร์เป็นเรื่องที่ท้าทาย
การทำงานร่วมกันในเอกสาร Word แบบเรียลไทม์ได้รับการอำนวยความสะดวกด้วยเครื่องมือหลายอย่างที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงและให้การอนุมัติหรือการปฏิเสธ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อทำงานร่วมกันบนเอกสาร ในบทความนี้ เราจะตรวจสอบเครื่องมือเหล่านี้และสาธิตการใช้งานเพื่อผลลัพธ์การทำงานร่วมกันที่ดีที่สุด
คุณต้องการอะไรเพื่อทำงานร่วมกันในเอกสาร Word?
เพื่ออำนวยความสะดวกในการแก้ไขไฟล์ Microsoft Word พร้อมกันผ่านบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive ผู้ใช้จำเป็นต้องอัปโหลดเอกสารไปยังบัญชี OneDrive ส่วนตัวก่อนโดยไปที่"ไฟล์"และเลือก"บันทึกเป็น"
นอกจากนี้ เราขอแนะนำให้ใช้ Microsoft 365 เวอร์ชันล่าสุดและมีการสมัครใช้งานที่ใช้งานได้ ตาม Microsoft คุณยังคงสามารถแก้ไขเอกสารไปพร้อมกับบุคคลอื่นได้ แต่คุณจะไม่มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
หากต้องการรับเอกสารที่ใช้ร่วมกันในเวอร์ชันอัปเดต อาจจำเป็นต้องโหลดไฟล์ซ้ำเป็นประจำเพื่อดูการแก้ไขใดๆ ที่ทำโดยผู้อื่น นอกจากนี้ หากการสมัครใช้งาน Microsoft 365 ของแต่ละบุคคลหมดอายุแล้ว พวกเขาสามารถสำรวจตัวเลือกต่างๆ สำหรับการต่ออายุการสมัครใช้งานในอัตราที่ลดลง
วิธีแชร์เอกสาร Word
เมื่อทำงานร่วมกันในเอกสาร Word มีหลายวิธีในการแชร์งานกับผู้อื่น วิธีหนึ่งดังกล่าวเกี่ยวข้องกับการเข้าถึงเมนู"ไฟล์"และเลือก"แชร์"ซึ่งจะช่วยให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้พร้อมกัน ส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น
คุณจะสังเกตเห็นว่ามีสองตัวเลือกที่แตกต่างกัน:
คุณสามารถเลือกส่งสำเนาเอกสารทางอีเมลได้โดยป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับที่ต้องการในช่องที่ให้ไว้และคลิกที่ปุ่ม"แชร์"
ด้วยการใช้คุณสมบัติการแชร์ที่มาพร้อมกับลิงก์ URL บุคคลจำนวนมากสามารถเข้าสู่ไฟล์ได้เพียงแค่ป้อนลิงก์ที่แชร์ ในกรณีที่จำเป็นต้องมีผู้ทำงานร่วมกันจำนวนมาก วิธีนี้สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นทางเลือกที่ใช้งานได้จริง อย่างไรก็ตาม เมื่อต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน จะเป็นการระมัดระวังที่จะรวมสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นการส่วนตัวเพื่อเพิ่มมาตรการรักษาความปลอดภัย
เมื่อใช้วิธีการใดๆ ก็ตาม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดสรรเวลาให้เพียงพอในการสร้างสิทธิ์ที่เหมาะสม เมื่อคลิกที่ไอคอน"แก้ไข"เราอาจกำหนดได้ว่าผู้ที่แชร์เอกสารด้วยนั้นจำกัดอยู่เพียงสิทธิ์ในการดูหรือมีสิทธิ์ในการแก้ไขเช่นกัน
โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อปรับการตั้งค่าการแบ่งปันของเอกสาร:1. วางเมาส์เหนือไฟล์ใน Google Drive แล้วเลือก"แชร์"จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น2. ในหน้าต่างป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น ให้ค้นหาส่วนที่มีข้อความ “เพิ่มบุคคลที่จะแชร์”3. กรอกที่อยู่อีเมลของผู้ที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร4. หากต้องการกำหนดวันหมดอายุหรือเพิ่มรหัสผ่าน ให้ไปที่ตัวเลือกที่เกี่ยวข้องภายในพื้นที่"การตั้งค่าขั้นสูง"5. เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการทั้งหมดแล้ว ให้คลิกที่ “บันทึกการเปลี่ยนแปลง”
หรืออาจเลือกที่จะแจกจ่ายเอกสาร Word ผ่าน OneDrive โดยการคลิกที่ไฟล์ด้วยปุ่มรองของเมาส์ และเลือก"OneDrive"จากเมนูต่อมา ต่อจากนั้น จำเป็นต้องกำหนดค่าพารามิเตอร์การแชร์ตามตัวอย่างที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้
วิธีติดตามและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Word
ตามสิทธิ์ที่กำหนดไว้ ผู้ที่ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารใดเอกสารหนึ่งจะได้รับอนุญาตให้ทำการแก้ไขและแก้ไขเอกสารนั้นได้ เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ผู้อื่นอาจนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้เปิดใช้งานฟังก์ชัน"ติดตามการเปลี่ยนแปลง"
หากต้องการเปิดใช้งานการติดตามผู้ใช้ทั้งหมดใน Microsoft Word โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. ไปที่แท็บ “รีวิว” บนเอกสารของคุณ2. เลือกตัวเลือก"การติดตาม"จากเมนูแบบเลื่อนลง3. คลิกที่ปุ่ม"ติดตามการเปลี่ยนแปลง"ที่อยู่ด้านล่างของหน้าต่าง4. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก"สำหรับทุกคน"แล้ว การดำเนินการนี้จะเน้นข้อความใหม่ที่เพิ่มโดยการขีดเส้นใต้ ในขณะที่นำคุณลักษณะนี้ออกจากข้อความที่ถูกลบด้วยการทำเครื่องหมายด้วยเส้นขีดทับ
เข้าถึงการตั้งค่า “การติดตามการล็อค” โดยคลิกที่ตัวเลือกข้างต้นและป้อนรหัสผ่านที่ปลอดภัย การทำเช่นนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าจะไม่มีการมองข้ามการแก้ไขเอกสารใด ๆ เนื่องจากการปิดใช้งานฟังก์ชันนี้โดยไม่ได้ตั้งใจ
เลือกวิธีที่ Microsoft Word แสดงการเปลี่ยนแปลง
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ Word มีตัวเลือกในการกำหนดวิธีการแสดงการแก้ไขเอกสาร หากต้องการเข้าถึงคุณลักษณะนี้ ให้ไปที่แท็บ"ตรวจสอบ"และค้นหาเมนูแบบเลื่อนลงที่อยู่ติดกับไอคอน"แสดงเพื่อตรวจสอบ"จากนั้น คุณสามารถเลือกจากทางเลือกต่างๆ เช่น"มุมมองเค้าโครงหน้า"“มาร์กอัปการแสดงขั้นสุดท้าย"หรือ"ตัวแก้ไขเรื่องราว”
ข้อความเวอร์ชันที่ไม่เปลี่ยนแปลงจะแสดงในตัวเลือก"ต้นฉบับ"อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการลบคำอธิบายประกอบหรือการแก้ไขที่บุคคลอื่นแนะนำ
ข้อความเวอร์ชันที่ไม่มีการตกแต่งจะปรากฏขึ้น โดยเผยให้เห็นการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับการอนุมัติก่อนหน้านี้
ข้อความที่ไฮไลต์แสดงให้เห็นการแก้ไขที่ทำโดยผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละรายผ่านเฉดสีที่โดดเด่น ครอบคลุมคำอธิบายประกอบทุกรูปแบบ และแสดงการแก้ไขใดๆ ในเซสชันการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
ข้อความที่ให้ไว้ดูเหมือนจะเป็นคำอธิบายโดยย่อของคุณลักษณะมาร์กอัปธรรมดาที่ใช้เส้นสีแดงเพื่อระบุการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขภายในเอกสารหรือข้อความ
วิธียอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Word
เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่กำลังติดตามใน Microsoft Word สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาการแก้ไขแต่ละรายการอย่างรอบคอบก่อนที่จะยอมรับหรือปฏิเสธ ในการทำเช่นนั้น คุณสามารถคลิกขวาที่การเปลี่ยนแปลงเฉพาะที่ทำภายในเอกสาร และเลือกระหว่าง"ยอมรับการแทรก"หากมีการเพิ่มข้อความใหม่ หรือ"ปฏิเสธการแทรก"หากข้อความบางส่วนถูกลบออก นอกจากนี้ เมื่อจัดการกับการลบโดยผู้อื่น คุณจะสามารถเข้าถึงตัวเลือก"ยอมรับการลบ"รวมถึงตัวเลือก"ปฏิเสธการลบ"
แม้ว่าขั้นตอนอาจดูตรงไปตรงมา แต่ก็เป็นไปได้ว่าการกำกับดูแลอาจเกิดขึ้นเมื่อบุคคลหลายคนทำงานร่วมกันในเอกสารฉบับเดียว เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีใครสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงใดๆ เราสามารถใช้ฟีเจอร์"การเปลี่ยนแปลง"แทนที่จะตรวจสอบแต่ละแง่มุมของเอกสารอย่างพิถีพิถัน ด้วยการใช้ปุ่ม"ก่อนหน้า"และ"ถัดไป"ที่อยู่ในตำแหน่งที่สะดวกภายในส่วนนี้ ผู้ใช้สามารถข้ามการแก้ไขทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หรืออาจเลือกที่จะรับทราบและดำเนินการแก้ไขครั้งต่อไปโดยคลิกที่"ยอมรับ"ตามด้วย"ถัดไป"หากมีการหารือกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ ทางเลือกที่เหมาะสมคือยอมรับการแก้ไขทั้งหมดโดยใช้คุณลักษณะ"ยอมรับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด"
คุณยังอาจปฏิเสธการแก้ไขที่เสนอโดยคลิกตัวเลือก"ปฏิเสธ"หรือเลือก"ปฏิเสธและย้ายต่อไป"หากคุณต้องการดำเนินการขั้นตอนต่อไป หรือหากต้องการกำจัดการแก้ไขทั้งหมด ให้ไปที่แท็บ"ตรวจสอบ"และคลิกที่ลูกศรชี้ลงที่อยู่ติดกับตัวเลือก"ปฏิเสธ"จากนั้นเลือก"ลบการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด"เพื่อแก้ไขการป้อนข้อมูลฝ่ายเดียวที่ดำเนินการใน Microsoft Word โดยไม่ต้องปรึกษาล่วงหน้า
ใช้บานหน้าต่างการตรวจสอบเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Microsoft Word
ทางเลือกอื่นที่มีประสิทธิภาพในการรักษาการดูแลการแก้ไขทั้งหมดคือการใช้บานหน้าต่างการตรวจทาน ยูทิลิตี้นี้แสดงจำนวนรวมของการเปลี่ยนแปลงและข้อสังเกตที่เห็นได้ชัดเจนที่มีอยู่ในข้อความของคุณ
“บานหน้าต่างการตรวจสอบแนวตั้ง” หรือ “บานหน้าต่างการตรวจสอบแนวนอน” ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ
วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยบุคคลเฉพาะใน Microsoft Word
เพื่อจัดระเบียบการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพตามผู้เขียนภายใน Microsoft Word ให้ไปที่"ตรวจสอบ"ตามด้วย"การติดตาม"จากนั้น ขยายตัวเลือก"แสดงมาร์กอัป"โดยเลือก"บุคคลเฉพาะ"ในขณะที่ปิดใช้งานการเลือกอื่นๆ ทั้งหมด นอกเหนือจากที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงของผู้เขียนที่ต้องการ
วิธีหยุดแชร์เอกสารหรือเปลี่ยนสิทธิ์ใน Microsoft Word
หากต้องการเพิกถอนการอนุญาตสำหรับผู้ทำงานร่วมกันบางรายในการดูเอกสารที่แชร์ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. เข้าถึงเมนู"แบ่งปัน"ที่อยู่ภายในเอกสาร2. ไปที่ตัวเลือก"จัดการการเข้าถึง"ที่พบในเมนูย่อย"การเข้าถึง"
หากต้องการเพิกถอนการเข้าถึงเอกสารที่ใช้ร่วมกันของผู้ใช้ คุณจะต้องระบุก่อนว่าบุคคลใดได้รับอนุญาตให้เข้าถึง เมื่อระบุได้แล้ว โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. คลิกที่ชื่อผู้ใช้ของผู้ร่วมให้ข้อมูลที่ต้องการ2. จากเมนูแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น เลือก"การเข้าถึงโดยตรง"3. หยดต่อไป
ทำงานร่วมกันอย่างง่ายดายใน Microsoft Word
การใช้ฟังก์ชันการทำงานร่วมกันที่หลากหลายของ Microsoft Word ช่วยให้ผู้ใช้สามารถประหยัดเวลาได้มากโดยขจัดความจำเป็นในการสื่อสารซ้ำผ่านทางอีเมลกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับการแก้ไขเอกสารที่แชร์ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์อเนกประสงค์นี้ยังมีคุณสมบัติและความสามารถมากมายที่ทำให้โปรแกรมประมวลผลคำเพิ่มเติมไม่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้น ตัวอย่าง ได้แก่ ความสามารถในการแปลงข้อมูลแบบตารางเป็นการนำเสนอแบบกราฟิก และอำนวยความสะดวกในการแปลภาษาแบบเรียลไทม์