9 ข้อผิดพลาดที่ไม่เป็นมืออาชีพเมื่อโฮสต์วิดีโอคอลเพื่อการทำงาน

มืออาชีพหลายคนยังคงดูถูกการประชุมเสมือนจริง พวกเขาเตรียมการเพียงเล็กน้อยหรือไม่ได้เลย เนื่องจากการโทรเหล่านี้เกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ อีกทั้งยังสามารถปิดกล้องและไมโครโฟนได้ด้วย

แม้ว่าการประชุมเสมือนจริงอาจใช้งานได้จริงมากกว่าการประชุมจริง แต่ก็ไม่ควรประมาท เนื่องจากยังคงส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงาน การเตรียมการที่ไม่ดีอาจส่งผลให้เกิดความล่าช้า ขัดขวางการทำงานเป็นทีม หรือนำไปสู่ความเข้าใจผิด เพื่อรักษาประสบการณ์การประชุมออนไลน์ที่สวยงามและมีประสิทธิภาพ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์บางประการในขณะที่จัดระเบียบและเข้าร่วมเซสชันวิดีโอระยะไกลเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

มองข้ามมาตรการรักษาความปลอดภัย

เครดิตรูปภาพ: Stefan Kühn/Wikimedia Commons

ถือว่าไม่เป็นมืออาชีพและมีความเสี่ยงที่จะเพิกเฉยต่อข้อควรระวังด้านความเป็นส่วนตัวก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอที่เกี่ยวข้องกับงาน การทำเช่นนั้นอาจทำให้การประชุมของคุณเสี่ยงต่อการละเมิดความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น เช่น การเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตโดยบุคคลที่เป็นอันตรายที่ต้องการก่อกวนหรือขโมยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน รวมถึงผู้ที่มีทักษะด้านเทคนิคขั้นสูงซึ่งมีส่วนร่วมในกิจกรรมทางอาญา

วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพในการรับรองความปลอดภัยของการประชุมเกี่ยวข้องกับการใช้กลยุทธ์ที่ครอบคลุมซึ่งรวมเอามาตรการทั้งทางเทคนิคและไม่ใช่ทางเทคนิค เช่น การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับความตระหนักรู้ด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ การนำมาตรการป้องกันเหล่านี้ไปใช้ องค์กรสามารถช่วยปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนจากการเปิดเผยหรือการสกัดกั้นโดยไม่ได้รับอนุญาตในระหว่างการรวมตัวเสมือนจริง

กระบวนการตั้งรหัสผ่านควรดำเนินการด้วยความระมัดระวังและเอาใจใส่อย่างสูงสุด ขอแนะนำให้แต่ละคนสร้างรหัสที่แตกต่างกันสำหรับทุกๆ การชุมนุม เพื่อให้มั่นใจว่าจะเป็นความลับโดยส่งข้อมูลอย่างปลอดภัยไปยังผู้เข้าร่วมทุกคนผ่านวิธีการส่วนตัว

การปรับปรุงห้องรอคือสิ่งที่เราให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก ช่วยให้สามารถคัดกรองและยืนยันผู้เข้าร่วมก่อนเข้าได้

ด้วยการจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมในการประชุมเสมือน จึงมีความเป็นไปได้มากขึ้นในการดูแลและควบคุมการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

การรักษาความเป็นส่วนตัวถือเป็นสิ่งสำคัญสูงสุดในขณะที่ใช้แพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอ และควรระมัดระวังในการทำความคุ้นเคยกับกลยุทธ์ที่สามารถช่วยรักษาประเด็นสำคัญนี้ได้

เปิดไมโครโฟนทิ้งไว้ตลอดการประชุม

ขอแนะนำอย่าเปิดไมโครโฟนไว้ระหว่างการประชุมทางวิดีโอ เนื่องจากอาจจับเสียงที่ไม่ต้องการซึ่งมาจากบุคคลหรือสิ่งของในครัวเรือนที่อยู่รอบข้าง ซึ่งอาจทำให้เกิดการหยุดชะงักของผู้เข้าร่วมประชุมได้ นอกจากนี้ ในสถานการณ์ที่รุนแรง เสียงที่เล็ดลอดออกมาจากอุปกรณ์ของคุณอาจดังกว่าเสียงของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ

เพื่อคุณภาพเสียงและการเปล่งเสียงที่ดีที่สุด ขอแนะนำให้ใช้คุณสมบัติการปิดเสียงอย่างระมัดระวัง เปิดใช้งานไมโครโฟนของคุณในขณะที่พูด ปิดใช้งานระหว่างการฟัง และแตะบนหน้าจออีโมติคอนในกรณีที่ผู้เข้าร่วมรายอื่นขัดจังหวะ

แน่นอนว่าการเปลี่ยนไมโครโฟนซ้ำๆ อาจสร้างความรำคาญในการประชุมระยะยาว อย่างไรก็ตาม นี่เป็นวิธีการที่ไม่ซับซ้อนในการแสดงให้เห็นถึงการพิจารณาถึงความคิดเห็นของผู้อื่นและสมาธิตลอดวาทกรรม

การตั้งค่าพื้นหลังแฮงเอาท์วิดีโอที่ไม่ดี

เพื่อสร้างผลกระทบเชิงบวกและเป็นมืออาชีพในระหว่างการประชุมเสมือนจริง สิ่งสำคัญคือพนักงานจะต้องสร้างพื้นที่ทำงานที่สะอาดและมีการจัดระเบียบอย่างดี ซึ่งสะท้อนถึงความใส่ใจในรายละเอียดและความทุ่มเทในการทำงาน ในทางกลับกัน สภาพแวดล้อมที่รกรุงรังหรือไม่เป็นระเบียบสามารถสื่อข้อความที่ตรงกันข้ามและบ่งบอกถึงการขาดความมุ่งมั่นในการทำงานร่วมกันเป็นทีมและประสิทธิภาพการทำงาน

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าข้อเสนอแนะให้รวมชั้นวางห้องสมุดไว้ในพื้นที่ทำงานในบ้านของตนไม่ควรถือเป็นการรับรอง ในทางกลับกัน พื้นที่กว้างใหญ่ที่บริสุทธิ์และไร้การตกแต่งปราศจากอุปสรรคที่เห็นได้ชัดเจนกลับให้ความรู้สึกถึงความสง่างามและความมั่งคั่งที่เจียมเนื้อเจียมตัว ขณะเดียวกันก็หลบเลี่ยงแหล่งที่มาของการเบี่ยงเบนความสนใจ

เมื่อทำงานในพื้นที่จำกัด แนะนำให้แก้ไขพื้นหลังวิดีโอของคุณ ตัวอย่างเช่น ผู้ที่ใช้ Zoom บ่อยครั้งสามารถเรียกดูฉากหลังเสมือนจริงที่เลือกไว้หรือปิดบังสภาพแวดล้อมชั่วคราวก่อนที่จะเริ่มการประชุม Zoom นอกจากนี้ การได้รับความรู้เกี่ยวกับการสร้างฉากหลัง Zoom แบบเฉพาะบุคคลอาจมีข้อได้เปรียบ

การใช้ฟังก์ชั่นแชทส่วนตัวสำหรับการสนทนาส่วนตัว

เมื่อใช้แอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอเพื่อการสื่อสาร ขอแนะนำให้งดใช้คุณสมบัติการส่งข้อความส่วนตัวเพื่อการสนทนาส่วนตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน มาตรการป้องกันไว้ก่อนนี้ควรดำเนินการเนื่องจากความเป็นไปได้ที่ผู้บังคับบัญชาจะดูการแลกเปลี่ยนดังกล่าว แม้ว่าเจ้าของบ้านจะไม่สามารถติดตามการสนทนาส่วนตัวระหว่างการโทรได้ แต่บางแพลตฟอร์มจะเก็บบันทึกการโต้ตอบดังกล่าวไว้ ซึ่งนายจ้างอาจเข้าถึงได้ ด้วยเหตุนี้ จึงสามารถสันนิษฐานได้ว่าบริษัทต่างๆ มีอำนาจโดยสมบูรณ์ในบัญชีที่จัดทำโดยองค์กร

ไม่ว่าหัวหน้างานจะตรวจสอบการสนทนาที่เป็นความลับเป็นการส่วนตัวหรือไม่ก็ตาม การกล่าวถ้อยคำที่เสื่อมเสียในระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ เราอาจเผชิญผลสะท้อนกลับหากพบข้อความดังกล่าว สิ่งสำคัญคือต้องส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่มีทั้งความสุภาพและมีประสิทธิภาพ การแสดงตลกส่วนตัวควรจำกัดอยู่ในบริบทที่เหมาะสมกว่า

เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ในการตั้งค่าที่ไม่เหมาะสม

เครดิตรูปภาพ: AbhiSuryawanshi/Wikimedia Commons

แม้ว่าการจัดการระยะไกลและการทำงานแบบผสมผสานจะเป็นประโยชน์ในแง่ของการให้ความยืดหยุ่น แต่บุคคลยังคงจำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงในบริบทที่เหมาะสม เป็นการไม่รอบคอบที่จะมีส่วนร่วมในการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับงานขณะขับรถ เดินทาง หรือรับประทานอาหาร การมีส่วนร่วมในกิจกรรมดังกล่าวอาจส่งผลให้ความคิดกระจัดกระจายและไม่ได้รับความรู้ ซึ่งอาจรบกวนผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ที่คาดหวังข้อมูลที่เน้นย้ำและสอดคล้องกันจากเพื่อนร่วมงานในระหว่างเซสชันเหล่านี้

เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการสื่อสารมีประสิทธิผลและด้วยความเคารพในช่วงเวลานี้ จะเป็นการระมัดระวังที่สุดที่จะแจ้งให้ผู้อื่นทราบถึงสถานการณ์ปัจจุบันของคุณ ซึ่งสามารถทำได้โดยการจัดเรียงการนัดหมายที่กำหนดเวลาไว้ใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับความพร้อมในอนาคตของคุณ หรือปฏิเสธการเข้าร่วมหากกำหนดการของคุณไม่เอื้ออำนวย ทั้งสองตัวเลือกเหมาะกว่าการเข้าร่วมในนามของเท่านั้น เนื่องจากอาจส่งผลเสียต่อความสมบูรณ์ของการประชุม หากคุณพบว่าตัวเองไม่สามารถจัดสภาพแวดล้อมที่เพียงพอสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ที่บ้านได้ อีกทางเลือกหนึ่งที่เป็นไปได้อาจเป็นการเข้าร่วมพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกัน อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะตัดสินใจดังกล่าว การประเมินประเด็นสำคัญหลายประการอย่างรอบคอบเป็นสิ่งสำคัญ รวมถึงสถานที่ตั้ง ต้นทุน สิ่งอำนวยความสะดวก และความเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของคุณ

ถึงเพื่อนร่วมงาน ฉันหวังว่าข้อความนี้จะถูกส่งถึงคุณโดยดี ขณะที่ฉันกำลังจะเริ่มต้นวันหยุดประจำปี ฉันมีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้แสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับการทำงานหนักและการอุทิศตนของคุณในปีที่ผ่านมา ในระหว่างที่ฉันไม่อยู่ โปรดมั่นใจได้ว่าเรื่องเร่งด่วนใดๆ จะได้รับการจัดการโดยทันทีโดยเพื่อนร่วมงานที่นับถือของเรา [ชื่อ] ซึ่งฉันขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้เป็นผู้ทดแทนได้ในช่วงเวลาที่ฉันจากไป หากมีข้อสงสัยหรือข้อกังวลใดๆ ที่ต้องได้รับการดำเนินการทันที โปรดแจ้งให้พวกเขาไปที่ [ชื่อ] ที่ [ที่อยู่อีเมล] จะเป็นพระคุณอย่างยิ่งหากคุณสามารถละเว้นจากการส่งอีเมลหรือการสื่อสารที่ไม่จำเป็นในช่วงวันหยุดของฉัน เพื่อที่ฉันจะได้ตัดการเชื่อมต่อและชาร์จพลังให้เต็มที่เพื่อกลับไปทำงานอย่างสดชื่นและมีชีวิตชีวา ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับความเข้าใจของคุณ

เข้าร่วมการประชุมออนไลน์ล่าช้า

การตรงต่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญที่ใช้ได้กับทั้งการรวมตัวแบบเห็นหน้าและแบบเสมือนจริงอย่างเท่าเทียมกัน การมาถึงการประชุมสายล่าช้าอาจถูกมองว่าเป็นการไม่เคารพ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าโดยไม่จำเป็นและเปลืองทรัพยากร

นอกจากนี้ เป็นเรื่องปกติที่แอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอจะสร้างการแจ้งเตือนที่แจ้งให้ผู้ใช้ทราบเมื่อผู้เข้าร่วมเข้าหรือออกจากพื้นที่การประชุมเสมือน อย่างไรก็ตาม บางคนอาจพบว่าสิ่งนี้เป็นการรบกวนและก่อกวน ตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ Zoom สัญญาณการได้ยินที่ชัดเจน เช่น เสียงแตก จะถูกปล่อยออกมาทุกครั้งที่ผู้เข้าร่วมใหม่เข้าร่วมการสนทนา ซึ่งอาจจะหยุดกระแสความคิดที่ผู้นำเสนอหลักแสดงออกมา

เพื่อลดความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นจากข้อผิดพลาดหรือการควบคุมการกำหนดเวลานัดหมาย ขอแนะนำให้ใช้แอปพลิเคชันปฏิทินในการตั้งค่าการแจ้งเตือน ด้วยการกำหนดค่าการเตือนที่เปิดใช้งานไม่กี่นาทีก่อนเหตุการณ์ตามกำหนดการแต่ละครั้ง จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความตรงต่อเวลาทั้งบนแพลตฟอร์มระดับมืออาชีพและส่วนบุคคล แนวทางนี้อาจช่วยให้เกิดประสิทธิภาพในการบริหารเวลาได้มากขึ้น ในขณะเดียวกันก็ลดโอกาสที่จะเกิดความล่าช้าอันเป็นผลจากการมองข้ามวันสำคัญหรือกำหนดเวลาโดยไม่ได้ตั้งใจ

ไม่สามารถเตรียมอุปกรณ์ของคุณสำหรับการแชร์หน้าจอ

เพื่อให้มั่นใจว่าการนำเสนอที่เกี่ยวข้องกับงานจะราบรื่นในระหว่างการประชุมทางไกลโดยใช้คุณสมบัติการแชร์หน้าจอ ขอแนะนำให้คุณใช้มาตรการป้องกันที่จำเป็นก่อนเซสชั่นด้วยการจัดระเบียบอุปกรณ์ของคุณให้เหมาะสม โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งที่จะกระจายสื่อที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น ไฟล์ส่วนตัวหรือข้อมูลที่เป็นความลับ และสิ่งใดก็ตามที่ถือว่าไม่เหมาะสม จุดมุ่งหมายคือการหลีกเลี่ยงความลำบากใจที่อาจเกิดขึ้นจากการเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่ตั้งใจระหว่างการโทร

บุคคลที่นำเสนอผลงานอย่างมืออาชีพบ่อยครั้งควรขออุปกรณ์เฉพาะสำหรับงานของตน การไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้ต้องเสียเวลาอันมีค่าไปกับการเรียกค้นและกู้คืนข้อมูลที่สูญหายหรือเสียหาย

ไม่ใส่ความคิดใด ๆ ลงในรูปลักษณ์ของคุณ

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือการประชุมเสมือนจริงไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการดำเนินการโดยไม่มีกล้องอีกต่อไป ในความเป็นจริง เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบุคคลในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมทางวิดีโอโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขานำเสนอได้ดีผ่านการดูแลอย่างเหมาะสม ซึ่งรวมถึงการล้างหน้า หวีผม และแต่งกายด้วยเสื้อผ้าที่เหมาะสม นอกจากนี้ เมื่อตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวางกล้องไว้ใกล้แหล่งกำเนิดแสงเพื่อเพิ่มการมองเห็นและความชัดเจนของใบหน้าในระหว่างการประชุม

มีส่วนร่วมในการสนทนาแบบไม่เป็นทางการอย่างไม่ระมัดระวัง

ขณะเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์กับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บุคคลจะสนทนากันแบบสบายๆ เพราะพวกเขารอคอยการมาถึงของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง การแลกเปลี่ยนที่น่ายินดีดังกล่าวช่วยบรรเทาความไม่สบายใจที่อาจเกิดขึ้นก่อนเริ่มการประชุม อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องใช้ความยับยั้งชั่งใจเมื่อพูดคุยเรื่องอื่นนอกเหนือจากเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน และมุ่งเน้นไปที่หัวข้อที่เหมาะสมที่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำอยู่แทน เราควรหลีกเลี่ยงการกระตือรือร้นมากเกินไปเมื่อรู้ว่าคนรู้จักส่วนตัวก็เข้าร่วมการโทรด้วย เนื่องจากอาจส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ เช่น การดึงความสนใจที่ไม่ต้องการจากผู้ร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชาที่อาจเข้าร่วมการสนทนาโดยไม่คาดคิด

ในกรณีที่คุณอำนวยความสะดวกในการสนทนา ขอแนะนำให้เปิดใช้งานพื้นที่กักกันเพื่อให้สามารถเลือกผู้เข้าร่วมและแจ้งให้ผู้อื่นทราบล่วงหน้า สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าทุกคนรวบรวมความคิดก่อนที่จะยอมรับเจ้าหน้าที่ระดับสูง ผู้เข้าร่วมควรตั้งใจฟังเสียงสัญญาณที่บ่งบอกถึงการมาถึงของผู้เข้าร่วมเพิ่มเติม

เป็นเจ้าภาพงานโทรเหมือนมืออาชีพทางธุรกิจ

ในขณะที่ธุรกิจต่างๆ ยอมรับการจัดการการทำงานแบบไฮบริดและระยะไกลมากขึ้น การประชุมเสมือนจริงจึงได้รับความโดดเด่นในฐานะสิ่งทดแทนที่ยอมรับได้สำหรับการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากันแบบดั้งเดิม ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องปฏิบัติต่อการประชุมเสมือนด้วยความเป็นมืออาชีพในระดับเดียวกับการประชุมแบบพบปะกันด้วยตนเอง การควบคุมดูแลเพียงเล็กน้อย เช่น การปิดใช้งานฟีดวิดีโอ การแสดงที่ไม่เรียบร้อย หรือการใช้ฉากหลังที่เกะกะ อาจทำให้ความน่าเชื่อถือลดลงได้ นอกจากนี้ การละเลยการเตรียมการที่เหมาะสมอาจทำให้เพื่อนร่วมงานเกิดความขุ่นเคืองในภายหลัง

การสร้างพิธีกรรมก่อนการโทรที่ตรงไปตรงมาจะเป็นประโยชน์เมื่อเตรียมการประชุมทางวิดีโอ พิจารณานำแนวทางปฏิบัติในการสวมเครื่องแต่งกายแบบมืออาชีพ ตรวจสอบการทำงานของอุปกรณ์ของคุณ และจัดฉากหลังที่เหมาะสมก่อนที่จะเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริง