วิธีบันทึกแมโครใน Excel

มาโครคือชุดของการกระทำที่บันทึกไว้ซึ่งคุณสามารถดำเนินการได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายามในการทำงานซ้ำๆ Excel รองรับมาโครโดยกำเนิด และคุณสามารถเปลี่ยนให้เป็นอาวุธลับเพื่อทำงานธรรมดาให้เสร็จได้อย่างรวดเร็ว

การเปิดใช้งานแมโคร Excel ค่อนข้างตรงไปตรงมาและสามารถทำได้อย่างง่ายดาย คุณลักษณะเด่นของมาโครคือความสามารถในการบันทึก ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างมาโครได้โดยไม่ต้องมีประสบการณ์การเขียนโปรแกรมมาก่อน เพื่อเริ่มต้นกระบวนการนี้ เพียงเริ่มการบันทึกโดยกดปุ่มที่กำหนด ดำเนินการตามที่ต้องการ จากนั้นจึงสรุปการบันทึกเมื่อเสร็จสิ้น

ให้เราเจาะลึกการตรวจสอบการบันทึกมาโคร Excel ทีละขั้นตอนเพื่อการตรวจวิเคราะห์ของคุณ

วิธีบันทึกมาโครใน Excel

การเปิดใช้งานมาโครภายใน Microsoft Excel เป็นกระบวนการที่ไม่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นต้องเปิดใช้งานแท็บเพิ่มเติมบนอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่เรียกว่า “นักพัฒนา” แท็บนี้ให้การเข้าถึงเครื่องมือต่างๆ สำหรับการสร้างและแก้ไขมาโคร เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความสามารถอัตโนมัติภายในแอปพลิเคชัน หลังจากเปิดใช้งานแท็บนี้ ผู้ใช้สามารถเริ่มบันทึกการทำงานของแมโครที่ต้องการได้โดยการระบุแป้นพิมพ์ลัด ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อหรือคำอธิบาย และดำเนินการแมโครตามข้อกำหนด

เปิดใช้งานแท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์

แท็บ"นักพัฒนา"เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการสร้างและเรียกใช้แมโคร ควรสังเกตว่าคุณสมบัตินี้ไม่เปิดใช้งานโดยอัตโนมัติเมื่อติดตั้งซอฟต์แวร์

เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้ ให้ไปที่ “ไฟล์” > “ตัวเลือก” > “ปรับแต่ง Ribbon” ภายในหน้าต่าง"กำหนด Ribbon เอง"เลือก"แท็บหลัก"จากเมนูแบบเลื่อนลงและยกเลิกการเลือกตัวเลือกอื่นทั้งหมดยกเว้น"นักพัฒนา"จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องถัดจาก"นักพัฒนา"ก่อนที่จะคลิก"ตกลง"

ตอนนี้แท็บ"นักพัฒนา"ควรมองเห็นได้ภายในอินเทอร์เฟซของแอปพลิเคชัน และจะคงอยู่อย่างไม่มีกำหนด เว้นแต่จะถูกลบออกชั่วคราวผ่านหน้าต่างเดียวกัน

คลิกบันทึกมาโคร

โปรดไปที่แท็บนักพัฒนาที่เพิ่งเปิดใช้งานบนแถบเครื่องมือ ที่อยู่ภายในกลุ่มรหัส กรุณาคลิกบันทึกมาโคร การดำเนินการนี้จะสร้างหน้าต่างใหม่ซึ่งคุณจะต้องให้ข้อมูลสำหรับงานมาโคร

อีกทางหนึ่งอาจใช้แป้นพิมพ์ลัดซึ่งประกอบด้วยการกดปุ่ม"Alt"ร่วมกับปุ่ม"T",“M"และ"R"พร้อมกันเพื่อเปิดใช้งานกล่องโต้ตอบมาโคร

ป้อนชื่อมาโคร

โปรดป้อนชื่อที่สื่อความหมายและกระชับสำหรับมาโครในช่อง"ชื่อมาโคร"สิ่งนี้จะช่วยให้สามารถระบุวัตถุประสงค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพในกรณีที่จำเป็นต้องเรียกคืนหรือนำไปใช้อีกครั้ง

ชื่อมาโครภายใน Excel เป็นไปตามแบบแผนการตั้งชื่อเฉพาะ ในตอนแรก อักขระตัวแรกควรเป็นตัวอักษร ในขณะที่อักขระตัวต่อๆ ไปอาจประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ขีดล่าง ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการรวมช่องว่างในชื่อมาโคร และหลีกเลี่ยงการกำหนดชื่อที่เหมือนกันเป็นการอ้างอิงเซลล์

กำหนดคีย์ลัด

การสร้างแป้นพิมพ์ลัดใน Microsoft Excel ช่วยให้สามารถเรียกใช้แมโครได้ทันทีโดยเพียงแค่กดปุ่มที่กำหนด ซึ่งสามารถป้อนลงในช่อง"คีย์ลัด"ที่เกี่ยวข้อง และทริกเกอร์พร้อมกับปุ่มควบคุม

กดปุ่ม"Shift"ค้างไว้ขณะเลือกคีย์ผสมจะมีประโยชน์ในการสร้างแป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเองสำหรับมาโครใน Microsoft Excel เทคนิคนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างชุดค่าผสมที่ไม่ซ้ำใครซึ่งไม่ขัดแย้งกับทางลัดที่มีอยู่แล้ว เช่น ค่าดีฟอลต์ “Ctrl + A” ซึ่งจะเลือกเซลล์ทั้งหมดในเวิร์กชีต เมื่อใช้วิธีนี้ แต่ละบุคคลจะสามารถปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของตนเองและเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อทำงานภายใน Excel ได้

เลือกตำแหน่งที่จะจัดเก็บมาโคร

โปรดเลือกปลายทางสำหรับจัดเก็บมาโครโดยใช้เมนูแบบเลื่อนลง"ร้านค้า"โดยระบุตำแหน่งที่ต้องการสำหรับเก็บมาโคร

ตัวเลือกที่ใช้ได้คือ:

คุณลักษณะสมุดงานมาโครส่วนบุคคลช่วยให้แน่ใจว่ามาโครที่คุณกำหนดเองจะสามารถเข้าถึงได้ทุกครั้งที่คุณใช้ Microsoft Excel มาโครจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยภายในเวิร์กบุ๊กที่มองไม่เห็นชื่อ PERSONAL.XLBS ซึ่งยังคงถูกปกปิดไม่ให้มองเห็นเพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของผู้ใช้

มาโครจะสามารถเข้าถึงได้ในเวิร์กบุ๊กใหม่ทั้งหมดที่สร้างขึ้นภายในเซสชัน Excel ปัจจุบัน ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ฟังก์ชันการทำงานบนเวิร์กชีตหลาย ๆ โดยไม่ต้องสมัครใหม่ด้วยตนเองในแต่ละครั้ง

การใช้คุณลักษณะนี้จะจำกัดฟังก์ชันการทำงานของมาโครไว้เฉพาะสมุดงานเฉพาะที่ผู้ใช้ใช้อยู่ในปัจจุบัน เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำขึ้นจะยังคงอยู่ในเอกสารนั้น และไม่ส่งผลกระทบต่อไฟล์อื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง

ป้อนคำอธิบาย

เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนก่อนหน้า ผู้ใช้จะได้รับแจ้งให้ระบุคำอธิบายโดยละเอียดของมาโครภายในฟิลด์ข้อความที่กำหนด การบรรยายนี้ทำหน้าที่เป็นเรื่องราวที่ครอบคลุมโดยสรุปการกระทำและความตั้งใจเฉพาะของมาโคร ช่วยให้เกิดความชัดเจนและความเข้าใจสำหรับทั้งผู้ใช้และผู้ที่อาจร่วมงานหรือผู้สังเกตการณ์

การรวมข้อมูลนี้ไม่จำเป็น อย่างไรก็ตามขอแนะนำอย่างยิ่งเพื่อความทั่วถึงและโปร่งใส ด้วยการให้ภาพรวมโดยละเอียดเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานของมาโคร ผู้ใช้ทั้งในปัจจุบันและอนาคตจะได้รับประโยชน์จากการดำเนินงานที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

คลิกตกลง

การคลิก"ตกลง"เพื่อยืนยันถือเป็นการดำเนินการที่ตรงไปตรงมา ซึ่งจะเริ่มกระบวนการลงทะเบียนมาโครเมื่อมีการยืนยัน

ดำเนินการมาโครของคุณ

สถานะปัจจุบันของมาโครถูกเปิดใช้งานแล้ว ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการใดๆ ที่จำเป็นได้ เช่น การพิมพ์ การเลือกเซลล์ การแก้ไขรูปแบบ หรือแม้แต่การดึงข้อมูลจากแหล่งต่างๆ รวมถึง Microsoft Access และแพลตฟอร์มบนเว็บอื่นๆ

คุณลักษณะ"ใช้การอ้างอิงแบบสัมพันธ์"ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกการทำงานของแมโครที่อ้างอิงเซลล์ตามตำแหน่งที่สัมพันธ์กับจุดเริ่มต้นของการบันทึกแมโคร ฟังก์ชันนี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อสร้างแมโครแบบไดนามิกที่อาจต้องมีการเปลี่ยนโฟกัสระหว่างการดำเนินการ แท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์มีสวิตช์สลับเพื่อเปิดหรือปิดฟังก์ชันนี้

ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ผู้ใช้คลิกที่เซลล์ A1 ถึง A3 ในระหว่างขั้นตอนการบันทึก การเรียกใช้แมโครจากเซลล์ J6 จะส่งผลให้เคอร์เซอร์ถูกส่งไปยัง J โดยถือว่าองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้ไม่ได้ปิดใช้งาน

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดหรืออุบัติเหตุที่ไม่คาดคิดในระหว่างกระบวนการสร้างวิดีโอบทช่วยสอนบน Excel โดยใช้ VBA ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใคร่ครวญและกำหนดลำดับขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการแต่ละอย่างล่วงหน้า ด้วยวิธีนี้ เราสามารถลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดขณะทำงานกับแอปพลิเคชันได้ ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด ขอแนะนำให้หยุดการบันทึกชั่วคราวทันทีและกลับไปสู่ขั้นตอนก่อนหน้าอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องก่อนดำเนินการต่อ นอกจากนี้ อีกทางเลือกหนึ่งที่ควรพิจารณาคือการตรวจสอบและแก้ไขโค้ด Visual Basic Application (VBA) ที่เกี่ยวข้องกับมาโครเฉพาะที่ใช้อยู่ เพื่อแก้ไขความคลาดเคลื่อนหรือข้อบกพร่องใดๆ ที่พบในระหว่างการทำงาน

คลิกหยุดการบันทึก

เมื่อเสร็จสิ้นชุดการดำเนินการมาโคร ให้กลับไปที่แท็บนักพัฒนา ค้นหากลุ่มรหัส และเลือกตัวเลือกที่มีข้อความว่า"หยุดการบันทึก”

อีกทางหนึ่งอาจเลือกใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อหยุดการบันทึกแมโคร Excel โดยการกดปุ่ม"Alt"พร้อมกัน จากนั้นป้อนอักขระ"T",“M"และ"R"ตามลำดับ การดำเนินการนี้จะทำให้กระบวนการบันทึกสิ้นสุดลงอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ผู้ใช้สามารถยืนยันได้ว่ามาโครของตนได้รับการบันทึกโดยไม่มีปัญหา

ตอนนี้คุณมีความเข้าใจอย่างมั่นคงเกี่ยวกับพื้นฐานแล้ว คุณอาจต้องการสำรวจแหล่งข้อมูลที่ได้รับการยอมรับอย่างสูงบางส่วนที่มีอยู่สำหรับการสร้างมาโคร Excel เมื่อมีความเชี่ยวชาญในทักษะนี้ คุณจะไม่เพียงแต่สามารถส่งอีเมลโดยตรงจาก Excel เท่านั้น แต่ยังสามารถสร้างแบบฟอร์มอัตโนมัติสำหรับการป้อนข้อมูลได้อีกด้วย

การใช้มาโครที่บันทึกไว้ใน Excel

เมื่อสร้างมาโครที่กำหนดเอง เราสามารถเข้าถึงได้โดยเลือก"มาโคร"จากแท็บ"นักพัฒนา"หรือเปิดใช้งานคีย์ฟังก์ชันผสมของ"Alt + F8”

โปรดเลือกตัวเลือกที่มีเพื่อใช้มาโครที่ต้องการ หรือคุณสามารถแก้ไขหรือลบมาโครที่มีอยู่ได้ตามต้องการ

คุณอาจประสบปัญหาในขณะที่พยายามปรับเปลี่ยนหรือลบแมโครเนื่องจากข้อความ"ไม่สามารถแก้ไขแมโครในสมุดงานที่ซ่อนอยู่"เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นเนื่องจากโดยทั่วไปแล้วแมโครจะถูกบันทึกภายในสมุดงานแมโครส่วนบุคคลของผู้ใช้ ซึ่งโดยทั่วไปจะถูกปกปิดเป็นไฟล์ PERSONAL.XLSB ที่ซ่อนอยู่

หากต้องการเปิดเผยคุณลักษณะที่ซ่อนอยู่ของสมุดงานนี้ โปรดทำตามขั้นตอนเหล่านี้:1. เข้าถึงเมนู"มุมมอง"ที่อยู่บนหน้าจอของคุณ2. ในรายการแบบเลื่อนลงใต้"หน้าต่าง"เลือก"ยกเลิกการซ่อน"3. จากนั้น นำทางไปยังไดเร็กทอรีไฟล์ที่คุณบันทึกสมุดงานส่วนบุคคลที่เปิดใช้งานมาโครซึ่งเชื่อมโยงกับสเปรดชีต Excel นี้ ชื่อเริ่มต้นสำหรับไฟล์นี้คือ “PERSONAL.XLSB”4. คลิก"ตกลง"เพื่อยืนยันการเลือกของคุณ การดำเนินการนี้จะเปิดใช้งานฟังก์ชันที่ซ่อนอยู่ก่อนหน้านี้ภายในสมุดงาน

เมื่อดำเนินการคำสั่งเพื่อเปิดสมุดงาน PERSONAL.XLSB ใน Microsoft Excel อินสแตนซ์ใหม่ของแอปพลิเคชันจะเปิดตัวพร้อมกับสมุดงานเปล่าที่มีมาโครส่วนบุคคลที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จากนั้นผู้ใช้สามารถไปที่กล่องโต้ตอบมาโครภายในอินเทอร์เฟซของแอปพลิเคชันเพื่อแก้ไขหรือลบมาโครที่บันทึกไว้ตามต้องการ

ใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Excel ด้วยมาโคร

มาโคร Excel นำเสนอแนวทางที่เป็นนวัตกรรมใหม่ในการปรับปรุงงานที่เกิดซ้ำ ปรับปรุงประสิทธิภาพในที่สุด และปลดปล่อยชั่วโมงอันมีค่าที่สามารถจัดสรรไปที่อื่นได้ เมื่อทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในที่นี้เสร็จสิ้นแล้ว คุณได้เริ่มต้นกระบวนการสร้างมาโครที่ปรับแต่งเอง ซึ่งช่วยให้คุณมีความสามารถในการจัดการด้านต่างๆ ภายใน Microsoft Excel โดยอัตโนมัติ

เมื่อความเชี่ยวชาญของคุณเติบโตขึ้น คุณจะตระหนักว่าการใช้มาโครไม่เพียงแต่ทำให้ภาระงานของคุณคล่องตัวขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถเข้าถึงความสามารถขั้นสูงที่หลากหลายใน Excel ได้อีกด้วย การเจาะลึกเพิ่มเติม ฝึกฝนทักษะของคุณ และสำรวจขอบเขตทั้งหมดของฟังก์ชันมาโคร คุณจะปรับปรุงแนวทางการจัดการข้อมูลได้อย่างมาก