วิธีสร้างบันทึกการประชุมอย่างรวดเร็วใน Google Docs

หากคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการจดบันทึกการประชุมและแบ่งปันกับทีมของคุณ คุณจะรู้ว่าการติดตามทุกอย่างเมื่อการประชุมดำเนินไปนั้นยากเพียงใด คุณต้องจัดระเบียบ จดประเด็นสำคัญ ปรับแต่งรายละเอียด และกำหนดรายการดำเนินการสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมขณะเข้าร่วมการประชุม

แท้จริงแล้วเทมเพลตบันทึกการประชุมของ Google เอกสารช่วยปรับปรุงขั้นตอนข้างต้นในลักษณะที่ง่ายดายและมีประสิทธิภาพ แม้จะมีความเรียบง่าย แต่ฟีเจอร์นี้เป็นที่ทราบกันดีว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของการประชุมได้อย่างมาก

วิธีสร้างและแบ่งปันบันทึกการประชุมใน Google เอกสาร

การใช้เทมเพลตเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด เนื่องจากช่วยให้มีสมาธิกับสิ่งสำคัญ แทนที่จะใช้เวลาอันมีค่าไปกับการจัดเตรียมบันทึกอย่างเป็นระเบียบ ด้วยความช่วยเหลือของเทมเพลต Google เอกสาร คุณจะสามารถควบคุมศักยภาพสูงสุดของเครื่องมือเหล่านี้ได้โดยใช้รูปแบบที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าซึ่งอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดทำเอกสาร ตัวอย่างเช่น เทมเพลตนี้ใช้ประโยชน์จากวาระการประชุมที่มีอยู่ใน Google ปฏิทินเพื่อบันทึกและเผยแพร่รายงานการประชุมระหว่างสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดาย

การใช้เทมเพลตที่มีอยู่แล้วของ Google เอกสารเพื่อจุดประสงค์ในการสร้างและแจกจ่ายรายงานการประชุมถือเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างไม่ซับซ้อน ขั้นตอนที่จะต้องดำเนินการมีดังนี้:

⭐เปิดไฟล์ Google เอกสารของคุณ

รวมบันทึกการประชุมต่อไปนี้ ซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยเลือก"บันทึกการประชุม"จากเมนูแบบเลื่อนลงภายในส่วนเอกสารสำเร็จรูปของเอกสารของคุณ

⭐ เมนูที่เต็มไปด้วยกิจกรรมทั้งหมดจาก Google ปฏิทินของคุณจะปรากฏขึ้น เลือกการประชุมหรือกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

เริ่มด้วยการเขียนรายชื่อผู้ที่เข้าร่วมประชุม ตามด้วยการบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับการพิจารณาคดี

หากต้องการแนบรายงานการประชุมในการนัดหมายตามกำหนดเวลา โปรดใช้ตัวเลือก"แนบ"ที่อยู่ทางด้านขวา การดำเนินการนี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าถึงบันทึกการดำเนินการผ่านทาง Google ปฏิทินของตนได้

อีกทางหนึ่งอาจเลือกที่จะส่งหลักฐานการประชุมทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้เข้าร่วมโดยคลิกที่ไอคอนซองจดหมายที่อยู่ทางด้านซ้าย

นอกจากนี้ คุณยังมีตัวเลือกในการรวมไฟล์เพิ่มเติมจาก Google ไดรฟ์ในบันทึกการประชุมของคุณโดยคลิกที่จุดไข่ปลา (จุดสามจุด) ที่อยู่ทางด้านซ้ายของหน้าจอ และเลือก"แนบไฟล์ในไดรฟ์"จากเมนูที่ตามมา

วิธีสร้างและกำหนดรายการการทำงานใน Google เอกสาร

ในระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ คาดว่ากลุ่มงานของคุณจะมาถึงแนวทางปฏิบัติหลายประการซึ่งจะต้องดำเนินการ การใช้ Google เอกสารนำเสนอวิธีการที่ไม่ซับซ้อนในการบันทึกงานเหล่านี้และจัดสรรให้กับบุคคลเฉพาะภายในกลุ่มของคุณ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบที่รวดเร็ว เพื่อให้บรรลุผลนี้ โปรดปฏิบัติตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ใต้"รายการดำเนินการ"ให้ระบุงานที่ต้องทำให้เสร็จ โดยแบ่งการมอบหมายงานแต่ละรายการให้ชัดเจนและแม่นยำ

⭐ ดับเบิลคลิกที่งานเพื่อไฮไลต์

⭐ คลิกไอคอนเพิ่มความคิดเห็น และพิมพ์ความคิดเห็นของคุณ

⭐ ในช่องข้อความเดียวกัน ให้พิมพ์เครื่องหมาย at ( @ ) ตามด้วยชื่อผู้รับผิดชอบงาน

โปรดทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายที่อยู่ในพื้นที่ที่กำหนดของส่วนความคิดเห็น เพื่อมอบหมายงานและตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับที่ต้องการได้รับแจ้งเกี่ยวกับรายการดำเนินการของตน

⭐สุดท้าย คลิกมอบหมาย

ประโยชน์ของการใช้ Google เอกสารเพื่อการจดบันทึก

การใช้เทมเพลตที่ออกแบบเป็นพิเศษของ Google เอกสารสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและส่งเสริมความร่วมมือในระหว่างการประชุม ข้อได้เปรียบที่สำคัญประการหนึ่งของการใช้ Google เอกสารแทนแพลตฟอร์มการจดบันทึกทางเลือกสำหรับการประชุมคือการบูรณาการอย่างราบรื่นกับสภาพแวดล้อมการทำงานที่กำหนดไว้แล้ว ทำให้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เพิ่มเติมใดๆ

แน่นอนว่า มีเหตุผลที่น่าสนใจมากมายสำหรับการนำแนวทางปฏิบัติในการใช้ Google เอกสารมาเป็นเครื่องมือในการจัดทำเอกสารบันทึกสำคัญและงานที่จำเป็น:

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

Google เอกสารมอบประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่ราบรื่น ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนในการประชุมสามารถดูและติดตามความคืบหน้าของเอกสารที่แชร์ได้แบบเรียลไทม์ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงหรือการแก้ไขใดๆ ที่ทำโดยสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ช่วยให้พวกเขาสามารถจัดการความรับผิดชอบของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพและรักษาประสิทธิภาพการผลิตในระดับสูงตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

ความรับผิดชอบที่ดีขึ้น

การใช้ช่องทำเครื่องหมายในการมอบหมายรายการดำเนินการให้กับสมาชิกในทีมจะส่งเสริมความรับผิดชอบ ซึ่งจะช่วยเสริมสร้างความรู้สึกรับผิดชอบในหมู่สมาชิกในทีมและสนับสนุนให้พวกเขาปฏิบัติตามกำหนดเวลา

การเข้าถึงระยะไกล

เนื่องจากมีโครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์ Google Docs จึงช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงรายงานการประชุมจากระยะไกลผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ปลอดภัย สมาชิกในทีมอาจดำเนินการแก้ไข แก้ไข และติดตามการมอบหมายงานโดยไม่คำนึงถึงที่ตั้งทางภูมิศาสตร์

ประสิทธิภาพเวลา

การออกแบบที่ใช้งานง่ายและเทมเพลตการจดบันทึกที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า ช่วยลดภาระในการจัดเตรียมความคิดของคุณ ช่วยให้คุณดื่มด่ำไปกับการอภิปรายได้อย่างเต็มที่ แทนที่จะถูกรบกวนด้วยงานเอกสารและการจัดโครงสร้าง

ปรับปรุงบันทึกการประชุมด้วย Google เอกสาร

การใช้ Google เอกสารเพื่อร่างรายงานการประชุมเป็นกระบวนการที่ไม่ต้องใช้ความพยายาม โดดเด่นด้วยความเรียบง่ายและมีประสิทธิภาพ อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายช่วยให้ผู้ใช้สามารถรวบรวมความคิดและแนวคิดของตนได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วยิ่งขึ้นเมื่อเทียบกับวิธีการแบบเดิม

แท้จริงแล้ว การผสมผสาน Google ปฏิทินได้อย่างง่ายดายช่วยให้มองเห็น ร่วมมือกัน และติดตามงานของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้ทันที การใช้เค้าโครงนี้จะช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในพนักงานของคุณ