วิธีจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพในฐานะฟรีแลนซ์

ประเด็นที่สำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญของโครงการบางโครงการและมีกำไรมากกว่าสามารถนำไปสู่การมอบผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมและตอบสนองความคาดหวังของลูกค้า แทนที่จะพยายามจัดการงานคุณภาพต่ำจำนวนมากที่อาจกระทบต่อประสิทธิภาพโดยรวม

การรักษาประสิทธิภาพการทำงานและการจัดองค์กรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จในฐานะฟรีแลนซ์ ซึ่งสามารถทำได้โดยการสร้างตารางการทำงานที่มีโครงสร้างดีและยึดมั่นในตารางการทำงานอย่างสม่ำเสมอ เหมือนกับที่พนักงานในสำนักงานจะปฏิบัติตามกิจวัตรประจำวันของตนเอง

การใช้แอปพลิเคชันการจัดการเวลาและเครื่องมือการจัดระเบียบโครงการทำให้เราสามารถจัดสรรเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ รักษาความรู้สึกเป็นระเบียบเรียบร้อย และปฏิบัติตามกำหนดเวลาของลูกค้า

ปัญหาหลักประการหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นฟรีแลนซ์อยู่ที่การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ต่างจากพนักงานที่ถูกผูกมัดตามเวลาทำงานที่กำหนดไว้โดยนายจ้าง นักแปลอิสระมีอิสระในการกำหนดตารางเวลาของตนเอง

แม้ว่าความสะดวกสบายอาจได้รับการชื่นชม แต่ก็นำไปสู่ภาระความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ด้วยเหตุนี้ เราจึงได้รวบรวมชุดคำแนะนำที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเวลาของคุณในฐานะฟรีแลนซ์

ค้นหาโครงการน้อยลงแต่มีกำไรมากขึ้น

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ฟรีแลนซ์มือใหม่จะรับโครงการโดยไม่คำนึงถึงค่าตอบแทน และแม้แต่ฟรีแลนซ์ที่มีประสบการณ์ก็อาจตกเป็นเหยื่อของแนวโน้มนี้ในบางครั้ง ในความเป็นจริง บุคคลบางคนที่พยายามสร้างแฟ้มผลงานระดับมืออาชีพตั้งแต่ต้นจนจบอาจพบว่าตัวเองต้องจำนนต่อสิ่งล่อใจนี้

แม้ว่าแนวทางนี้สามารถใช้เวลาที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก ส่งผลให้ไม่สามารถให้บริการที่ดีที่สุดแก่ลูกค้าแต่ละรายได้ เนื่องจากความจำเป็นในการจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างต่อเนื่อง ผลลัพธ์ดังกล่าวอาจส่งผลให้เกิดการประเมินเชิงลบจากลูกค้าที่ไม่พอใจ ซึ่งจะสะท้อนถึงคุณภาพของงานที่มอบให้ได้ไม่ดี

วิธีการทำงานอิสระที่เหนือกว่านั้นเกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยให้กับโปรเจ็กต์ที่น้อยลงแต่ได้รับค่าตอบแทนสูงจากลูกค้าที่ได้รับค่าตอบแทนดี มากกว่าที่จะได้งานที่ไม่ได้มาตรฐานจำนวนมาก ด้วยการมุ่งเน้นที่โครงการเดียวในช่วงเวลาใดก็ตาม คุณจะสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมที่ตรงใจลูกค้าของคุณและสร้างคำแนะนำที่ดีได้

เตรียมตารางงานและทำตามนั้น

การเปิดรับความเป็นอิสระในฐานะนักแปลอิสระถือเป็นข้อดีอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม ความเป็นอิสระนี้สามารถนำไปใช้ในทางที่ผิดได้ง่าย ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่นิยม ประสิทธิภาพการทำงานจะเพิ่มขึ้นเมื่อปฏิบัติตามกิจวัตรที่มีโครงสร้างแบบแผน คล้ายกับการทำงาน 9 ถึง 5 สัปดาห์ของพนักงานแบบเดิมๆ

ในฐานะผู้รับเหมาอิสระ ไม่มีภาระผูกพันที่จะต้องปฏิบัติตามวันทำงาน 9 ถึง 5 วันที่เข้มงวด แต่คุณมีความเป็นอิสระในการสร้างตารางเวลาส่วนบุคคลที่ตอบสนองความต้องการและความชอบเฉพาะของคุณ

มีแอปพลิเคชันมากมายที่ช่วยให้คุณสร้างตารางเวลาและการจัดการงานได้ ช่วยให้คุณสามารถทดลองใช้ตัวเลือกต่างๆ เพื่อพิจารณาว่าแอปพลิเคชันใดที่สอดคล้องกับความต้องการและวิถีชีวิตส่วนบุคคลของคุณมากที่สุด

ใช้ตัวติดตามเวลาและแอปการจัดการโครงการ

ในฐานะคนทำงานอิสระ การติดตามชั่วโมงทำงานอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเนื่องจากลักษณะของงานมีความยืดหยุ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อต้องทำงานตามตารางที่ไม่ปกติ หยุดพักบ่อยๆ หรือเป็นผู้ปกครองที่มีหน้าที่ดูแลเด็ก การใช้แอปพลิเคชันติดตามเวลาสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าและรับประกันการเก็บบันทึกที่แม่นยำ

แต่ละแอปนำเสนอสิ่งที่เป็นเอกลักษณ์ควบคู่ไปกับการติดตามชั่วโมงของคุณ ตัวอย่างเช่น Toggl มีตัวจับเวลา Pomorodo ในตัวและการตรวจจับการไม่ได้ใช้งานอัตโนมัติ€” ในขณะที่ actiTIME สามารถจัดเตรียมรายงานโดยละเอียดและช่วยรวบรวม ข้อมูลเชิงลึก แอพเหล่านี้ใช้งานได้ข้ามแพลตฟอร์ม ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้งานได้จากอุปกรณ์แทบทุกชนิด

ในระหว่างนี้ อย่าลืมทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Asana , Trello หรือ วันจันทร์. เมื่ออาชีพอิสระของคุณเติบโตขึ้น คุณจะต้องมีเครื่องมือพิเศษมาตรฐานอุตสาหกรรมอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้เพื่อติดตามดูโครงการและกำหนดเวลาที่ได้รับมอบหมาย

มองหาวิธีทำให้บางส่วนของขั้นตอนการทำงานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ

เมื่อเริ่มมีอาการ คุณอาจสามารถจัดการงานทั้งหมดด้วยมือได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อเวลาผ่านไปและปริมาณงานเพิ่มขึ้น การดำเนินการทุกอย่างด้วยตนเองต่อไปจะกลายเป็นเรื่องไม่เหมาะสม ดังนั้นจึงขอแนะนำให้สำรวจวิธีการในการปรับปรุงการดำเนินงานบางด้านผ่านระบบอัตโนมัติเพื่อจัดการปริมาณงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ FreshBooks , Invoicely หรือ Invoice Ninja เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพในไม่กี่วินาที แทนที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ที่ดูธรรมดาบน Microsoft Word

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถใช้เครื่องมือกำหนดเวลาโซเชียลมีเดีย เช่น Buffer , Hootsuite หรือ Sprout Social เพื่อสร้างและกำหนดเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดียของคุณเพื่อเผยแพร่ในเวลาที่กำหนด

หากต้องการยกระดับไปอีกขั้น คุณสามารถใช้ IFTTT หรือ Zapier เพื่อปลดปล่อยศักยภาพของระบบอัตโนมัติเต็มรูปแบบ แอปเหล่านี้ซิงค์กับแอปทำงานยอดนิยมเกือบทั้งหมด เช่น Gmail, Excel, Slack, Zoom และแอปโซเชียลมีเดีย และสามารถทำให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติได้

มอบหมายโครงการบางส่วนของคุณ

หากคุณพบว่าตัวเองมีเวลาไม่เพียงพอในการทำโปรเจ็กต์ทั้งหมดให้เสร็จสิ้น คุณสามารถมอบหมายบางโปรเจ็กต์ให้กับฟรีแลนซ์คนอื่นๆ ได้ เว็บไซต์อย่าง Fiverr และ Upwork เป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการค้นหาฟรีแลนซ์ที่มีทักษะจากทุกอุตสาหกรรม

ก่อนที่จะทำข้อตกลงใดๆ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณตรวจสอบผลงานของแต่ละบุคคลอย่างรอบคอบ แม้ว่าต้นทุนอาจเป็นปัจจัยหนึ่ง แต่ก็มักจะแนะนำให้เลือกผู้ให้บริการที่มีทั้งทักษะและความน่าเชื่อถือมากกว่าผู้ให้บริการที่เสนอราคาที่ต่ำกว่าโดยแลกกับประสบการณ์หรือความน่าเชื่อถือ

ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

Eisenhower Matrix แสดงถึงแนวทางที่มีประสิทธิภาพในการจัดระเบียบงานโดยการจัดหมวดหมู่งานตามระดับความเร่งด่วนและความสำคัญ หากต้องการสร้างระบบนี้ เราสามารถวาดตารางขนาด 2x2 และกำหนดคอลัมน์เป็น"เร่งด่วน"หรือ"ไม่เร่งด่วน"พร้อมทั้งจัดประเภทแถวเป็น"สำคัญ"หรือ"ไม่สำคัญ"

ระบบการจำแนกประเภทงานแบ่งออกเป็นสี่ประเภทที่แตกต่างกัน ซึ่งออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบและปรับปรุงงานประเภทต่างๆ การจัดประเภทเหล่านี้ให้กรอบการทำงานที่ชัดเจนสำหรับการมอบหมายงานโดยพิจารณาจากลำดับความสำคัญและความอ่อนไหวด้านเวลาตามลำดับ ด้วยการใช้ระบบนี้ ทีมสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพโดยทำให้แน่ใจว่าสมาชิกแต่ละคนตระหนักถึงความรับผิดชอบและกำหนดเวลาของตน ซึ่งนำไปสู่การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นและประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

|

ด่วน

|

ไม่เร่งด่วน

—|—|—

สำคัญ

|

งานเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งและควรดำเนินการโดยไม่ชักช้า

|

ความรับผิดชอบที่นำเสนอในที่นี้จำเป็นต้องมีความสามารถพิเศษซึ่งไม่สามารถดำเนินการได้ภายในกรอบเวลาอันใกล้นี้ แต่ก็สมควรได้รับการจัดกำหนดการใหม่ในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อที่เหมาะสมกว่า

ไม่สำคัญ

|

พิจารณามอบหมายความรับผิดชอบที่มีกรอบเวลาสั้นๆ และไม่จำเป็นต้องมีความรู้เฉพาะทางมากนัก เนื่องจากเหมาะสมสำหรับการมอบหมายงาน

|

การดำเนินการเฉพาะเหล่านี้ทั้งไม่จำเป็นและเป็นไปไม่ได้ทางการเงิน ดังนั้นจึงสมควรที่จะลบออก

หลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไปและหยุดพัก

งานฟรีแลนซ์อาจถูกมองโดยบุคคลจำนวนมากว่าเป็นทางเลือกที่น่าดึงดูดใจจากการจ้างงานทั่วไป เนื่องจากขาดความกดดันและความเครียด อย่างไรก็ตาม การรับรู้นี้ไม่ถูกต้องทั้งหมด เนื่องจากผู้ที่เลือกที่จะประกอบอาชีพอิสระต้องต่อสู้กับความรับผิดชอบในการจัดการกิจการของตนเอง ซึ่งมักจะนำไปสู่ความรู้สึกกดดันในตัวเองเพื่อสร้างผลลัพธ์อย่างต่อเนื่อง

สิ่งสำคัญคือต้องรับทราบถึงผลที่ตามมาจากการอุทิศตนมากเกินไปให้กับอาชีพการงานในฐานะฟรีแลนซ์ การทำงานหนักเกินไปอาจทำให้เกิดความเหนื่อยล้าและส่งผลให้เกิดความเหนื่อยหน่ายในที่สุด เพื่อให้อาชีพอิสระประสบความสำเร็จได้ จะต้องฝึกฝนในลักษณะที่ช่วยให้มีความอดทนในระยะยาว ด้วยเหตุนี้ การผ่อนผันจากการทำงานเป็นระยะเมื่อจำเป็นจึงไม่ควรถูกตีตรา แต่ถือเป็นองค์ประกอบสำคัญในการรักษาระดับการปฏิบัติงานให้ดีที่สุด

ใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุดในฐานะฟรีแลนซ์

ในฐานะผู้รับเหมาอิสระ การควบคุมตนเองของตารางเวลาและความรับผิดชอบส่วนบุคคลในการกำหนดเวลาการประชุมจะอยู่ภายใต้ขอบเขตหน้าที่ของตน โชคดีที่งานนี้ไม่จำเป็นต้องน่ากลัว มีทรัพยากรและกลยุทธ์หลายประการเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ขอแนะนำว่าก่อนที่จะสละตำแหน่งเพื่อเริ่มต้นอาชีพอิสระ เราควรทำความเข้าใจกับอันตรายที่อาจเกิดขึ้นและเข้าหาความพยายามด้วยทัศนคติเชิงปฏิบัติ แทนที่จะเก็บงำการรับรู้ในแง่ดีมากเกินไป